IIR IT naklady II

2,857 views

Published on

Odborný trénink IIR

IT Náklady II

Published in: Spiritual, Business
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
2,857
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
60
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • IIR IT naklady II

    1. 1. TRÉNINK IT NÁKLADY II. 1. DEN (27/3/2007 ) Marek Blažek http://mblk.cz
    2. 2. Základy IT Financial Managementu <ul><li>Transparentnost nákladů a potřeba řešení této otázky </li></ul><ul><li>Základní pojmy IT účetnictví </li></ul><ul><li>Rámcové podmínky při provádění analýzy nákladů </li></ul><ul><li>Nákladové modely a související pojmy </li></ul><ul><li>Příklady TCO v praxi </li></ul><ul><li>Jaká je role TCO v managementu IT ? </li></ul>
    3. 3. Transparentnost nákladů <ul><li>Dokáže nabídnout IT lepší kvalitu služeb ? </li></ul><ul><li>Proč je rozpočet IT organizace tak velký ? </li></ul><ul><li>Kolik bude stát implementace nového IS ? </li></ul><ul><li>Toto je jenom vzorek otázek, které dnes IT dostává denně.. </li></ul>
    4. 4. Finanční řízení IT (FM) <ul><li>Finanční management má zajistit, že náklady na poskytování a podporu IT služeb odpovídají úrovni služeb </li></ul><ul><li>Využívá se BĚŽNÉ průmyslové řízení nákladů </li></ul><ul><li>Finanční řízení je propojeno na další disciplíny řízení IT služeb </li></ul><ul><ul><li>ITIL </li></ul></ul><ul><ul><li>COBIT </li></ul></ul><ul><ul><li>ISO/IEC 20000 </li></ul></ul><ul><li>Finanční řízení JE ZÁKLAD PRO POSKYTOVÁNÍ IT SLUŽEB </li></ul>
    5. 5. Výhody FM pro IT <ul><li>IT je schopno odpovědět na otázky </li></ul><ul><ul><li>Jak IT oddělení pomáhá přispět k celofiremním cílům ? </li></ul></ul><ul><ul><li>Jakou hodnotou IT přispívá k vytváření hodnot organizace ? </li></ul></ul><ul><li>FM přináší </li></ul><ul><ul><li>zlepšení viditelnosti nákladů </li></ul></ul><ul><ul><li>plánovaní nákladů pomocí rozpočtů </li></ul></ul><ul><ul><li>optimalizaci pomocí snižování nákladů </li></ul></ul><ul><ul><li>rozpočítávání a účtování nákladů </li></ul></ul>
    6. 6. Výhody FM pro byznys <ul><li>Efektivní řízení nákladů </li></ul><ul><li>Účtování všech nákladů na IT služby </li></ul><ul><li>Asistence IT managementu při investicích do IT </li></ul><ul><ul><li>Poskytování detailních finančních informací k uvažovaným změnám v IT službách </li></ul></ul><ul><ul><li>Změna operátora služeb </li></ul></ul><ul><ul><li>Výběr outsourcingového partnera </li></ul></ul>
    7. 7. Rozsah FM <ul><li>Rozpočtování (Budgeting) </li></ul><ul><li>IT účetnictví (IT accounting) </li></ul><ul><li>Účtování (Charging) </li></ul><ul><li>Nákladové kategorie </li></ul><ul><li>Přímé náklady </li></ul><ul><li>Nepřímé náklady </li></ul><ul><li>Fixní náklady </li></ul><ul><li>Variabilní náklady </li></ul><ul><li>Pořizovací náklady </li></ul><ul><li>Provozní náklady </li></ul>
    8. 8. Model finančního řízení PLÁNOVÁNÍ PROVÁDĚNÍ KONTROLOVÁNÍ ZLEPŠOVÁNÍ
    9. 9. Rozpočtování (Budgeting)
