Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Procesy spisové služby

191 views

Published on

Presentace ze semináře IPSD ze dne 7.3.2018 na téma procesního přístupu ke spisové službě. V rámci presentace jsou představeny základy procesního přístupu k návrhu systému správy dokumentů v organizaci, obecných principů procesního modelování a řízení, stejně jako konkrétní ukázky procesních modelů spisové služby v souladu s platnou legislativou.
Přednášející: Tomáš Bezouška.

Published in: Government & Nonprofit
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Procesy spisové služby

  1. 1. PROCESY SPISOVÉ SLUŽBY Tomáš Bezouška 7. 3. 2018
  2. 2. Program • Procesní přístup k řízení spisové služby • Principy procesního modelování • Praktické ukázky a konkrétní příklady
  3. 3. PROCESNÍ PŘÍSTUP K ŘÍZENÍ SPISOVÉ SLUŽBY.
  4. 4. Proces • Proces je opakovatelný soubor činností, transformujících vstupy na výstupy, ideálně s vyšší přidanou hodnotou pro zákazníka srovnej: Projekt je dočasné úsilí s cílem vytvořit unikátní produkt nebo službu (PM BOK)
  5. 5. Řízení procesů • Řízení procesů je soubor činností zaměřených na plánování a sledování výkonnosti procesů. Využívá znalost, nástroje, techniky a systémy pro definování, vizualizaci, měření, kontrolu, informování a zlepšování procesů. Každá lidská činnost se nakonec musí nějak projevit v číslech. (Tomáš Baťa) Co nelze měřit, nelze řídit. (Peter Drucker)
  6. 6. Procesní model (mapa) • Schematické znázornění (dokumentace) průběhu procesu jako sledu určitých činností – výsledek mapování procesů. • Pro záznam procesního modelu/mapy se využívají různé notační systémy. • Procesní mapa je obvykle souhrnem hierarchicky organizovaných procesních modelů
  7. 7. Další pojmy • Produkt – konečný (zákaznický) výstup • Metrika – standardizované měřítko výkonnosti v určité oblasti • Workflow – grafické schéma provádění komplexní činnosti, rozepsané na jednodušší činnosti a jejich vazby • Dataflow – grafické schéma datového toku dekomponovaného na jednotlivé dílčí kroky/stavy
  8. 8. Procesní řízení • Dává do popředí toky činností (procesy) jdoucí napříč organizací a jejími funkčními celky. • Narušuje interní organizační bariéry ve prospěch dosahování cílů (výsledného výstupu, produktu). • Zaměřuje se především na opakované činnosti s vysokou mírou standardizace, na měření výkonnosti a kvality, na zlepšování. • Náročné na kvalitní analytické zpracování, dobrou informační podporu a kvalitní management.
  9. 9. Charakteristika procesního řízení  Proces je vnímán jako celek, přičemž není rozhodující, zda se od počátku do konce odehrává v jednom organizačním útvaru nebo jde napříč organizací.  Klade hlavní důraz na výsledek každé činnosti a její provázání s ostatními činnostmi.  Je definována odpovědnost za každý proces, byť jeho výkon zasahuje do více organizačních jednotek.
  10. 10. Charakteristika procesního řízení  Měří výkonnost jednotlivých procesů a rozšiřuje ji o hodnocení kvality, propustnosti a časové náročnosti.  Zaměřuje se více na příčiny jevů než na jejich důsledky.  Umožňuje lépe využít myšlenkový a znalostní potenciál pracovníků, což vyžaduje větší nároky na komunikaci.
  11. 11. Úrovně řízení procesů  0 - Neexistující řízení: Procesy a jejich řízení je zcela chaotické  1 - Počáteční (Initial): Procesy jsou realizovány adhoc  2 - Opakované (Repeatable): Dodržuje se určitá kázeň nezbytná pro provádění základních opakovaných procesů  3 - Definovaná (Defined): Procesy organizace jsou zdokumentovány  4 - Řízená (Managed): Procesy jsou řízeny a provádí se měření jejich výkonnosti pomocí KPI  5 - Optimalizovaná (Optimized): Procesy jsou trvale zlepšovány, existuje inovační cyklus na procesech a řízení
  12. 12. Spisová služba • Ucelený systém správy dokumentů v organizaci • Spisovou službu tvoří – Procesy (předpisová základna, pracovní postupy ) – Nástroje (eSSL, ISSD, registratury, …) – Lidé (znalosti a zvyklosti)
