Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Effectief vergaderen

1,367 views

Published on

De huidige vergadercultuur wordt over het algemeen gezien als inefficient.
Hoe kun je effectiever vergaderen? Hoe kan ICT daarbij goed ingezet worden? Welke afspraken en cultuur hoort daarbij?

Published in: Business
  • Be the first to comment

Effectief vergaderen

  1. 1. effectief vergaderen
  2. 2. Sasja Beerendonksasja.beerendonk@e-office.comtwitter.com/sbeerendonkhttp://nl.linkedin.com/in/sbeerendonk
  3. 3. e-office
  4. 4. agenda #vergaderen
  5. 5. opdracht:wat kom je halen?
  6. 6. 18e - 20ste eeuw
  7. 7. proces | controle | voorspelbaar managen | lage kosten | mechanischstructuur & proces 9 to 5 | foutloos | intern gerichtgeen verandering | controle | proces leading
  8. 8. 21ste eeuw
  9. 9. kennis | informatie | overal netwerk | creativiteit | doelgerichtslimheid & flexibiliteit intrinsiek | zelfstandig | vertrouwen samenwerken | discipline | faciliteren
  10. 10. vergaderen, wat is dat?een vergadering = een bijeenkomst van 3 of meer mensen met gemeenschappelijke doelstellingen waar interactie en communicatie het belangrijkste middel is om dit te bereiken
  11. 11. opdracht:top 3 ergernissen
  12. 12. ergernissen top 10rinkelende telefoonsemailen tijdens vergaderingte laat komenniet voorbereid zijn / stukken niet doorgenomenuitlopen van vergaderingengeen duidelijke agendaactiepunten voorgaande vergadering niet gedaangeen besluitenlangdradigniet de juiste personen
  13. 13. we vergaderen veel35% van de beroepsbevolking vergadert 25% van hun werktijdde meeste vergaderingen beginnen te laat of lopen juist uitdeelnemers zijn vaak onvoorbereid en na de vergadering gebeurt er weinig
  14. 14. problemen• email• versies• voorbereiding• nabehandeling
  15. 15. effectief vergaderen, wat is dat?
  16. 16. aandachtspunten• stel een heldere agenda op• kies een vorm die past bij het doel• kies de juiste deelnemers• maak afspraken over gedrag voor, tijdens en na de vergadering• verstrek vooraf informatie• beperk de vergadertijd tot een minimum• leg afspraken, acties en communicatie vast• laat technologie helpen
  17. 17. hoe kan technologie helpen?• digitale werkomgeving• voorbereiding centraal• delen van documenten• digitale actielijst• online vergaderen / conference call• chat en video chat• mobiel : papierloos wordt digitaal•
  18. 18. centraal samenwerken
  19. 19. papierloos werken
  20. 20. informatie in de cloud MicroSoft MicroSoft SharePoint SharePoint Dropbox Google Docs Evernote Google Docs veilig intern beveiligd extern publiek beveiligd persoonlijk
  21. 21. e-mailsamenwerken
  22. 22. hoeveel files genereert samenwerkenmet e-mail bij 4 ontvangers met 2 versies?
  23. 23. a. 4b. 10c. 12d. 54
  24. 24. a. 4b. 10c. 12d. 54
  25. 25. mijn versies y = r * [ 2+(6*p) ]aantal aantal aantal files versie personen ronden mail en filesystem y = r*([FS+MS]+3p*[MS+FS]) mijn versies heen en weer
  26. 26. 4e versie 104 104 3e versie y = r * [ 2+(6*p) ] 60 tippingaantal files 52 52 2e versie point 40 28 26 20 1e versie 14 1 2 aantal personen 3 4
  27. 27. en dus…• alles digitaal (of scannen)• alles in de Cloud• mail geen bestanden maar links• zorg dat iedereen verbonden is• maak afspraken• beperk de duur van vergadering door optimaal voor te bereiden
  28. 28. demonstratie

×