Oplæg på KL Kommunikationsdøgn om erfaringer med mobil intranet og mobile arbejdspladser i danske kommuner. Bl.a. ud fra research blandt mere end 50 kommuner.

1. Fremtidens mobile intranet
Cand.comm. Mads Richard Møller
KL Kommunikationsdøgn – 6. november 2014
Inklusive kort beskrivelse af 10 udvalgte eksempler på mobil real practice

2. KL_141106
© Intracom Consult
Kort om baggrund og erfaring
•Rådgivning om forretningsmæssig udnyttelse af intranet og digitale arbejdspladser siden 2000
–Sparring, oplæg, workshops og rådgivning til over 80 virksomheder
•Share intranet real practice
–Digital inspiration – bl.a. med mere end 3500 intranet skærmdump fra over 250 danske virksomheder. Heraf over 50 kommuner.
•Arrangementer
–Erfa-grupper, konferencer, workshops, Intranet Siteseeing, temadage
•Intranet Tilfredshedsmåling og Benchmark
–P.t. gennemført i 35 danske virksomheder – heraf 17 kommuner

3. KL_141106
© Intracom Consult
Tre konstateringer
•Markant bevægelse fra intranet til digital arbejdsplads
•Markant mobil udvikling
•Store forskelle på digital fokus og koordinering i danske kommuner
–Internt i den enkelte kommune
–Mellem kommuner

4. KL_141106
© Intracom Consult
Mobil intranet – status
Hvad er udgangspunktet?
•Ingen mobil version af intranettet
•Særlig mobil version af intranettet
A.Responsive (tilpasser sig automatisk forskellige skærmstørrelser)
B.Adaptive (er tilpasset specielt til forskellige devices / skærmstørrelser)
•IntraTeam undersøgelse primo 2014
(Besvarelser fra 44 kommuner)
–70% har ikke mobil version
–30% planlægger mobil version
–30% har en mobil version, der fungere mere eller mindre godt

5. KL_141106
© Intracom Consult
Det digitale landskab
MOBILT
Skrivebordsskærm(e)
Infoskærme
Smartphones
Fælles PC
Bærbare
PDA
Tablets
STATIONÆRT

6. KL_141106
© Intracom Consult
Det digitale landskab
Interne
systemer
Eksterne
systemer
Synergi og
genbrug
Tilgængelighed
og overblik
Digital Arbejdsplads

7. KL_141106
© Intracom Consult
Den digitale palette
Opslagsværk
•Navigation
•Søgning
Nyhedskanal
•Artikler
•Opdateringer
Værktøj
•Bestille og booke
•Opdatere data
•Indberette og godkende
Mødested
•Kontakt
•Dialog
•Samarbejde
Pull
Self service
Push
Collaboration
Digital Arbejdsplads

8. KL_141106
© Intracom Consult
Den vigtige prioritering
Forretningskritisk
Nice to
Relevant
Digital Arbejdsplads

9. KL_141106
© Intracom Consult
Ens for alle
Segmenteret
Individuelt
Den målrettede brugerflade
Digital Arbejdsplads

10. KL_141106
© Intracom Consult
Real Practice i danske kommuner Mobile intranet og arbejdspladser
•Pilot-research blandt mere end 40 kommuner
–Foretaget via mail og telefon i sept. – nov. 2014
•Suppleret med eksempler fra Intra2.dk
•Svar og konkrete eksempler fra
–Esbjerg, Fredericia, Gentofte, Glostrup, Halsnæs, Helsingør, Hillerød, København, Lolland, Odense, Skive, Stevns, Syddjurs, Vejen, Vesthimmerland, Aalborg, Aarhus

11. KL_141106
© Intracom Consult
Real Practice eksempler Mobile intranet og arbejdspladser
Kommune A: Intranet med adaptiv mobil visning
–Almindelig PC-version | Visning af nyheder i forskellige kanaler. Udfoldet menu-struktur. Direkte søgning i telefonbog.
–Mobil-version | Link til udvalgte typer af indhold: Nyheder, Min medarbejder ABC, Vejledninger, Referater, Find Kollega
Kommune B: Selvstændig adaptiv mobil version af intranettet
–Segmentering af indhold i forhold til medarbejderens organisatoriske placering. Det gør det muligt at vise målrettede, lokale nyheder samt direkte link til medarbejderens afdeling, fagområde og forvaltning øverst i mobilvisningen. Den enkelte medarbejder kan bidrage med nyheder til egen afdeling. Der er også mobil adgang til den interne ‘køb og salg’,
Kommune C: Selvstændig mobil event-app
–Overblik over interne arrangementer. Giver mulighed for at se beskrivelse, program, deltagerliste, materialer mm.
Kommune D: Intranet med responsiv visning
–Visning af indhold tilpasser sig automatisk om skærmen giver plads til tre spalter (PC) to spalter (Tablet) eller én spalte (SmartPhone). Prioritering af indhold i forhold til tre, to eller en spalte er fastlagt på forhånd. Primære menupunkter og søgefelt forsvinder ved visning i én spalte og skal klikkes frem.

