1. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PENERIMAAN MAHASISWA BARU
PADA ISI YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Sumantri
09.22.1115
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2013

3. ANALYSISANDDESIGN OFINFORMATION SYSTEM
ADMISSIONS AT ISI YOGYAKARTA
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PENERIMAAN MAHASISWA BARU
PADA ISI YOGYAKARTA
ABSTRACT
Sumantri
Bambang Sudaryatno
Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
Selectionof new admissionsat theBAAKPSIISI Yogyakarta not usedin the
processingof informationtechnology, media usedmany still usepapermolds, so toprocess
ittakestime, effortandcost is not small. Tobe able toprocess the datavery wellandreally
neededadata processing applicationsso thatprospective studentsandreportthe
requiredinformationcan bepresentedquicklyand accurately.
The method usedinthisresearchis the development ofthe system, collect data,
observationandevaluation ofthe current system, is expected todraw upaninformation
system,whichfunctionedtohelpprocess datafor prospective students atISIYogyakarta, so
as toreduce themistakesinthe dataprocessing requires.
Ofthe researchisthe acceptance of thenew studentinformationsystemthatisable
toprovide conveniencein data processingprospective students, thereby acceleratingin
termsof dataandinformationmenyadjikanmahsiswacandidate.
Keywords: InformationSystems, New Student.

4. 1. Pendahuluan
Kemajuan ilmu teknologi yang berkembang dengan cepat dan semakin marak
diseluruh dunia, memungkinkan masyarakat dunia untuk menikmati berbagai kemudahan
yang dihasilkan oleh teknologi. Teknologi sangat berperan guna menunjang aktifitas
kehidupan sehari-hari, baik dalam dunia pendidikan, pemerintah, bisnis, hiburan dan lain
sebagainya. Salah satu contoh perkembangan teknologi adalah komputer. Saat ini
komputer hampir dijumpai disetiap kantor pemerintah, perusahaan, sekolah, bahkan
perorangan. Perkembangan teknologi yang begitu pesat khususnya dibidang perangkat
lunak, membuat komputer menjadi semakin user friendly dan telah menjadikan suatu
kebutuhan bagi kalangan tertentu, misalnya kalangan akademisi. Dalam melakukan
pekerjaan mereka sangat tergantung pada komputer. Komputer sebagai alat bantu
manusia memiliki kelebihan diantaranya kecepatan (misalnya dapat menelusuri data
yang sedemikian banyak dan rumit dengan cepat), keakuratan, serta efisiensi
pengolahan data dibandingkan dengan sistem manual. Selain itu komputer juga dapat
menyimpan banyak memori dalam bentuk file-file tertentu dengan aman. Bahkan bila kita
akan membuka suatu data yang pernah kita simpan kita tinggal membuka filenya.
Komputer merupakan alat pengolahan data yang tepat dengan akses yang cepat dan
teliti dibanding dengan akses kerja manusia.
Selama ini proses kegiatan pengolahan data calon mahasiswa pada ISI
Yogyakarta masih dilakukan secara manual, yaitu dengan mengetik semua data calon
mahasiswa yang meliputi nomor pendaftaran, biodata mahasiswa serta program studi
pilihan secara manual. Sedangkan untuk menentukan calon mahasiswa yang akan
diterima sebagai mahasiswa dengan cara dibuat rangking lalu dicetak bersarkan program
studi bahkan bisa sampai ke minat utama dan instrument untuk program studi tertentu
misalnya prodi seni musik. Cara manual yang demikian sangat menyulitkan pengambil
keputusan dan kurang efektif, karena cara kerjanya akan sangat lambat dan waktu yang
dibutuhkan sangat terbatas
2. Landasan Teori
2.1 Pengertian Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sebuah sistem,
yaitu sistem yang lebih menekankan pada Prosedur dan Elemen/Komponen. Pendekatan
sistem yang lebih menekankan pada prosedur didefiniskan sebagai sebagai berikut:
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

