GTD(Getting Things Done)是由美國「個人生產力」專家 David Allen所提出來的一種行動管理方法。其基礎理論就是藉由擬定行動計畫，把心思專注在如何把事情「做好」或「做對」，而不是浪費力氣去記住有哪些事情需要處理。 GTD主要著重在當您面對繁雜的工作事務的時候，將所有工作給予有效的分配與定義，並透過工作處理速度的快慢，把工作精力放在主要的事務上，透過這種方法，可以更加明確手上的工作，並且能提升工作專注力，有效完成工作。 GTD與一般時間管理的不同之處，在於傳統的時間管理強調大、中、小目標逐一分類逐一完成，但GTD著重在列出所有手上工作，依完成時間長短逐一清理手上的工作，方能專注於須長時間完成的工作。 本課程中將會現場帶領學員盤點目前的工作，重新調整工作，找出需長時間進行且重要的工作，並能在課後立即運用在企業中，以收事半功倍之效。

1. 台北市進出口商業同業公會
ITBS國貿學苑
GTD時間管理術
- 找回屬於自己的時間主控權 -
主講：莊士勇
Steven Chuang
2015.9.9

2. 莊士勇Steven, Shih-Yung Chuang
學歷：德明財經科技大學 經貿運籌管理研究所
現職：勉覺創新管理顧問公司 資深講師
千督管理顧問有限公司 首席講師
台灣戰略突破(股)公司 資深顧問
德明財經科技大學行銷系 講師
Career就業情報 特約講師
經歷：中華民國國際演講協會 講師團主席
中華知識管理應用協會 教育中心主任
展頡知識管理顧問公司 教務長
艾倫維妮文理語文補習班 班務主任
台北市私立開平高級中學 註冊組長
認證：美國國際專案管理協會 PMP國際專案管理師
專長：專案管理、時間管理、個人品牌、簡報技巧、活動管理、講師培訓、溝通表達
座右銘：用心工作．專心玩樂．放心生活
聯絡資訊：0910-879-469 / shihyungchuang@gmail.com

3. 課程綱要
2.
GTD時間
管理術
3.
番茄
工作法
4.
回顧與
建議
1.
時間概論

4. 課程期待
• 希望聽到
• 怎麼可以有效的將各種事情做時間分配不會手忙腳亂
• 如何有效使用GTD的概念與原則
• 使用有效的方法來處理工作
• 如何確定/預估手上工作需完成的時間
• 遇到的問題
• 無法有效的將事情分出優先順序而會浪費時間處理一
些突發狀況的事件
• 管理專案時，進度時間點的掌握經常往後遞廷。
• 很難安排先後順序，特別是在緊急的情況下

5. 一分鐘體感時間

6. 一分鐘體感時間
• 若你比實際的時間快，代表…
• 若你比實際的時間慢，代表…

7. 2.
GTD時間
管理術
3.
番茄
工作法
4.
回顧與
建議
1.
時間概論

8. 哪一位?
你現在做的事情
是當時進來公司時
所講好的事情

9. • 我的時間總是不夠用!
• 我的事情總是太多了!
• 我的工作壓力太大了!
• 真希望一天有48小時!
您是否有過這樣的經驗?

10. 時間，可以管理嗎

11. 時間管理失敗的原因
• 認為將每天時間排得滿滿就算是好的時間管理。
• 認為能做完每一件事就算是好的時間管理。
• 沒有達到目標的步驟，那它將只是個空想。
• 沒有一套人性化的操作表格。

12. 浪費時間的原因
• 來自本身
• 沒有目標
• 拖延
• 沒有優先順序
• 做事有頭無尾
• 不懂得拒絕他人請求
• 來自外部
• 主管領導因素
• 工作流程繁雜
• 食、衣、住、行因素
• 他人干擾

13. • 時間不可停止
• 時間不可倒退
• 時間不可保存
• 時間不可切割
• 時間是公平的
時間的特性

14. • 時間管理不是…
• 不是要把所有的事情做完
• 不是要一分一秒掌握時間
• 時間管理是…
• 是有效的運用時間來做事
• 是決定要做什麼、決定不做甚麼
時間的管理