  13. 13. Spisová služba • Spisovou službu je možné chápat jako průřezový proces zajišťující správu dokumentů v organizaci • Procesní přístup usnadní: – Návrh pravidel a nástrojů – Tvorbu znalostí a návyků – Kontrolu kvality a měření • Procesní model spisové služby umožňuje: – Zmapovat správu dokumentů jako celek včetně všech návazností – Připravit základ pro interní legislativu – Definovat požadavky na informační systém – Definovat kontrolní body a metriky systému
  14. 14. Národní knihovna: Proces spisové služby - vrcholový přehled Centrálnípodatelna právcespis. uzlu PodatelnaHostivařKancelářGŘ Příjem Označování Evidence Rozdělování Vyřizování Dodánív analogové podobě Dodánív digitální podobě Fyzickéoznačení dokumentu JID Evidence dokumentu v ESSL Jednoznačné přidělení? Předání k vyřízení ANO Klementinum? ANO Předání na podatelnu Hostivař NE Přidělení k vyřízení NE Dodánív analogové podobě Fyzickéoznačení dokumentu JID Evidence dokumentu v ESSL Kompetentní k vyřízení? ANO NE Jednoznačné přidělení? ANO Hostivař? Předání na centrální podatelnu NE Předání k vyřízeníANO NE Fyzickéoznačení dokumentu JID Přidělení k vyřízení
  15. 15. Procesní přístup ke spisové službě • Předpisová základna – Tvorba a revize Spisového řádu – Tvorba a revize dalších organizačních předpisů – Definice rolí a odpovědností, popis pracovního místa • Nástroje a postupy – Definice oběhu dokumentů – Popis základních schvalovacích workflow – Definice scénářů (např. digitální vs. analogový dokument)
  16. 16. PRINCIPY PROCESNÍHO MODELOVÁNÍ.
  17. 17. Principy mapování procesů • Klasifikace procesních modelů dle oblasti pokrytí – Orientace na činnosti – Orientace na produkt – Orientace na rozhodování
  18. 18. Principy mapování procesů  Vertikální integrace – dekompozice na jednotlivé oblasti procesního modelování  Funkční model (funkce)  Informační model (data)  Organizační model (role)  Model ICT prostředí (nástroje)  …
  19. 19. Principy mapování procesů  Horizontální integrace  Meta-model (konceptuální úroveň popisující základní interakce)  Model (model skupin instancí se shodnou charakteristikou)  Instance (konkrétní varianty procesu)
  20. 20. Meta-model
  21. 21. Procesní model
  22. 22. Instanční model
  23. 23. Principy mapování procesů  Hlavní atributy procesu (proces popisuje „Jak“)  Kdo  Co  Kdy  Kde  Proč Příklad: Proces příjmu doručené pošty
  24. 24. Doručení poštovních zásilek Držitel poštovní licence PodatelnaDoručovatelERMS Startovací událost Doručení pošty Převzetí pošty Ověření adresáta Poštovní zásilka X Potvrzení převzetí zásilky Předání obálky Potvrzení o doručení pošty Ukončovací událost Úřední Osobní Artefakt BránaUdálost zprávy o doručení pošty Událost potvrzení převzetí pošty Evidence v ESSL X Předání dokumentu Aktivita (subproces) Asociace Tok zprávy Sekvenční tok
  25. 25. Principy mapování procesů  Rozsah procesu  Jasně definujte rozsah (hranice) procesu identifikací hlavních atributů procesu  Definujte všechny instance procesu, instance musí být oddělené a indentifikovatelné, můžete každou z nich pojmenovat a můžete všechny instance spočítat  Definujte všechny možné alternativy spuštění procesu prostřednictvím Spouštěcích událostí  Definujte všechny možné koncové stavy všech jednotlivých instancí procesu prostřednictvím Koncových událostí
  26. 26. Principy mapování procesů  Zápis procesu  Vždy se snažte aby se jeden diagram vešel na jednu stranu  Organizujte diagram pečlivě tak, aby obsahoval co nejméně křížení jednotlivých toků  Organizujte diagramy tak, aby se daly číst z levého horního do pravého dolního rohu  Organizujte diagramy tak, aby byl zřejmý preferovaný průběh procesu  Pracujte s hierarchickým členěním procesů, kde je to účelné, využívejte podprocesy
  27. 27. Principy mapování procesů  Společný (jednotný) slovník  Definujte seznam prvků, které jsou v zápisu používány, s jejich přesným významem a způsobem užití  Nastavte jmenné konvence pro jednotlivé prvky  Používejte číslování všech prvků a diagramů pro potřeby křížových odkazů a doplňující dokumentace  Katalog (slovník) prvků i jmenné konvence musí umožňovat rozšíření o nové prvky
