Michel van Glabbeek Een team kan niet functioneren zonder regelmatig overleg in de vorm van vergaderingen. Hoe effectiever er vergaderd wordt des te beter zal het team kunnen functioneren. In deze workshop komen basisregels en tips langs waardoor vergaderingen effectiever en korter kunnen worden. Deze regels consequent toepassen zal het werken binnen het team positief beïnvloeden.

1. Effectief Vergaderen
Workshop onderwijsconferentie ROC Leiden 19-3-2015
Michel van Glabbeek

2. Effectief Vergaderen

3. Effectief Vergaderen
Hoe herken ik een zinloze vergadering?
Noodzaak en doel van de vergadering zijn onduidelijk of ontbreken.
Er wordt slordig met de tijd omgesprongen: men komt te laat, weidt te
lang uit, blijft te lang zitten.
De vergadering duurt te lang terwijl er geen pauzes ingelast worden.
De vergadering is slecht voorbereid.
Er vormen zich twee groepen: één met praters, één met
toeschouwers.
De emoties laaien regelmatig hoog op.
Acties worden niet uitgevoerd, afspraken niet nagekomen.
Bron: http://nl.checklist.com/checklist-effectief-vergaderen-1/

4. Effectief Vergaderen
Vergaderingen zijn niet alleen saai
en frustrerend, ze kunnen je ook ziek
maken…

5. Effectief Vergaderen
 Vergaderingen die slecht zijn georganiseerd,
waarin de deelnemers moeizaam met elkaar
communiceren, en die lang duren, verhogen de
kans op een psychische ziekte. Dat blijkt uit
onderzoek van drie psychologen van de Duitse
Technische Universität Braunschweig, schrijft
Der Zeit
 Bron: nrc.nl 6-10-2013

6. Effectief Vergaderen
Tijd voor een persoonlijk verhaal
 In ‘82 begonnen als docent
 Vergaderingen ervaren als een soort natuurverschijnsel
 Geduldig ondergaan, alleen opletten bij voor mij
interessante onderwerpen
 Voor de rest mezelf “uitschakelen”

7. Effectief Vergaderen
 Door mijn kinderen actief geworden in een
oudervereniging
 Eerst regionaal daarna landelijk
 Als voorzitter getraind door “vergadertijgers”
 Vaardigheden meegenomen naar school
 Twee jaar teamleider voor MK BOUW BOL4
 Drie jaar coördinator voor MKE WTB BOL4
 Nu weer aan de zijlijn maar…. met pretenties

8. Effectief Vergaderen
 Tijd voor de checklist

9. Effectief Vergaderen
Geheim van effectief vergaderen:
 Het begint met de voorbereiding
 Geen of te weinig tijd om voor te bereiden dan
(te) veel tijd kwijt met niet-effectief vergaderen

10. Effectief Vergaderen
Het samenstellen van de agenda:
 in principe maar vier soorten punten
 Mededelingen
 Meningsvorming
 Meningspeiling
 Besluitvorming

11. Effectief Vergaderen
Checklijst agenda:
 Heb je voor elk punt het DOEL duidelijk voor ogen?
 Heb je dat ook aangegeven?
 Heb je de maximale tijd van elk punt genoemd?
 Heeft iedereen de agenda en de stukken op tijd?
 Weet iedereen waar en wanneer de vergadering is?
 Zijn de vergaderrollen bekend?
 Zijn er niet teveel agendapunten?

12. Effectief Vergaderen
Nodig voor de vergadering:
 Een goede technische voorzitter
(bij voorkeur niet de leidinggevende)
 Bij mededelingen alleen vragen ter verheldering
 Bij elk afgehandeld punt een korte samenvatting geven t.b.v.
iedereen maar vooral de notulist
 Schrap “wat verder ter tafel komt”
 In de rondvraag alleen vragen van informatieve aard
(rondvraag duurt maximaal vijf minuten)
 Gebruik een actielijst en een besluitenlijst

13. Effectief Vergaderen
Rol van de voorzitter:
 Wees neutraal!
 Geef een goede inleiding, wijs op het belang van de
vergadering
 Leid elk punt kort en bondig in
 kap iedereen af die door je heen praat
 Vat na afloop elk punt samen
 Zorg dat er respectvol met elkaar wordt gesproken.
Bron: http://www.visionair.nl/ideeen/ideeen1/efficient-
vergaderen-is-niet-makkelijk/

14. Effectief Vergaderen
Vergaderen leidt tot
 actie,
 besluit,
 idee,
 aanpak,
 afspraak,
 mededeling of
 conclusie
(bron nu.nl)

15. Effectief Vergaderen
Vragen?