5. Pendekatan sistem merupakan jaringan kerja dari prosedur yang menekankan
urut-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur didefinisikan oleh Richard F. Neuschel
sebagai berikut :
Suatu Prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (tulis menulis), biasanya
melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang
diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi
bisnis yang terjadi.
Lebih lanjut Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald, dan Warren D. Stallings, Jr.,
mendefinisikan prosedur sebagai berikut:
Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahaan instruksi yang
mengerjakan apa(what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakan,
kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakan.
Pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponen didefinisikan
sebagai berikut :
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai
suatu tujuan tertentu”.
2.2 Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerimanya.
Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata. Kejadian-kejadian
(event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.
2.3 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat
manjerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Pengertian sistem informasi secara umum adalah pengelola seluruh sumber
daya yang terdapat pada sistem komputer dan menyediakan sekumpulan layanan
(system calls) ke pemakai sehingga memudahkan dan menyamankan penggunaan serta
pemanfaatan sumber daya sistem komputer.

6. 3. Analisis
3.1 Analisis PIECES
Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja,
informasi, ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan
analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service).
Untuk lebih jelasnya lagi mengenai PIECES, di bawah ini akan dijelaskan mengenai
pengertian dari masing – masing komponen PIECES.
1. Analisis Kinerja Sistem ( Performance )
Kinerja adalah suatu kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat
sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi
(throughput) dan waktu yang digunakan untuk menyesuaikan perpindahan pekerjaan
(response time).
2. Analisis Informasi ( Information )
Informasi merupakan hal penting karena dengan informasi tersebut pihak manajemen
dan user dapat melakukan langkah selanjutnya. Apabila kemampuan sistem informasi
baik, maka user akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan
sesuai dengan yang diharapkan.
3. Analisis Ekonomi ( Economy )
Pemanfaatan biaya yang digunakan dari pemanfaatan informasi. Peningkatan
terhadap kebutuhan ekonomis mempengaruhi pengendalian biaya dan peningkatan
manfaat. Saat ini banyak perusahaan dan manajemen mulai menerapkan paperless
system (meminimalkan penggunaan kertas) dalam rangka penghematan.
4. Analisis Pengendalian ( Control )
Analisis ini digunakan untuk membandingkan sistem yang dianalisa berdasarkan pada
segi ketepatan waktu, kemudahan akses, dan ketelitian data yang diproses.
5. Analisis Efisiensi ( Efficiency )
Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sistem tersebut dapat digunakan secara
optimal. Operasi pada suatu perusahaan dikatakan efisien atau tidak biasanya
didasarkan pada tugas dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan.
6. Analisis Pelayanan ( Service )
Peningkatan pelayanan memperlihatkan kategori yang beragam. Proyek yang dipilih
merupakan peningkatan pelayanan yang lebih baik bagi manajemen, user dan bagian
lain yang merupakan simbol kualitas dari suatu sistem informasi.
3.2. Analisis Kebutuhan Sistem
Kebutuhan teknologi merupakan kebutuhan perangkat lunak yang menyangkut
aspek unjuk kerja (performance) yang harus dipenuhi oleh perangkat lunak yang

