Обновленная версия презентации по организационным навыкам бизнес-аналитика. Разбита на несколько частей: необходимые предварительные шаги для улучшения личной продуктивности, мощное начало дня, рабочий день и завершение рабочего дня.

1. Что это такое, зачем и как это прокачивать
Денис Днепровский, 28 апреля 2018 г.
Organization and Time
Management BA skills

2. Познакомимся!
• Участвую в автоматизации процессов компаний с помощью
прикладных ИТ систем с 2006 года
• Участвую в разработке и внедрении CRM* решений в роли
бизнес-аналитика с 2011 года
• Участвую в разработке и внедрении OSS/BSS** решений для
телеком операторов в Северной Америке и Западной Европе в
роли лидера группы бизнес-аналитиков с 2014 года
• Провожу тренинги по бизнес-анализу с 2016 года
Денис
Днепровский
* CRM – Customer Relationship Management
** OSS – Operations Support Systems
** BSS – Business Support Systems

3. Мои цели этого мини-тренинга
1) Рассказать о том, зачем бизнес-аналитику нужно
управлять своим временем и энергией
2) Поделиться простой и действенной системой
управления личной продуктивностью
3) Предложить план для долгосрочных изменений для
улучшения личной продуктивности

4. Введение
Time Management и BABOK - мыслетопливо – зачем и как экономить -
привычки

5. Organization and Time Management
underlying BA skills
Узнать больше:
Business Analysis
Competency Model v4.0
International Institute of Business Analysis (IIBA)

6. Мыслетопливо – что это?
Мыслетопливо = определённый запас
умственных сил,
который помогает нам оставаться рациональными и
собранными.
Узнать больше:
Максим Дорофеев, «Джедайские техники пустого инбокса»

7. Экономить мыслетопливо – зачем?
• Когда мыслетопливо заканчивается, мы становимся
импульсивными и вместо работы занимаемся всякой ерундой:
смотрим в окно или на котиков в фейсбуке.
• Те, кто занимается умственным трудом, знакомы с постоянными
спадами и подъёмами продуктивности. Иногда работа не
продвигается ни на шаг пару дней. Силы есть только в лучшем
случае тупить над почтой.
Узнать больше:
Максим Дорофеев, «Джедайские техники пустого инбокса»

8. Экономить мыслетопливо – как?
Узнать больше:
Максим Дорофеев, «Джедайские техники пустого инбокса»

9. Мыслетопливо и привычки
Узнать больше:
Чарлз Дахигг, «Сила привычки. Почему мы живем и работаем именно так, а не иначе»
Привычка = поведение, ставшее обычным и постоянным
одни привычки помогают экономить и оптимально использовать
мыслетопливо, другие – увеличивает его расход

10. Подготовка
Война нотификациям и переключениям между делами – Удобные
инструменты для почты – расслабление в офисе

11. Подготовка
1) Отключить нотификации Skype, MS Outlook, Jabber,
Viber …
2) Настроить представления и правила для работы с почтой в MS
Outlook а-ля Google Inbox
3) Поставить блокиратор на FB/другие сайты и найти 3
способа расслабляться не за компьютером

12. Отключить нотификации и поставить
блокиратор

13. Настроить представления и правила для
работы с почтой в MS Outlook а-ля Google Inbox

14. Найти способы расслабляться в
течении рабочего дня

15. Начало рабочего дня
Настройка на день – запланировать время отступления ухода из офиса – обзор
задач

16. Начало рабочего дня
1) Настроить себя на день
2) Запланировать время ухода из офиса
3) Провести обзор списка задач, выбрать ТОП задачи
на сегодня и заблокировать под них время

17. Настроить себя на день

18. Запланировать время ухода из офиса

19. Провести обзор списка задач и выбрать
ТОП задачи на сегодня
Inbox
Список дел на сегодняРеестр дел
На этой неделе
 Выдать дизайн итерации 7
 Обновить секьюрити матрицу
Позже
 Узнать про изменение в
правилах пребывания в ЕС
 Заказать отпуск на лето в ERP
Когда-нибудь
 Забекапить почту
Отложенные
 [May 04] Поздравить тещу с ДР
 [April 30] Залогировать время за
неделю
Сегодня!
 Зачекиниться на рейс и
подвязать карточку
лояльности
 Написать отчет по
командировке
 Занести документы в
бухгалтерию
 Напомнить ребятам что нужно
залогировать время за неделю
 Создать тикет в Джире на
подписание дизайна

20. Рабочий день
1 задача в один отрезок времени – формировать инбокс – соблюдать
договоренности

21. Рабочий день
1) Выполнять задачи в рамках помидоров.
2) Формировать инбокс, не делая сами задачи.
3) Приходить на встречи вовремя, уходить – тоже.