    10. 10. Rozpočtování umožňuje <ul><li>Plánovat peníze </li></ul><ul><li>Zajistit, že útraty je s čím porovnat </li></ul><ul><li>Redukovat riziko vyšších útrat </li></ul><ul><li>Zajistit, že výnosy budou k dispozici k zaplacení útrat (pokud funguje účtování) </li></ul>
    11. 11. Výhody rozpočtování pro IT <ul><li>Rozpočtování je nástroj pro operativní řízení z finanční perspektivy </li></ul><ul><li>Rozpočet je p lánovací nástroj pro provoz IT </li></ul><ul><li>Zajišťuje d ostatečné financování provozu IT </li></ul><ul><li>U čí pracovníky znát náklady IT služeb </li></ul><ul><li>U možňuje IT managerům plánovat alternativní konfigurace a služby (snížení nákladů a zlepšení služeb) </li></ul><ul><li>Investiční plány u možňují IT managerům přemýšlet o dlouhodobých plánech </li></ul><ul><li>Finanční manager může vidět, zdali je organizace pod rozpočtem nebo nad </li></ul>
    12. 12. Rozpočty <ul><li>Vstupy </li></ul><ul><li>SLA </li></ul><ul><li>Zákaznická spokojenost </li></ul><ul><li>Interní vstupy nákladů </li></ul><ul><li>Trendy </li></ul><ul><li>Metody </li></ul><ul><li>Z minulého období (roční) </li></ul><ul><li>Z ničeho „z nuly“ </li></ul><ul><li>Výstupy / typy rozpočtů </li></ul><ul><li>Provozní </li></ul><ul><li>Investiční </li></ul>
    13. 13. Příklad rozpočtu
    14. 14. Týmový úkol – 20 minut <ul><li>Společně sestavíme náklady na virtuální IT službu „Elektronická pošta“ </li></ul><ul><li>Potřebné pomůcky: </li></ul><ul><li>MS Excel </li></ul><ul><li>Brainstorming </li></ul><ul><li>Využívání dosavadních zkušeností při tvorbě rozpočtů </li></ul>
    15. 15. IT účetnictví (IT accounting)
    16. 16. Nákladové účetnictví umožňuje <ul><li>Účtovat peníze </li></ul><ul><li>Provádět nákladovou analýzu </li></ul><ul><li>Identifikovat náklady změn </li></ul><ul><li>Ovlivňovat priority a nákladové cíle </li></ul><ul><li>Provádět dennodenní rozhodování </li></ul><ul><li>Podporovat účtovací mechanismy </li></ul>
    17. 17. Nákladové účetnictví <ul><li>Vstupy </li></ul><ul><li>SLA </li></ul><ul><li>Klasifikace nákladů </li></ul><ul><li>Kategorizace nákladů </li></ul><ul><li>Nákladové jednotky </li></ul><ul><li>Odpisy </li></ul><ul><li>Metody </li></ul><ul><li>Nulový zisk </li></ul><ul><li>Komerční provoz </li></ul><ul><li>Výstupem je nákladový model podle: </li></ul><ul><li>zákazníka </li></ul><ul><li>služeb </li></ul><ul><li>aktivit </li></ul>
    18. 18. Typy nákladů <ul><li>Klasifikace </li></ul><ul><li>Podle pořízení </li></ul><ul><ul><li>Investiční náklad </li></ul></ul><ul><ul><li>Provozní náklad </li></ul></ul><ul><ul><li>Fixní náklady </li></ul></ul><ul><ul><li>Variabilní náklady </li></ul></ul><ul><li>Podle uplatnění </li></ul><ul><ul><li>Přímé náklady </li></ul></ul><ul><ul><li>Nepřímé náklady </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Absorbovaná režie </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Neabsorbovaná režie </li></ul></ul></ul><ul><li>Kategorizace </li></ul><ul><ul><li>Hardware </li></ul></ul><ul><ul><li>Software </li></ul></ul><ul><ul><li>Personál </li></ul></ul><ul><ul><li>Ubytování </li></ul></ul><ul><ul><li>Externí služby </li></ul></ul><ul><ul><li>Přepravní náklady </li></ul></ul><ul><ul><li>A další typy... </li></ul></ul>
