2. •
Ditjen PPHP menerima banyak proposal (dalam bentuk hardcopy) dari
Satker Kab/Kota dan Propinsi di seluruh Indonesia, sehingga dalam
merekapitulasi, verifikasi dan evaluasi proposal membutuhkan waktu dan
tenaga tidak sedikit.
•
Saat ini Teknologi Informasi pada umumnya dan Internet khususnya sudah
digunakan oleh pemerintah dalam berbagai bidang pekerjaan untuk
menciptakan pemerintahan yang lebih baik
•
Hal yang berbeda dari tahun-tahun sebelumnya adalah mulai tahun 2011
dan selanjutnya Ditjen. PPHP akan melaksanakan penerimaan proposal
melalui elektronik form (E-Form). Elektronik Form adalah sistem pengiriman
usulan/ proposal melalui elektronik (internet).
3. Efisiensi biaya, waktu, ruang, tenaga dan
produktivitas. Menuju kantor dengan
informasi yang digitalisasi dan minim
kertas, Paperless Office.
4. •
Dinas Kabupaten
–
–
–
•
Dinas Propinsi
–
–
•
Struktur proposal sudah tersedia
Proposal tidak akan tercecer
Cepat menerima feedback
Data proposal yang terkirim akan terekap
Proposal yang masuk pasti diketahui oleh Dinas Propinsi
(melalui tanda tangan persetujuan form legalitas)
Pusat
–
–
–
–
Tidak perlu mengentri data proposal yang masuk
Tidak menumpuk proposal
Menghindari proposal tercecer/hilang
Mudah melacak keberadaan proposal
5. Hambatan:
• Di Kabupaten belum tersedia fasilitas internet
• Di kab dan propinsi belum tersosialisasi
Solusi pemecahannya:
• Bila staf dinas kab/prop datang ke pusat, maka akan
diarahkan untuk mengisi e-proposal di ruang ULI
• Akan dilakukan sosialisasi, tingkat regional, propinsi,
baik melalui anggaran pusat, maupun menerima
undangan inisiasi dari propinsi/kabupaten
6. 1. Server Pusat Data E-Form
•
Adalah hard ware (perangkat keras) berupa komputer yang
terhubung langsung dengan internet yang dimiliki oleh Ditjen
PPHP. Fungsinya adalah untuk mengumpulkan semua proposal
elektronik yang dikirimkan oleh satuan kerja yang ada di seluruh
Indonesia
2. Aplikasi E-Form
•
Adalah soft ware (perangkat lunak) yang terprogram di server
pusat data E-Form. Fungsinya adalah sebagai program untuk
menginput proposal elektronik ke server pusat data E-Form.
6
7. 3. Brain Ware/SDM
•
Pengelola Aplikasi E-Form Proposal adalah Bagian Perencanaan
Ditjen PPHP, Petugas penginput data (operator) ditunjuk oleh
Dinas Kab & Propinsi yang bersangkutan, yang diharapkan
adalah staf/pejabat yang berwenang dalam pembangunan PPHP
di daerahnya.
•
Tingkat Pusat: SDM yang mengoperasikan E-Form Proposal di
tingkat pusat ada dua bagian, pertama adalah admin, kedua
adalah Penilai. Admin E-Form dipegang oleh Subbag Program
Ditjen
PPHP.
Sedangkan
Penilai
adalah
Koordinator
Perencanaan di Lingkup Ditjen PPHP.
7
8. Tingkat Daerah:
1. Propinsi.
SDM yang berada di propinsi adalah operator dan penilai di lingkup
Satuan Kerja PPHP Propinsi.
2. Kabupaten/Kota.
SDM yang berada di Kabupaten/Kota adalah operator di lingkup Satuan
Kerja PPHP Kabupaten/Kota.
8
9. 1.
KETERKAITAN DENGAN PROGRAM ESELON 1 (Termasuk
Hortikultura, dll)
2.
KESESUAIAN DENGAN TUPOKSI DITJEN PPHP
3.
KETERPADUAN PUSAT DAN DAERAH
4.
KINERJA TAHUN SEBELUMNYA
5.
KEJELASAN CP/CL
6.
