Trainning how to practices 5s in your company

1. 1
HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN 5S
Giảng viên: Hồ Minh Hường /TP QLCL – Khối KTKSNB

2. P. Quản lý chất lượng HO
2
NỘI QUY LỚP HỌC
Có mặt
ĐÚNG
GIỜ
Điện thoại
CHẾ ĐỘ
RUNG
Không nói
CHUYỆN
RIÊNG
Không ra
vào TỰ
DO
Báo CB
QUẢN LÝ
LỚP khi vắng
mặt
Có mặt
ĐÚNG
GIỜ
XIN
PHÉP

3. P. Quản lý chất lượng HO
3
MỤC TIÊU KHOÁ HỌC
• Chương trình triển khai 5S tại MB
• Nhận thức chung về 5S
• Phương pháp và cách thức triển khai
áp dụng 5S tại đơn vị
• Đánh giá hoạt động 5S

4. P. Quản lý chất lượng HO
4
NỘI DUNG CHÍNH
I
Khái niệm,
đặc điểm và
lợi ích của 5S
II
Triển khai
và duy trì
hệ thống 5S
III
Các vấn đề
cốt lõi để
duy trì 5S

5. P. Quản lý chất lượng HO
5
NỘI DUNG CHÍNH
I
Khái niệm, đặc
điểm và lợi ích
của 5S
1. Thực trạng 5S phải đối mặt
2. Quá trình tìm kiếm một vật dụng…
3. Lợi ích của 5S
4. 5S là gì?
5. Ý nghĩa của các S: S1, S2, S3, S4, S5

6. P. Quản lý chất lượng HO
1. Thực trạng luôn phải đối mặt
• Tác phong, tư thế, làm việc, vị trí các
vật dụng không phù hợp và đồng nhất.
• Văn phòng: tài liệu, hồ sơ, đồ dùng VP
không sạch sẽ, sẵn có
• Máy móc thiết bị được bố trí và bảo trì
không thích hợp.
• Lối đi, giao thông nội bộ không được
thông thoáng!

7. P. Quản lý chất lượng HO
2. Các tình huống tìm kiếm…
Thời gian tìm kiếm
= 0
Mất cả buổi
mới tìm thấy
Có tìm nhưng
nhưng không thấy
Không thấy
Tìm kiếm
Có thể dùng ngay Số lượng vừa đủ
Số lượng quá nhiều
Có nhưng số
lượng không đủ
Có nhưng không
dùng được
Hết thời gian
Vội vàng đặt mua
Sau đó
Lại tìm thấy
Vội vàng đặt mua
Ta thật
giỏi 
Tiếc quá, không đáp ứng
được công việc 
Lại thừa
rồi
Tốn tiền quá !!!
Nguy
cơ?
Tiếc quá, thật lãng phí 
Nguy
cơ? Tồn
kho

8. P. Quản lý chất lượng HO
• Thời gian tìm kiếm đồ dùng, hồ sơ, trang thiết bị nhanh
• Không khí làm việc cởi mở, thân thiện trong văn phòng
• Môi trường làm việc thông thoáng, thoải mái, hiệu quả.
• Nâng cao khả năng quản lý, tính chuyên nghiệp
• Giảm lãng phí:
 Thời gian
 Vận chuyển
 Không gian
 Kiểm kê
 Tinh thần
3. Lợi ích của 5S

9. P. Quản lý chất lượng HO
9
4. 5S là gì
• 5S là một triết lý nhằm tạo ra môi trường làm việc ngăn
nắp, sạch sẽ
• 5S là một công cụ nhằm loại bỏ lãng phí
• 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện những công cụ cải
tiến liên tục (Kaizen, Lean, 6 Sigma,…)

10. P. Quản lý chất lượng HO
Tiếng ViệtTiếng AnhTiếng Nhật
5. Ý nghĩa của các S
Một phương pháp cải tiến đơn giản, dễ thực hiện và ít tốn chi phí.
S1S1
S2S2
S3S3
S4S4
S5S5

11. P. Quản lý chất lượng HO
11
Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết
Loại bỏ những thứ không cần
thiết
Xác định “đúng số lượng” đối
với những thứ cần thiết
S1: SÀNG LỌC
ơĐúng là nói
Thật là dễ