    19. 19. Nákladové jednotky (poměr nebo procento) <ul><li>Používají se k určování nepřímých nákladů a k alokování nákladů na zákazníky </li></ul><ul><li>Transakce za sekundu (aplikační outsourcing) </li></ul><ul><li>Uložená disková kapacita (hostingové centrum) </li></ul><ul><li>Přenesená síťová kapacita (provozovatel datové sítě) </li></ul><ul><li>Minuta hovoru v telefonní síti (tefonní operátor) </li></ul>
    20. 20. Odpisy <ul><li>Cena, kterou jsme za hmotný majetek zaplatili, je sice daňově uznatelná, ale ne najednou, ale postupně, formou několikaletých odpisů. </li></ul><ul><li>Odpis je částka, kterou můžeme dát do výdajů v jednom konkrétním roce. </li></ul><ul><li>Vše najdete v § 26-32 Zákona o daních z příjmů. </li></ul><ul><li>Například počítač se při rovnoměrném odepisování odepisuje 20% 1.rok, 40% 2.rok a 40% 3.rok. </li></ul>
    21. 21. Nákladový model podle zákazníků
    22. 22. Nákladový model podle služeb
    23. 23. Nákladový model podle služeb
    24. 24. Týmový úkol – 20 minut <ul><li>Společně rozložíme náklady na virtuální IT službu „Elektronická pošta“ </li></ul><ul><li>Potřebné pomůcky: </li></ul><ul><li>MS Excel </li></ul><ul><li>Brainstorming </li></ul><ul><li>Využívání zkušeností účastníků tréninku s účtováním služeb </li></ul>
    25. 25. Účtování <ul><li>Provádí formální účtování IT služeb a plánuje investice na základě návratnosti nákladů a byznys benefitů </li></ul><ul><li>Obnovuje IT náklady ve férovém vztahu k zákazníkovi </li></ul>
    26. 26. Účtování <ul><li>Není možno zvýšit kvalitu služeb zákazníkovi, dokud není připraven platit vyšší poplatky stejně jako není možno vyhovět klientovi, který očekává slevu za nižší kvalitu služby </li></ul><ul><li>Metody </li></ul><ul><ul><li>Žádné účtování </li></ul></ul><ul><ul><li>Předpokládané účtování </li></ul></ul><ul><ul><li>Skutečné účtování </li></ul></ul><ul><li>Stanovení ceny </li></ul><ul><ul><li>Nákladová cena </li></ul></ul><ul><ul><li>Nákladová cena plus </li></ul></ul><ul><ul><li>Rozpočtová cena </li></ul></ul><ul><ul><li>Tržní cena </li></ul></ul><ul><ul><li>Pevná cena </li></ul></ul>
    27. 27. Týmový úkol – 20 minut <ul><li>Nastavení účtování služby„Elektronická pošta“ </li></ul><ul><li>Potřebné pomůcky: </li></ul><ul><li>MS Excel </li></ul><ul><li>Brainstorming </li></ul><ul><li>Využívání zkušeností účastníků tréninku s účtováním služeb </li></ul>
    28. 28. Schvalování projektových investic <ul><li>Existuje více metod jak posoudit investice do IT , ale ty nejznámější jsou: </li></ul><ul><ul><li>Čistá současná hodnota </li></ul></ul><ul><ul><li>Perioda návratnosti </li></ul></ul><ul><ul><li>Návratnost investice </li></ul></ul><ul><ul><li>Celkové náklady na vlastnictví </li></ul></ul><ul><ul><li>Reálné náklady na vlastnictví </li></ul></ul>
    29. 29. Čistá současná hodnota <ul><li>vyjadřuje současnou hodnotu toku peněz, kterého dosáhnete pomocí investice, očištěné o původní náklady </li></ul><ul><li>= (Budoucí hodnota) / (1+ Diskontní sazba) n </li></ul>
