Fremtidens mobile-intranet intracom-kl_141106

1. Fremtidens mobile intranet Cand.comm. Mads Richard Møller KL Kommunikationsdøgn – 6. november 2014 Inklusive kort beskrivelse af 10 udvalgte eksempler på mobil real practice

2. KL_141106 © Intracom Consult Kort om baggrund og erfaring •Rådgivning om forretningsmæssig udnyttelse af intranet og digitale arbejdspladser siden 2000 –Sparring, oplæg, workshops og rådgivning til over 80 virksomheder •Share intranet real practice –Digital inspiration – bl.a. med mere end 3500 intranet skærmdump fra over 250 danske virksomheder. Heraf over 50 kommuner. •Arrangementer –Erfa-grupper, konferencer, workshops, Intranet Siteseeing, temadage •Intranet Tilfredshedsmåling og Benchmark –P.t. gennemført i 35 danske virksomheder – heraf 17 kommuner

3. KL_141106 © Intracom Consult Tre konstateringer •Markant bevægelse fra intranet til digital arbejdsplads •Markant mobil udvikling •Store forskelle på digital fokus og koordinering i danske kommuner –Internt i den enkelte kommune –Mellem kommuner

4. KL_141106 © Intracom Consult Mobil intranet – status Hvad er udgangspunktet? •Ingen mobil version af intranettet •Særlig mobil version af intranettet A.Responsive (tilpasser sig automatisk forskellige skærmstørrelser) B.Adaptive (er tilpasset specielt til forskellige devices / skærmstørrelser) •IntraTeam undersøgelse primo 2014 (Besvarelser fra 44 kommuner) –70% har ikke mobil version –30% planlægger mobil version –30% har en mobil version, der fungere mere eller mindre godt

5. KL_141106 © Intracom Consult Det digitale landskab MOBILT Skrivebordsskærm(e) Infoskærme Smartphones Fælles PC Bærbare PDA Tablets STATIONÆRT

6. KL_141106 © Intracom Consult Det digitale landskab Interne systemer Eksterne systemer Synergi og genbrug Tilgængelighed og overblik Digital Arbejdsplads

7. KL_141106 © Intracom Consult Den digitale palette Opslagsværk •Navigation •Søgning Nyhedskanal •Artikler •Opdateringer Værktøj •Bestille og booke •Opdatere data •Indberette og godkende Mødested •Kontakt •Dialog •Samarbejde Pull Self service Push Collaboration Digital Arbejdsplads

8. KL_141106 © Intracom Consult Den vigtige prioritering Forretningskritisk Nice to Relevant Digital Arbejdsplads

9. KL_141106 © Intracom Consult Ens for alle Segmenteret Individuelt Den målrettede brugerflade Digital Arbejdsplads

10. KL_141106 © Intracom Consult Real Practice i danske kommuner Mobile intranet og arbejdspladser •Pilot-research blandt mere end 40 kommuner –Foretaget via mail og telefon i sept. – nov. 2014 •Suppleret med eksempler fra Intra2.dk •Svar og konkrete eksempler fra –Esbjerg, Fredericia, Gentofte, Glostrup, Halsnæs, Helsingør, Hillerød, København, Lolland, Odense, Skive, Stevns, Syddjurs, Vejen, Vesthimmerland, Aalborg, Aarhus

11. KL_141106 © Intracom Consult Real Practice eksempler Mobile intranet og arbejdspladser Kommune A: Intranet med adaptiv mobil visning –Almindelig PC-version | Visning af nyheder i forskellige kanaler. Udfoldet menu-struktur. Direkte søgning i telefonbog. –Mobil-version | Link til udvalgte typer af indhold: Nyheder, Min medarbejder ABC, Vejledninger, Referater, Find Kollega Kommune B: Selvstændig adaptiv mobil version af intranettet –Segmentering af indhold i forhold til medarbejderens organisatoriske placering. Det gør det muligt at vise målrettede, lokale nyheder samt direkte link til medarbejderens afdeling, fagområde og forvaltning øverst i mobilvisningen. Den enkelte medarbejder kan bidrage med nyheder til egen afdeling. Der er også mobil adgang til den interne ‘køb og salg’, Kommune C: Selvstændig mobil event-app –Overblik over interne arrangementer. Giver mulighed for at se beskrivelse, program, deltagerliste, materialer mm. Kommune D: Intranet med responsiv visning –Visning af indhold tilpasser sig automatisk om skærmen giver plads til tre spalter (PC) to spalter (Tablet) eller én spalte (SmartPhone). Prioritering af indhold i forhold til tre, to eller en spalte er fastlagt på forhånd. Primære menupunkter og søgefelt forsvinder ved visning i én spalte og skal klikkes frem.

