Dmitry Plechystyy. Transition to work from home - survival guide, COVID-19 Edition. Ukraine Online PMDay Conference - http://online.pmday.org Part of Kyiv PMDay Conference - http://pmday.org Video at https://www.youtube.com/user/StartupLviv

1. Work From Home
Tips & Tricks for Managers and Leads
Дмитрий Плечистый, ISM Ukraine, 17/03/2020

2. Agenda
• Работа из дому – Tips & Tricks для менеджера/лидера
• Как минимизировать ущерб от перехода к WFH и быстрее адаптироваться?
• Поправка WFH на Corona Virus/COVID-19
• Вопросы/дискуссия

4. 1. Работа из дому – Tips & Tricks
• Непривычный момент: Вы дома – но вы не дома.
• WFH на длительном отрезке времени усилит
проявление как лучших, так и худших качеств
коллег – будьте готовы к этому
• Лидерские качества, софт скиллы делаются ещё
более важными
• Если вы сегодня планируете работу команды на
сегодня – вы bottle-neck и создаёте значительные
потери времени команды (No project/no tasks/overhead)
• Периодическая физическая активность –
необходима для продуктивности
Личные инсайты по WFH как менеджера

5. 1. Работа из дому – Tips & Tricks
• Приоритет №1 для лида/менеджера – планировать работу
команды, а уже потом браться за свои личные задачи
• Держать буфер запланированных работ на несколько дней, а по
возможности на 1-2 недели вперёд
• Команда должна знать:
• Где посмотреть запланированную работу –
Celoxis/DevOps/Gemini/Jira
• Визуализация критически(!) важна
• Где можно искать экстра-задачи, если всё своё сделал(а)
• «Вільна каса» - коммуницировать в канале команды ASAP.
Реагировать лиду/менеджеру на «вільну касу» ASAP
• Чем полезным можно заняться, если работы на сейчас нет
Приоритет №1 для менеджера/лида

6. 1. Работа из дому – Tips & Tricks
• Налаженная, своевременная коммуникация – критична для успеха в WFH режиме
• Чат-канал (MS Teams) команды – для оперативного обмена информацией,
вопросов, итд
• План Б: Альтернативный канал связи на случай outage of MS Teams
• Почтовая группа рассылки – для письменных уведомлений о важной информации
• Онлайн-конференции – для согласования/решения конкретных вопросов, митингов
по проектам, стендапов, ретроспектив, и т.д.
• Использование веб-камер – подчёркивать важность и поощрять
• OneNote/Wiki/etc – для хранение записей/базы знаний и извлечённых уроков
команды
• Телефонные номера всех членов команды – иметь под рукой для срочных
ситуаций
• Важно ещё более критически учитывать потерю контекста и информации в
зависимости от метода коммуникации (видео-звонок, аудио-звонок, переписка).
Каналы коммуникаций при WFH

7. 1. Работа из дому – Tips & Tricks
• Рекомендация – проводить каждый день, утром, чётко в назначенное время
• Таймбоксить. Отдельные темы – изолировать в конкретные дискуссии после.
• Краткая текстовая запись любых action points (вне запланированных задач)
• Сбрасывать action points после стендапа в чат-канал команды
• Контроль/фоллов-ап по action points не дожидаясь
дедлайна
Стендапы онлайн

8. 1. Работа из дому – Tips & Tricks
• Ценны для поддержания командной атмосферы, подчеркивания успехов и
работы надо проблемами
• Проводить регулярно, не пропускать
• Вытягивать в дискуссию людей, которые молчат/не делятся
• Если не получается – индивидуальные check-ins
Командные ретроспективы онлайн

9. 1. Работа из дому – Tips & Tricks
• Больше усилий/времени для работы менеджера/лида по координации
команды
• Более ощутимая задержка при передаче задач внутри команды (девелопмент
– тестирование)
• Личные сообщения/почтовые уведомления – согласовать принятый командой
механизм уведомления про передачу задач
• Более тщательное (с привязкой по времени) планирование live-релизов и
всех вовлечённых членов команды. В случае сложных/важных релизов – онлайн-
конференция
• Иметь план Б на случай потери интернета или электричества
Проекты

10. 1. Работа из дому – Tips & Tricks
• Фулл-таймеры – обычный график либо согласование
с менеджером и администрацией
• Парт-таймеры – обновлять свои часы доступности в
Scheduling
• Часы трекать каждый день – делается ещё более
важным
• Контроль затреканных часов – больше внимания на
No Project/No task/много Team Overhead при
наличии работы.
• Индивидуальные беседы при необходимости.
• Формальный контроль передачи работ/задач на
период отпуска
Рабочий график и регистрация часов