    30. 30. Příklad <ul><li>IT oddělení vyhodnocuje dva projekty </li></ul><ul><li>Oba projekty – A i B – vyžadují počáteční investici 1.000$. </li></ul><ul><li>Přínos obou investic byl ohodnocen na 1.500$ během následujících čtyřech let. </li></ul><ul><li>Projekt A dosáhne nejvyššího výkonu v první polovině </li></ul><ul><li>Projekt B pak v druhé polovině životního cyklu. </li></ul>
    31. 31. Spočítejte si prosím <ul><li>Spočítejte NPV s diskontní sazb ou 10% </li></ul>
    32. 32. Výsledek <ul><li>Projektu A bude dána přednost před Projektem B protože, ačkoliv jsou ostatní parametry stejné, přináší vyšší efekty během čtyřleté periody ($146.03 = $292.95 – $146.92). </li></ul><ul><li>Čím dříve realizujete návratnost investice, tím větší je NPV </li></ul><ul><li>Proto investice, která během kratší doby přinese více bude vyjádřena vyšším NPV než investice, které přinesou návratnost investice v pozdějším období životního cyklu aktiva. </li></ul>
    33. 33. Období návratnosti <ul><li>Měří množství času, které potřebujete k realizaci výnosů pokrývajících úvodní investici </li></ul><ul><li>Náklady úvodní investice jsou děleny očekávanými ročními úsporami nebo zvýšeným obratem </li></ul><ul><li>Obecně jsou považovány investice s menším než tříletým obdobím návratnosti za investice dobré. </li></ul>
    34. 34. Příklad <ul><li>Počáteční náklady: $20,000 </li></ul><ul><li>Roční úspora nákladů: $4,000 </li></ul><ul><li>Životnost: 5 let </li></ul><ul><li>Zbytková hodnota, rok 1 : $15,000 </li></ul><ul><li>Zbytková hodnota, rok 2: $13,000 </li></ul><ul><li>Zbytková hodnota, rok 3: $10,000 </li></ul><ul><li>Zbytková hodnota, rok 4: $7,000 </li></ul><ul><li>Zbytková hodnota, rok 5: $4,000 </li></ul><ul><li>Počáteční náklady : $28,000 </li></ul><ul><li>Roční úspora nákladů : $8,000 </li></ul><ul><li>Životnost : 5 let </li></ul><ul><li>Zbytková hodnota, rok 1: $16,000 </li></ul><ul><li>Zbytková hodnota, rok 2: $12,000 </li></ul><ul><li>Zbytková hodnota, rok 3: $8,000 </li></ul><ul><li>Zbytková hodnota, rok 4: $4,000 </li></ul><ul><li>Zbytková hodnota, rok 5: $500 </li></ul><ul><li>Aktivum A </li></ul><ul><li>Aktivum B </li></ul>
    35. 35. Výsledek <ul><li>Zbytková hodnota aktiva musí být vzata v potaz pokud chcete ohodnotit riziko investic e </li></ul><ul><li>Pokud se však zaměříte na „celkové náhrady“ </li></ul><ul><ul><li>B – 2,5 roku </li></ul></ul><ul><ul><li>A – méně než 2 roky </li></ul></ul><ul><li>Právě proto, že bude Aktivum A kompenzováno rychleji, můžeme jej označit za méně rizikovou investiční příležitostí. </li></ul>
    36. 36. Návratnost investice / Return of Investment (ROI) <ul><li>ROI je měřítkem finanční výkonnosti </li></ul><ul><li>ROI = Obrat × Poměr výnosů = (Prodej/Využitý kapitál) × (Čistý příjem / Prodej) </li></ul><ul><li>Používá se pro projekty, které přináší </li></ul><ul><li>Snížení nákladů údržby </li></ul><ul><li>Snížení nákladů služby </li></ul><ul><li>Snížení potřebných školení </li></ul><ul><li>Snížení času uživatele k použití nového majetku </li></ul>
