Podklady z workshopu mapujícího cestu od důvěryhodných dokumentů k "digitálnímu hnoji" na pozadí české legislativy v oblasti správy záznamů ...

1. BUDOU DIGITÁLNÍ DOKUMENTY
OPRAVDU DŮVĚRYHODNÉ?
Martina Macek
Olomouc, 11. 6. 2013

2. Program workshopu
12:30 – 13:00 Presence
13:00 – 13:10 Zahájení (Tomáš Bezouška, president IRMS)
13:10 – 14:10 Povinnosti organizací veřejné správy v oblasti
spisové služby (ing. Martina Macek)
14:10 – 14:30 Občerstvení
14:30 – 15:30 Od důvěryhodných dokumentů v digitální podobě k
„digitálnímu hnoji“ (ing. Martina Macek)
15:30 – 16:00 Diskuse

3. IRMS
Information Records
Management Society –
Czech Republic Group, občanské
sdružení
www.irms.cz
Tomáš Bezouška, president
bezouska@irms.cz
Milan Štefl, generální sekretář
stefl@irms.cz
• Otevřená platforma pro
odborníky a profesionály v
oblasti správy informací a
dokumentů a spisové služby
• Garant vzdělávacího systému
v oblasti správy dokumentů
• Certifikační autorita pro
systémy správy dokumentů a
spisové služby v organizacích
(audity shody se zákonem
499/2004 Sb., NSESSS a ISO
15489)

4. POVINNOSTI ORGANIZACÍ VEŘEJNÉ
SPRÁVY V OBLASTI SPISOVÉ SLUŽBY
Ing. Martina Macek

5. Povinnosti veřejnoprávních původců
v oblasti spisové služby
 Výkonem spisové služby je zajištění odborné
správy dokumentů vzniklých z činnosti původce,
popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců,
zahrnující jejich řádný příjem, evidenci,
rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování,
podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve
skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto
činností.

6. Povinnosti veřejnoprávních původců
v oblasti spisové služby
Zákon 499/2004 Sb. § 63
(1) Spisovou službu vykonávají
a) veřejnoprávní původci
uvedení v § 3 odst. 1 písm. a)
až e), i) a k) až m),
b) kraje,
c) hlavní město Praha,
d) obce s pověřeným obecním
úřadem a obce se stavebním
nebo matričním úřadem,
e) městská část nebo městský
obvod územně členěného
statutárního města a městská
část hlavního města Prahy, na
něž byla statutem přenesena
alespoň část působnosti obce s
pověřeným obecním úřadem
nebo působnosti obce se
stavebním nebo matričním
úřadem,
(dále jen „určení původci“).

7. Povinnosti veřejnoprávních původců
v oblasti spisové služby
Veřejnoprávní původci
uvedení v § 3 odst. 1 písm. a)
až e), i) a k) až m):
a) organizační složky státu,
b) ozbrojené síly,
c) bezpečnostní sbory,
d) státní příspěvkové
organizace,
e) státní podniky,
i) vysoké školy,
k) zdravotní pojišťovny,
l) veřejné výzkumné instituce,
m) právnické osoby zřízené
zákonem,
(dále jen „veřejnoprávní
původci“).

8. Povinnosti veřejnoprávních původců
v oblasti spisové služby
Zákon 499/2004 Sb. § 63
(2) Obce neuvedené v odstavci 1, školy a veřejnoprávní původci
uvedení v § 3 odst. 1 písm. g) a h) vykonávají spisovou službu v
rozsahu ustanovení § 64, 65, 66, 67, § 68 odst. 1 až 3, § 68a a 69a.
§ 3 odst. 1 písm. g) a h) :
g) organizační složky územních samosprávných celků, vytvářejí-li
dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k tomuto zákonu,
h) právnické osoby zřízené nebo založené územními
samosprávnými celky, vytvářejí-li dokumenty uvedené v příl. č. 1
nebo 2 k tomuto zákonu,

9. Povinnosti veřejnoprávních původců
v oblasti spisové služby
§ 64 Příjem, označování, evidence a rozdělování dokumentů
§ 65 Vyřizování a podepisování dokumentů
§ 66 Spisový řád
§ 67 Odesílání dokumentů
§ 68 Ukládání dokumentů odst. 1 až 3
§ 68a Spisová rozluka
§ 69a Zvláštní ustanovení o dokumentech v digitální podobě