DUKUNGAN PEMDA
7.
KELENGKAPAN DATA PENDUKUNG (FS, pernyataan
Kepala Daerah, Desain gambar, dll)
8.
PENGESAHAN DINAS (KAB/KOTA/PROV)
9
10. Proposal yang telah diseleksi dengan kriteria tersebut
kemudian
disinkronkan dengan usulan dari:
-
Eselon I terkait lingkup Kementerian Pertanian,
Dengan Instansi lain di luar Kementerian Pertanian, serta
Dengan kebijakan Menteri Pertanian dan DPR .
10
12. Cara Kerja e-Proposal 2013
Server DITJEN PPHP
Ada
perbaikan
upload
Usulan
Kab/kota
ditolak
diterima
Lembar
Legalitas
(ttd kadis kab/kota)
Lembar
Legalitas
(ttd kadis prop)
Persetujuan
Prop
Evaluasi oleh
Tim Ditjen PPHP
Lembar
Lembar
Legalitas
Legalitas
diarsipkan
diarsipkan
Keputusan
Dirjen PPHP
13. PENERIMAAN
PROPOSAL
- 10 April 2012
• Proposal
masuk dari
kab/kota
• E-Proposal dan
Fisik
• validasi Dinas
Provinsi
• Masuk ke
Pusat (sebagai
Long list data)
EVALUASI
PROPOSAL
MUSRENBANGTAN
- 16 April 2012
1 Juni 2012
• Dibentuk Tim
Evaluasi
Proposal dari
unit Es II
lingkup
Ditjen. PPHP
• Indikator
Penilaian
dalam Form
Penilaian
Proposal
• Konfirmasi
lokasi dan
kegiatan yang
telah diusulkan
• Metode: Diskusi
dengan Dinas
Prov
• Supervisi oleh
Direktur
• Output:
Kesepakatan
Dinas tentang
Lokasi dan
kegiatan
BAHAN PENYUSUNAN
RENJA-KL BAPPENAS
VERIFIKASI
LAPANGAN
Sept 2012
• Rekonfirmasi
lokasi dan
Kegiatan di
tingkat
lapangan
• Ketersediaan
bahan baku,
lahan, SDM,
kelembagaan,
dll
PENYUSUNAN &
PEMBAHASAN
RKA-KL
9 Nop 2012
TANDA
TANGAN
POK
2 Jan 2012
• Penyusunan
RKAKL
• Pembahasan
akhir dengan
DJA
• Data sort list
proposal
• Koreksi RKAKL oleh Dinas
Prov
13
15. Untuk mengisi formulir proposal secara elektronik (e-proposal)
dibutuhkan sistem sebagai berikut : koneksi ke internet,
perangkat lunak (software) browser (internet explorer 7+,
mozila firefox 2+, Opera 9+, dan Safari 2+)
15
16. Registrasikan profil dinas
(KAB/KOTA dan PROVINSI)
untuk mendapatkan username
dan password yang digunakan
untuk memantau status proposal
yang telah dikirim ke database
melalui aplikasi berbasis web.
Informasi yang dikirim pada
halaman registrasi harus
informasi yang sebenarnya dan
dapat dipertanggungjawabkan.
Catatan:
Pemberian username dan password tidak boleh ada spasi dan tanda “-”
16
17. Fungsi:
•Untuk memonitor status proposal (admin kab – admin prop)
•Untuk melakukan verifikasi proposal (admin prop)
•Untuk memulai mengisi form proposal untuk kedua kali dan selanjutnya
(tidak diperlukan lagi registrasi)
17
19. Formulir ini dapat
diisi secara
offline (tidak
terkoneksi
dengan internet)
dan disimpan.
Keterangan
tentang cara
penyimpanan dan
pengiriman file
akan dijelaskan
lebih lanjut.
19
20. Input
3 pertama
1. Awal pengisian proposal adalah melengkapi bagian Pendahuluan, yaitu berisi
tentang kegiatan, subkegiatan, lokasi, kode satker dan nama satker. Lengkapi
masing-masing pop up menu tersebut. Pada menu Kegiatan, klik tombol scroll
down, maka akan tersedia pilihan kegiatan, maka klik kegiatan yang dipilih.