12. KL_141106 © Intracom Consult Real Practice eksempler Mobile intranet og arbejdspladser Kommune E: Mobil adgang til omsorgssystem –Via PDA har de udekørende medarbejdere adgang til kommunens omsorgssystem (CSC Vitae), som indeholder køreliste med dagens aftaler og opgaver samt diverse information om kommunes ydelser. Medarbejderne kan skrive beskeder til hinanden og har mulighed for at gå på nettet. Den centrale koordinator har adgang til samme informationer via PC. Kommune F: Mobil adgang til omsorgssystemer –Samme som kommune E - dog mobil adgang via Android Smartphone. Adgangen til CSC Vitae er suppleret med adgang til app om ”Tidlig opsporing’, som skal forudse fremtidigt plejebehov. Kommune G: Mobil adgang til omsorgssystemer –Samme som kommune E og F, dog via Iphone Smartphone. Adgangen til primært omsorgssystem (KMD Mobile Care) er suppleret med adgang til Pleje.net, som bl.a. bruges ifm. sårpleje. Kommune H: Mobil adgang til intranet og fagsystemer –Særlig mobil indgangsside for medarbejdere i afdelingen ‘Social og Ældre’ med adgang til intranet samt relevante fagsystemer (bl.a. KMD Mobile Care og Tidlig Opsporing) telefonlister og eksterne services.

13. KL_141106 © Intracom Consult Real Practice eksempler Mobile intranet og arbejdspladser Kommune I: Mobilt intranet plus mobil adgang til GIS-system –Intranet: Har mobil visning (adaptive) for både tablet og smartphone, der giver adgang til nyheder, telefonbog samt diverse information og værktøjer. Giver desuden adgang til lønsedler for den enkelte medarbejder samt digital indberetning af tjenestekørsel. –Fagsystem: Kommunen bruger en særlig app, som gør det muligt at registrere og dokumentere fysiske anlæg via mobilen – fx bundfældningstanke (septictanke). Kommune J: Mobilt intranet plus mobil adgang til fagsystemer –Intranet: Har mobil visning (adaptive), der giver adgang til bl.a. nyheder og telefonbog. –Fagsystemer: Mobil adgang til IT-helpdesk, hvor det er muligt at indberette opgaver og se status på egne opgaver. Mobil adgang til at indberette kørsel og ferie / fritimer. –Særlig mobil indgangsside for medarbejdere i afdeling for bygningsvedligeholdelse (optimeret for tablet). Giver bl.a. den enkelte medarbejder mulighed for at indberette og få overblik over aktuelle vedligeholdelsesopgaver samt oprette og afslutte rekvisition på stedet. Via indgangssiden er der adgang til intranet – bl.a. med telefonbog.

14. KL_141106 © Intracom Consult Tre brugergrupper I.Centrale medarbejdere og ledere II.Decentrale ledere og administration III.Decentrale, borgerrettede medarbejdere •Med meget forskellige behov samt adgang til og brug af digitale devices

15. KL_141106 © Intracom Consult Forslag til Mobil strategi I.Centrale medarbejdere og ledere samt II.Decentrale ledere og administration Egen PC og Tablet som primære arbejdsredskaber. Smartphone som supplerende ‘front-device’ 1.Øget integration mellem intranet og fagsystemer 2.Øget brug af segmentering 3.Responsivt design 4.Prioritering og tilretning af særlig smartphone funktionalitet 5.Governance (fx via Mobile Device Management)

16. KL_141106 © Intracom Consult III.Decentrale, borgerrettede medarbejdere Meget forskellige behov og digital ‘real practice’. 1.Øget kendskab til behov og digital ‘real practice’ for forskellige brugergrupper 2.Tættere integration mellem relevante fagsystemer og intranet 3.Øget brug af segmentering 4.Prioritering af indhold på forskellige digitale devices 5.Afklaring mht. Adaptiv og Responsiv design 6.Udvikling af nyt indhold og funktionalitet på intranet 7.Governance (fx via Mobile Device Management) Forslag til Mobil strategi

17. KL_141106 © Intracom Consult Forslag til Next step i din kommune •Prioritering af brugergrupper •Overblik over mobil ‘real practice’ •Mobil strategi –Koordinering og prioritering af mobile initiativer

18. KL_141106 © Intracom Consult Forslag til Next step på tværs af kommuner •Koordinering og udveksling af mobile erfaringer –Inspirationskatalog –Best practice eksempler –Møder og videndeling •Behovet og interessen er der. Hvem tager bolden?

19. God mobil arbejdslyst Med venlig hilsen Mads Richard Møller Mads@intracom.dk – Mobil 22 17 95 95