10. Povinnosti veřejnoprávních původců
v oblasti spisové služby
Zákon 499/2004 Sb. § 63
(3) Veřejnoprávní původci uvedení v § 3 odst. 1 písm. a) až d), i), k) a m),
kraje a hlavní město Praha vykonávají spisovou službu v elektronické podobě
v elektronických systémech spisové služby; vyžaduje-li to zvláštní povaha
jejich působnosti, mohou vykonávat spisovou službu v listinné podobě nebo
v elektronických systémech spisové služby odpovídajících požadavkům podle
odstavce 4. Veřejnoprávní původci uvedení v § 3 odst. 1 písm. e), g), h), j) a l)
a obce vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických
systémech spisové služby nebo v listinné podobě.
/ j) školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a
ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování (dále jen „školy“) /

11. Povinnosti veřejnoprávních původců
v oblasti spisové služby
Zákon 499/2004 Sb. § 63
(4) Pokud veřejnoprávní původci uvedení v odstavci 3 větě první, jejichž zvláštní
povaha působnosti umožňuje výkon spisové služby v listinné podobě nebo v
elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby, vykonávají spisovou
službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, který je
součástí informačního systému pro nakládání s utajovanými informacemi, musí tento
elektronický systém spisové služby splňovat požadavky stanovené národním
standardem pro elektronické systémy spisové služby (dále jen „národní standard“), s
výjimkou těch požadavků, jejichž užití vylučuje splnění podmínek certifikace
informačního systému pro nakládání s utajovanými informacemi, nebo jejichž užití
vylučuje zvláštní povaha působnosti těchto původců; elektronické systémy spisové
služby i v těchto případech musí umožňovat plnění povinností původce podle § 65
odst. 5 a výběr archiválií.

12. PŘESTÁVKA NA OBČERSTVENÍ.
14:10 – 14:30

13. OD DŮVĚRYHODNÝCH DOKUMENTŮ V
DIGITÁLNÍ PODOBĚ K „DIGITÁLNÍMU HNOJI“
Ing. Martina Macek

14. Novela zákona 499/2004 Sb.
 Jsme již více jak 7 měsíců po konci přechodného období.
 To znamená, že již více jak 7 měsíců platí povinnost plného
souladu spisové služby se zákonem a prováděcími předpisy
včetně národního standardu pro elektronické systémy
spisové služby.
 Dokumenty musí být v předepsaných formátech s
patřičnými metadaty.

15. Novela zákona 499/2004 Sb.
§ 65 odst. 5) Po vyřízení věci se spis uzavře. Uzavřením spisu se
rozumí kompletace všech dokumentů patřících do spisu,
kontrola a doplnění údajů podle § 66 odst. 3 před uložením do
spisovny a převedení dokumentů v digitální podobě do
výstupního datového formátu a jejich opatření metadaty podle
národního standard.

16. Vyhláška č. 259/2012 Sb.
§ 24 odst. 1) Výstupní datové formáty dokumentů v digitální
podobě
(1) Výstupním datovým formátem dokumentů v digitální
podobě se rozumí
a) datový formát výstupu z elektronického systému spisové
služby,
b) datový formát dokumentu ukládaného ve spisovně, která
je součástí elektronického systému spisové služby,
c) datový formát pro předávání do digitálního archivu.

17. Vyhláška č. 259/2012 Sb.
 V případě, že jsou jako archiválie vybrány dokumenty nebo
spisy v digitální podobě, veřejnoprávní původce předá
příslušnému archivu jejich repliky a k nim náležející
metadata.

18. Vyhláška č. 259/2012 Sb.
 Tyto repliky a k nim náležející metadata veřejnoprávní
původce předá příslušnému archivu zpracované podle
požadavků schématu XML pro výměnu dokumentů a jejich
metadat mezi elektronickým systémem spisové služby
stanoveného národním standardem.

19. Vyhláška č. 259/2012 Sb.
 Pokud příslušný archiv při zpracování úředního záznamu
zjistí, že stav předávaných replik dokumentů nebo spisů v
digitální podobě vybraných jako archiválie neodpovídá
požadavkům na jejich předání stanoveným v národním
standardu nebo že tyto repliky obsahují škodlivý kód, vyzve
veřejnoprávního původce k odstranění zjištěných
nedostatků.

20. Převedení dokumentů v digitální podobě
do výstupního datového formátu
 Ten, kdo by si myslel, že lze použít autorizovanou konverzi,
je na omylu.
 Autorizovaná konverze neslouží ke změně formátu, ale ke
změně podoby zaznamenané informace (analog – digitál a
naopak).

21. Převedení dokumentů v digitální podobě
do výstupního datového formátu
 Převod dokumentu podle § 69a odst. 1 až 4 zákona
č. 499/2004 Sb.
 Převod bude proveden tehdy, požaduje-li původce, aby
převedený dokument měl obdobné právní náležitosti jako
prvopis (výsledkem převodu je ověřená elektronická kopie
bez právních účinků prvopisu, zaručující pouhou shodu s
prvopisem). Převedený dokument musí obsahovat
autentizační prostředky podle § 69a odst. 4.

