Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Revize Spisového řádu

333 views

Published on

Presentace ze semináře zaměřeného na problematiku popisu procesů ve spisovém řádu a jejich schematického vyjádření. Tématem bude nejen rekapitulace požadavků na procesy, nejčastěji opakovaných nesrovnalostí z kontrol archivů, ale i grafické znázornění procesů správy dokumentů popisovaných zákonem, vyhláškou a Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby.

Published in: Government & Nonprofit
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Revize Spisového řádu

  1. 1. Revize spisového řádu Stanislav Fiala Praha, 7. 2. 2017
  2. 2. Základní legislativa Spisové služby  Zákon 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě  Vyhláška 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby,  Národní standard pro elektronické systémy spisové služby publikován v částce 64 Věstníku Ministerstva vnitra (VMV čá. 64/2012)  Zákon 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a aut. konverzi dokumentů  Zákon 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro el. transakce  ………..
  3. 3. Povinnosti původce  Spisový řád, Spisový a skartační plán – zákon 499/2004 Sb., § 66 • určení původci vydají spisový řád, • součástí spisového řádu je spisový a skartační plán.  Výkon spisové služby • soubor metodických a organizačních opatření, • musí být jednotný, vymahatelný a kontrolovatelný, • součinnost s dalšími interními předpisy.  Základy péče o digitální dokumenty – zákon 499/2004 Sb., §3, (4) • věrohodnost původu dokumentu, • neporušitelnost obsahu dokumentu, • čitelnost dokumentu, • tvorba a správa metadat k dokumentu, • připojení údajů prokazujících existenci dokumentu v čase.
  4. 4. Osnova spisového řádu  Příjem dokumentů.  Správa datové schránky.  Označování dokumentů a konverze.  Evidence dokumentů a číslo jednací.  Tvorba spisu.  Oběh dokumentů a spisů.  Vyřizování dokumentů a spisů, spisový znak.  Vyhotovování a vzhled dokumentů.  Podepisování dokumentů a užívání úředních razítek.  Vypravení (odesílání) dokumentů.  Ukládání dokumentů a spisů.  Vyřazování dokumentů a spisů, skartační řízení.  Spisová rozluka.  Vedení spisové služby v mimořádných situacích.  Řízení a kontrola.
  5. 5.  Právní podklad … je zpracováván na základě § 66 zákona č. 499/2004 Sb., vyhlášky č. 259/2012 Sb. … … výkonem spisové služby se rozumí zajištění odborné správy dokumentů…  Rozsah … stanovuje základní pravidla pro manipulaci s dokumenty od jejich doručení, resp. vzniku, až po vyřazení ve skartačním řízení  Závaznost … je závazný pro … sankce při nedodržování  Odpovědnost … za vedení spisové služby úřadu je odpovědný  Základní pojmy, zkratky Preambule spisového řádu
  6. 6.  Zveřejnění informací o podatelně • podatelna, adresa podatelny, • přijímané formáty, • způsoby doručení, nosiče, • odmítnutí zásilky, potvrzení příjmu.  U datové zprávy podatelna zjišťuje …  Dokument dostupný podatelně, e-podpis.  Příjem mimo podatelnu.  Správa datové schránky, zodpovědnost, změna pracovníků … Příjem dokumentů, správa datové schránky
  7. 7.  Označování A/D dokumentů jednoznačným identifikátorem.  Zpracování A/D dokumentu.  Výstupní datový formát – kontrola, převedení.  Elektronický podpis a časové razítko.  Převedení A->D, D->D (elektronická SSL), D->A (listinná SSL). Označování dokumentů a převedení