15. 時間管理的目的
• 改善個人生活
• 提升工作品質
• 增加工作價值

18. • 撕日曆的時代
• 筆記本的時代
• 萬用筆記時代
• 電腦資訊時代
各時代的時間管理方法

19. • 干擾、電話
• 某些信件、報告
• 不重要的會議
• 許多迫在眉睫的急事
• 符合別人期望的事
• 準備工作
• 預防措施
• 價值觀的澄清
• 長期的規劃
• 人際關係的建立
• 必要的休閒
• 增進自己的能力
• 緊急狀況
• 迫切的問題
• 要在期限內完成的事
重
要
• 浪費時間的事
• 瞎掰閒聊
• 長時間看電視
• 「逃避現實」的活動
不
重
要
緊急 不緊急
III
II
IV
I

20. 時間管理矩陣-I 重要+緊急
• 緊急狀況
• 迫切的問題
• 要在期限內完成的事
• 動作:立即處理
• 例如:救火、會議、報
告

21. 時間管理矩陣-II 重要+不緊急
• 準備工作
• 預防措施
• 價值觀的澄清
• 長期的規劃
• 人際關係的建立
• 必要的休閒
• 增進自己的能力
• 動作:做好事先規劃
• 例如:
• 陪婆婆、岳母吃飯
• 年度居家修繕
• 培養客戶情感
• 自我能力提升
• 作業流程設計

22. 時間管理矩陣-III 不重要+緊急
• 干擾、電話
• 某些信件、報告
• 不重要的會議
• 許多迫在眉睫的急事
• 符合別人期望的事
• 動作:交給別人做
• 例如:
• 打麻將三缺一
• 臨時的非重要電話、
會議
• 別人臨時的小問題

23. 時間管理矩陣-IV 不重要+不緊急
• 浪費時間的事
• 瞎掰閒聊
• 長時間看電視
• 「逃避現實」的活動
• 動作:有空再說
• 例如:
• 娛樂、消遣
• 串門子八卦閒聊
• 無目的上網閒逛
• LINE & FB

24. 緊急VS重要
• 緊不緊急：短期、時效性、火燒屁股
• 重不重要：中長期、收益性、對未來產生影響

25. 重
要
不
重
要
緊急 不緊急
III
II
IV
I
兩周後
Ａ公司提案
下個月
Ｂ公司提案
吃喝玩樂
下禮拜
部門訓練案

26. 重
要
不
重
要
緊急 不緊急
III
II
IV
I
立刻處理 事先計畫
丟垃圾桶委派他人

28. 重
要
不
重
要
緊急 不緊急
III
II
IV
I

30. 重
要
不
重
要
不緊急
III
II
IV
I
緊急

31. 迫切性指數測驗 1/2
1. 我在壓力之下表現最好。
2. 我常歸咎外在環境太匆忙或緊張，以致無法作
深入的自我反省。
3. 我常因周圍的人或是動作太慢而不耐煩。我討
厭等待或排隊。
4. 我休息不工作時會覺得不安。
5. 我似乎永遠在趕時間。
6. 我常為了完成某項事情而拒人於千里之外。
7. 我只要片刻沒和辦公室聯繫就覺得不安。
8. 我在做一件事時常會想到另一件事。

32. 迫切性指數測驗 2/2
9. 我處理危機時表現最好。
10.處理突發狀況的緊湊感，比慢工出細活更讓我
覺得有成就感。
11.我常為了處理突發狀況，犧牲和親友共處時間。
12.處理突發狀況，必須取消約會或中途離開，別
人應該能了解我。
13.我覺得處理突發狀況讓一天的生活更有意義。
14.我常邊工作邊吃飯。
15.我一直認為總有一天能做我真正想做的事。
16.一天下來辦公桌"已辦"文件如果堆的高高的，
我會很有成就感。

33. 迫切性指數測驗 計分
0從不 2有時 4總是 0從不 2有時 4總是
1 9
2 10
3 11
4 12
5 13
6 14
7 15
8 16
小計 小計
總計

34. 迫切性指數測驗 – 分析
• 0 -25 屬於低度迫切性心態。對生活影響不大
• 26-45 屬於高度迫切性心態。受到迫切性影響
• 46以上屬於嚴重迫切性心態。時間永遠不夠用

35. 2.
GTD時間
管理術
3.
番茄
工作法
4.
回顧與
建議
1.
時間概論

36. 各種時間管理工具
• To-Do List 待辦事項工具
• 列出接下來需要執行的事項。
• Calendar 行事曆工具
• 列出所有需要執行的事項。
• GTD 時間管理術
• 把時間花在重要的事情上
• 番茄工作法
• 聚焦在目前的工作上