22. Převedení dokumentů v digitální podobě
do výstupního datového formátu
§ 69a odst. 4) dokument v digitální podobě vzniklý převedením z
dokumentu v analogové podobě nebo změnou datového formátu
dokumentu v digitální podobě opatří určený původce doložkou, která
obsahuje údaje týkající se převedení nebo změny datového formátu,
podepsanou uznávaným elektronickým podpisem osoby odpovědné
za převedení z dokumentu v analogové podobě anebo změnu
datového formátu dokumentu v digitální podobě nebo označenou
elektronickou značkou určeného původce, a dále opatřenou
kvalifikovaným časovým razítkem. Údaje týkající se převedení nebo
změny datového formátu stanoví prováděcí právní předpis.

23. Převedení dokumentů v digitální podobě
do výstupního datového formátu
§ 24 odst. 3) vyhlášky - Údaje týkající se změny datového formátu
dokumentu v digitální podobě jsou
a) název nebo obchodní firma veřejnoprávního původce, který změnu
datového formátu provedl,
b) prohlášení, že obsah dokumentu v digitální podobě v původním
datovém formátu odpovídá obsahu dokumentu v digitální podobě
vzniklého změnou datového formátu,
c) původní datový formát,
d) datum vyhotovení ověřovací doložky,
e) jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která změnu
datového formátu proved.

24. Převedení dokumentů v digitální podobě
do výstupního datového formátu
 Požadavek na prohlášení, že obsah dokumentu v digitální
podobě v původním datovém formátu odpovídá obsahu
dokumentu v digitální podobě vzniklého změnou datového
formátu, vyžaduje skutečné porovnání obsahu obou
dokumentů člověkem, není možné se spoléhat na stroj a na
základě strojové komparace prohlásit shodu obsahů.
 Časová náročnost splnění takového požadavku je nesmírná -
viz dále.

25. Odhad časové náročnosti
 Počet dokumentů v uzavřených spisech ve formátech doc, docx,
dot a rtf bude u určeného původce například 77 323,
 průměrná doba potřebná na zjištění shody dokumentu 4 minuty/
1 strana,
 průměrná velikost dokumentu 2.7 strany,
 odhad počtu stran: 77 323 x 2.7 = 208 772,
 odhad času potřebného na ověření shody u všech dokumentů
13 918 hodin,

26. Odhad časové náročnosti
 odhad času potřebného na další úkony spojené s převáděným
dokumentem 4 min na jeden dokument, celkem 77 323 x 4 =
309292 min. = 5 155 hodin,
 odhad celkové časové náročnosti převodu 13 918 + 5 155 =
19 073 hodin,
 odhad pracovních dnů při standardní efektivitě práce 63 %
z celkové pracovní doby je 3 784 pracovních dnů,
 průměrný počet pracovních dní v kalendářním roce 253 – 25 dní
dovolené = 228 dní,

27. Odhad časové náročnosti
 Odhad počtu roků bez překážek v práci 3784 / 228 = 16,5
roků při jednom pracovním místě, nebo dva roky při osmi
pracovních místech,
 Je to reálné???

28. Od důvěryhodných dokumentů v digitální
podobě k „digitálnímu hnoji“
 Zvažuje se vypuštění požadavků na prohlášení o shodě.
 Již z podstaty formátu PDF/A vyplývá, že obsah
převedeného dokumentu se nemusí shodovat s obsahem
dokumentu v původním formátu.
 Celý problém vůbec nemusel nastat, kdyby nebyl změněn
původní návrh, který počítal s tím, že formát PDF/A bude
závazným formátem nejen pro určené původce, ale i pro
původce, kteří nejsou původci určenými.

29. Od důvěryhodných dokumentů v digitální
podobě k „digitálnímu hnoji“
 § 64 odst. 1) zákona - Určení původci zajistí příjem
dokumentů. V případě dokumentů v digitální podobě
určení původci zajistí jejich příjem alespoň v datových
formátech stanovených jako výstupní datové formáty nebo
formáty dokumentů, které jsou výstupem z autorizované
konverze dokumentů obsažených v datové zprávě.
 Toto ustavení však není dostatečné.

30. Od důvěryhodných dokumentů v digitální
podobě k „digitálnímu hnoji“
 Prohlášení o shodě je časově jen obtížně realizovatelné.
 Jeho vypuštěním však nebude možné jednoznačně
prohlásit, že obsah dokumentu v novém a původním
formátu je shodný.

31. DĚKUJI ZA POZORNOST.
„Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací
umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou
správu dokumentů.“ (Ing. Martina Macek, MV ČR)