  8. 8.  Evidence dokumentů • Základní evidenční údaje SSL. • Definice čísla jednacího způsob použití. • Samostatné evidence. • Přechod dokumentu mezi evidencemi.  Tvorba spisu • Tvorba spisu spojováním dokumentů / sběrným archem. • Spisová značka – struktura, použití. • Obsah spisu – soupis vložených dokumentů, pořadí. • Spisový znak spisu, skartační znak a lhůta. Evidence dokumentů, tvorba spisu
  9. 9.  Pravomoc a odpovědnost určení.  Redistribuce přes podatelnu / přímo.  Rozdíly v předávání A/D.  Historie dokumentu / spisu.  Avízo termínů a nečinnosti. Oběh dokumentů a spisů
  10. 10.  Odpovědnost za vyřízení.  Způsoby vyřízení.  Vyřizující dokument.  Spisový znak, skartační znak a lhůta.  Kompletace a uzavření spisu.  Příprava k uložení A/D/H spisy.  Organizační a personální změny. Vyřizování dokumentů a spisů
  11. 11.  Jednotný vzhled, struktura a formát dokumentu.  Grafický manuál.  Užití šablon dokumentů.  Podepisování dokumentů  Podpisová práva A/D.  Náležitosti podpisů.  Evidence certifikátů.  Náležitosti razítek, evidence.  Personální změny.  Ztráta razítka, zneužití e-podpisu. Vyhotovování a podepisování
  12. 12.  Způsob odeslání stanoví referent.  Přípravu a kompletaci zásilek zajistí referent.  Odeslání ze samostatné evidence.  Vypravení zajišťuje výpravna.  Protokoly pro poštu, kurýry atp.  Sledování dodejek. Odesílání a vypravení
  13. 13.  Ukládání krátkodobé (na odboru), pravidla a omezení.  Ukládání střednědobé (spisovna), pravidla, termíny …  Spisovny A/D, útvarové, specializované, centrální …  Procedura předání do spisovny, kontrola úplnosti spisu.  Způsob evidence uložených dokumentů.  Spisovny musí zajistit udržení autenticity a čitelnosti dokumentů.  Zodpovědnosti v přístupu k dokumentům, výpůjčky A/D. Ukládání dokumentů a spisů
  14. 14.  Detailní popis procesu Skartačního řízení, zodpovědnosti.  Dokumenty A-V-S s uplynulými skartačními lhůtami.  Tvorba SIP balíčků pro dokumenty.  Vytvoření skartačního návrhu, předat archivu.  Odborná archivní prohlídka.  Přejímka a řízené zničení dokumentů. Žádné dokumenty nesmí být zničeny bez řádného skartačního řízení !!! Vyřazování dokumentů, skartační řízení
  15. 15.  Spisová rozluka  Plán spisové rozluky.  Definice zodpovědností na celý proces spisové rozluky.  Realizace spisové rozluky.  Hodnocení spisové rozluky.  Mimořádná situace  Zpravidla listinný podací deník.  Náhradní evidence končí bezodkladně po ukončení mimořádné situace.  Způsob přechodu na normální stav.  Definice zodpovědností na řízení v mimořádné situaci. Občas nastane
  16. 16.  Definice řízení a zodpovědností výkonu spisové služby  Zodpovědnost za oblasti - organizační, metodická, technická, personální.  Zodpovědnost výkonná - celý úřad, útvary, podatelna, spisovna…  Zodpovědnost za průběžnou kontrolu  Vymahatelnost a sankce Řízení a kontrola
  17. 17.  Spisový řád neodpovídá platným právním předpisům a často ani vlastnímu výkonu spisové služby  Přistupovat ke spisovým normám, jako ke strategickým interním dokumentům původce  Pravidly stanovenými ve spisových normách se musí řídit všichni zaměstnanci (zajištění školení)  Doporučujeme zasílat spisové normy Národnímu archivu k připomínkám Závěry z kontrol – hlavní nedostatky
  18. 18.  Nevyhovující spisový a skartační plán  hesla označují pracovní postup, nikoliv věcnou skupinu – např. „vyřízeno postoupením“;  nekonkrétně stanovené věcné skupiny - např. „ostatní“, „běžná korespondence“, „došlá pošta“;  dokumenty řazeny do nesprávných věcných skupin – hrozba zničení potenciálních archiválií;  skartační znaky nejsou diferencovány podle závažnosti obsahu dokumentů;  v praxi využíváno jen malé procento spisových znaků – známka nevyhovujícího spisového plánu) Závěry z kontrol – hlavní nedostatky
