Prezentace k přednášce v předmětu Jinonické informační pondělky ze dne 17. 12. 2007.

1. Národní digitální archivNárodní digitální archiv
Národní archiv
Archivní 4
149 01 Praha 4
http://www.nacr.cz
kunt@nacr.cz

2. Archivnictví...
• vybrané právnické osoby mají povinnost navrhovat archivům
dokumenty ze své činnosti k výběru archiválií
• archivy nepřejímají dokumenty všechny, ale pouze výběr z nich
prováděný ve skartačním nebo mimo skartační řízení
• klíčovým je provenienční princip - organizace archivních fondů
dle původců
• kompetence archivů (jejich oblast působnosti) stejně jako
soustava archivů dána zákonem

3. Zákon č. 499/2004 Sb.
• Právní úprava platná od 1.1.2005.
• Podrobnosti stanovují prováděcí vyhlášky č. 645/2004 Sb.,
kterou se provádějí některá ustanovení archivního zákona a
646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
• I stará legislativa (zákon 94/1974 Sb. s prováděcími vyhláškami)
umožňovala pracovat s elektronickými dokumenty - viz „a jiné
záznamy“ (§ 2 odst. 1 cit. zák.)
• Povinnosti vykonávat spisovou službu a provádět výběr
archiválií – odlišné pro různé subjekty: stanovuje zejména § 3 a
§ 63 zákona
• Ze strany archivů možnost uložení sankcí ve správním řízení
a/nebo dle zákona o přestupcích, uplatňování státní kontroly

4. Definice dokumentu
(§ 2 archivního zákona)
• dokumentem je každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický
nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který
vznikl z činnosti původce
• archiválií je takový záznam, který byl vzhledem k době vzniku,
obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané
politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním,
vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném
zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií;
archiváliemi jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty
související s archivním fondem či s archivní sbírkou (…) vybrány a
vzaty do evidence,

5. Vyhláška 646/2004 Sb.
a elektronické dokumenty
• Vyhlášku tvoří ustanovení skartačního a spisového řádu,
základních norem spisové služby v instituci
• Začleněna je legislativa k elektronickým podatelnám
(Vyhláška 496/2004 Sb.) a elektronickém podpisu (zákon
227/2000 Sb. a nařízení vlády č. 495/2004 Sb.)
• Umožňuje vedení podacího deníku v elektronické podobě,
ovšem hovoří o „knize z předem svázaných a očíslovaných
tiskopisů“ a dodává „s možností tisku pro trvalé uložení“ (§ 2
odst. 3); obdobně tzv. rejstříky (§ 2 odst. 8)

6. Vyhláška 646/2004 Sb.
a elektronické dokumenty
• „Písemné vyhotovení vyřízení dokumentu může být v digitální
podobě na technických nosičích dat. Tyto jsou součástí spisu“ (§ 4
odst. 5) = zcela nevhodné, nelze udržovat
• Skartační návrh lze archivu zaslat elektronicky, se zaručeným
elektronickým podpisem (§ 9 odst. 7)
• ohledně ukládání elektronických (resp. digitálních) dokumentů je
odkázáno na § 3 vyhlášky o elektronických podatelnách (§ 8 odst. 1) =
zcela nedostatečné, ve skutečnosti vůbec neřeší
• Dokument, jemuž podle spisového a skartačního plánu bude
přidělen skartační znak "A", vyhotovuje určený původce na trvanlivém
papíru určeném pro dokumenty.

7. Vyhláška 646/2004 Sb.
a elektronické dokumenty
„Dokument v digitální podobě se skartačními znaky "A" a "V" vzniklý
z činnosti určeného původce musí být zapsán ve formátu, který
zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následné čtení. Pokud tuto
podmínku nemůže určený původce zabezpečit, převede takové
dokumenty do analogové formy odpovídající době jejich vyřízení a
opatří je náležitostmi originálu, a to nejpozději před jejich zařazením
do skartačního řízení; obdobně postupuje při vyřizování dokumentů
přijatých určeným původcem v digitální podobě včetně potvrzení o
platnosti elektronického podpisu v době přijetí dokumentu.“ (§ 8
odst. 9) = základní problém dlouhodobého uložení (SW nezávislost
a otevřenost ukládaných dat) se neřeší.