  28. 28. Principy mapování procesů  Analýza aktivit  Proveďte úplnou dekompozici aktivit a jejich vazeb na role, objekty i cíle  Zachovávejte odpovídající úroveň abstrakce a granularity  Aplikujte jak přístup zdola nahoru (vychází od objektů), tak shora dolů (vychází od aktivit), v jejich kombinaci je síla  Analýza závislostí
  29. 29. Notace mapování procesů  Business Process Model and Notation (BPMN)  Snaha překlenout nekonzistenci a roztříštěnost popisu podnikových procesů  Důraz na srozumitelnost a jednoduchost použití  Podpora formátů pro otevřenou výměnu dat z procesních modelů a automatizaci workflow (XPDL, BPEL, …)  Integration Definition Method for Process Description (IDEF)  Rodina standardů pro popis procesů a systémů
  30. 30. Notace mapování procesů  Základní prvky BPMN diagramu  Plavecké dráhy (swimlanes),  Elementy toku (flow elements),  Artefakty (artefacts),  Spojovací elementy (connections elements).
  31. 31. Notace mapování procesů  Plavecké dráhy (swimlanes)  Skupina plavecké dráhy obsahuje elementy bazén a dráha.  Prvky umožňují zachytit úhel pohledu jednotlivých entit, které se na provádění procesu podílí.  Pro vymezení procesu nebo jejich skupiny se používá element bazén.  Ten může být dále rozdělen na dvě a více drah, které vyjadřují zodpovědnosti jednotlivých aktérů, organizačních jednotek a dalších entit za realizaci příslušných částí modelovaného procesu.
  32. 32. Notace mapování procesů  Elementy toku (flow elements)  Elementy toku představují základní stavební kameny procesu, pomocí kterých jsou popsány všechny důležité situace, k nimž během provádění procesu dochází.  Do této skupiny modelovacích prvků řadíme události, aktivity a brány
  33. 33. Notace mapování procesů  Události (events)  Slouží v BPMN k modelování skutečnosti, že se proces nachází v určitém stavu, který je podstatný z hlediska jeho řízení.  Pomocí tohoto prvku lze vyjádřit pořadí aktivit nebo jejich správné načasování  V základu jsou rozlišovány události počáteční (start), prostřední (intermediate) a koncové (end), dále mohou být definovány i další typy událostí.
  34. 34. Notace mapování procesů  Aktivity (activity)  Aktivity modelují práci prováděnou během procesu.  BPMN rozlišuje tři typy – proces, sub-proces a úkol.  Proces je zobrazen prostřednictvím elementu bazén  Sub-proces odpovídá složené aktivitě, která může být popsána vnořeným procesem.  Úkol představuje již dále nedělitelný proces.
  35. 35. Notace mapování procesů  Brány (gateway)  Slouží pro vyjádření místa v diagramu, kde dochází ke spojování/rozdělování větví procesu.  Brána modeluje výběr sekvence aktivit, které se dále provedou.  BPMN definuje bránu pracující jako XOR, OR, AND nebo komplexní bránu.
  36. 36. Notace mapování procesů  Artefakty (artefacts)  Slouží pro specifikování doplňkových informací a jejich použití neovlivňuje provádění procesu  Datové objekty – dokumenty (elektronické/fyzické) a další objekty, které jsou používány, vytvářeny nebo modifikovány.  Textové anotace – vysvětlují význam elementů toku, slouží pro dokumentační účely.  Skupiny – dovolují označit množinu elementů v diagramu, mají rovněž pouze dokumentační význam.
  37. 37. Notace mapování procesů  Spojovací elementy (connections elements)  Jejich význam spočívá v propojování elementů toku a artefaktů.  Sekvenční tok spojuje elementy do sekvence, a tak určuje pořadí jejich provádění.  Asociace se používá pro připojení artefaktů k prvkům diagramu, které popisují.  Tok zpráv je používaný pro popis interakce mezi různými procesy, jejichž účastníci komunikují během spolupráce prostřednictvím zasílání zpráv.
  38. 38. Další notace a diagramy Use Case Model Activity Diagram
  39. 39. Nástroje mapování procesů  Visio (Microsoft)  Bizagi Modeler (Bizagi)  Enterprise Architect (Sparx Systems)  ARIS (Software AG)  BPM Digital Enterprise Suite (Trisotech)  Activiti Modeler (Alfresco)  Rational System Architect (IBM)
  40. 40. PŘÍKLADY A UKÁZKY.
  41. 41. DĚKUJEME ZA POZORNOST.

×