Selanjutnya lengkapi menu Sub Kegiatan. Pada tombol pop up menu Sub
kegiatan, secara otomatis sistem hanya akan menampilkan kelompok sub
kegiatan yang bersesuaian dengan Kegiatan yang telah dipilih (Gambar 8.).
Begitu pula dengan
Menu Kabupaten/Kota,
setelah memilih menu
Provinsi, maka sistem
hanya akan
menampilkan kelompok
kabupaten/kota dari
provinsi yang telah
dipilih.
Khusus untuk Kode
Satker dan Nama
Satker, dapat diketik
langsung.
Gambar 8. Tampilan Pop Up Menu Sub Kegiatan dari Kegiatan yang Dipilih
21. 3
Input
pertama
2. Setelah bagian pendahuluan selesai diisi, pengisian selanjutnya adalah
pengisian data pada kotak-kotak dengan cara mengetik langsung pada
kotak yang telah disediakan atau dapat menggunakan fasilitas seperti
pada word.
Pada setiap kotak telah disediakan fasilitas tool tip, yakni penjelasan
mengenai data yang harus diisi. Penjelasan akan muncul bila kursor
diletakkan pada kotak tersebut dan akan hilang setelah pengguna
menekan tombol mouse sebelah kiri
Khusus untuk LAMPIRAN (data pendukung) yang berisi file gambar atau
hasil scan, cara memasukkan gambar dengan mengklik select a file ,
sehingga akan tampil jendela browsing untuk mencari file gambar
tersebut (Gambar 9). Disarankan file gambar dalam format .jpeg atau .gif
dengan resolusi yang tidak terlalu tinggi, agar tidak memberatkan file saat
akan dikirim (max width 500 kb).
23. Print/save sbg arsip
Formulir e-proposal yang telah diisi, dapat di simpan di lokal dan dapat di kirim ke
server. Untuk menyimpan file, klik tombol Simpan Proposal di Lokal. Untuk
pengiriman e-proposal dapat di klik tombol Kirim Proposal ke Server (Gambar 10).
Gambar 10. Cara menyimpan dan pengiriman e-form yang telah diisi
24. Print/save sbg arsip
File dapat dibuka kembali, diedit dan diprint untuk dilakukan pengkoreksian
dan penyempurnaan isinya. Termasuk perlu dicek untuk kotak-kotak yang
harus diisikan atau tidak boleh dikosongkan. Jika kotak tersebut dikosongkan,
maka sistem akan memberi peringatan bahwa kotak tersebut harus diisikan
terlebih dahulu (Gambar 10).
Jika formulir proposal telah diisi dengan sempurna, dikoreksi dan telah
disetujui oleh pihak yang mengesahkan, barulah file dapat dikirimkan secara
online ke server pusat. Karena file dikirim secara online, maka pastikan
bahwa komputer pengguna telah terkoneksi dengan internet.
26. 3
a Kirim Lembar
pengesahan
…di lembar terakhir formulir…
• Setelah dipilih kirim, maka ada pilihan untuk melakukan print lembar
pengesahan
• Silakan ditandatangani oleh Kepala Dinas Kabupaten/kota
• Stempel basah
• Kirim ke alamat:
Sekretaris Ditjen PPHP
UP. Kapala Bagian Perencanaan
Jl. Harsono RM. No. 3 Gedung D lantai 2
Ragunan Jakarta Selatan, 12550
Tlp/fax: 021 - 78837929
28. 4
Validasi
propinsi
1. Registrasi sebagai admin propinsi
2. Login sebagai admin propinsi
3. Melakukan validasi , pilihannya:
1. Diterima
2. Ditolak
3. Diperbaiki atau revisi
32. Segala sesuatu yang akan kita capai dalam hidup ini
selayaknya melalui proses Perencanaan, karena :
KEBERHASILAN tanpa PERENCANAAN KEBETULAN
Suatu KEBETULAN sangat sulit untuk DIULANGI
Keberhasilan untuk dapat disebut Keberhasilan Perencanan
Bekerja tanpa rencana Berencana untuk gagal
Perencanaan yang baik & tepat 59 % keberhasilan