8. Elektronické dokumenty (ED)
Elektronickým dokumentem
rozumíme soubory digitálních záznamů, které zprostředkují informace. Tyto
informace mohou být jak alfanumerické (textové), obrazové nebo zvukové a
vytvářejí se, využívají i ukládají prostřednictvím výpočetní techniky. Pro účely
trvalého ukládání elektronických dokumentů mezi ně nezahrnujeme
počítačové programy.
Vlastnosti elektronických dokumentů
• Není je možné bez zvláštního zařízení využívat (číst)
• Neplatí předpoklad, že dokument = nosič, tj. médium k přenosu
informací v prostoru a čase. Je to způsobeno možností
bezeztrátového přenosu informace z jednoho média na druhé.
Neexistuje tedy pojem „originál“ a „kopie“.

9. Definování problémů
Nelze uchovávat výpočetní techniku (HW) - stárnutí elektronických
součástek není možné zastavit, mikroprocesorovou techniku nelze „postavit
nově“.
=> Muzeum výpočetní techniky udržované za účelem
uchování dat je nesmyslem
Na HW je přímo závislý operační systém počítače a na něm zase aplikační
programy zpracovávající data
=> Nejsložitější problém
Média, na nichž jsou elektronické záznamy uchovávány lze zařadit k HW,
problémy s jejich čtením v nových zařízeních se musí řešit migrací na média
morálně novější.

10. Principy elektronické archivace
Migrace. Periodický přenos digitální informace z jedné HW/SW konfigurace
na jinou (především na novou generaci výpočetní techniky). Průvodním
jevem migrace je zajištění uchování a využívání elektronických dokumentů
bez původního SW
Upřednostňována migrace - perspektivy emulace nejisté (nelze předvídat
vývoj principů výpočetní techniky)
Emulace. Vývoj emulátorů starších systémů (HW/SW konfigurací) na
systémech nových generací tak, aby byl starý SW spustitelný. Předpokládá
archivaci původního software. I při tomto řešení je potřeba migrovat
elektronická data na nová používaná média.
Virtualizace. Řešení spojující prvky migrace i emulace pro vybrané datové
formáty (JPEG, PDF): vytvoření interpretační struktury, UVC - Universal
Virtual Computer. Použití Královská knihovna a Národní archiv Haag.

11. Digitální archiv - tři studie
• Dlouhodobé uchovávání elektronických dokumentů se zaručeným
elektronickým podpisem (projekt výzkumu a vývoje býv. MIČR, řeší
firma CEAG - dokončeno)
• Projekt pracoviště pro dlouhodobé ukládání a zpřístupňování
dokumentů v digitální podobě (zadáno Národním archivem na
základě usn.vl. 11 z r. 2004, dokončení v únoru, řeší ICZ, a.s.)
• Péče o dlouhodobě uchovávané digitální archiválie (projekt
výzkumu a vývoje MVČR 2007-2008, řeší Odbor archivní správy a
spisové služby MV)

12. Projekt digitálního archivu I
• Zadáno veřejnou soutěží, celé zadání ke stažení na stránkách NA:
http://www.nacr.cz/Z-Files/zadavaci_dokumentace2.zip
• Zadání vycházelo ze zahraničních zkušeností, klasické
předarchivní péče, výzkumu MV (Archivní správy) a průzkumu
elektronických dokumentů u původců