  19. 19.  Dokumentace o eSSl – obvykle sestavována těsně před kontrolou, ne vždy kompletní. Původce by měl mít dokumentaci shromážděnou bez ohledu na příchod archivních inspektorů.  Absence kontroly autentizačních prvků u doručených dokumentů, popř. neukládání výsledku ověření autentizačních prvků.  V evidenci dokumentů není uvedena informace o vyřazení dokumentů ve skartačním řízení, resp. o jejich předání do Národního archivu  Přístup do eSSl není umožněn na úrovni referentů, ale pouze na úrovni sekretariátů (uzlů) Závěry z kontrol – hlavní nedostatky
  20. 20.  Vnitřní oběh spisů pouze v listinné podobě – informace o změnách a oběhu nejsou v eSSl zaznamenány - umělé vytváření hybridních spisů - systém eSSl není plně využíván, nadále slouží převážně jako elektronická evidence dokumentů  Spisy nejsou po vyřízení uzavírány  Dokumenty v digitální podobě nejsou převáděny nejpozději v okamžiku vyřízení a uzavření dokumentu/spisu do výstupního datového formátu  Uzavřené spisy a vyřízené dokumenty nejsou ukládány v digitální spisovně, nýbrž zůstávají u svých zpracovatelů, popř. u jejich nadřízených nebo na uzlech (sekretariátech) Závěry z kontrol – hlavní nedostatky
  21. 21.  eSSl neumí exportovat spis,  eSSl neumožňuje vedení typových spisů,  eSSl neukládá informace o všech pokusech o narušení systému,  eSSl neumí znázornit transakční protokol a neukládá automaticky jeho denní obsah v PDF/A,  eSSl neumožňuje export a import XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi eSSl, export a import spisového a skartačního plánu ani export nebo přenos dokumentů a jejich metadat do archivu v rámci skartačního řízení Závěry z kontrol – hlavní nedostatky
  22. 22.  Spisová služba by měla být základním nástrojem pro zajištění kontinuity administrativních úkonů a transparentního úřadování.  Přistupovat k eSSl, jako ke klíčovému informačnímu systému, který se dotýká všech činností původce.  V rámci organizační struktury původce pevně stanovit odpovědnost za výkon spisové služby.  Při povaze této agendy je logické, že nadřízený pracovníků spisové služby nemusí být vždy vyškolen v administrativní práci, v důsledku čehož pak může dojít k podcenění významu řádného výkonu spisové služby a smyslu uchovávání dokumentů. Závěrečné shrnutí
  23. 23.  Vedení původců by mělo věnovat více pozornosti organizačnímu začlenění a kompetencím útvarů odpovědných za výkon spisové služby a s tím souvisejícímu odpovědnému výběru kompetentních pracovníků.  Národní archiv doporučuje takové organizační začlenění, které umožní pracovníkům spisové služby co nejefektivnější ovlivňování jejího výkonu. http://digi.nacr.cz/wp-content/uploads/2015/11/2_Soucasny_stav_SSl_a_kontrola_353kB.pdf Závěrečné shrnutí
  24. 24. Odkazy http://www.mvcr.cz/clanek/spisova- sluzba-metodiky.aspx http://digi.nacr.cz/?page_id=484 http://www.irms.cz/sqlcache/2013- 08-30-irms-slovnik-print.pdf http://www.ipsd.cz/
  25. 25. PROCESY SPISOVÉ SLUŽBY. GRAFICKÉ ZNÁZORNĚNÍ PROCESŮ SPISOVÉ SLUŽBY – ZÁKLAD REVIZE SPISOVÉHO ŘÁDU.
  26. 26. Proces spisové služby
  27. 27. Etapa I: příjem, označení a oběh
  28. 28. Etapa II: vyřizování a odesílání
  29. 29. Etapa III: ukládání a vyřazování
  30. 30. DĚKUJI ZA POZORNOST. STANISLAV FIALA. „Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou správu dokumentů.“ (Ing. Martina Macek)

×