Presentace ze semináře zaměřeného na problematiku popisu procesů ve spisovém řádu a jejich schematického vyjádření. Tématem bude nejen rekapitulace požadavků na procesy, nejčastěji opakovaných nesrovnalostí z kontrol archivů, ale i grafické znázornění procesů správy dokumentů popisovaných zákonem, vyhláškou a Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby.

1. Revize spisového řádu
Stanislav Fiala
Praha, 7. 2. 2017

2. Základní legislativa Spisové služby
 Zákon 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě
 Vyhláška 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby,
 Národní standard pro elektronické systémy spisové služby publikován
v částce 64 Věstníku Ministerstva vnitra (VMV čá. 64/2012)
 Zákon 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a aut. konverzi
dokumentů
 Zákon 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro el. transakce
 ………..

3. Povinnosti původce
 Spisový řád, Spisový a skartační plán – zákon 499/2004 Sb., § 66
• určení původci vydají spisový řád,
• součástí spisového řádu je spisový a skartační plán.
 Výkon spisové služby
• soubor metodických a organizačních opatření,
• musí být jednotný, vymahatelný a kontrolovatelný,
• součinnost s dalšími interními předpisy.
 Základy péče o digitální dokumenty – zákon 499/2004 Sb., §3, (4)
• věrohodnost původu dokumentu,
• neporušitelnost obsahu dokumentu,
• čitelnost dokumentu,
• tvorba a správa metadat k dokumentu,
• připojení údajů prokazujících existenci dokumentu v čase.

4. Osnova spisového řádu
 Příjem dokumentů.
 Správa datové schránky.
 Označování dokumentů a
konverze.
 Evidence dokumentů a číslo
jednací.
 Tvorba spisu.
 Oběh dokumentů a spisů.
 Vyřizování dokumentů a spisů,
spisový znak.
 Vyhotovování a vzhled
dokumentů.
 Podepisování dokumentů a
užívání úředních razítek.
 Vypravení (odesílání)
dokumentů.
 Ukládání dokumentů a spisů.
 Vyřazování dokumentů a spisů,
skartační řízení.
 Spisová rozluka.
 Vedení spisové služby v
mimořádných situacích.
 Řízení a kontrola.

5.  Právní podklad
… je zpracováván na základě § 66 zákona č. 499/2004 Sb., vyhlášky č. 259/2012 Sb. …
… výkonem spisové služby se rozumí zajištění odborné správy dokumentů…
 Rozsah
… stanovuje základní pravidla pro manipulaci s dokumenty od jejich doručení, resp. vzniku,
až po vyřazení ve skartačním řízení
 Závaznost
… je závazný pro
… sankce při nedodržování
 Odpovědnost
… za vedení spisové služby úřadu je odpovědný
 Základní pojmy, zkratky
Preambule spisového řádu

6.  Zveřejnění informací o podatelně
• podatelna, adresa podatelny,
• přijímané formáty,
• způsoby doručení, nosiče,
• odmítnutí zásilky, potvrzení příjmu.
 U datové zprávy podatelna zjišťuje …
 Dokument dostupný podatelně, e-podpis.
 Příjem mimo podatelnu.
 Správa datové schránky, zodpovědnost, změna pracovníků …
Příjem dokumentů, správa datové schránky

7.  Označování A/D dokumentů jednoznačným identifikátorem.
 Zpracování A/D dokumentu.
 Výstupní datový formát – kontrola, převedení.
 Elektronický podpis a časové razítko.
 Převedení A->D, D->D (elektronická SSL), D->A (listinná SSL).
Označování dokumentů a převedení

8.  Evidence dokumentů
• Základní evidenční údaje SSL.
• Definice čísla jednacího způsob použití.
• Samostatné evidence.
• Přechod dokumentu mezi evidencemi.
 Tvorba spisu
• Tvorba spisu spojováním dokumentů / sběrným archem.
• Spisová značka – struktura, použití.
• Obsah spisu – soupis vložených dokumentů, pořadí.
• Spisový znak spisu, skartační znak a lhůta.
Evidence dokumentů, tvorba spisu