37. GTD時間管理介紹
• GTD，Getting Things Done
• 一本書名
• 集中精力在目前的事情。

38. 1.
搜集
2.
處理
3.
組織
4.
檢討
5.
行動
GTD五大流程

39. GTD五大流程
搜集:
• 將要處理的事情全都收集起來。
處理:
• 2分鐘內可以處理立刻處理
• 剩下的事情丟到下一個步驟。
組織
• 把不能馬上處理的事分門別類。
• 【晚一點處理】【下一步行動】【交代別人】
檢討
• 每日、每周、每月回顧事項狀況。
行動
• 把你的事情處理掉。DO IT！

40. 收件匣
這是什麼事?
可行嗎?
下一步行動?
工作任務
計畫安排
工作任務清單
2分鐘
完成
【委派】
他人處理
【延遲】
自己處理
等候
他人執行結果
列入行事曆
(預定執行時間)
代辦事項
(盡快完成)
【也許】未來可行，進行歸檔
【刪除】丟垃圾桶
【參考】參考資料 ，以後參考
不可行
不可以
可以
可行
【執行】
自己處理
計畫步驟
GTD執行流程圖

41. GTD實戰演練

42. GTD-1.搜集
• 請將所有未完成的事項全部放進【收件匣】
• 不論公事、私事
• 不論規模大小
• 不論緊急與否
• 只要事情跟「應該要…」、「必須要… 」、「一
定要… 」連結在一起，就是未完成事項。
1.搜集
2.處理
3.組織
4.檢討
5.行動

43. GTD-2.整理
• 將【收件匣】內的事項逐一進行是否可行決策
• 只有是、不是兩種決策
• 是
• 期望達成甚麼任務或成果?
• 下一步行動為何?
• 執行委派延後
• 不是
• 刪除
• 也許
• 將來
1.搜集
2.處理
3.組織
4.檢討
5.行動

44. GTD-3.組織
• 組織手上所有任務，每日或每周檢討一次
• 管理行動項目
• 可行
• 【任務清單】儲存任務計畫及各項資料
• 【下一步行動清單】
• 【提醒代辦項目清單】
• 不可行
• 垃圾丟棄
• 【也許/將來某一天可行】清單
• 【參考資料】依特定主題分類、通用分類
1.搜集
2.處理
3.組織
4.檢討
5.行動

45. 【任務清單】範例
1. 請新任員工報到
2. 八月份假期
3. 撤回外派員工
4. 出版新書
5. 電腦設備更新定案
6. 更新遺囑內容
7. 預算定案
8. 新產品系列定案
9. 熟悉新的溝通管理軟體
10. 尋找財訊專欄再版
11. 尋找新的評論家
12. 結束蘭花栽種
13. 和研發部門合作視訊任務
14. 製作訓練光碟
15. 擬定明天的研討會時程
16. 擬定一小時的演講稿
17. 熟悉視訊軟體的連結方式
18. 員工雇用條例定案
19. 後院裝新燈
20. 和歐洲代表建立正式關係
21. 員工政策和行事程序定案
22. 加買一張客廳椅子

46. 【也許/將來某一天可行】 清單範例
1. 買一艘釣魚船
2. 學西班牙語
3. 上水彩課
4. 廚房添置吧檯桌
5. 蓋一座游泳池
6. 買一台摩托車
7. 乘熱氣球
8. 建酒窖
9. 到加拿大度假
10. 學會使用列印照片
11. 設立非營利基金會
12. 拍攝招募員工錄影帶
13. 找到失聯已久的朋友
14. 買數位攝影機
15. 到日本度假
16. 學習木工
17. 規劃一個小花園
18. 將舊照片數位化
19. 舉辦國小同學會
20. 房子重新粉刷
21. 安裝住警器
22. 買一台紅外線烤肉爐

47. GTD-4.檢討與回顧
• 檢討
• 每周檢查一次還有多少未完成事項
• 檢查行事曆
• 檢查【下一步行動】清單
• 檢查【也許/將來某一天可行】、【參考資料】清單
• 回顧
• 蒐集並處理所有雜務
• 檢討系統運作
• 更新清單內容
• 清楚掌握現況
1.搜集
2.處理
3.組織
4.檢討
5.行動

