Presentace ze semináře IPSD ze dne 7.3.2018 na téma procesního přístupu ke spisové službě. V rámci presentace jsou představeny základy procesního přístupu k návrhu systému správy dokumentů v organizaci, obecných principů procesního modelování a řízení, stejně jako konkrétní ukázky procesních modelů spisové služby v souladu s platnou legislativou. Přednášející: Tomáš Bezouška.

1. PROCESY SPISOVÉ SLUŽBY
Tomáš Bezouška
7. 3. 2018

2. Program
• Procesní přístup k řízení spisové služby
• Principy procesního modelování
• Praktické ukázky a konkrétní příklady

3. PROCESNÍ PŘÍSTUP K ŘÍZENÍ
SPISOVÉ SLUŽBY.

4. Proces
• Proces je opakovatelný soubor činností,
transformujících vstupy na výstupy, ideálně s vyšší
přidanou hodnotou pro zákazníka
srovnej: Projekt je dočasné úsilí s cílem
vytvořit unikátní produkt nebo službu
(PM BOK)

5. Řízení procesů
• Řízení procesů je soubor činností zaměřených na
plánování a sledování výkonnosti procesů. Využívá
znalost, nástroje, techniky a systémy pro definování,
vizualizaci, měření, kontrolu, informování a
zlepšování procesů.
Každá lidská činnost se nakonec musí nějak
projevit v číslech. (Tomáš Baťa)
Co nelze měřit, nelze řídit. (Peter Drucker)

6. Procesní model (mapa)
• Schematické znázornění (dokumentace) průběhu
procesu jako sledu určitých činností – výsledek
mapování procesů.
• Pro záznam procesního modelu/mapy se využívají
různé notační systémy.
• Procesní mapa je obvykle
souhrnem hierarchicky
organizovaných procesních
modelů

7. Další pojmy
• Produkt – konečný (zákaznický) výstup
• Metrika – standardizované měřítko výkonnosti v
určité oblasti
• Workflow – grafické schéma provádění komplexní
činnosti, rozepsané na jednodušší činnosti a jejich
vazby
• Dataflow – grafické schéma datového toku
dekomponovaného na jednotlivé dílčí kroky/stavy

8. Procesní řízení
• Dává do popředí toky činností (procesy) jdoucí napříč
organizací a jejími funkčními celky.
• Narušuje interní organizační bariéry ve prospěch
dosahování cílů (výsledného výstupu, produktu).
• Zaměřuje se především na opakované činnosti s
vysokou mírou standardizace, na měření výkonnosti a
kvality, na zlepšování.
• Náročné na kvalitní analytické zpracování, dobrou
informační podporu a kvalitní management.

9. Charakteristika procesního řízení
 Proces je vnímán jako celek, přičemž není
rozhodující, zda se od počátku do konce odehrává v
jednom organizačním útvaru nebo jde napříč
organizací.
 Klade hlavní důraz na výsledek každé činnosti a její
provázání s ostatními činnostmi.
 Je definována odpovědnost za každý proces, byť jeho
výkon zasahuje do více organizačních jednotek.

10. Charakteristika procesního řízení
 Měří výkonnost jednotlivých procesů a rozšiřuje ji o
hodnocení kvality, propustnosti a časové náročnosti.
 Zaměřuje se více na příčiny jevů než na jejich
důsledky.
 Umožňuje lépe využít myšlenkový a znalostní
potenciál pracovníků, což vyžaduje větší nároky na
komunikaci.

11. Úrovně řízení procesů
 0 - Neexistující řízení: Procesy a jejich řízení je zcela chaotické
 1 - Počáteční (Initial): Procesy jsou realizovány adhoc
 2 - Opakované (Repeatable): Dodržuje se určitá kázeň
nezbytná pro provádění základních opakovaných procesů
 3 - Definovaná (Defined): Procesy organizace jsou
zdokumentovány
 4 - Řízená (Managed): Procesy jsou řízeny a provádí se měření
jejich výkonnosti pomocí KPI
 5 - Optimalizovaná (Optimized): Procesy jsou trvale
zlepšovány, existuje inovační cyklus na procesech a řízení

12. Spisová služba
• Ucelený systém správy dokumentů v
organizaci
• Spisovou službu tvoří
– Procesy (předpisová základna, pracovní postupy )
– Nástroje (eSSL, ISSD, registratury, …)
– Lidé (znalosti a zvyklosti)