12. KL_141106
© Intracom Consult
Real Practice eksempler Mobile intranet og arbejdspladser
Kommune E: Mobil adgang til omsorgssystem
–Via PDA har de udekørende medarbejdere adgang til kommunens omsorgssystem (CSC Vitae), som indeholder køreliste med dagens aftaler og opgaver samt diverse information om kommunes ydelser. Medarbejderne kan skrive beskeder til hinanden og har mulighed for at gå på nettet. Den centrale koordinator har adgang til samme informationer via PC.
Kommune F: Mobil adgang til omsorgssystemer
–Samme som kommune E - dog mobil adgang via Android Smartphone. Adgangen til CSC Vitae er suppleret med adgang til app om ”Tidlig opsporing’, som skal forudse fremtidigt plejebehov.
Kommune G: Mobil adgang til omsorgssystemer
–Samme som kommune E og F, dog via Iphone Smartphone. Adgangen til primært omsorgssystem (KMD Mobile Care) er suppleret med adgang til Pleje.net, som bl.a. bruges ifm. sårpleje.
Kommune H: Mobil adgang til intranet og fagsystemer
–Særlig mobil indgangsside for medarbejdere i afdelingen ‘Social og Ældre’ med adgang til intranet samt relevante fagsystemer (bl.a. KMD Mobile Care og Tidlig Opsporing) telefonlister og eksterne services.

13. KL_141106
© Intracom Consult
Real Practice eksempler Mobile intranet og arbejdspladser
Kommune I: Mobilt intranet plus mobil adgang til GIS-system
–Intranet: Har mobil visning (adaptive) for både tablet og smartphone, der giver adgang til nyheder, telefonbog samt diverse information og værktøjer. Giver desuden adgang til lønsedler for den enkelte medarbejder samt digital indberetning af tjenestekørsel.
–Fagsystem: Kommunen bruger en særlig app, som gør det muligt at registrere og dokumentere fysiske anlæg via mobilen – fx bundfældningstanke (septictanke).
Kommune J: Mobilt intranet plus mobil adgang til fagsystemer
–Intranet: Har mobil visning (adaptive), der giver adgang til bl.a. nyheder og telefonbog.
–Fagsystemer: Mobil adgang til IT-helpdesk, hvor det er muligt at indberette opgaver og se status på egne opgaver. Mobil adgang til at indberette kørsel og ferie / fritimer.
–Særlig mobil indgangsside for medarbejdere i afdeling for bygningsvedligeholdelse (optimeret for tablet). Giver bl.a. den enkelte medarbejder mulighed for at indberette og få overblik over aktuelle vedligeholdelsesopgaver samt oprette og afslutte rekvisition på stedet. Via indgangssiden er der adgang til intranet – bl.a. med telefonbog.

14. KL_141106
© Intracom Consult
Tre brugergrupper
I.Centrale medarbejdere og ledere
II.Decentrale ledere og administration
III.Decentrale, borgerrettede medarbejdere
•Med meget forskellige behov samt adgang til og brug af digitale devices

15. KL_141106
© Intracom Consult
Forslag til Mobil strategi
I.Centrale medarbejdere og ledere samt
II.Decentrale ledere og administration
Egen PC og Tablet som primære arbejdsredskaber.
Smartphone som supplerende ‘front-device’
1.Øget integration mellem intranet og fagsystemer
2.Øget brug af segmentering
3.Responsivt design
4.Prioritering og tilretning af særlig smartphone funktionalitet
5.Governance (fx via Mobile Device Management)

16. KL_141106
© Intracom Consult
III.Decentrale, borgerrettede medarbejdere
Meget forskellige behov og digital ‘real practice’.
1.Øget kendskab til behov og digital ‘real practice’ for forskellige brugergrupper
2.Tættere integration mellem relevante fagsystemer og intranet
3.Øget brug af segmentering
4.Prioritering af indhold på forskellige digitale devices
5.Afklaring mht. Adaptiv og Responsiv design
6.Udvikling af nyt indhold og funktionalitet på intranet
7.Governance (fx via Mobile Device Management)
Forslag til Mobil strategi

17. KL_141106
© Intracom Consult
Forslag til Next step i din kommune
•Prioritering af brugergrupper
•Overblik over mobil ‘real practice’
•Mobil strategi
–Koordinering og prioritering af mobile initiativer

18. KL_141106
© Intracom Consult
Forslag til Next step på tværs af kommuner
•Koordinering og udveksling af mobile erfaringer
–Inspirationskatalog
–Best practice eksempler
–Møder og videndeling
•Behovet og interessen er der. Hvem tager bolden?

19. God mobil arbejdslyst
Med venlig hilsen Mads Richard Møller
Mads@intracom.dk – Mobil 22 17 95 95