    37. 37. Příklad <ul><li>Náklady: $20,000 </li></ul><ul><li>Úspory: $4,500 </li></ul><ul><li>ROI: $4,500 / $20,000 = 23% </li></ul><ul><li>Náklady: $16, 000 </li></ul><ul><li>Úspory: $2,750 </li></ul><ul><li>ROI: $2,750 / $16,000 = 17% </li></ul><ul><li>Aktivum A </li></ul><ul><li>Aktivum B </li></ul>
    38. 38. Total Cost of Ownership - Celkové náklady na vlastnictví <ul><li>Náklady spadající pod TCO se dají klasifikovat do jedné z následujících kategorií: </li></ul><ul><ul><li>Nákupní cena </li></ul></ul><ul><ul><li>Náklady na školení </li></ul></ul><ul><ul><li>Náklady související s aplikací </li></ul></ul><ul><ul><li>Náklady podpory a údržby </li></ul></ul><ul><ul><li>Náklady související se změnou prostředí </li></ul></ul><ul><ul><li>Nakupované služby (např. technická podpora) </li></ul></ul>
    39. 39. TCO studie <ul><li>Studie a analýzy TCO identifikují následující oblasti pro snižování celkových nákladů: </li></ul><ul><li>Zjednodušení akvizičního procesu </li></ul><ul><li>Nastavení a údržba standardních HW konfigurací </li></ul><ul><li>Výběr SW standardů </li></ul><ul><li>Systematické vyřazování zastaralého HW a SW </li></ul><ul><li>Nastavení jasných nákupních mechanismů </li></ul>
    40. 40. Nevýhody metody TCO <ul><li>TCO neumí pracovat s rizikem. </li></ul><ul><li>TCO neumí pracovat s přínosy. </li></ul><ul><li>TCO je obtížně kvantifikovatelné. </li></ul><ul><li>Rozhodnutí činěná na základě TCO by měla pracovat s riziky implementace </li></ul>
    41. 41. Skutečné náklady vlastnictví - Real Cost of Ownership (RCO) <ul><li>Měření </li></ul><ul><li>Řízení </li></ul><ul><li>Výkazy </li></ul><ul><li>Malé organizace </li></ul><ul><li>Střední až velké organizace </li></ul>
    42. 42. Výhody Outsourcingu <ul><ul><li>Stabilní cenová hladina </li></ul></ul><ul><ul><li>Organizace se může soustředit na svoje vlastní kompetence </li></ul></ul><ul><ul><li>Snížená potřeba nakupování </li></ul></ul><ul><ul><li>Snížený problém nabírání a udržování zaměstnanců </li></ul></ul><ul><ul><li>Může zlepšit využití IT zdrojů </li></ul></ul>
    43. 43. Nevýhody Outsourcingu <ul><li>Ztráta kontroly </li></ul><ul><li>Ztráta možností sledování know how </li></ul><ul><li>Zamknutí do dlouhodobého kontraktu </li></ul><ul><li>Závislost na externích zdrojích </li></ul><ul><li>Ztráta vlastních odborností </li></ul><ul><li>Možné ztráty vlastních kariérních řádů </li></ul>
    44. 44. Role a zodpovědnosti <ul><li>Finanční manager </li></ul><ul><ul><li>Poskytuje provádění organizační finanční politiky </li></ul></ul><ul><ul><li>Asistuje v nastavení nákladových účtů </li></ul></ul><ul><ul><li>Vytváří šablony rozpočtů </li></ul></ul><ul><ul><li>Zajišťuje, že všechny směrnice spojené s financemi jsou vytvořené tak, aby splňovali obecně přijaté účetní principy </li></ul></ul><ul><li>Komise k rozpočtu </li></ul>
    45. 45. Implementace FM procesu <ul><li>Dokumentace </li></ul><ul><li>Příprava </li></ul><ul><li>Nabírání povědomí </li></ul><ul><li>Pilotní provoz </li></ul><ul><li>Sledování provozu </li></ul><ul><li>Plánování sledování nákladů a účtování </li></ul>