12. P. Quản lý chất lượng HO
12
S2: SẮP XẾP
Sắp xếp những thứ cần thiết theo thứ
tự ngăn nắp và có đánh số ký hiệu để
dễ tìm, dễ thấy
Sắp xếp đúng vật, đúng chỗ
Sắp xếp các vị trí dụng cụ,
máy móc, công nhân… sao
cho tiến trình làm việc trôi
chảy

13. P. Quản lý chất lượng HO
13
S3 :SẠCH SẼ
Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ luôn sạch sẽ.
Hạn chế NGUỒN gây dơ bẩn, bừa bãi
Dọn dẹp, làm sạch có “Ý THỨC”

14. P. Quản lý chất lượng HO
14
Duy trì thành quả đạt được
“Liên tục phát triển” 3S
Sàng Lọc
Sắp Xếp
Sạch Sẽ
Mọi lúc, mọi nơi
Nguyên tắc 3 Không:
Không có vật vô dụng.
Không bừa bãi.
Không dơ bẩn.
S4 : SĂN SÓC
S4 = S1 + S2 + S3 được vận
hành một cách liên tục và trở
thành tiêu chuẩn (thói quen).
Các tiêu chuẩn, thói quen đó
liên tục được cải tiến và nâng
cao mức độ.

15. P. Quản lý chất lượng HO
15
S5 : SẴN SÀNG
Tự Nguyện, Tự Giác việc thực hiện và duy trì 3S:
• Sàng Lọc
• Sắp Xếp
• Sạch Sẽ
Liên tục thực hiện các phong trào thi đua 5S.
• Thi đua giữa các cá nhân
• Thi đua giữa các phòng/Ban/ PGD thuộc CN
Thường xuyên đánh giá kiểm tra.
• Đánh giá nội bộ 5S
• Đánh giá chéo giữa các PGD/CN…

16. P. Quản lý chất lượng HO
II
Triển khai
và duy trì
hệ thống 5S
Các bước triển khai 5S kỳ II
Trao đổi thông tin trong quá trình TH
Bước 1: Chuẩn bị, kickoff, đào tạo
Bước 2: Thực hiện 3S (S1 + S2 + S3)
Bước 3: Thực hiện S4
Bước 4: Thực hiện S5
Bước 5: Nghiệm thu kết quả thực hiện
NỘI DUNG CHÍNH

17. P. Quản lý chất lượng HO
17
PHÒNG
QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
PHÒNG
QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
CÁC CHI
NHÁNH
CÁC CHI
NHÁNH
PHÒNG GIAO
DỊCH C
PHÒNG GIAO
DỊCH C
Trao đổi thông tin quá trình thực hiện 5S
PHÒNG GIAO
DỊCH B
PHÒNG GIAO
DỊCH B
PHÒNG
GIAO DỊCH A
PHÒNG
GIAO DỊCH A
CÁC CHI
NHÁNH
CÁC CHI
NHÁNH
 Chiều mũi tên màu xanh thể hiện việc trao đổi thông tin của phòng QLCL với các đơn vị áp dụng 5S.
QLCL đóng vai trò là đơn vị kiểm soát hoạt động 5S tại các đơn vị.
 Chiều mũi tên màu đỏ, thể hiện việc trao đổi thông tin của Chi nhánh với các phòng giao dịch trực
thuộc trong quá trình thực hiện 5S

18. P. Quản lý chất lượng HO
18
Các bước triển khai 5S
Böôùc 3
T ng veä sinhổ
Böôùc 4
Thực hiện 3S
Bước Nội dung Thời hạn hoàn thành
1 Chuẩn bị thực hiện, Kickoff và đào tạo. 12/09/2012
2
Thực hiện 3S: Tổng vệ sinh, sàng lọc, sắp
xếp, sạch sẽ.
12/09/2012
3 Thực hiện S4: Tiêu chuẩn hóa 18/09/2012
4
Thực hiện S5: Đánh giá theo checklist
Cải tiến: Căn cứ vào kết quả đánh giá, yêu
cầu các phòng, ban, bộ phận cải tiến công
tác 5S.
25/09/2012
5
Thời hạn cuối cùng gửi báo cáo nghiệm
thu.
25/09/2012

19. Hướng dẫn chuẩn bị thực hiện.
Hướng dẫn kickoff (phát động
chương trình thực hiện).
Hướng dẫn đào tạo 5S lại 5S cho
các thành viên.
Hướng dẫn thực hiện tổng vệ sinh
CN/PGD.
Hướng dẫn chụp hình, lưu trữ tư
liệu về thực hiện chương trình 5S.
08/14/15 19
Các bước triển khai 5S
BƯỚC 1
Chuẩn bị thực hiện,
Kickoff và đào tạo.

