Download to read offline
More Related Content
หน่วยที่ 6
- 1.
- 2. แนวคิด การจัดการข้อมูลเป็นกิจกรรมที่สาคัญจะส่งผลสาเร็จต่อการนาเทคโนโลยี สารสนเทศและการสื่อสารมาใช้ในการปฏิบัติงาน โดยทั่วไปข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ใน ระบบคอมพิวเตอร์จะอยู่ในรูปแฟ้มข้อมูล ดังนั้นการเรียนรู้ในเรื่องการจัดการข้อมูล นักศึกษาจะต้องทาความเข้าใจเกี่ยวกับโครงสร้างของข้อมูล แฟ้มข้อมูล การจัดการ แฟ้มข้อมูล รวมทั้งการจัดการแฟ้มข้อมูลด้วยฐานข้อมูลและการนาโปรแกรมระบบ การจัดการฐานข้อมูลมาใช้ตลอดจนการประมวลผลข้อมูล ขั้นตอนและวิธีการ ประมวลผลข้อมูล
- 3.
- 4. วัตถุประสงค์ในการจัดการข้อมูล เป็นองค์ประกอบที่สาคัญส่วนหนึ่งของระบบสารสนเทศคอมพิวเตอร์ (Computer Information System)การจัดการข้อมูล (Data Management) เป็นกลยุทธ์หนึ่งใน การบริหารองค์กรให้มีประสิทธิภาพโดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคเทคโนโลยีข่าวสารคอมพิวเตอร์ที่เจริญก้าวหน้า ไปอย่างรวดเร็ว การจัดการบริหารองค์กรให้ประสบความสาเร็จนั้น การตัดสินใจที่ถูกต้องรวดเร็ว และทันต่อ เหตุการณ์ถือเป็นหัวใจของการทาธุรกิจในยุคปัจจุบัน ดังนั้นการจัดการข้อมูลให้มีประสิทธิภาพเพื่อนาสู่การ ตัดสินใจที่ถูกต้องจะช่วยให้องค์กรอยู่รอดได้ในการแข่งขันกับองค์กรอื่นๆ สาหรับวัตถุประสงค์ในการจัดการ ข้อมูลมีดังต่อไปนี้ 1. การเก็บข้อมูลต้องเก็บข้อมูลเพื่อให้สามารถนากลับมาใช้ได้ในภายหลัง 2. การจัดข้อมูล ต้องจัดข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถเรียกใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ 3. การปรับปรุงข้อมูล ต้องปรับปรุงข้อมูลให้มีความถูกต้องสมบูรณ์อยู่เสมอ 4. การปกป้องข้อมูล ต้องปกป้องข้อมูลจากการทาลาย ลักลอบใช้ หรือแก้ไขโดยมิชอบ 5. รวมทั้งปกป้องข้อมูลจากอุบัติเหตุที่อาจเกิดขึ้นจากวินาศภัยหรือความบกพร่องภายในระบบ คอมพิวเตอร์
- 5. การแบ่งลาดับของการจัดข้อมูล หน่วยของข้อมูลคอมพิวเตอร์สามารถจัดเรียงเป็นลาดับชั้นจากขนาดเล็กไปขนาดใหญ่ได้ดังนี้ 1. บิต (Bit)เป็นส่วนที่เล็กที่สุดในการเก็บข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์ จะเป็น ตัวเลขในระบบฐานสองประกอบด้วย 0 และ 1 แทนสองสถานะของเปิด-ปิด หรือ จริง- เท็จ 2. อักขระ (Character) คือ ส่วนประกอบของบิตโดยทั่วไปใช้ 8 บิต แทน หนึ่งอักขระของตัวอักษร 3. ตัวเลข หรือสัญลักษณ์ อักขระหนึ่งตัวเรียกว่า 1 ไบต์ (Byte) และรหัสแทน ข้อมูลที่นิยมใช้คือ รหัสแอสกี (ASCII) และรหัสเอ็บซีดิก (EBCDIC) 4. เขตข้อมูล (Field) เป็นส่วนของข้อมูลที่ประกอบด้วยอักขระตั่งแต่ 1 ตัวที่มี ความหมายแสดงถึงลักษณะของข้อมูล เช่น ชื่อผู้แต่งหนังสือ ชื่อเรื่อง หัวเรื่อง เป็นต้น โดยเขตข้อมูลแบ่งเป็นเขตข้อมูลย่อยได้อีกเช่น เขตข้อมูลชื่อผู้แต่ง แบ่งเป็นชื่อตัวและชื่อ สกุล เช่น นางสาวจุฑามาศ รักดี เป็นต้น
