Download to read offline
Uploaded byInstitut pro správu dokumentů, z.s.
Audit spisové služby
Presentace ze semináře "Audit spisové služby" pořádaného Institutem pro správu dokumentů. Lektor Tomáš Bezouška.
Audit spisové služby
- 1. AUDIT SPISOVÉ SLUŽBY TomášBezouška Praha, 22. 2. 2018
- 2. Spisová služba • Ucelenýsystém správy dokumentů v organizaci • Spisovou službu tvoří – Postupy (interní předpisová základna) – Nástroje (eSSL, ISSD, registratury, …) – Lidé (znalosti, pracovní postupy a zvyklosti)
- 3. Spisová služba • Rámecpro provozování spisové služby tvoří – Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů – Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby – Národní standard pro elektronické systémy spisové služby
- 4. Spisová služba Dále spisovouslužbu ovlivňuje především: • Nařízení o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu (eIDAS) • Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů • Zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce • Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) • Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů • Další legislativa specifická pro konkrétní činnosti organizace
- 5.
- 6. Základní oblasti upravenézákonem § 3 Veřejnoprávní původce § 63 Určený původce § 64 Příjem, označování, evidence a rozdělování dokumentů § 64a Nakládání s dokumenty označenými "NATO UNCLASSIFIED" nebo "LIMITE" § 65 Vyřizování a podepisování dokumentů § 66 Spisový řád, Spisový a skartační plán, skartační znaky a lhůty § 67 Odesílání dokumentů § 68 Ukládání dokumentů § 68a Spisová rozluka § 69 Správní archiv § 69a Zvláštní ustanovení o dokumentech v digitální podobě
- 7. Základní oblasti upravenéNSESSS • Základní pojmy • Příjem a evidence dokumentů • Spisový plán a organizace spisů • Odkazování mezi entitami • Vyhledání, výběr, znázornění a ztvárnění • Ukládání a vyřazování dokumentů • Kontrola a bezpečnost • Správcovské funkce • Rozhraní k propojení informačních systémů spravujících dokumenty • Dokumentace životního cyklu eSSL • Metadata
- 9.
- 10. Co je audit? Audit(z lat. auditus, slyšení) znamená úřední přezkoumání a zhodnocení dokumentů, zejména účtů, nezávislou osobou. Účelem je zjistit, zda doklady podávají platné a spolehlivé informace o skutečnosti a obvykle také zhodnotit kvalitu vnitřní kontroly firmy. Vzhledem k rozsahu dokumentace se audit obvykle zabývá jen vzorky a jeho výsledek tedy neznamená naprostou jistotu, nýbrž jen rozumnou pravděpodobnost konečného hodnocení. Zdroj: Wikipedie
- 11. Cíl auditu • Ověřeníshody praxe s předpisovou základnou nebo standardem • Zjištění skutečného stavu výkonu auditované agendy • Náprava zjištěných nedostatků
- 12. Nástroje auditu • Kontrolařídící dokumentace – Obsah, forma, vnitřní konzistence • Kontrola záznamů a evidencí • Kontrola na místě • Technické analýzy a kontroly • Ověření technické shody – Nástroje národního digitálního archivu (Validátor SIP, PDF/A) – ETSI Signature Conformance Checker
- 13. Audit jako systémovýprvek • Nemá (téměř) smysl provést audit jako jednorázový krok, a to bez ohledu na jeho výsledek • Procesy, prostředí i samotná organizace se v čase mění, a na tyto změny musí reagovat i systém spisové služby • Audit je proto nutné zavést jako periodickou aktivitu
- 14. Oblasti auditu –organizace • Organizační předpisy – Spisový řád – Spisový a skartační plán – Ostatní interní předpisy • Podpisový řád • Jiné předpisy upravující oběh specifických typů dokumentů
- 15. Oblasti auditu –výkon • Procesy – Příjem – Evidence a označování – Rozdělování, oběh a vyřizování – Ukládání – Skartační řízení a likvidace • Nástroje – eSSL – ISSD – Kartotéky a evidence – Spisovna • Kontrolní mechanismy – Řídící kontrola – Systémová kontrola
- 16. Metodický návod • Metodickýnávod pro kontrolu výkonu spisové služby vedené prostřednictvím elektronického systému spisové služby u veřejnoprávních původců • Vydává odbor archivní správy Ministerstva vnitra • Je určen – veřejnoprávním původcům pro základní ověření – kontrolním orgánům jakožto metodický návod pro kontrolu
- 17. Metodický návod • Základníúdaje o původci a jeho eSSL nebo ISSD • Zveřejňované informace – Zveřejňuje původce informace o provozu podatelny a o podmínkách přijímání dokumentů?
