1. Information Goverance:
Cesta k úspoře nákladů
Information and Records Management Society
Czech Republic Group, o.s.
Tomáš Bezouška

2. Agenda
 Co je Information Governance
 Klíčové oblasti úspor
 Přínosy správné Information Governance
 Shrnutí

3. Information Governance
 Information governance je celostní přístup k řízení
podnikových informací prostřednictvím zavádění procesů,
rolí, kontrolních prvků a metrik, který zachází s informací
jako s cenným obchodním aktivem.
 Balancování mezi informační nedostatečností a informačním
zahlcením.
 Kritická součást Corporate Governance.

4. Information Governance
 Cílem správné Information Governance není uchovávat
všechny informace společnosti, ale naopak zbavit se všech
zbytných a ponechat si jen ty správné informace, které je
ovšem třeba dostat ke správným lidem, ve správnou dobu a
správnými prostředky
 Uměním je rozpoznat, o které informace, lidi, čas a
prostředky se jedná
 Výsledkem je na jedné straně zvýšená efektivita
organizace, a na straně druhé nižší náklady

5. Klíčové oblasti úspor
 Díky schopnosti identifikovat jen ty informace, které stojí za
to uchovávat, a díky účinným způsobům práce s nimi, může
společnost dosáhnout úspory v těchto oblastech:
 Nižší personální náklady
 Nižší provozní náklady
 Nižší investiční náklady
 Nižší náklady na právní spory a eliminaci rizik
 Návratnost investic do efektivní správy informací
je u 57% společností nižší než 18 měsíců

6. Personální náklady
 Podle odhadů IDC věnují „informační pracovníci“ 15 až 35%, podle
jiných studií doknce více než 50% pracovní doby hledání informací
(a jen asi 5-15% jejich čtení)
Náklady na hledání dokumentů
představují až 350 tisíc Kč ročně na hlavu
 Dalších zhruba 15 % pracovní doby stojí znovu-získávání informací,
které se nepodařilo znovu nalézt
Náklady na obnovu ztracených dokumentů
představují až 150 tisícům Kč ročně na hlavu
 Až jedna polovina produktivního času zejména
vedoucích pracovníků je ztracena díky špatné
dostupnosti informací, které potřebují

7. Provozní náklady
 Průměrný dokument je za svou životnost zkopírován 19krát,
až 40% organizací tiskne maily a soubory kvůli jejich archivaci v
papírové podobě díky absenci politiky nebo nástrojů pro správu
elektronických dokumentů
 V průměru je 45% scanovaných dokumentů původně
elektronických (tj. byly vytištěny a následně scanovány), u většiny
ostatních je přidán pouze podpis
Kvalitní prací s elektronickými dokumenty
lze řádově snížit náklady na tisk, digitalizaci i ukládání

8. Investiční náklady
 Více než 15% kancelářských prostor slouží k ukládání dokumentů,
méně 50% z nich je pravidelně nebo alespoň častěji používáno
Reorganizací ukládání dokumentů
lze dosáhnout úspor nákladů na
kancelářské prostory ve výši 10-12%
 Investice do digitalizace a souvisejících technologií má v téměř
60% případů návratnost nižší než 18 měsíců, ve 42% pak méně
než 12 měsíců

9. Právní náklady a rizika
 Náklady na řízení rizik nejsou kalkulovány při úvahách o investicích
do systému správy dokumentů, nedostatky v této oblasti přitom
mohou být pro společnost likvidační
 Až 70% společností by v případě ztráty papírových dokumentů
vlivem přírodní katastrofy nebo požáru do tří týdnů zbankrotovalo
 Polovna společností není připravena na případné právní spory a
měla by problém doložit doklady na podporu své právní pozice
Politika a strategie správy dokumentů je zásadní
součástí jak Disaster Recovery, tak i řízní rizik

10. Shrnutí
 Dobrá správa dokumentů a informací (Information
Governance) představuje zásadní prostor pro snížení
nákladů a zvýšení efektivity celé organizace
 Klíčový je komplexní přístup, zaměřený na identifikaci
podstatných informací a kontextu, v jakém jsou využívány a
vytvoření takového prostředí, které stimuluje organizaci k
efektivní práci s informacemi a dokumenty
 Elektronizace dokumentů a zavádění souvisejících
nástrojů může v případě správného strategického
zacílení přinést významné úspory i zlepšení výkonu
organizace

11. „Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací
umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou
správu dokumentů.“ (Ing. Martina Macek, MV ČR)
DĚKUJI ZA POZORNOST.