Presentační podklady ze semináře IRMS vedeného ing. Martinou Macek v Praze 17.10.2012.

1. NOVELA ZÁKONA O ARCHIVNÍ
A SPISOVÉ SLUŽBĚ
PŘEHLED KLÍČOVÝCH ZMĚN
Martina Macek
Praha, 17. 10. 2012

2. IRMS
Information Records • Otevřená platforma pro
Management Society – odborníky a profesionály v
Czech Republic Group, občanské oblasti správy informací a
sdružení dokumentů a spisové služby
www.irms.cz
• Garant vzdělávacího systému
Tomáš Bezouška, president v oblasti správy dokumentů
bezouska@irms.cz
• Certifikační autorita pro
Milan Štefl, generální sekretář systémy správy dokumentů a
spisové služby v organizacích
stefl@irms.cz (audity shody se zákonem
499/2004 Sb., NSESSS a ISO
15489)

3. Novela zákona 499/2004 Sb.
 Počátkem roku 2010 se začala připravovat další novela
zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o
změně některých zákonů, která reagovala na stávající
proces elektronizace veřejné správy. Tato novela byla
vydána ve Sbírce zákonů pod č. 167/2012 Sb. Účinnost
zákona je stanovena k 1. červenci 2012.

4. Novela zákona 499/2004 Sb.
 Prováděcí vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech
výkonu spisové služby, byla nahrazena prováděcí vyhláškou
č. 259/2012 Sb. , která pokrývá působnost i dalších právních
předpisů (nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí
zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a vyhlášky
č. 496/2004 Sb. o elektronických podatelnách ). Tato
prováděcí vyhláška nabyla účinnosti od 1. srpna 2012.

5. Novela zákona 499/2004 Sb.
 S účinností k 11. červenci 2012 dochází i k novelizaci
národního standardu pro elektronické systémy spisové
služby. V textu byly odstraněny nedostatky, zjištěné
původci i obchodními společnostmi zabývajícími se
vývojem elektronických systémů spisové služby. Opraven
byl model vztahů mezi entitami, provedeny
terminologické změny vycházející z novely zákona č.
499/2004 Sb. a nahrazen metadatový model souborem
většího počtu upřesněných schémat XML umožňujících
praktickou aplikaci jednotlivých požadavků.

6. Konec přechodného období
 Po nabytí účinnosti novely končí platnost přechodných
ustanovení (čl. II zákona 190/2009 Sb.), to znamená
povinnost plného souladu spisové služby se zákonem a
prováděcími předpisy včetně národního standardu pro
elektronické systémy spis. služby.
 Dále již není nutné dokumenty tisknout.

7. Změny ve spisové službě - novela
 Definování minimálního množství formátů, které je
původce povinen přijímat (výstupní + z autorizované
konverze).
 Nutnost opatření spisu náležitostmi včetně převodu
dokumentů již jako součást uzavření spisu.
 Možnost neužívat „uvnitř“ původce uznávaný
elektronický podpis = „zvláštní technologické
prostředky“.

8. Změna §69a zákona
 Vypuštěny odst. 1 až 3 (ruší se povinnost opatřovat
nepodepsané podání časovým razítkem).
 Při převodu dokumentu se zavádí povinná doložka
včetně podpisu a časového razítka (obdoba autorizované
konverze).
 Změna odst. 5 (nově 8): posloupnost podpisu/el. značky
a časového razítka.

9. Nové prováděcí předpisy
 prováděcí právní předpisy stanoví mj.
 podrobnosti struktury spisového plánu
 údaje záznamu o ověření autentizačních prvků
 údaje doložky o převodu dokumentu
 nahrazuje vyhlášku a nařízení vlády o elektronických
podatelnách (495/2004 Sb. a 496/2004 Sb.)
 postup ověřování elektronického podpisu/značky a
časového razítka

10. Elektronická podatelna
 adresa elektronické podatelny se mění na elektronická
adresa podatelny
 všichni určení původci musí mít elektronickou podatelnu

11. Vyhláška č. 259/2012 Sb.
 V případě, že jsou jako archiválie vybrány dokumenty
nebo spisy v digitální podobě, veřejnoprávní původce
předá příslušnému archivu jejich repliky a k nim
náležející metadata.