7. dikembangkan Kebutuhan teknologi juga merupakan tipe kebutuhan yang berisi properti
perilaku yang dimiliki oleh sistem, meliputi ;
1. Perangkat Keras (hardware)
Perangkat keras yang dibutuhkan sebagai sarana penunjang pengelolaan data
penerimaan mahasiswa baru berupa seperangkat personal computer.
2. Perangkat Lunak (software)
Perangkat lunak dapat berupa sekumpulan perintah yang disusun secara logis
dengan bahasa pemrograman yang dimengerti oleh komputer, sehingga
mengahasilkan keluaran sesuai dengan yang diinginkan.
3. Sumber Daya Manusia (brainware)
Faktor yang tak kalah penting dalam pengembangan suatu sistem adlah perangkat
manusia, oleh sebab itu diperlukan sumbar daya manusia yang benar-benar mengerti
dan paham tentang komputer serta dapat mengoperasikan program aplikasi tersebut.
3.3. Analisis Kelayakan
Analisis Kelayakan merupakan proses yang menganalisis permasalahan yang
telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Tujuan dari analisis ini
adalah menguji apakah sistem yang baru yang layak akan diterapkan sebagai
pengembangan sistem yang lama layak dipakai atau tidak. Analisis kelayakan sistem
memiliki beberapa segi antara lain :
1. Kelayakan Teknis
Eknologi yang digunakan di dalam sistem ini harus tersedia di pasaran. Bila teknologi
ini tidak tersedia maka dicari alternatif lain. Selain itu jika teknologi yang akan
digunakan rumit, nanti akan timbul permasalahan dalam tahap implementasi dan
operasi.
2. Kelayakan Ekonomi
Pengembangan sistem informasi membutuhkan suatu investasi, investasi berarti
dikeluarkannya sumber daya untuk mendapatkan manfaat di masa yang akan datang.
Sebelum sistem informasi dikembangkan perlu dilakukan studi kelayakan ekonomi.
Uji kuantitatif kelayakan biaya dan manfaat
a. Payback Periods (PP)
Metode ini digunakan untuk menilai proyek investasi dengan dasar lamanya
investasi tersebut dapat tertutup dengan aliran-aliran kas masuk.
Adapun Rumus yang digunakan adalah sebagai berikut :
Procced (total manfaat – total biaya)
b. Return On Investment (ROI)
Metode pengembalian informasi digunakan untuk mengukur prosentase manfaat

8. yang dihasilkan proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan.
Adapun Rumus yang digunakan adalah sebagai berikut :
𝑅𝑂𝐼 =
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙𝑚𝑎𝑛𝑓𝑎𝑎𝑡 − 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙𝑏𝑖𝑎𝑦𝑎
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙𝑏𝑖𝑎𝑦𝑎
𝑋100%
c. Net Present Value
Metode ini merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang.
Adapun Rumus yang digunakan adalah sebagai berikut :
NPV = − 𝑁𝑖𝑙𝑎𝑖 𝑃𝑟𝑜𝑦𝑒𝑘 +
𝑃𝑟𝑜𝑐𝑐𝑒𝑑 1
1 + 𝑖 1
+
𝑃𝑟𝑜𝑐𝑐𝑒𝑑 2
1 + 𝑖 2
+ ⋯
𝑃𝑟𝑜𝑐𝑐𝑒𝑑 𝑛
1 + 𝑖 𝑛
3. Kelayakan Operasional
Kelayakan operasional proyek pengembangan sistem informasi yang baru adalah
layak dilakukan dengan melihat kemampuan personil atau sumber daya yang ada
untuk menjalankan sistem yang baru, baik kemampuan sistem untuk menghasilkan
informasi dan kemampuan pengendali operasi dari sistem sehingga akan lebih efisien.
4. Kelayakan Hukum
Perangkat lunak sistem dinyatakan layak dari segi hukum, karena rancangan sistem
yang diajukan tidak melanggar hukum, sehingga pengembangan sistem informasi
yang baru ini layak untuk dikembangkan. Selain itu semua perangkat yang terlibat
dalam pengembangan sistem ini diproleh secara resmi atau legal dan tidak melanggar
hukum.
4. Hasil Penelitian dan Pembahasan
4.1 Implemantasi Sistem
Setelah sistem dianalisis dan didesain secara terinci, kemudian teknologi
diseleksi dan dipilih barulah sistem diimplementasikan atau diterapkan. Tahap
implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk
dioperasikan. Tujuan dari tahap implementasi adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengkaji mengenai rangkaian sistem, baik software maupun hardware dalam
bentuk sistem informasi terpusat (integrated information system)
2. Untuk melakukan uji coba mengenai perangkat lunak sistem (software maupun
perangkat keras (hardware) sebagai sarana pengolah data sekaligus penyaji informasi
yang dibutuhkan.
3. Untuk melakukan penerapan serta peralihan sistem yang lama ke sistem baru,
sebagai keputusan terakhir di dalam tahap pembangunan / pengembangan sistem.
4.2 Pengetesan Program
Sebelum program diterapkan, maka program harus di test untuk membebaskan
dahulu dari kesalahan-kesalahan dari program secara menyeluruh. Kesalahan dari