- 6. 5. ระเบียนข้อมูล (Record)เป็นส่วนของข้อมูลที่ประกอบด้วยเขตข้อมูล ตั้งแต่ 1 เขตขึ้นไปที่สัมพันธ์กัน ระเบียนข้อมูลจะรวมเขตข้อมูลที่แสดงถึงเรื่องใด เรื่องหนึ่ง 6. แฟ้มข้อมูล (File) เป็นการรวมระเบียนข้อมูลหลายๆ ระเบียนที่เกี่ยวพัน กันเพื่อการนาไปประมวลใช้งาน เช่น แฟ้มข้อมูลหนังสือด้านวิทยาศาสตร์ ประกอบด้วยระบียนข้อมูลบรรณานุกรมหนังสือด้านวิทยาศาสตร์หลายๆระเบียน รวมกัน หรือแฟ้มข้อมูลนักศึกษาสาขาวิชาวิทยาศาสตร์ ประกอบด้วยระเบียนข้อมูล นักศึกษาสาขาวิชาวิทยาศาสตร์หลายๆ ระเบียนรวมกัน 7. ฐานข้อมูล (Database) เป็นการรวบรวมแฟ้มข้อมูลที่สัมพันธ์กัน หลายๆ แฟ้มมาจัดเก็บเข้าด้วยกันอย่างเป็นระบบมีการกาหนดรูปแบบการจัดเก็บ อย่างมีระบบเพื่อให้สามารถนาไปประมวลใช้งานต่างๆ ตามต้องการ เช่น ฐานข้อมูล งานบริการยืม-คืน วัสดุสารสนเทศของห้องสมุดประกอบด้วยแฟ้มข้อมูลรายการ วัสดุสารสนเทศที่ให้ยืม แฟ้มข้อมูลผู้ใช้ห้องสมุดที่มีสิทธิยืมวัสดุสารสนเทศ เป็นต้น
- 7. ชนิดของข้อมูล (DataTypes) ข้อมูลแต่ละชนิดมีลักษณะเฉพาะตัว โดยสามารถแบ่งเป็นชนิดต่างๆได้ ดังนี้ 1. ค่าตรรกะ (BooleanValues) คือค่าทางตรรกศาสตร์ซึ่งมีเพียง 2 ค่าคือ จริงหรือเท็จ 2. จานวนเต็ม (Integers) หมายถึงเลขที่ไม่มีเศษส่วน หรือทศนิยม เช่น 1,34,-29 เลขฐานสองจานวน 16 บิต ช่วงของข้อมูลจะเป็น -32768 ถึง +32767 (หรือ 0 ถึง 65535 ในกรณีของจานวนเต็มที่ไม่มีเครื่องหมายติด ลบ) ถ้าใช้จานวนบิตมากขึ้นก็ยิ่งเก็บได้ช่วงกว้างขึ้น 3. จานวนจริง (Floating-point Numbers) หมายถึง จานวน ใดๆ รวมทั้งจานวนเต็มและจานวนที่มีทศนิยม เช่น 41.55 และ -9.0477 เป็นต้น
- 8. 4. ตัวอักษร (Characters)หมายถึงข้อมูลที่แทนด้วยกลุ่มของบิต ซึ่ง อาจเป็น 8 บิต (1 ไบต์) หรือ 16 บิต ข้อมูลประเภทตัวอักษรหมายถึงตัวอักษร เพียงตัวเดียวเท่านั้น ถ้ามีมากกว่าหนึ่งจะไม่ถือว่าเป็นตัวอักษร แต่อาจถือว่าเป็นสาย อักขระ (Strings) ข้อมูลชนิดตัวอักษร เช่น R 5. สายอักขระ (Strings) หมายถึงกลุ่มตัวอักษรที่ประกอบกันขึ้นเป็น ข้อความที่มีความยาวตั้งแต่ 0 ขึ้นไป ชื่อ นามสกุล ชื่อภาพยนตร์ หรือคาอธิบาย สรรพคุณยา เป็นข้อมูลประเภทสายอักขระ เช่น ห้ามดื่มน้าเกินวันละสองขวด 6. วันที่และเวลา (Date/Time) หมายถึง ข้อมูลที่แทนค้าวันที่และเวลา ซึ่งต่างจากสายอักขระที่ใช้แทนวันที่ เช่น 210799 (หมายถึงวันที่ 21 กรกฎาคม ค.