1. Records Management.
Records Manager.
Information and Records Management Society
Czech Republic Group, o.s.
Tomáš Bezouška

2. Agenda
 Scéna a rekvizity
 Information governance
 Records Management vulgo Správa dokumentů,
a.k.a. Spisová služba
 Papír, data a jiné artefakty
 Hlavní účinkující – Records Manager
 Kdo to je a co tu chce?
 Kde se tu vzal a kam půjde dál?

3. Information Governance
 Information governance je celostní přístup k řízení
podnikových informací prostřednictvím zavádění procesů,
rolí, kontrolních prvků a metrik, který zachází s informací
jako s cenným obchodním aktivem.
 Balancování mezi informační nedostatečností a informačním
zahlcením.
 Kritická součást Corporate Governance.

4. Records Management
Definice pojmu Správa dokumentů zahrnuje:
Oblast managementu a) stanovení standardů,
odpovědná za účinné a b) stanovení odpovědností a pravomocí,
c) stanovení a vyhlášení postupů a
systematické řízení tvorby, směrnic,
přijímání, vedení, používání a d) poskytování řady služeb týkajících se
vyřazování dokumentů, správy a používání dokumentů,
včetně procesů získávání a e) navrhování, zavádění a správa
speciálních systémů pro RM
vedení důkazů o pracovních
f) integrování systému RM do
činnostech a transakcích ve agendových systémů a procesů.
formě dokumentů.

5. Record čili dokument
Klíčové aspekty Zdroj nároků
 Autenticita dokumentu  Právní spory a dokazování
 Integrita dokumentu  Zákonné požadavky a regulace
 Metadata (data o dokumentu)  Provozní a praktické potřeby
organizace
 Dlouhodobé ukládání a  …
schopnost získání informací ze
záznamů … použitelnost

6. V hlavní roli …
 Profesionál, když dojde na správu dokumentů …
 … není IT specialista
 … není pracovník spisovny
 … není archivář
 … není manažer procesu
... kombinuje vše výše uvedené a ještě
mnohem více. Je to Records Manager.

7. … Records Manager
 Udržuje Politiku správy  Zajišťuje součinnost s vlastníky
dokumentů pracovních procesů, ICT a
 Udržuje Program správy pracovníky příslušných archivů
dokumentů  Zajišťuje havarijní plánování,
 Udržuje a prosazuje Spisový řád, příprava na mimořádné situace
Spisový a skartační plán a další  Zajišťuje systematickou a
závazné předpisy plánovitou kontrolní činnost
 Zajišťuje odbornou a metodickou  Organizuje vyřazování dokumentů
činnost a pomoc uživatelům, a skartační řízení
včetně zajišťování vhodných
komunikačních kanálů
 Informuje vedení organizace

8. A kde se bere?
 Ideální program vzdělávání Records Managera je ve
své podstatě interdisciplinární, a kombinuje jak
teoretické, tak i praktické stránky
 Klíčové oblasti znalostí zahrnují:
 Počítačové vědy, zpracování a analýzu informací
 Strategické řízení a ekonomii
 Právo a základy psychologii
 Dějiny správy i její současné trendy
 Nauky o autenticitě a pravosti dokumentů

9. IRMS Certified …
 Vzdělávací systém jak pro
uživatele, tak profesionály
 Certifikace dle
akreditovaného schématu
 Od základů pro
specializované otázky a
problémy
 audit a kontrola
 řízení a konsultace
 a další …

10. „Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací
umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou
správu dokumentů.“ (Ing. Martina Macek, MV ČR)
DĚKUJI ZA POZORNOST.