13. Projekt digitálního archivu II
Základní principy zadání:
• model OAIS
• Jako součást digitálního archivu „chráněné úložiště/spisovna“
• Podpora širokého spektra dokumentů (ze systémů spisové
služby EDMS/ERMS, audio, video, databáze, rastrová a
vektorová grafika)
• Testovací pracoviště jako součást projektu
• DC a MoReq jako základ metadatového modelu SIP/AIP
• Přírůstek 10-15 TB ročně ve střednědobém horizontu
• Paralelní umístění na dvou místech vzdálených od sebe
• Dvě technologie pro ukládací médium
• Zadání obecnou formou, ale s komentáři (např.
upřednostňujícími migraci před emulací a virtualizací, ale s
možností tyto metody navrhnout)

14. Projekt digitálního archivu III

15. Požadované části projektu:
• Životní cyklus digitálního dokumentu
• Metadata
• Uchovávací metoda
• Správa dat
• Zpřístupnění
• Způsob uložení dat
• HW a SW specifikace
• Bezpečnost dat
• Zabezpečení provozu
• Legislativní změny
• Autenticita digitálních záznamů
• Testovací pracoviště
• Finanční a časové parametry realizace projektu
Projekt digitálního archivu IV

16. Projekt digitálního archivu V

17. Projekt digitálního archivu VI

18. Projekt digitálního archivu -
metadata
• Informace o obsahu - vlastního obsah (datový objekt, elektronický dokument)
a související informace pro interpretaci uloženého objektu.
• Informace uchovávací (konzervační, technické) - nezbytné pro řízení uložení
obsahu. Jedná se především o referenční informace (popis a identifikace
obsahu), informace o původu (vzniku archivního obsahu), kontextové informace
(vztahy obsahu k prostředí a jinému obsahu) a informace o neměnnosti
(autenticita obsahu).
• Informace o balíku - spojení digitálního obsahu a souvisejících metadat do
jednoho celku (balíku). Jednoznačně identifikují tento celek a jeho součásti.
• Popisné informace - obvykle vstup pro hledání v archivu (vyhledávání
informačních balíků), odvozeny z informací o obsahu a o uložení.
• Metadatové standardy DC, PREMIS (PREservation Metadata: Implementation
Strategies) a METS (The Metadata Encoding and Transmission Standard)

19. Rozborem navrženy následující:
• UDO (Ultra Density Optical) disk s kapacitou média 60 GB - provozně
nejvýhodnější, kapacitní
• Primární médium: disková pole
Projekt digitálního archivu -
média

20. MoReq
Modelové požadavky naModelové požadavky na
správu elektronickýchsprávu elektronických
dokumentůdokumentů

21. MoReq
• Evropské doporučení pro fungování systémů elektronické spisové služby
(správy dokumentů).
• Řada termínů a postupů shodná s ISO 15489:2001 (terminologické
problémy document/record)
• Český překlad - na Odboru archivní správy a spisové služby MV (120,- Kč)
nebo http://www.cornwell.co.uk/moreq/.
• Připravovaný MoReq 2 (jaro 2008) bude zahrnovat metodiku certifikace
systémů, integraci elektronických postupů (EP), definice procesů při správě
dokumentů; náhrada národních norem (např. DOMEA v Německu)
=> rozvíjí původní MoReq

22. Funkční digitální archiv - VERS

23. Funkční digitální archiv - VERS

24. http://www.prov.vic.gov.au/vers/vers/
http://www.access.prov.vic.gov.au/
Funkční digitální archiv - VERS
http://en.wikipedia.org/wiki/Base64

25. Národní digitální archiv versus
Národní digitální knihovna?
• Není důvod konkurovat -> rozdílná úloha archivů a knihoven
(jiná „sběrná oblast“)
• Důraz na jiné problémy dlouhodobého ukládání:
Archiv Knihovna
Ochrana datOchrana dat
Právní relevance
ZpřístupněníBezpečnost
Autorskoprávní problematika
Rozdílná metadata
Automatizované akvizice,
všechno
Přejímání od původce,
výběr

26. Děkuji za pozornost, dotazy...?Děkuji za pozornost, dotazy...?
Národní archiv
Archivní 4
149 01 Praha 4
http://www.nacr.cz
kunt@nacr.cz