9. program yang mungkin terjadi dapat dibagai dalam tiga bentuk kesalahan yaitu :
1. Kesalahan bahasa (languages errors) atau disebut dengan kesalahan penulisan
(syntax error) atau kesalahan tata bahasa (grammatical errors) adalah error yang
disebabkan oleh kesalahan menulis kode program. Misalnya salah menuliskan nama
object, property atau methodnya. Kesalahan ini relatif mudah ditemukan diperbaiki,
karena compiler akan memberitahukan letak dan sebab kesalahannya sewaktu
program dikompilasi.
2. Kesalahan sewaktu proses (run-time errors) adalah kesalahan yang terjadi sewaktu
executable program dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program
berhenti sebelum selesai pada saatnya, karena kompiler menemukan kondisi-kondisi
yang belum terpenuhi yang tidak bisa dikerjakan.
3. Kesalahan logika (logical errors) adalah error yang disebabkan oleh kesalahan logika
programan. Program bisa berjalan dan bebas dari Syntax Error danRuntime Error,
tetapi informasinya tidak sesuai dengan yang diharapkan. contoh dan pembahasan
dari logical error dapat misalnya ada seorang calon mahasiswa yang tidak mengikuti
ujian sehingga tidak mendapat niali tetapi calon mahasiswa dinyatakan lulus, hal ini
bisa disebabkan kesalahan program atau validasi yang kurang menyebabkan user
bisa memasukan sembarangan. Penangan kesalahan seperti ini haruslah ditangani
dengan proses testing dan pengawasan selama ujicoba dan masa implementasi awal.
Dimana setiap output yang dihasilkan dicek secara manual apakah semua sudah
sesuai dengan hasil yang diinginkan.
4.3 Instalasi Program
Program ini adalah program aplikasi hasil pengkodean yang merupakan sebuah
sistem baru yaitu Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru (Sipemaba) yang akan
ditempatkan pada sistem komputer dengan cara instalasi menggunakan CD yang telah
diisi dengan program aplikasi tersebut
4.4 Pengetesan System
Pengetesan sistem (system testing) dilakukan untuk memeriksa kekompakan
antar komponen sistem yang diimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem
ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen-komponen dari
sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengetesan sistem perlu
dilakukan untuk mencari kesalahan-kesalahan atau kelemahan-kelemahan yang mungkin
masih terjadi.