13. Spisová služba
• Spisovou službu je
možné chápat jako
průřezový proces
zajišťující správu
dokumentů v organizaci
• Procesní přístup
usnadní:
– Návrh pravidel a nástrojů
– Tvorbu znalostí a návyků
– Kontrolu kvality a měření
• Procesní model spisové
služby umožňuje:
– Zmapovat správu
dokumentů jako celek
včetně všech návazností
– Připravit základ pro
interní legislativu
– Definovat požadavky na
informační systém
– Definovat kontrolní body
a metriky systému

14. Národní knihovna: Proces spisové služby - vrcholový přehled
Centrálnípodatelna
právcespis.
uzlu
PodatelnaHostivařKancelářGŘ Příjem Označování Evidence Rozdělování Vyřizování
Dodánív analogové
podobě
Dodánív digitální
podobě
Fyzickéoznačení
dokumentu JID
Evidence
dokumentu v ESSL
Jednoznačné
přidělení?
Předání k vyřízení
ANO
Klementinum? ANO
Předání na
podatelnu Hostivař
NE
Přidělení k vyřízení
NE
Dodánív analogové
podobě
Fyzickéoznačení
dokumentu JID
Evidence
dokumentu v ESSL
Kompetentní k
vyřízení?
ANO
NE
Jednoznačné
přidělení? ANO
Hostivař?
Předání na centrální
podatelnu
NE
Předání k vyřízeníANO
NE
Fyzickéoznačení
dokumentu JID Přidělení k vyřízení

16. Procesní přístup ke spisové službě
• Předpisová základna
– Tvorba a revize
Spisového řádu
– Tvorba a revize dalších
organizačních předpisů
– Definice rolí a
odpovědností, popis
pracovního místa
• Nástroje a postupy
– Definice oběhu
dokumentů
– Popis základních
schvalovacích workflow
– Definice scénářů (např.
digitální vs. analogový
dokument)

17. PRINCIPY PROCESNÍHO
MODELOVÁNÍ.

18. Principy mapování procesů
• Klasifikace procesních modelů dle oblasti
pokrytí
– Orientace na činnosti
– Orientace na produkt
– Orientace na rozhodování

19. Principy mapování procesů
 Vertikální integrace – dekompozice na
jednotlivé oblasti procesního modelování
 Funkční model (funkce)
 Informační model (data)
 Organizační model (role)
 Model ICT prostředí (nástroje)
 …

20. Principy mapování procesů
 Horizontální integrace
 Meta-model (konceptuální úroveň popisující
základní interakce)
 Model (model skupin instancí se shodnou
charakteristikou)
 Instance (konkrétní varianty procesu)

21. Meta-model

22. Procesní model

23. Instanční model

24. Principy mapování procesů
 Hlavní atributy procesu (proces popisuje „Jak“)
 Kdo
 Co
 Kdy
 Kde
 Proč
Příklad:
Proces příjmu doručené pošty

25. Doručení poštovních zásilek
Držitel poštovní licence
PodatelnaDoručovatelERMS
Startovací událost
Doručení pošty
Převzetí pošty Ověření adresáta
Poštovní
zásilka
X
Potvrzení převzetí
zásilky
Předání obálky
Potvrzení o
doručení pošty
Ukončovací událost
Úřední
Osobní
Artefakt
BránaUdálost zprávy o
doručení pošty
Událost potvrzení
převzetí pošty
Evidence v ESSL
X
Předání
dokumentu
Aktivita (subproces)
Asociace
Tok zprávy
Sekvenční tok

26. Principy mapování procesů
 Rozsah procesu
 Jasně definujte rozsah (hranice) procesu identifikací
hlavních atributů procesu
 Definujte všechny instance procesu, instance musí být
oddělené a indentifikovatelné, můžete každou z nich
pojmenovat a můžete všechny instance spočítat
 Definujte všechny možné alternativy spuštění procesu
prostřednictvím Spouštěcích událostí
 Definujte všechny možné koncové stavy všech jednotlivých
instancí procesu prostřednictvím Koncových událostí

27. Principy mapování procesů
 Zápis procesu
 Vždy se snažte aby se jeden diagram vešel na jednu stranu
 Organizujte diagram pečlivě tak, aby obsahoval co
nejméně křížení jednotlivých toků
 Organizujte diagramy tak, aby se daly číst z levého horního
do pravého dolního rohu
 Organizujte diagramy tak, aby byl zřejmý preferovaný
průběh procesu
 Pracujte s hierarchickým členěním procesů, kde je to
účelné, využívejte podprocesy

28. Principy mapování procesů
 Společný (jednotný) slovník
 Definujte seznam prvků, které jsou v zápisu používány, s
jejich přesným významem a způsobem užití
 Nastavte jmenné konvence pro jednotlivé prvky
 Používejte číslování všech prvků a diagramů pro potřeby
křížových odkazů a doplňující dokumentace
 Katalog (slovník) prvků i jmenné konvence musí umožňovat
rozšíření o nové prvky

