Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Skartační řízení v praxi

669 views

Published on

Sdružení IRMS CRG uspořádalo dne 17. 2. 2014 seminář s názvem "SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ V PRAXI". Setkání bylo zaměřeno na praktické řešení problematiky skartačního řízení. Presentace představila konkrétní kroky skartačního řízení zejména s ohledem na aktuální stav národního digitálního archivu..

Lektorem semináře byl ing. Stanislav Fiala, dlouholetý člen sdružení IRMS, metodik, lektor a spoluautor Slovníku základních pojmů v oblasti správy dokumentů.

Velké poděkování patří též spoluprezentátorům z Národního archivu, pánům Mgr. Zbyškovi STODŮLKOVI a Bc. Jiřímu BERNASOVI za jejich nezištné a velice zajímavé příspěvky.

Published in: Education
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Skartační řízení v praxi

  1. 1. SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ V PRAXI Stanislav Fiala vážení hosté: Jiří Bernas, Zbyšek Stodůlka Seminář IRMS CRG Praha, 17.2.2015
  2. 2. Základní legislativa Spisové služby • Zákon 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě • Vyhláška 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, prováděcí předpis MV k zákonu 499/2004 Sb. (nahradila 191/2009, 495/2004 a 496/2004 Sb.) • Národní standard pro elektronické systémy spisové služby novela publikovaná v částce 64 Věstníku Ministerstva vnitra (VMV čá. 64/2012) 2
  3. 3. Co je cílem 3 Původce XML SIP Archivář • Příjem • Evidence • Oběh • Vyřizování • Vyhotovování • Podepisování • Odesílání • Ukládání • Vyřazování
  4. 4. • Vše začíná podáním • Pokračuje vyhotovením dokumentů • Nekončí vyřízení/uzavření dokumentu • Co s dokumenty ve spisovně • Autorizovaná konverze dokumentu, převedení a změna datového formátu dokumentu • Kontrolní mechanismy 4 Seminář IRMS – 30.9.2014
  5. 5. • kontrola formátů dokumentu • kontrola metadat dokumentu – Nutných pro splnění zákona, vyhlášky – Nutných pro tvorbu SIP 5 Co je cílem
  6. 6. SPIS a Kontrola metadat a formátů 6 e e e e e A5,U S3,U S3,U S3 • Změna datového formátu • Kontrola metadat - datum doruč. - odesilatel - věc, značka - forma - skartační znak ….. Původce
  7. 7. Změna datového formátu • Jediná legislativní možnost • Vlastní omezení vstupních formátů • Nutné licence migračních nástrojů • Nutný el.podpis a čas.razítko 7 Z.D.F ee e
  8. 8. Kontrolní mechanismy • Při vyřízení • Při uzavření • Při příjmu do spisovny • Při přípravě skartačního návrhu • Při realizaci skartačního řízení 8
  9. 9. Jak ověřit? • https://digi.nacr.cz/validatorPDF/ • http://digi.nacr.cz:8080/CheckXml.aspx/ 9
  10. 10. Validátor PDF 10 Validátor SIP • informační výsledek • možná diskuse, pokud validátor použitý původcem dává rozdílný výsledek • informační výsledek • možná diskuse nad výsledky • validuje se shoda se schématem • ověřují se i některé údaje uvedené v SIP
  11. 11. Proč to všechno 11 e SIP e e Metadata + Dokumenty (V.D.F) SPIS a e e A5,U S3,U S3,U S3 e S3,U S3,U e S3,U
  12. 12. E-skartace 12 Původce Archivář
  13. 13. 13 E-skartace • archivář nahraje obdržené SIP do aplikace • SIP mohou obsahovat počítačové soubory (komponenty) • komponenty mohou být v nevýstupních formátech (nedoporučujeme) • v aplikaci archivář vyznačí své rozhodnutí • výsledný seznam dle přílohy č. 4 NSeSSS zašle původci jako přílohu protokolu o výběru
  14. 14. E-skartace 14 Původce Archivář XML Metadata ERMS - vybrané za archiválie - určené ke zničení - vyřazené ze skartačního řízení
  15. 15. 15 E-skartace • původce vygeneruje SIP již s komponentami ve výstupním formátu • SIPy předá příslušnému archivu dohodnutým způsobem (off-line, sftp na dohodnutou adresu)
  16. 16. E-skartace 16 Původce Archivář
  17. 17. 17 E-skartace • Archivář nahraje prostřednictvím aplikace ePřejímky do NDA • Současně doplní přejímku dalšími potřebnými metadaty: - identifikátor archivu - identifikátor fondu - identifikátor původce
  18. 18. 18 E-skartace • NDA ověří, zda byly předány všechny vybrané díly, spisy a dokumenty, provede kontrolu formátů a v případě potřeby provede konverzi (původní formát zůstává zachován) a SIP uloží • Výsledkem uložení je seznam dokumentů dle přílohy č. 4 NSESSS obsahující identifikátor digitálního archivu
  19. 19. 19 E-skartace • Na základě identifikátoru digitálního archivu a identifikátoru v SIP lze jednoznačně identifikovat libovolný díl, spis či dokument • vytvořený seznam obdrží původce prostřednictvím příslušného archivu
  20. 20. E-skartace 20 Původce Archivář XML Metadata ERMS - ID NDA - zničení replik dokumentů - zničení nepotřebných metadat
  21. 21. 21 E-skartace • Pro původce končí smazáním komponent a metadat • Skartační protokol je nový doručený dokument
  22. 22. DISKUSE 22
  23. 23. Děkuji Vám za pozornost Seminář IRMS CRG Praha, 17.2.2015

×