10. 4.5 Pemilihan dan Pelatihan Personil
1. Pemilihan personil.
Pemilihan dan pelatihan personil dalam sistem informasi merupakan salah satu faktor
yang perlu diperhatikan, karena keberhasilan dalam pelaksanaannya ditentukan oleh
personil yang berada dalam sistem itu sendiri. Akan tetapi personil-personil yang
terlibat harus diberi pengertian dan pengetahuan yang cukup tentang sistem informasi
dan posisi serta tugas mereka, oleh karena itu perlu diadakan pemilihan personil.
2. Pelatihan personil
Personil yang akan mengopersikan sistem yang baru perlu dilatih untuk hal-hal yang
mereka belum pahami melalui pendekatan antara lain :
a. Pelatihan procedural (procedural training)
Pendekatan ini menyediakan kepada personil dengan prosedur-prosedur tertulis
yang menjelaskan kegiatan masing-masing personil tersebut.
b. Pelatihan tutorial (tutorial training)
Pendekatan pelatihan ini ditujukan untuk personil secara tatap muka. Pendekatan
ini baik untuk tugas-tugas yang rumit dan vital yang membutuhkan bimbingan-
bimbingan langsung.
c. Latihan langsung di pekerjaan (on-the-job-training)
Pendekatan pelatihan ini dilakukan dengan meletakkan personil langsung pada
posisi pekerjaannya. Personil yang dilatih diberi penjelasan dan instruksi tentang
apa yang harus dikerjakannya dan bagaimana harus mengerjakannya yang
langsung dipraktekkan pada situasi kerja sebenarnya.
4.6 Konversi Sistem
Konversi sistem merupakan tahap untuk meletakkan sistem baru supaya siap
untuk dioperasikan. Ada beberapa pendekatan untuk melakukan konversi sistem
salah satunya adalah pendekatan konversi paralel (parallel conversion) dilakukan
dengan mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan sistem yang
lama selama suatu periode waktu yang tertentu. Kedua sistem ini dioperasikan
bersama-sama untuk meyakinkan bahwa sistem yang baru benar-benar
beroperasi dengan sukses sebelum yang lama dihentikan. Kebaikan dari
pendekatan ini adalah menyediakan proteksi yang tinggi kepada organisasi
terhadap kegagalan sistem yang baru. Jika sistem yang baru gagal, sistem yang
lama masih tetap beroperasi. Kelemahan dari pendekatan ini adalah terletak
pada biaya yang harus dikeluarkan. Untuk biaya operasi dua buah sistem
dibutuhkan biaya yang sangat besar. Pada waktu kedua sistem beroperasi

11. secara bersama-sama, maka hasil dari sistem baru dapat dibandingkan dengan
hasil dari sistem yang lama untuk menilai apakah sistem yang baru telah
beroperasi dengan benar. Setelah instansi mengetahui sistem baru dapat
diandalkan, maka sistem yang lama dihentikan dengan memilih titik perhentian
yang paling tepat, misalnya pada akhir periode-periode fiskal.
5. Kesimpulan
5.1 Kesimpulan
Setelah melalui pembuatan perancangan sistem dan pengimplementasian
program, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :
1. Dengan membuat sebuah software sistem informasi terkomputerisasi berbasis
database mampu mengolah dan menyediakan data calon mahasiswa baru secara
akurat dan tepat waktu dan relevan sehingga menghasilkan informasi yang
berkualitas.
2. Aplikasi harus dibuat dengan desain GUI ((graphical user interface) yaitu
pemrograman yang menggunakan tampilan grafik sebagai alat komunikasi dengan
pemakainya untuk dapat memenuhi syarat kemudahan operasional software.
3. Masih diperlukan pengembangan software ini untuk benar-benar memenuhi
kebutuhan aplikasi yang diinginkan.
5.2 Saran
Saran yang penulis berikan dalam pengembangan sistem manual menuju sistem
komputer adalah sebagai berikut :
1. Dengan menggunakan sistem komputer semua dapat dikerjakan dengan waktu yang
relatif singkat, tetapi perawatan komputer juga harus diperhatikan.
2. Sistem yang sedang berjalan ini juga dilengkapi dengan sistem backup data, tetapi
sebaiknya juga melakukan pendokumentasian secara manual, karena untuk
menghindari beberapa hal yang tidak diinginkan seperti berikut ini;
a. Media penyimpanan (hardisk) mengalami kerusakan atau komputer dicuri.
b. Terjadi kebakaran atau musibah yang lain..
c. Software ini sudah mampu menggantikan sistem manual dan mengganti dengan
sistem komputerisasi untuk pengolahan datanya

12. DAFTAR PUSTAKA
Kusrini, 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data, Andi Offset,
Yogyakarta.
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan
Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Andi Offset, Yogyakarta.
Jogiyanto, HM. 1989. Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori
dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta.
Al-Bahra Bin Ladjamudin. 2005 Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu,
Yogyakarta.
Utama, Budi Sutejo Dharma. 2002. Perencanaan dan Pembangunan Sistem
Informasi,Andi Offset, Yogyakarta.