Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Příprava na skartační řízení v době digitálních dokumentů

624 views

Published on

Presentace ze semináře Information and Records Management Society konaného 30. 9. 2014

Published in: Government & Nonprofit
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Příprava na skartační řízení v době digitálních dokumentů

  1. 1. PŘÍPRAVA NA SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ V DOBĚ DIGITÁLNÍCH DOKUMENTŮ Fiala Stanislav Seminář IRMS CRG Praha, 30.9.2014
  2. 2. Obsah I bloku: • Zahájení • Vše začíná podáním • Pokračuje vyhotovením dokumentů • Ale nekončí vyřízení/uzavření dokumentu • Co s dokumenty ve spisovně 2
  3. 3. Obsah II bloku: • Autorizovaná konverze dokumentu, převedení a změna datového formátu dokumentu • Kontrolní mechanismy • Budoucnost neřeší minulost • Digitální archiv realita nebo jen vize? 3
  4. 4. Vše začíná podáním • Nedostupné podatelně – chybný formát – nečitelnost – škodlivý kód, – nestandardní nosič, další omezení • Původce – zjistí – ověří – zaznamená 4
  5. 5. Vše začíná podáním 5 Příjem Vyřizování e e e Čitelnost Škodlivý kód Formát Nosič Příjem Zjištění Ověření Zaznamenání Opatření Převedení ? e
  6. 6. Vše začíná podáním • Formáty – výstupní datové formáty V.D.F – výstup z autorizované konverze – uvedené na úřední desce původce – technologické (zfo, eml,...) 6
  7. 7. Vše začíná podáním • Autorizovaná konverze – Uchování vstupu min 3 roky – Výstup nemusí být ve V.D.F • Převedení dokumentu – Uchovává se společně • Změna datového formátu 7
  8. 8. a e a Vše začíná podáním 8 Příjem Vyřizování Roztřídění Označení Otisk Převedení a e
  9. 9. Vyhotovení dokumentu • záznam • dokument – Vyhotovení dokumentu – Posouzení/schválení – Podpis a časové razítko • ? forma dokumentu ? • ? určené k uchování ? 9
  10. 10. Vyhotovení dokumentu a 10 e Vytvoření Schválení a Podpis e e e e e Odeslání e a Podpis
  11. 11. Vyřízení/uzavření • kontrola formátů • „vyšší bere“ • kontrola metadat dokumentu – Nutných pro splnění zákona, vyhlášky – Nutných pro tvorbu SIP 11
  12. 12. Vyřízení/uzavření h h A5,U S3,U S3,U a 12 e a Uzavření Podpis e e e e Uložení e S10,U nejvyšší znak nejdelší lhůta (A10) V3 S3 - datum doruč. - odesilatel - věc, značka - forma - skartační znak - ….. e A5,U S3,U a a Podpis e e S3,U e
  13. 13. Co s dokumenty ve spisovně • kontrola při příjmu • přístupová práva • (dříve uložené) velký problém • příprava skartačního řízení • hromadně to vždy nejde • SMUS 13
  14. 14. Co s dokumenty ve spisovně h h 14 Správa Zápis Zákaz e A5,U S3,U a a Podpis e e S3,U e Čtení e e e a a Podpis e e e e strategie práva opravy ……. e metadata 2025 XML Digitální archiv XML a a Podpis A V S A S
  15. 15. PAUZA 15
  16. 16. Konverze, převedení, změna • Autorizovaná konverze – omezení formátu vstupu, výstupu – ověření shody vstupu/výstupu 16 Konverze z m.ú. a Podpis e a Podpis e e
  17. 17. Konverze, převedení, změna • Převedení – vlastní omezení formátu vstupu/výstupu – nutné ověření schody – nižší míra autenticity – nutný el.podpis a čas.razítko 17 Převedení a Podpis e a Podpis e e
  18. 18. Konverze, převedení, změna • Změna datového formátu – jediná legislativní možnost – vlastní omezení vstupních formátů – nutné licence migračních nástrojů – nutný el.podpis a čas.razítko 18 Z.D.F e e e
  19. 19. Konverze, převedení, změna • Konverze – omezení formátu vstupu, výstupu – ověření shody vstupu/výstupu • Převedení – vlastní omezení formátu vstupu/výstupu – nižší míra autenticity (obzvláště pak po novele) • Změna – jediná legislativní možnost D-D – vlastní omezení vstupních formátů 19
  20. 20. Konverze, převedení, změna 20 Konverze z m.ú. e a a Podpis Podpis a Podpis e e Převedení e a Podpis e e Z.D.F e e e
  21. 21. Kontrolní mechanismy • Kontrola metadat a formátů – při vyřízení – při uzavření – při příjmu do spisovny – při přípravě skartačního návrhu – při realizaci skartačního řízení • Hromadné opravy nelze vždy realizovat! 21
  22. 22. Budoucnost neřeší minulost • kdo nic nedělá nic nezkazí? – Spisový řád – Investujte do vzdělávání – Neodkládejte řešení do budoucna – Plánujte rozvoj, kapacity, cíle • „to jsou ty naše klacky“ – Povinnosti bez rozdílu A, V, S – Odstranění nedostatku v budoucnu bude výrazně dražší – Odsouvání problému problém neřeší, ale přesouvá do SPI – Legislativa, NSESS, NDA ????? 22
  23. 23. e h Vyřízení/uzavření 23 e a Metadata 2025 Příprava skartačního řízení Podpis e XML Digitální archiv XML h e e a Podpis Metadata 2014 Vyřízení Uzavření Uloženo ve spisovně (vlastní/KDS) A V S A S XML
  24. 24. Digitální archiv - realita nebo jen vize? • Metodika • Validátor PDF • Validátor SIP • Eskartace 24
  25. 25. DISKUSE 25
  26. 26. Děkuji Vám za pozornost Fiala Stanislav Seminář IRMS CRG Praha, 30.9.2014

×