20. P. Quản lý chất lượng HO
20
Chuẩn bị thực hiện
1. Lãnh đạo Chi nhánh/PGD thấu hiểu lợi ích của 5S: Được biết về
chương trình triển khai 5S của đợt 2.
2. Rà soát lại ban 5S:
• Bổ sung thành viên nếu cần.
• Các nội dung đã thực hiện kỳ trước: cần phát huy và cần cải tiến vấn
đề gì?
• Các vấn đề về nguồn lực của ban 5S
3. Xem xét các hướng dẫn thực hiện và yêu cầu nghiệm thu của
PQLCL.

21. P. Quản lý chất lượng HO
21
Kick off và đào tạo.
1. Tổ chức buổi kick-off chươmg trình 5S
2. Tuyên truyền quảng bá 5S với biểu ngữ, áp phích,
bản tin nội bộ tại chi nhánh
3. Tổ chức khóa đào tạo 5S cơ bản cho mọi thành viên
tham gia triển khai 5S.
Bản tin 5S
Chụp ảnh
5S
Biển đeo 5S

22. P. Quản lý chất lượng HO
08/14/15 22
Tổng vệ sinh
1. Cung cấp dụng cụ và thiết bị cần
thiết để vệ sinh
2. Tổ chức tổng vệ sinh
3. Phân chia thành các nhóm nhỏ
làm vệ sinh tại các khu vực được
xác định
4. Chụp ảnh hiện trường
- Cận cảnh
- Toàn cảnh
- Share ảnh lên cho mọi thành viên cùng
thưởng lãm.

23. Thực hiện S1: Sàng lọc
Thực hiện S2: Sắp xếp
Thực hiện S3: Sạch sẽ
08/14/15 23
Các bước triển khai 5S
BƯỚC 2
Thực hiện 3S.

24. P. Quản lý chất lượng HO
Thực hiện S1
Không gian Văn
phòng…
Tủ tài liệu, kệ,…
Bàn làm việcCác tài liệu, hồ sơ, biểu
mẫu
Đồ dùng cá nhân của
nhân viên
Các vật phẩm,
NVL trong kho.
S1: SÀNG LỌC (SEIRI)
Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết
Loại bỏ những thứ không cần thiết
Xác định “đúng số lượng” đối với những thứ cần thiết

25. P. Quản lý chất lượng HO
25
Thực hiện S2
S2: SẮP XẾP (SEITON)
• Phân cho mỗi vật dụng một địa chỉ cất giữ dành sẵn.
• Mọi vật dụng cần có địa chỉ và được gắn nhãn theo hệ
thống.
• Đặt vật dụng ở vị trí dễ thấy để giảm thiểu thời gian tìm
kiếm.
• Đặt vật dụng sao cho mọi người có thể tiếp cận một cách dễ
dàng.
• Các dụng cụ được sử dụng đặc biệt cần để tách riêng với
các dụng cụ được dùng phổ biến.
• Dụng cụ sử dụng thướng xuyên cần sắp xếp bên cạnh người
sử dụng.

26. P. Quản lý chất lượng HO
26
PHÂN LOẠI HÀNH ĐỘNG YÊU CẦU
S2
S1
CÁC VẬT
DỤNG CẦN
DÙNG
Thường được
dùng
Thỉnh thoảng
sử dụng
Không sử dụng
nhưng phải giữ
Phải được đặt gần điểm sử
dụng
Có thể để cách xa điểm sử
dụng một ít
Cần để tách riêng trong
kho, có nhãn nhận dạng rõ
ràng
CÁCH THỰC HIỆN SẮP XẾP:
Thực hiện S2 (tiếp)

27. P. Quản lý chất lượng HO
27
Thực hiện S2 (tiếp)
• Cách sắp xếp hồ sơ, tài liệu
• Cách sắp xếp công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm, ngăn tủ, cốc
chén… (tham khảo)

28. P. Quản lý chất lượng HO
28
• Cách sắp xếp các công cụ, dụng cụ dùng chung.
• Cách sắp xếp bàn làm việc:
Thực hiện S2 (tiếp)

29. P. Quản lý chất lượng HO
29
Thực hiện S3
S3: SẠCH SẼ (SEISO)
- Dọn dẹp, lau dọn thường
xuyên nơi làm việc.
- Phòng ngừa nguồn lây bẩn.