9.  Pravomoc a odpovědnost určení.
 Redistribuce přes podatelnu / přímo.
 Rozdíly v předávání A/D.
 Historie dokumentu / spisu.
 Avízo termínů a nečinnosti.
Oběh dokumentů a spisů

10.  Odpovědnost za vyřízení.
 Způsoby vyřízení.
 Vyřizující dokument.
 Spisový znak, skartační znak a lhůta.
 Kompletace a uzavření spisu.
 Příprava k uložení A/D/H spisy.
 Organizační a personální změny.
Vyřizování dokumentů a spisů

11.  Jednotný vzhled, struktura a formát dokumentu.
 Grafický manuál.
 Užití šablon dokumentů.
 Podepisování dokumentů
 Podpisová práva A/D.
 Náležitosti podpisů.
 Evidence certifikátů.
 Náležitosti razítek, evidence.
 Personální změny.
 Ztráta razítka, zneužití e-podpisu.
Vyhotovování a podepisování

12.  Způsob odeslání stanoví referent.
 Přípravu a kompletaci zásilek zajistí referent.
 Odeslání ze samostatné evidence.
 Vypravení zajišťuje výpravna.
 Protokoly pro poštu, kurýry atp.
 Sledování dodejek.
Odesílání a vypravení

13.  Ukládání krátkodobé (na odboru), pravidla a omezení.
 Ukládání střednědobé (spisovna), pravidla, termíny …
 Spisovny A/D, útvarové, specializované, centrální …
 Procedura předání do spisovny, kontrola úplnosti spisu.
 Způsob evidence uložených dokumentů.
 Spisovny musí zajistit udržení autenticity a čitelnosti dokumentů.
 Zodpovědnosti v přístupu k dokumentům, výpůjčky A/D.
Ukládání dokumentů a spisů

14.  Detailní popis procesu Skartačního řízení, zodpovědnosti.
 Dokumenty A-V-S s uplynulými skartačními lhůtami.
 Tvorba SIP balíčků pro dokumenty.
 Vytvoření skartačního návrhu, předat archivu.
 Odborná archivní prohlídka.
 Přejímka a řízené zničení dokumentů.
Žádné dokumenty nesmí být zničeny
bez řádného skartačního řízení !!!
Vyřazování dokumentů, skartační řízení

15.  Spisová rozluka
 Plán spisové rozluky.
 Definice zodpovědností na celý proces spisové rozluky.
 Realizace spisové rozluky.
 Hodnocení spisové rozluky.
 Mimořádná situace
 Zpravidla listinný podací deník.
 Náhradní evidence končí bezodkladně po ukončení mimořádné situace.
 Způsob přechodu na normální stav.
 Definice zodpovědností na řízení v mimořádné situaci.
Občas nastane

16.  Definice řízení a zodpovědností výkonu spisové služby
 Zodpovědnost za oblasti - organizační, metodická, technická,
personální.
 Zodpovědnost výkonná - celý úřad, útvary, podatelna, spisovna…
 Zodpovědnost za průběžnou kontrolu
 Vymahatelnost a sankce
Řízení a kontrola

17.  Spisový řád neodpovídá platným právním předpisům a často ani
vlastnímu výkonu spisové služby
 Přistupovat ke spisovým normám, jako ke strategickým interním
dokumentům původce
 Pravidly stanovenými ve spisových normách se musí řídit všichni
zaměstnanci (zajištění školení)
 Doporučujeme zasílat spisové normy Národnímu archivu k
připomínkám
Závěry z kontrol – hlavní nedostatky

18.  Nevyhovující spisový a skartační plán
 hesla označují pracovní postup, nikoliv věcnou skupinu – např.
„vyřízeno postoupením“;
 nekonkrétně stanovené věcné skupiny - např. „ostatní“,
„běžná korespondence“, „došlá pošta“;
 dokumenty řazeny do nesprávných věcných skupin – hrozba
zničení potenciálních archiválií;
 skartační znaky nejsou diferencovány podle závažnosti obsahu
dokumentů;
 v praxi využíváno jen malé procento spisových znaků –
známka nevyhovujícího spisového plánu)
Závěry z kontrol – hlavní nedostatky