    46. 46. Probíhající řízení a provoz <ul><li>Denně </li></ul><ul><ul><li>Sběr a kontrola nákladových dat </li></ul></ul><ul><ul><li>Podklady pro změny </li></ul></ul><ul><li>Měsíčně </li></ul><ul><ul><li>Reporting </li></ul></ul><ul><ul><li>Kontrola vůči rozpočtu </li></ul></ul><ul><ul><li>Účtování klientům </li></ul></ul><ul><li>Kvartálně / Ročně </li></ul><ul><ul><li>Sledování přesnosti rozpočtu a skutečnosti </li></ul></ul><ul><ul><li>Určení nákladových jednotek </li></ul></ul>
    47. 47. Reporting <ul><li>Report pro Management </li></ul><ul><li>Kolik jsme utratili za IT během finančního roku </li></ul><ul><li>Nakolik účtování je odpovídající předpokládanému profilu </li></ul><ul><li>Současné účtovací politiky a metody účtování </li></ul><ul><li>Jak IT organizace investuje zisk </li></ul><ul><li>Doporučené změny </li></ul><ul><li>Potřebné budoucí investice </li></ul><ul><li>Reporty pro IT služby </li></ul><ul><li>Celkové náklady, rozdělené podle byznys jednotek </li></ul><ul><li>Analýza nákladů podle služeb, vybavení a podobné pohledy </li></ul><ul><li>Výnosy celkem, rozdělené podle byznys jednotek </li></ul><ul><li>Výhled na náklady a rozdělení nákladů </li></ul><ul><li>Problémy a náklady spojené s IT účetnictvím a účtovacím systémem </li></ul>
    48. 48. Možné problémy <ul><li>Nová disciplína – limitované porozumění vedení nových praktik modelování nákladů a účtovacího mechanismu </li></ul><ul><li>Účetní podpora pro IT </li></ul><ul><li>Strategie IS a záměry organizace nemusí být dobře formulovány a dokumentovány </li></ul><ul><li>Monitorovací nástroje poskytují nepřesné informace o využití zdrojů </li></ul>
    49. 49. Příklad využití IT služeb <ul><li>Jak zjistit, jaká výše nákladů je pro Vaši společnost nejvhodnější ? </li></ul><ul><li>Které cíle si v projektu optimalizace stanovit ? </li></ul><ul><li>Praktická evidence dat ke sledování efektivity a produktivity IT služeb </li></ul><ul><li>Které výpočty je třeba provést, aby jste si ověřili svůj předpoklad </li></ul><ul><li>Jak přehledně znázornit výsledky a přesvědčit vedení o investici nebo úspoře </li></ul><ul><li>Které optimalizační strategie se nabízejí dlouhodobě jako nejúspěšnější </li></ul>
    50. 50. <ul><li>Prostor pro vaše konkrétní zkušenosti </li></ul>Praktické výsledky projektů optimalizace v praxi
    51. 51. Kalkulace procesních nákladů pro oblast IT <ul><li>Základy kalkulace servisních postupů – Naučte se psát sevisní smlouvy – SLA </li></ul><ul><li>Porovnání s běžnými postupy kalkulace nákladů </li></ul><ul><li>Definice služeb a SLA pro oblast IT </li></ul><ul><li>Určení původců nepřiměřených nákladů v režii podniku </li></ul><ul><li>Katalog dodavatelů – základní prostředek pro řízení dodavatelů kvantitativním a kvalitativním způsobem </li></ul>
    52. 52. Case study <ul><li>Provozní smlouvy v IT – OLA </li></ul><ul><li>Zákaznické smlouvy v IT – SLA </li></ul><ul><li>Dodavatelské smlouvy – UC </li></ul><ul><li>Outsourcingové řízení – SLM </li></ul><ul><li>Portfolio IT služeb – Service Catalog </li></ul><ul><li>Cenová politika IT služeb – Accounting & Charging </li></ul><ul><li>Zlepšení zúčtování výkonů v praxi podniku </li></ul>

    ×