29. Principy mapování procesů
 Analýza aktivit
 Proveďte úplnou dekompozici aktivit a jejich vazeb na role,
objekty i cíle
 Zachovávejte odpovídající úroveň abstrakce a granularity
 Aplikujte jak přístup zdola nahoru (vychází od objektů), tak
shora dolů (vychází od aktivit), v jejich kombinaci je síla
 Analýza závislostí

30. Notace mapování procesů
 Business Process Model and Notation (BPMN)
 Snaha překlenout nekonzistenci a roztříštěnost popisu
podnikových procesů
 Důraz na srozumitelnost a jednoduchost použití
 Podpora formátů pro otevřenou výměnu dat z procesních
modelů a automatizaci workflow (XPDL, BPEL, …)
 Integration Definition Method for Process
Description (IDEF)
 Rodina standardů pro popis procesů a systémů

31. Notace mapování procesů
 Základní prvky BPMN diagramu
 Plavecké dráhy (swimlanes),
 Elementy toku (flow elements),
 Artefakty (artefacts),
 Spojovací elementy (connections elements).

32. Notace mapování procesů
 Plavecké dráhy (swimlanes)
 Skupina plavecké dráhy obsahuje elementy bazén a dráha.
 Prvky umožňují zachytit úhel pohledu jednotlivých entit,
které se na provádění procesu podílí.
 Pro vymezení procesu nebo jejich skupiny se používá
element bazén.
 Ten může být dále rozdělen na dvě a více drah, které
vyjadřují zodpovědnosti jednotlivých aktérů, organizačních
jednotek a dalších entit za realizaci příslušných částí
modelovaného procesu.

33. Notace mapování procesů
 Elementy toku (flow elements)
 Elementy toku představují základní stavební kameny
procesu, pomocí kterých jsou popsány všechny důležité
situace, k nimž během provádění procesu dochází.
 Do této skupiny modelovacích prvků řadíme události,
aktivity a brány

34. Notace mapování procesů
 Události (events)
 Slouží v BPMN k modelování skutečnosti, že se proces
nachází v určitém stavu, který je podstatný z hlediska jeho
řízení.
 Pomocí tohoto prvku lze vyjádřit pořadí aktivit nebo jejich
správné načasování
 V základu jsou rozlišovány události počáteční (start),
prostřední (intermediate) a koncové (end), dále mohou být
definovány i další typy událostí.

35. Notace mapování procesů
 Aktivity (activity)
 Aktivity modelují práci prováděnou během procesu.
 BPMN rozlišuje tři typy – proces, sub-proces a úkol.
 Proces je zobrazen prostřednictvím elementu bazén
 Sub-proces odpovídá složené aktivitě, která může být
popsána vnořeným procesem.
 Úkol představuje již dále nedělitelný proces.

36. Notace mapování procesů
 Brány (gateway)
 Slouží pro vyjádření místa v diagramu, kde dochází ke
spojování/rozdělování větví procesu.
 Brána modeluje výběr sekvence aktivit, které se dále
provedou.
 BPMN definuje bránu pracující jako XOR, OR, AND nebo
komplexní bránu.

37. Notace mapování procesů
 Artefakty (artefacts)
 Slouží pro specifikování doplňkových informací a jejich
použití neovlivňuje provádění procesu
 Datové objekty – dokumenty (elektronické/fyzické) a další
objekty, které jsou používány, vytvářeny nebo
modifikovány.
 Textové anotace – vysvětlují význam elementů toku, slouží
pro dokumentační účely.
 Skupiny – dovolují označit množinu elementů v diagramu,
mají rovněž pouze dokumentační význam.

38. Notace mapování procesů
 Spojovací elementy (connections elements)
 Jejich význam spočívá v propojování elementů toku a
artefaktů.
 Sekvenční tok spojuje elementy do sekvence, a tak určuje
pořadí jejich provádění.
 Asociace se používá pro připojení artefaktů k prvkům
diagramu, které popisují.
 Tok zpráv je používaný pro popis interakce mezi různými
procesy, jejichž účastníci komunikují během spolupráce
prostřednictvím zasílání zpráv.

39. Další notace a diagramy
Use Case Model Activity Diagram

40. Nástroje mapování procesů
 Visio (Microsoft)
 Bizagi Modeler (Bizagi)
 Enterprise Architect (Sparx Systems)
 ARIS (Software AG)
 BPM Digital Enterprise Suite (Trisotech)
 Activiti Modeler (Alfresco)
 Rational System Architect (IBM)

41. PŘÍKLADY A UKÁZKY.

42. DĚKUJEME ZA POZORNOST.