19.  Dokumentace o eSSl – obvykle sestavována těsně před kontrolou,
ne vždy kompletní. Původce by měl mít dokumentaci
shromážděnou bez ohledu na příchod archivních inspektorů.
 Absence kontroly autentizačních prvků u doručených dokumentů,
popř. neukládání výsledku ověření autentizačních prvků.
 V evidenci dokumentů není uvedena informace o vyřazení
dokumentů ve skartačním řízení, resp. o jejich předání do
Národního archivu
 Přístup do eSSl není umožněn na úrovni referentů, ale pouze na
úrovni sekretariátů (uzlů)
Závěry z kontrol – hlavní nedostatky

20.  Vnitřní oběh spisů pouze v listinné podobě – informace o
změnách a oběhu nejsou v eSSl zaznamenány - umělé vytváření
hybridních spisů - systém eSSl není plně využíván, nadále slouží
převážně jako elektronická evidence dokumentů
 Spisy nejsou po vyřízení uzavírány
 Dokumenty v digitální podobě nejsou převáděny nejpozději v
okamžiku vyřízení a uzavření dokumentu/spisu do výstupního
datového formátu
 Uzavřené spisy a vyřízené dokumenty nejsou ukládány v digitální
spisovně, nýbrž zůstávají u svých zpracovatelů, popř. u jejich
nadřízených nebo na uzlech (sekretariátech)
Závěry z kontrol – hlavní nedostatky

21.  eSSl neumí exportovat spis,
 eSSl neumožňuje vedení typových spisů,
 eSSl neukládá informace o všech pokusech o narušení systému,
 eSSl neumí znázornit transakční protokol a neukládá automaticky
jeho denní obsah v PDF/A,
 eSSl neumožňuje export a import XML pro výměnu dokumentů a
jejich metadat mezi eSSl, export a import spisového a skartačního
plánu ani export nebo přenos dokumentů a jejich metadat do
archivu v rámci skartačního řízení
Závěry z kontrol – hlavní nedostatky

22.  Spisová služba by měla být základním nástrojem pro zajištění
kontinuity administrativních úkonů a transparentního úřadování.
 Přistupovat k eSSl, jako ke klíčovému informačnímu systému,
který se dotýká všech činností původce.
 V rámci organizační struktury původce pevně stanovit
odpovědnost za výkon spisové služby.
 Při povaze této agendy je logické, že nadřízený pracovníků spisové
služby nemusí být vždy vyškolen v administrativní práci, v
důsledku čehož pak může dojít k podcenění významu řádného
výkonu spisové služby a smyslu uchovávání dokumentů.
Závěrečné shrnutí

23.  Vedení původců by mělo věnovat více pozornosti organizačnímu
začlenění a kompetencím útvarů odpovědných za výkon spisové
služby a s tím souvisejícímu odpovědnému výběru kompetentních
pracovníků.
 Národní archiv doporučuje takové organizační začlenění, které
umožní pracovníkům spisové služby co nejefektivnější ovlivňování
jejího výkonu.
http://digi.nacr.cz/wp-content/uploads/2015/11/2_Soucasny_stav_SSl_a_kontrola_353kB.pdf
Závěrečné shrnutí

24. Odkazy
http://www.mvcr.cz/clanek/spisova-
sluzba-metodiky.aspx
http://digi.nacr.cz/?page_id=484
http://www.irms.cz/sqlcache/2013-
08-30-irms-slovnik-print.pdf
http://www.ipsd.cz/

25. PROCESY SPISOVÉ SLUŽBY.
GRAFICKÉ ZNÁZORNĚNÍ PROCESŮ SPISOVÉ
SLUŽBY – ZÁKLAD REVIZE SPISOVÉHO ŘÁDU.

26. Proces spisové služby

27. Etapa I: příjem, označení a oběh

28. Etapa II: vyřizování a odesílání

29. Etapa III: ukládání a vyřazování

30. DĚKUJI ZA POZORNOST.
STANISLAV FIALA.
„Jen profesionálové s odpovídající
kvalifikací umožní důvěryhodnou a
konkurence schopnou správu
dokumentů.“ (Ing. Martina Macek)