22. Выполнять задачи в рамках помидоров.
Узнать больше:
Штаффан Нетеберг,
«Тайм-менеджмент по помидору.
Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут»
• Определитесь с задачей, которую будете выполнять.
• Поставьте помидор (таймер) на 15-25 минут.
• Работайте, ни на что не отвлекаясь, пока таймер не
прозвонит. Если что-то отвлекающее возникло у вас в
голове, запишите это и немедленно возвращайтесь к
работе.
• Похвалите себя и сделайте короткий перерыв (3-5 минут).
• После каждого 4-го «помидора» сделайте длинный перерыв
(15-30 минут) и наградите себя чем-нибудь (кофе,
небольшая прогулка, вкусняха и т.д.)

23. Формировать инбокс, не делая сами
задачи
Узнать больше:
Максим Дорофеев,
«Джедайские
техники пустого
инбокса»

24. Приходить на встречи вовремя,
уходить – тоже

25. Завершение рабочего дня
0 inbox – вечерний обзор – похвала

26. Завершение рабочего дня
1) Почистить инбокс (O Inbox)
2) Провести вечерний обзор задач
3) Похвалить себя в конце дня!

27. Почистить инбокс (O Inbox)

28. Провести вечерний обзор
Inbox
Список дел на сегодняРеестр дел
На этой неделе
 Выдать дизайн итерации 6
 Обновить секьюрити матрицу
Позже
 Узнать про изменение в
правилах пребывания в ЕС
 Заказать отпуск на лето в ERP
Когда-нибудь
 Забекапить почту
Отложенные
 [May 04] Поздравить тещу с ДР
 [April 30] Залогировать время за
неделю
Сегодня!
 Зачекиниться на рейс и
подвязать карточку
лояльности
 Написать отчет по
командировке
 Занести документы в
бухгалтерию
 Напомнить ребятам что нужно
залогировать время за неделю
 Создать тикет в Джире на
подписание дизайна

29. Похвалить себя в конце дня!

30. Спасибо!
Обращайтесь с вопросами:
www.facebook.com/denys.dniprovskyi
www.linkedin.com/in/dniprovskyi/
Интересные материалы на тему бизнес-анализа и тайм-менеджмента:
www.dniprovskyi.com

31. Бонус
Планы долгосрочных изменений – литература - инструменты

32. Предлагаемый план для долгосрочных
изменений - минимальный
• Посмотреть видео Тима Урбана «Что происходит в
голове у закоренелого прокрастинатора» (14 минут)
• Посмотреть бесплатный тренинг Максима Дорофеева
«Джедайская техника пустого инбокса или доводим дела
до конца» (2 часа 53 минуты)
• Проработать видео по системе 3П (что понял, как
собираюсь применить, с кем собираюсь поделиться)
https://youtu.be/jt3_sq8LQYM
https://youtu.be/JncL_bHxhrU
Узнать больше о системе 3П:
Ицхак Пинтосевич, Система сверхобучения 3-П - 5sfer.com

33. Предлагаемый план для долгосрочных
изменений - оптимальный
• Пункты из плана минимального
• Ознакомиться с рекомендованной литературой
• Ознакомиться с рекомендуемыми инструментами
• Проработать книги по системе 3П (что понял, как
собираюсь применить, с кем собираюсь поделиться)

34. Предлагаемый план для долгосрочных
изменений - максимальный
• Пункты плана минимального
• Пункты плана оптимального
• Использовать в течении месяца Evernote или OneNote
для формирования единого инбокса
• Очищать инбокс в конце рабочего дня в течении месяца
• Чекиниться в HabitHub каждый день в течении месяца
• Рассказать о своем прогрессе в конце каждой
недели/месяца на страничке FB/другой социальной сети

35. Рекомендованная литература

36. Рекомендуемые инструменты (1)
Календарь на
день
Система для
сбора инбокса
Система управления
справочной информацией
Система управления
задачами и
проектами
Таймеры и
блокираторы
MS Outlook MS OneNote MS OneNote MyLifeOrganized Pomodoro-
tracker.com
Google Calendar Evernote Evernote Evernote Productivity
Challenge Timer
Бумажный
ежедневник
MS Outlook MS Outlook MS Outlook Механический
помидор
(классика)
Бумажный
блокнот
Xmind Strict Workflow
Trello StayFocusd
WunderList
XMind

37. Рекомендуемые инструменты (2)
Приложения для расслабления Системы для формирования привычек
www.stopbreathethink.com www.thehabithub.com
buddhify.com www.habitbull.com
Prana Breath: Calm & Meditate Ежедневный дневник достижений
Calm Loop – Habit Tracker
Headspace: Meditation and Mindfulness
Made Simple
Habitica: Gamify Your Tasks