ศ.1999) วันที่และเวลาเป็นข้อมูลที่มีการตรวจสอบความถูกต้องในตัวของมัน เอง 7. ไบนารี (Binary) หมายถึง ข้อมูลใดๆ ที่เก็บในคอมพิวเตอร์อาจเป็น แฟ้มโปรแกรมหรือรูปภาพ หรือวิดีโอ เป็นต้น
- 9. ประเภทของแฟ้ มข้อมูล แฟ้มข้อมูล สามารถแบ่งตามสถานการณ์เก็บข้อมูลได้2ประเภทใหญ่ๆ ได้แก่ แฟ้มหลัก (Master files) คือ แฟ้มที่เก็บข้อมูลที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลง หรือเปลี่ยนแปลงน้อย เช่น ฝ่ายขายอาจมีแฟ้มข้อมูลหลักของลูกค้า และแฟ้มข้อมูล ของลูกค้า แฟ้มนี้อาจเก็บข้อมูลที่ไม่เป็นปัจจุบันนั่นคือเป็นข้อมูลที่ไม่ตรงกับความ เป็นจริงในชั่วขณะหนึ่ง ขึ้นอยู่กับความถี่ในการปรับปรุงแฟ้มหลัก โดยทั่วไปแฟ้ม หลักจะเก็บข้อมูลถาวรหรือกึ่งถาวร หรือข้อมูลที่เป็นประวัติศาสตร์ ซึ่งจะไม่มีการ เปลี่ยนแปลงอีกเลย แฟ้มรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction files) คือ แฟ้มที่เก็บข้อมูล รายการเปลี่ยนแปลง (Transaction) เก็บสะสมรวบรวมไว้เพื่อนามา ประมวลผลและนาไปปรับปรุงแฟ้มหลักอีกทีหนึ่งระเบียนในแฟ้มรายการ เปลี่ยนแปลงจะแทนเหตุการณ์หรือความเปลี่ยนแปลงที่จะนาไปปรับปรุงในความเป็น จริงซึ่งเก็บสะสมไว้ในแฟ้มรายการเปลี่ยนแปลง
- 10. ลักษณะการประมวลผลข้อมูล (Data Processing) การประมวลผลแบบกลุ่ม(Batch Processing) การประมวลผลแบบกลุ่ม ข้อมูลจะถูกสะสมไว้ระหว่างช่วงเวลาที่กาหนด เช่น 1 เดือน หรือ 7 วัน เป็นต้น และเมื่อ ถึงกาหนดข้อมูลที่สะสมไว้จะถูกประมวลผลรวมกันครั้งเดียว ตัวอย่างเช่น ข้อมูลการใช้ โทรศัพท์มือถือภายในช่วงรอบบัญชี (1 เดือน) จะถูกเก็บสะสมไว้จนสิ้นสุดรอบบัญชีข้อมูล การใช้โทรศัพท์ทั้งหมดจะถูกนามารวบรวมและประมวลผลคราวเดียวเพื่อออกใบแจ้งนี้ ให้แก่ผู้ใช้บริการโทรศัพท์ถ้าเป็นการประมวลผลแบบกลุ่ม ลูกค้าจะไม่สามารถตรวจสอบ ยอกการใช้บริการระหว่างรอบบัญชีว่ามีค่าใช้จ่ายในปัจจุบันเป็นเท่าไหร่ การประมวลผล แบบกลุ่มจึงเหมาะสาหรับงานลักษณะ การประมวลผลแบบทันที (Real-Time Processing) การประมวลผล แบบทันทีเป็นการประมวลผลที่เกิดขึ้นพร้อมกับข้อมูล เช่น การฝาก ถอนเงินในธนาคาร เมื่อลูกค้าฝากเงินข้อมูลการฝากเงินที่เกิดขึ้นจะถูกประมวลทันที ส่งผลให้ยอดเงินฝากใน บัญชีนั้นเปลี่ยนแปลงทันทีการฝาก ถอนเงินเป็นงานที่สะสมข้อมูลไว้ทาพร้อมกันในคราว เดียวไม่ได้จึงต้องประมวลผลทันทีถึงแม้จะเสียค่าใช้จ่ายมากกว่าการประมวลผลแบบกลุ่ม ก็ตาม