30. P. Quản lý chất lượng HO
30
CÁC KHU VỰC CẦN LÀM SẠCH
1. Khu vực tủ hồ sơ tài liệu
Các loại kho hồ sơ, các giá kệ chứa đồ,
tủ đựng hồ sơ, tài liệu…
2. Thiết bị văn phòng
Các loại máy móc thiết bị văn phòng:
máy in, máy fax, máy xén giấy, máy
photo, bàn viết, ghế ngồi…
3. Khu vực xung quanh.
Lối đi, cửa sổ, phòng họp, phòng vệ sinh,
khu vực tiếp khách, khu vực 5s v.v…
Thực hiện S3 (tiếp)

31. P. Quản lý chất lượng HO
31
Yêu cầu sau thực hiện 3S
Thỏa mãn 3C:
Clean
Clear
Compact
 Dễ dàng xác định vị trí của một vật.
 Nhận biết vật đó thừa hoặc thiếu.
 Nhận biết ngay vật đã bị thất lạc.
 Mọi vật có thể dễ dàng lấy ra sử dụng.
 Tất cả mọi người cần dùng đều biết.
Thỏa mãn 3E:
Easy to find.
Easy to use.
Easy to put back.
Kết quả
của việc thực hiện
3S phải đạt được:
Nên thực hiện các bước 1 và 2 cùng 1 ngày.

32. • Hướng dẫn thực hiện S4
08/14/15 32
BƯỚC 3
Thực hiện S4
Các bước triển khai 5S

33. P. Quản lý chất lượng HO
33
Thực hiện S4
S4: SĂN SÓC (SEIKETSU)
 Duy trì thành quả đạt được
 “Liên tục phát triển” 3S
• Sàng Lọc
• Sắp Xếp
• Sạch Sẽ
 Mọi lúc, mọi nơi
Nguyên tắc 3 Không:
• Không có vật vô dụng.
• Không bừa bãi.
• Không dơ bẩn.

34. P. Quản lý chất lượng HO
 Vẽ sơ đồ toàn bộ mặt bằng trong phạm vi 5S. Phân công trách
nhiệm quản lý cho các thành viên của đơn vị theo khu vực
 Thiết lập tiêu chuẩn bàn làm việc cho tất cả các bàn làm việc
của nhân viên (Tham khảo form tiêu chuẩn cơ bản )
 Dán nhãn mác, gáy file, biển chỉ dẫn thích hợp, hướng dẫn sử
dụng cho các máy móc thiết bị phức tạp…. Đồng bộ hóa file
tài liệu, khay tài liệu, các vật phẩm văn phòng…
 Góc thông tin 5S (mỗi CN sẽ thiết lập chung 1 góc 5S nhằm
cập nhật thông tin mới và thường xuyên của CN )
08/14/15 34
Thực hiện S4

35. P. Quản lý chất lượng HO
35
Thực hiện S4
Đạt
Khá
Xuất sắc
Giỏi
Thời gian
Hiệu Qủa Công Tác
Sàng lọc
Sắp xếp
Sạch sẽ

36. • Hướng dẫn thực hiện S5
08/14/15 36
Các bước triển khai 5S
BƯỚC 4
Thực hiện S5

37. P. Quản lý chất lượng HO
37
Sắp xếp Sàng lọc
Sẵn sàng
Sạch sẽ
Sàng
lọc Sắp xếp Sạch sẽ
Sạch sẽ
Săn
sóc
Sàng lọc
Sàng lọc
Sàng lọc
Sắp xếp
Sắp
xếp
Sắp xếp
Sạch sẽ
Sạch sẽ
Săn sóc
Săn sóc
Các công cụ
5S
(Lặp đi lặp
lại 3S liên
tục)
Mục tiêu của 5S
Đỉnh cao của
vòng tròn là S5
Thời
gian
Thực hiện các S
S5: SẴN SÀNG(SHITSUKE)
làm tất cả những việc
(S1+S2+S3+S4) với ý thức tự
giác cao.
Thực hiện S5

38. P. Quản lý chất lượng HO
Mọi hoạt động đều cần đến yếu tố con người. Nếu
như “con người” trong tổ chức không có thói quen
thực hiện các quy định hoặc thiếu sự tự giác chấp
hành kỷ luật thì việc thực hiện 5S theo phong trào
thì dễ nhưng khó duy trì tạo hiệu quả thực sự.
Bước 5: Thực hiện 3S hàng ngày
S hình thành thói quen!ự