- 18. Metodický návod Povinné náležitostispisového řádu • Výčet všech užívaných evidencí dokumentů • Struktura evidenčního čísla v samostatné evidenci dokumentů • Uspořádání dokumentů ve spisu, pokud je odlišné od chronologického • Způsob tvorby spisu • další způsoby vyřízení • Podmínky podepisování odesílaných dokumentů a užívání úředních razítek • Spisový a skartační plán • Postup ukládání dokumentů • Postup při zapůjčování a nahlížení do dokumentů • Způsob přípravy a průběhu skartačního řízení • Specifické podmínky ochrany osobních údajů • Podrobnosti výkonu spisové služby v mimořádných situacích • Postup spisové rozluky
- 19. Metodický návod • Dokumentaceo eSSL nebo ISSD – typový spis – Evidenční list ESSL nebo ISSD – Doklady o nabytí – Analytická a projektová dokumentace a dokumentace o zavádění eSSL u organizace – Systémová příručka, uživatelské příručky, popř. školící texty – Vnitřní předpisy stanovující pravidla pro provoz eSSL – Bezpečnostní dokumentace
- 20. Metodický návod • Kontrolapřijatých dokumentů – Kontrola na přítomnost škodlivého kódu – Pravidla pro manipulaci s infikovaným dokumentem – Detekce interních a externích elektronických podpisů, značek (pečetí) a časových razítek – Platnost interních a externích elektronických podpisů, značek (pečetí) a časových razítek a zaznamenávání údajů o ověření v eSSL
- 21. Metodický návod • Evidencepřijatých dokumentů – Označování dokumentů jednoznačným identifikátorem (v analogové podobě podacím razítkem) obsahujícím všechny náležitosti – Vedení povinných údajů o dokumentu v evidenci dokumentů • Rozdělování a oběh entit – Zajištění oběhu dokumentů a spisů způsobem umožňujícím sledovat veškeré úkony
- 22. Metodický návod • Vyhotovení,vyřizování a uzavírání dokumentů a spisů – Povinné náležitosti vlastního vyhotoveného dokumentu – Ztvárnění odesílaného dokumentu do výstupního datového formátu – Připojení autentizačních prvků k dokumentu – Vytváření spisů, vedení požadovaných údajů, znázornění a export spisů, vedení typových spisů – Přidělení spisového znaku a skartační režimu, kontrola povinných údajů jako součást vyřízení / uzavření – Převod do výstupního datového formátu při vyřízení dokumentu – Ukládání dokumentů v digitální podobě do eSSL
- 23. Metodický návod • Odeslánídokumentu – Odesílání dokumentů prostřednictvím e-mailu, ISDS popř. jinými způsoby elektronické komunikace – Zaznamenání údajů o odesílaném vyřizujícím dokumentu do evidence dokumentů
- 24. Metodický návod • Zálohovánía obnova – Pravidelné zálohování dokumentů a metadat eSSL – Obnovu informací ze zálohy • Bezpečnost eSSL – Řízení přístupových oprávnění pracovníků, omezení přístupu po skončení pracovního poměru/změně role – Předání dokumentů, spisů a ostatních entit při skončení pracovního poměru – Ukládání informací o všech pokusech o narušení systému
- 25. Metodický návod • Transakčníprotokol – Zaznamenávání vyjmenovaných operací do transakčního protokolu – Znázornění transakčního protokolu a vyhledávání v něm – Ukládání denního obsahu transakčního protokolu v PDF/A
- 26. Metodický návod • Ostatní –Evidenci kvalifikovaných certifikátů – Export a import XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi eSSL – Ztvárnění ročního obsahu metadat z evidence dokumentů – Export a import spisového a skartačního plánu (věcných skupin) z/do eSSL – Předání spisového a skartačního plán bezodkladně po vydání nebo změně archivu
- 27. Metodický návod • Vyřazovánídokumentů a jejich předávání k trvalému uložení archivu – Export XML pro skartační řízení – Import metadat obsahujících informace o rozhodnutí ve skartačním řízení – Export nebo přenos dokumentů a jejich metadat do archivu – Import metadat obsahujících informace o uložení archiválií v archivu a zničení jejich replik v eSSL na základě potvrzení přenosu do archivu – Uchování hlavičku metadat po zničení nebo přenesení věcné skupiny, spisu, součásti, dílu nebo dokumentu – Pravidelné skartační řízení z celého rozsahu agend – Předkládání skartačních návrhů archivu obsahujících všechny požadované údaje v případě dokumentů neevidovaných v elektronickém systému spisové služby
- 28. Metodický návod • Ukládáníanalogových dokumentů, spisovny – Ukládání dokumentů v analogové podobě ve spisovně podle spisových znaků – Vedení evidence dokumentů uložených ve spisovně – Vedení evidence o zapůjčování a nahlížení do dokumentů a spisů ve spisovně – Ukládání dokumentů předchůdců ve spisovně nebo správním archivu
- 29. Metodický návod • Stavebnětechnické podmínky spisoven a správních archivů – Zajištění proti povodni – Zajištění proti požáru – Zajištění proti škodlivým vlivům a jevům – Zajištění proti vstupu nepovolané osoby
- 30. Auditní nástroj • Internetováaplikace pro realizaci kontroly spisové služby • Kompletní kontrolní seznam • Automatické vytvoření auditní zprávy • Metodické a informační zázemí • Průběžná aktualizace a doplňování • Cena za jeden audit 1 500 Kč bez DPH
- 32. DĚKUJI ZA POZORNOST. „Jenprofesionálové s odpovídající kvalifikací umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou správu dokumentů.“ (Ing. Martina Macek)