12. Vyhláška č. 259/2012 Sb.
 Tyto repliky a k nim náležející metadata veřejnoprávní
původce předá příslušnému archivu zpracované podle
požadavků schématu XML pro výměnu dokumentů a
jejich metadat mezi elektronickým systémem spisové
služby stanoveného národním standardem.

13. Vyhláška č. 259/2012 Sb.
 Pokud příslušný archiv při zpracování úředního záznamu
zjistí, že stav předávaných replik dokumentů nebo spisů v
digitální podobě vybraných jako archiválie neodpovídá
požadavkům na jejich předání stanoveným v národním
standardu nebo že tyto repliky obsahují škodlivý
kód, vyzve veřejnoprávního původce k odstranění
zjištěných nedostatků.

14. Novelou zákona 227/200 Sb.
 upravena definice uznávaného elektronického podpisu
(implementace Rozhodnutí EK 2011/130/EU)
 již ne „zaručený elektronický podpis“ nebo „elektronický
podpis založený na …“, ale „uznávaný elektronický
podpis“ – změna všech zákonů, kde bylo použito

15. Digitální archiv
 Možnost zřízení více digitálních archivů: ze zákona NDA
a bezpečnostní archivy, jiné archivy mohou o povolení
digitálního archivu požádat Ministerstvo vnitra o
dodatečnou akreditací.

16. Digitální archiv
 Rozhraní digitálního archivu: portál, v případě NDA
„národní portál“ s širší funkčností.
 Komunikaci digitálního archivu určí prováděcí právní
předpis – provozní řád.
 Nově jsou definovány metadata archiválií: které jsou
přidávány digitálním archivem.

17. Portály pro zpřístupnění archiválií v
digitální podobě
 Archiválie v digitální podobě, které jsou uloženy v
Národním archivu, jsou zpřístupňovány způsobem
umožňujícím dálkový přístup prostřednictvím portálu
pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě, jehož
správcem je Národní archiv (dále jen „národní portál“).
 Národní portál je informačním systémem veřejné
správy.

18. Portály pro zpřístupnění archiválií v
digitální podobě
 Prostřednictvím národního portálu je způsobem
umožňujícím dálkový přístup zajišťován
a) výběr a příjem archiválií v digitální podobě a jejich metadat,
b) vedení a zpřístupňování evidence Národního archivního dědictví,
c) příjem metadat popisů původců,
d) příjem metadat popisů archivů a kulturně vědeckých institucí,
e) příjem a prezentace archivních pomůcek v digitální podobě,
f) přístup k archiváliím v digitální podobě a dokumentům v digitální
podobě vzniklým jako digitální reprodukce z archiválií v analogové
podobě.

19. Portály pro zpřístupnění archiválií v
digitální podobě
 Prostřednictvím portálu pro zpřístupnění archiválií v
digitální podobě jsou způsobem umožňujícím dálkový
přístup zajišťovány
a) výběr a příjem archiválií v digitální podobě a jejich
metadat,
b) přístup k archiváliím v digitální podobě a dokumentům v
digitální podobě vzniklým jako digitální reprodukce z
archiválií v analogové podobě.

20. Digitální archiv
 nahlížení – stále nutnost vyplnění badatelského
listu, předkládání průkazu totožnosti, nahlížení pouze v
badatelně archivu,
 akreditace digitálního archivu (uděluje MV): pouze při již
existujícím archivu, povinnost předložení podkladů +
závazné stanovisko Národního archivu k nim; dvě
úložiště vzdálená od sebe 50 km.

21. „Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací
umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou
správu dokumentů.“ (Ing. Martina Macek, MV ČR)
DĚKUJI ZA POZORNOST.