- 11. การแบ่งประเภทแฟ้ ม แฟ้มลาดับ เป็นแฟ้มที่มีโรงสร้างการเก็บข้อมูลแบบพื้นฐานที่สุดกล่าวคือ เมื่อ มีการเพิ่มข้อมูลลงในแฟ้มทีละระเบียน ข้อมูลจะเข้าต่อท้ายเรียงกันไปในการย้าย ข้อมูลก็จะอ่านข้อมูลทีละระเบียน เพื่อให้เข้าใจได้ง่ายอาจเปรียบเทียบได้กับการเก็บ ข้อมูลเพลงในเทปคาสเซต แฟ้มสุ่ม เป็นแฟ้มที่มีคุณสมบัติที่ผู้ใช้สามารถอ่านหรือเขียนที่ตาแหน่งใดๆก็ได้ โดยไม่ต้องเรียงลาดับจากต้นแฟ้ม แฟ้มแบบดรรชนี แฟ้มแบบนี้จาเป็นต้องมีการจัดเรียงข้อมูลในเขตข้อมูลที่เป็น ดรรชนีเสียก่อน เพื่อประโยชน์การค้นหา การหาตาแหน่งในการเขียน การอ่านใน ระเบียนที่ต้องการ ปกติจะใช้ข้อมูลที่เป็นกุญแจสาหรับการค้นหา เพื่อความสะดวก ในการกาหนดตาแหน่งการเขียนอ่าน
- 12. ระบบจัดการฐานข้อมูล ในยุคการทางานด้วยคอมพิวเตอร์ถึงแม้จะมีเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพดีแล้วก็ตามยังต้อง มีชุดคาสั่ง (Software) ที่จะควบคุมการทางานของเครื่องอีกด้วยบุคคลที่ได้คุ้นเคยกับการเขียน ชุดคาสั่งด้วยคาสั่งของคอมพิวเตอร์ต่างๆ เช่น ภาษาเบสิก ภาษาฟอร์แทรน อาจจะประสบปัญหาการเขียน ชุดคาสั่งด้วยคาสั่งที่เกี่ยวกับแฟ้มข้อมูล ตัวอย่างเช่น บริษัทแห่งหนึ่งต้องการประมวลผลข้อมูลเกี่ยวกับ เงินเดือนของพนักงาน ข้อมูลเกี่ยวกับการทาบัญชีรายรับรายจ่าย ข้อมูลของระบบสินค้าคงคลัง โดยทั่วๆ ไปในการเขียนชุดคาสั่งหรือใช้งานคอมพิวเตอร์เพื่อให้ได้จุดประสงค์ตามความต้องการดังกล่าว อาจจะใช้ หลักการทางานโดยวิธีการจัดแฟ้ม ซึ่งเรียกวิธีนี้ว่าระบบการจัดกระทาแฟ้มข้อมูล (File Handing System) ดังภาพ
- 13. ลักษณะการจัดสารสนเทศที่ดี ในศูนย์คอมพิวเตอร์เมื่อสมัยก่อนนั้นจะเห็นภาพผู้คนนั่งเจาะบัตรคอมพิวเตอร์ ให้เป็นรหัสทั้งส่วนที่เป็นข้อมูลหรือโปรแกรม กาทางานในสมัยนั้นส่วนใหญ่ใช้การ ประมวลผลแบบกลุ่มโดยนาข้อมูลเก็บไว้ในเทปบันทึก แล้วนามาประมวลผลเพื่อทา รายงานตามความต้องการ การทางานในลักษณะประมวลผลแบบกลุ่มก็ยังคงมีอยู่ จนถึงปัจจุบันโดยเฉพาะในงานวิจัย การแจ้งผลสอบผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ธนาคาร ต้องมีการค้นหารข้อมูลผล สอบและตอบให้ทราบทันทีทั้งที่เป็นระบบเสียงพูดและระบบแสดงผลบนจอภาพ เป็น ตัวอย่างที่แสดงว่าการทางานกับระบบฐานข้อมูลเริ่มมีความจาเป็นจะต้องมีการ ประมวลผลผ่านสายโทรศัพท์ที่เรียกว่าการประมวลผลแบบเชื่อมตรง การ ประมวลผลแบบนี้มีการเรียกค้นหาข้อมูลและปรับปรุงแก้ไขข้อมูลได้ตลอดเวลา จึง นิยมใช้กันแพร่หลายมากขึ้น