39. P. Quản lý chất lượng HO
Thực hiện S5 cần làm ?
Thường xuyên
tuyên truyền
nội bộ về 5S
trong đơn vị
08/14/15 39
Thường xuyên
đánh giá nội bộ
5S
Lãnh đạo là
tấm gương về
việc thực hành
tốt 5S
Đào tạo 5S cho toàn thể
cán bộ, nhân viên.
Niêm yết kết quả đánh
thực hiện 5S thường
xuyên.
Coi nơi làm việc là ngôi
nhà thứ hai của mình.

40. P. Quản lý chất lượng HO
40
 Lập kế hoạch đánh giá và khuyến khích 5S
 Phát động phong trào thi đua giữa các phòng ban
 Khuyến khích thưởng cho nhóm và cá nhân thực hiện tốt
 Tổ chức tham quan ở các đơn vị khác
Đánh giá nội bộ 5S

41. CÁC KẾT QUẢ CHÍNH
Báo cáo thực hiện
Hình ảnh minh họa
Checklist đánhgiá tại CN
08/14/15 41
Các bước triển khai 5S
BƯỚC 5
Nghiệm thu kết quả
thực hiện

42. P. Quản lý chất lượng HO
Nghiệm thu kết quả với phòng
QLCL
• Kết quả nghiệm thu được gửi chậm nhất vào ngày 25/09/2012.
Gồm 03 nội dung chính như sau:
– Bản báo cáo theo mẫu của P.QLCL (Bản báo cáo này sẽ được
lưu trữ và đối chiếu kiểm tra lại khi P.QLCL tiến hành đánh giá).
– Tối thiểu 10 hình ảnh/1 đơn vị cho các hoạt động sau:
• Kickoff
• Tổng vệ sinh
• Trước và sau khi thực hiện 5S.
– Gửi checklist đánh giá nội bộ 5S của đơn vị gồm 2 phần:
Checklist đánh giá các phòng ban và Checklist đánh giá SGD
• Ban 5S tại chi nhánh tại các đơn vị, thường xuyên kiểm tra
email để cập nhật thông tin và nhận những hướng dẫn kịp thời
từ P.QLCL.
08/14/15 42

43. P. Quản lý chất lượng HO
43
III
Các vấn đề
cốt lõi để
duy trì 5S
1. Cam kết của lãnh đạo
2. Sự tham gia của tất cả
3. Cải tiến liên tục
4. Quảng bá 5S như một sản phẩm
5. Thường xuyên đánh giá nội bộ
6. Ghi nhận đóng góp
NỘI DUNG CHÍNH

44. P. Quản lý chất lượng HO
44
1. Cam kết của Lãnh đạo
TÀI CHÍNH
THỜI GIAN
NHÂN LỰC

45. P. Quản lý chất lượng HO
45
2. Sự tham gia của tất cả
Tất cả các phòng ban, tất cả
mọi người. Không có ngoại
lệ !!!

46. P. Quản lý chất lượng HO
46
3. Cải tiến liên tục
• Cải tiến theo tinh thần liên tục
 Xây dựng văn hóa cải tiến từ những ý tưởng nhỏ
nhất mang lại giá trị trong công việc

47. P. Quản lý chất lượng HO
47
4. Quảng bá 5S như 1 sản phẩm
• Tổ chức các cuộc thi vui về 5S: sáng
kiến 5S; sáng tác thơ, truyện 5S, cuộc
thi tuyên truyền 5S; slogan… 5S
5S
5S

48. P. Quản lý chất lượng HO
48
5. Đánh giá 5S nội bộ
• Quá trình đánh giá nhằm:
- Xem xét tính hiệu lực và sự phù hợp của hệ thống
- Tìm kiếm cơ hội cải tiến
 ĐÁNH GIÁ KHÔNG PHẢI LÀ
SỰ TRỪNG PHẠT

49. P. Quản lý chất lượng HO
49
6. Ghi nhận đóng góp
• Sự ghi nhận là văn hóa, là tiền đề cho sự
GẮN BÓ - TRUNG THÀNH

50. P. Quản lý chất lượng HO
Cám ơn các bạn đã chú ý lắng nghe !
Phòng Quản lý chất lượng – Hội sở
O4 62661088 ext 541,679,244