48. GTD-5.執行
JUST DO IT！ 1.搜集
2.處理
3.組織
4.檢討
5.行動

49. 行動抉擇的三個模式
• 四個工作準則
• 場地、時間、精力、輕重緩急
• 三個工作類型
• 事前規劃過的工作 (會出現在【下一步行動清單】)
• 處理臨時發生的事
• 界定工作 (清理收件匣、整理組織)
• 六個工作層次
• 當前行動、手上任務、責任範圍
• 一至兩年的目標、三到五年的計畫、人生價值

51. • 一生的夢想
• 10年內想完成的事
• 5年內想完成的事
• 這一年想完成的事
• 這個月想完成的事
• 在今天想完成的事
勇敢作夢努力實現

52. • 圖形化。
• 數字化。
• 完成的時限。
• 化整為零的實行步驟。
• 督導與校正。
• 完成的獎勵。
時間的目標化技巧

53. 工具軟體介紹
記得買牛奶
http://www.rememberthemilk.com/

54. 2.
GTD時間
管理術
3.
番茄
工作法
4.
回顧與
建議
1.
時間概論

56. 收集
整理
組織
檢討
執行
番茄+GTD

57. 番茄工作法-規則
• 一個番茄時間共計30分鐘，包括25分鐘的工作時間
和5分鐘的休息時間。
• 每四個番茄時間過後(2小時)，停止你的工作，進行
一次較長時間的休息，大約15到30分鐘。
• 一旦開啟番茄計時器，就必須堅持到底
• 保護你的番茄，明確告訴想要打斷你的人，並商量
推持他的請求。
• 如果一項任務的預測值大於5~7個番茄，那就打散
他，分割成小的任務。
• 如果一項任務小於一個番茄，就把幾個小任務組合
成一個大任務。
• 一個番茄一個番茄的連續下去，就會成功。
• 下一個番茄時間會做得更好。

58. 番茄工作法

59. 5’25’ 5’ 5’ 30’25’ 25’ 25’
30’ 30’ 30’
5’
30’ 30’
1hr 1hr
番茄工作法 – 四循環大休息

60. 番茄工作法 – 全天時間示意圖
5’25’ 5’ 5’ 30’25’ 25’ 25’ 5’
5’25’ 5’ 5’ 30’25’ 25’ 25’ 5’ 5’25’ 5’ 5’ 30’25’ 25’ 25’ 5’

61. 工作被中斷的應變策略
• 告知：明確告訴對方”我現在正在忙”
• 協商：”周五在處理您的事情，行嗎?”
“ 我想一下再回應您，行嗎?”
• 計畫：列入代辦事件，計畫未來的番茄
• 回覆：依照承諾回電或答覆

62. 2.
GTD時間
管理術
3.
番茄
工作法
4.
回顧與
建議
1.
時間概論

63. 收件匣
這是什麼事?
可行嗎?
下一步行動?
工作任務
計畫安排
工作任務清單
2分鐘
完成
【委派】
他人處理
【延遲】
自己處理
等候
他人執行結果
列入行事曆
(預定執行時間)
代辦事項
(盡快完成)
【也許】未來可行，進行歸檔
【刪除】丟垃圾桶
【將來】參考資料 ，以後參考
不可行
不可以
可以
可行
【執行】
自己處理
計畫步驟
GTD執行流程圖

64. 番茄工作法

65. • 不做沒有意義的事情
• 事情都要有結束時間
• 有效的利用零碎時間
• 成功的人活用時間，把時間化零為整
• 失敗的人用死時間，將時間化整為零
• 凡事先做好計畫並且依照計畫行事
有效的利用時間建議

66. • 要時間管理別讓時間管你。
• 謀定後動：凡事先思考後再決定行動
• 一心一意：一個時段做一件事情
• 一鼓作氣：一口氣完成階段目標
• 積沙成塔：持續累積培養自我能力
• 積少成多：累積快速作業的元素
• 整批作業：相同性質的工作一起進行
• 專注眼前、活在當下，做甚麼是什麼。
• 用心工作、專心玩樂、放心生活
時間管理心法

68. Q&A

69. 參考資料與延伸閱讀
1. 大衛艾倫，Getting Things Done 搞定！2分鐘輕鬆管理工作與生活
2. 史帝芬柯維，與時間有約
3. 呂宗昕，時間管理黃金法則
4. (瑞典)諾特伯格，番茄工作法圖解：簡單易行的時間管理方法