12. 2. АДАПТИРОВАТЬСЯ К WFH
• Подготовленное место для работы
• Личный настрой на работу. Чётко
разделять рабочее и нерабочее время
дома. Дисциплинированно
относиться к рабочему времени.
• Семье стоит объяснить, что
происходит, и какая
поддержка/понимание требуются.
• Не забывать о физической
активности 
Вы лично, семья, дом

13. 2. АДАПТИРОВАТЬСЯ К WFH
• Понять, что как минимум первое время (1-3 недели) - высокий шанс снижения
производительности, это ожидаемо
• По истечению 1-2 недель сделать мини-ретроспективу по переходу на WFH.
Понять, что для кого работает эффективно. Какие самые большие сложности
или проблемы возникают. Что можно улучшить в команде или индивидуально.
• Для джунов определить менторов, которые смогут хотя бы 1-2 часа в неделю
уделять конкретно джуну для его развития и обучения.
• Запланировать это время; убедиться, что сессии проводятся.
• Проверять понимание джуном своих задач по работе и целей по развитию/обучению.
• При отдельных кейсах потери дисциплины/производительности членами
команды – индивидуальный разговор, обратная связь, коучинг.
Ваша команда

14. 2. АДАПТИРОВАТЬСЯ К WFH
• С пониманием и терпением отнестись к коммуникациям, учесть learning curve.
Всем нужно дать время научиться и адаптироваться под WFH.
• Дать знать своим ближайшим коллегам (с регулярными контактами) в
международных офисах о том, что ваша команда перешли на удалённую
работу на некоторое время, и что это может повлиять на скорость и
эффективность взаимодействия
• Понимать, что производительность коллег за рубежом тоже может быть
сниженной из-за перехода на домашний режим работы
Другие коллеги в Украине и за рубежом

15. 2. АДАПТИРОВАТЬСЯ К WFH
• Планировать время и место на конференции с клиентами без помех/шумов
• Ставить на mute микрофоны тем, кто не разговаривает или фонит
• Не афишировать, но и не скрывать при прямых вопросах то, что команда
временно работает удалённо
• При планировании проектов – больше усилий уделять расписанию и анализу
рисков
• Как минимум, первые несколько недель более тщательно мониторить и
контролировать запланированное и реально потраченное время команд
на проекты.
• Реагировать на существенные отклонения, учитывать при дальнейшем
планировании.
Клиенты и проекты

17. 3. ПОПРАВКА НА CORONA VIRUS
• WFH - предварительно до 3 апреля.
Неопределённость сроков карантина в
Украине и по миру. Ожидается, что по мере
развития пандемии в стране меры у нас могут
существенно ужесточаться.
• Netherlands, USA – тоже на неопределённый
срок WFH.
• Запланированные наперёд путешествия и
поездки – под риском срыва
• Запланированные задолго наперёд отпуска –
тоже под риском срыва
Насколько долго это всё, и куда всё идёт?

18. 3. ПОПРАВКА НА CORONA VIRUS
• Внешние факторы – постановления
правительства/РНБО/итд могут вызвать резкие
изменения планов у нас и/или у наших клиентов
• Пример нашего крупного клиента Akzo Nobel (запрет
заказов B2C онлайн)
• Есть риск, что доступа в офис на какое-то время
может не стать совсем – подготовить возможность
работы из дому тем, у кого её ещё нет, или планировать
отпуска
• Внутренние факторы – если кто-то в командах
заболеет, это приведёт к снижению capacity и,
соответственно, уменьшению способности быстро
доставлять проекты/релизы.
• Стоит учитывать этот риск и уделять внимание
своевременной коммуникации – как внутри команды,
так и с клиентами/заказчиками
Как повлияет на наши проекты и релизы?

19. 3. ПОПРАВКА НА CORONA VIRUS
• Social distancing – способ «предотвратить
лавину»
• Держать дистанцию на время карантина -
не только в работе, но и в социальной
жизни (покупки, поездки, посещение
заведений). От этого выиграет и ваша
семья, и компания.
• Стабильность и будущее компании
зависит от сознательных усилий каждого
из нас
Social Distancing

20. СОХРАНЯЙТЕ
СПОКОЙСТВИЕ
и
ПОДДЕРЖИВАЙТЕ
ЛИЧНУЮ ГИГИЕНУ