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專 案 管 理
— 專 案 管 理 小 技 巧 x 1 2
張大明 Ta-Ming Chang richard@abctech.pro
摩方人力資本科技股份有限公司
共同創辦人兼執行長
1
12 Tips for Agile Team and Project Management
powered by mFHC BANK of ALBITER.GRABY.WADE
2. mFHC Guru-tech Inc
Ta-Ming Chang-張大明
• 摩方人力資本科技股份有限公司
共同創辦人兼執行長 2019-
• 育睿科技股份有限公司
創辦人兼執行長 2012-
• 專案管理資歷
– DOT100百豆運動:數位經濟世代人才100計畫—Be a Talent100 of Digital+ in 2018-2025. 讓自己成為數位經濟世代的乾貨
(DIGITAL+ FOR TALENT100),亞太數位聯盟-眾創基地(2017)
– 賦陪媒3E創業培育模式—賦能Empower、陪伴Engage、媒合Enrich(張大明,羅志傑,2017/9)
– ALBITER歐倍特螺旋式(4 Cycles)教學設計與實施手冊(張大明,羅志傑,2016/6)
– SBIR經濟部小型企業研發補助計畫—思翱夫子雲倍力大數據服務開放創新研發計畫主持人(ALBITER,2015-2016)
– 國際專案管理學會台灣分會秘書長(2011-2012/6),國際專案管理學會台灣分會志工PM(2009-2011)
– APDA社團法人亞太數位聯盟 數位移轉委員會主委, APDA眾創基地—創業智庫召集人/教育總監(2017-現)
– WCECA社團法人世界文創產學經貿協會 執行長(2017-現),CSU中華兩岸EMBA聯合會副活動長(2017-現)
– 勞動力發展署「青銀交流‧世代共融」全國青年提案競賽-青銀共創工作坊會議議程(台北場)創業輔導業師(2016-2017)
– xAPI中文實踐社群指導委員會Corporate L&D Coordinator;美國ATD會員 (ASTD),國際價值工程協會(SAVE International)
副價值專家(Associate Value Specialist, AVS);中華價值管理學會會員
– 新北市企業榮譽志工(新北榮指員,2017-現),新北市專業職能培訓人員職業工會-大數據應用職能發展委員會主委(2016-現)
2
3. mFHC Guru-tech Inc 3
Knowledge of
good PM practice
對於專案管理實務
知識的掌握
Political Savvy 政治敏銳度
Influence 影響力
Communications
Decision Making
溝通與決策
4. mFHC Guru-tech Inc 4
PMTQ的主要組成要素:1.源源不斷的好奇心,2.掌握全域的領導力,3.未來適用的人才庫
PMI調查顯示:專案領導人需要提高PMTQ-專案管理科技商數。https://www.businesswire.com/news/home/20190320005331/zh-HK/
6. mFHC Guru-tech Inc
專案管理演練12法寶-12TIPS
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Tip 1:專案三角
Tip 2:工作分解結構-WBS
Tip 3:甘特圖-時間
Tip 4:甘特圖-成本
Tip 5:專案計畫前-啟始
Tip 6:專案計劃-WBS & 甘特圖
Tip 7:專案時間管理-要徑
Tip 8:專案人力管理-資源撫平
Tip 9:專案溝通管理-敏捷會議
Tip 10:專案溝通管理-一頁式報告
Tip 11:專案結案管理-Lesson Learn
Tip 12:專案管理工具
35. mFHC Guru-tech Inc
Q6-2:新專案的挑戰
• 專案開始日期:2015年6月 (2015/6/29)
• 用文件說明,以memo紙或方格紙繪製,建構一個WBS
• 專案團隊的掌握
– 工作時間(國定假日)
– 人力成本 (每人工時成本,總成本)
– 人力Loading過大 (Who)
• 專案範圍的掌握
– 延遲會影響時程的任務 (要徑任務)
– 驗收點 (里程碑)
• 還有哪些風險?
6-2
40. mFHC Guru-tech Inc
Q8-1:資源撫平(過度分派的資源)
• 有哪些資源有發生資源過度分派?
– 如何解決...
1. 替換人手(更改分派)
2. 增加投入量(增加人手)
3. 指派資源行事曆(工作日增加)
– 直接變更任務總工時,減少工期,如果不是,增加資源投入(重
新分派資源),來減少工期
– (拚了三天,結果只少了一天?? 真不划算),應該要如何做? 資源
花在刀口上!!
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8-1
43. mFHC Guru-tech Inc
什麼是RACI模型?
• RACI是一個用以明確組織變革過程中的各個角色及其相關責任
的相對直觀的模型。
• 變革過程是不可能自發或者自動進行的,必須有人對其進行作
用,促使進程發生變化。
• 因而,就很有必要對誰做什麼,以及促發什麼樣的變革進行定
義和描述。
– 誰負責(R = Responsible),負責執行任務的角色,具體負責操控項目、解
決問題。
– 誰批准(A = Accountable),對任務負全責的角色,只有經其同意或簽署
之後,項目才能得以進行。
– 咨詢誰(C = Consulted),在任務實施前或中提供指定性意見的人員。
– 告知誰(I = Informed),及時被通知結果的人員,不必向其咨詢、征求意
見。
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9-2
44. mFHC Guru-tech Inc
RACI表的建立步驟
—RACI模型通常利用RACI表來幫助討論、交流各個角色及相關責任
1. 辨識整個流程,找出各項活動,將它們記錄在RACI表的左側
2. 辨識流程、活動中的所有角色,將它們記錄在RACI表的上方
3. 完成RACI表的方格單元: 辨識每一個流程、活動的角色 - R、
A、C、I
4. 每一個流程最好有且只有一個“R”角色,這是RACI的一般原
則。 當一個流程找不到“R”角色時,則出現缺口。 當一個流
程有多個“R”角色時,則出現交疊
– 解決缺口問題:如果某個流程找不到“R”角色,這時對流程負全責的權威人
士則應該在現有角色中(或者發現新人選)挑選、任命一人擔任“R”。更新
RACI表,對各個角色及其相關責任進行闡述
– 解決交疊問題:如果不止一個“R”存在,那麼就要對該流程進行再分解,然
而再對“R”進行分配
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9-3
45. mFHC Guru-tech Inc
如何描述工作分工狀況(五)
編
號
任務名稱 工期
前置
任務
分派
資源
計畫
權重
人月 甲 乙 丙 丁 戊 己
1
任務A 2 甲,丙 2 A A C R C C
2
任務B 1 1 乙,戊 1 A A A I A
3
任務C 2 1 丙,己 2 R/C R
4
任務D 1 乙,丁 1 I C A R C A
5
任務E 2 4 甲,戊 2 R/I R R
6
任務F 1 5
丁,戊,
己
1 R C C C C
A過多表示該
活動跨角色/組
織的權限不均
衡
空白太少表示
該活動涉及角
色/組織太多
R過多表示該角色
或組織負擔過重
或缺乏專注
沒有R或A表示該角色
或組織是否應該取得
額外的責任,否則可
能被取消或解散
RACI
• 誰負責(R = Responsible)
• 誰批准(A = Accountable)
• 咨詢誰(C = Consulted)
• 告知誰(I = Informed)
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52. mFHC Guru-tech Inc
A:建立新專案
– 決定專案開始或完成日期以及排程方式
B:建立行事曆
– 建立專案執行日的時間基準,並指定給專案使用
C:輸入任務清單
– 依照任務執行的先後,輸入任務名稱
D:輸入任務工期
– 輸入任務執行所需的工期大小
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66. mFHC Guru-tech Inc
示範演練 & QA
• 專案管理的目的
– 工作調度
– 分享資訊
– 溝通問題
• 規劃
– 「工作說明書」
– 「專案執行計畫書」
– 「需求分析報告書」
– 開立專案規格書
• 執行與監控
– 執行專案測試,分派修改工作並追蹤狀況
• 管理與溝通協調
• 工具
– Trello 、 Slack