5S tại văn phòng

1. Thực hành 5S trong
văn phòng
Ngày 09 tháng 1 năm 2016
Phạm Thanh Luyến

2. Nội dung
Đặc trưng môi trường làm việc văn phòng
5S: khái niệm, mục đích, nội dung cụ thể
Kiểm tra, đánh giá chương trình 5S

3. Môi trường làm việc văn phòng

4. Các lãng phí điển hình trong
môi trường văn phòng
Lãng phí trong
văn phòng
Chờ đợi
Chất lượng
Hoạt động/di chuyển thừa
Hiệu suất tư duy thấp
Làm quá yêu cầu chất
lượng
Tồn kho/lưu trữ
Thiết bị gặp sự cố Làm quá yêu cầu số lượng

5. Một số vấn đề chung về
môi trường làm việc
• Nhân viên thiếu động lực?
• Hiện trường thiếu ngăn nắp, vệ sinh?
• Sai lỗi nhiều?
• Năng suất thấp?
• Tai nạn lao động?
Cần một môi trường cho
việc tăng năng suất, chất
lượng và đảm bảo an
toàn !
Cần một kỹ thuật
quản lý nội vi tốt &
cắt giảm chi phí !
5S

6. 5S: Khái niệm & Lịch sử
5S là phương pháp tạo ra khu vực làm việc sạch sẽ, gọn gàng khiến cho
mọi lãng phí được phơi bày và mọi bất thường được nhìn thấy ngay
lập tức. Đặc điểm của 5S văn phòng:
• Tham gia của 100% thành viên trong tổ chức
• Hoạt động tự nguyện, không nhận lương
• 05 phút trước hoặc sau giờ làm việc.
5S bắt nguồn với Henry Ford và CANDO
Cleaning up
Arranging
Neatness
Discipline
Ongoing improvement

7. 5S: Khái niệm & Lịch sử
Phương pháp này được người Nhật phát triển trong những năm giữa
thế kỷ 20 và đặt tên theo 5 chữ bắt đầu bằng “S” trong tiếng Nhật
• Phân loại (Sàng lọc) – Sorting out
• Sắp xếp - Storage
• Làm sạch (Sạch sẽ) - Shining
• Tiêu chuẩn hóa (Săn sóc) - Setting standards
• Duy trì (Sẵn sàng) – Sticking to the rules

8. Mục đích & ý nghĩa của 5S văn phòng
 Cải thiện tinh thần và môi trường làm việc,
 Nâng cao hiệu suất lao động,
 Phát hiện lãng phí,
 Có được sự tham gia của tất cả mọi người trong tổ
chức,
 Tuân thủ luật lệ là nền tảng của cải tiến,
 An toàn lao động và sức khỏe nghề nghiệp.

9. S1: Phân loại (Sàng lọc)
• LOẠI BỎ những thứ không cần thiết, là những thứ không tạo ra
giá trị gia tăng, ra khỏi khu vực làm việc
 Khu vực làm việc thân thiện và
tạo tinh thần tích cực
 Cải thiện dòng chảy công việc
 Tăng năng suất
 Môi trường làm việc an toàn hơn

10. S1: Phân loại - Các bước tiến hành
1. Phân tích các quá trình thực hiện công việc
2. Đánh giá và phân tích hiện trạng
3. Gắn thẻ đỏ (red tag)/ Đưa vào folder lưu trữ riêng để xử lý
4. Quyết định cách thức xử lý những thứ được gắn thẻ đỏ.

11. S1: 7 bước thực hành gắn thẻ đỏ
1. Xác định khu vực cần gắn thẻ đỏ (lập kế hoạch cụ thể)
2. Xác nhận các tiêu chí gắn thẻ đỏ (thống nhất và quán triệt tất cả mọi
thành viên)
a) Xác định sự hữu ích của đồ vật
b) Xác định tần suất sử dụng
c) Xác định số lượng cần thiết
3. Thiết kế, chế tạo thẻ đỏ
4. Thực hiện việc gắn thẻ đỏ / lưu trữ riêng
a) Theo nhóm, tránh tranh cãi (Khu vực chung)
b) Lập bảng ghi chép các vật bị gắn thẻ đỏ
5. Đánh giá các vật được gắn thẻ đỏ theo các tiêu chí đã thống nhất ở bước
2
6. Loại bỏ ngay lập tức những đồ vật, tài liệu, hồ sơ, dữ liệu được xác định
thống nhất là không cần thiết ra khỏi khu vực làm việc, nhớ tuân thủ các
yêu cầu pháp luật, cam kết khách hàng và bảo mật thông tin
7. Chuyển những đồ vật gắn thẻ đỏ còn lại về kho lưu trữ, về địa chỉ mới

12. S1: Phân loại tại từng khu vực
1. Khu vực cá nhân: đồ dùng văn phòng cá nhân, trang thiết bị văn phòng
cá nhân, hồ sơ, tài liệu ở phạm vi quản lý cá nhân
2. Khu vực hồ sơ, tài liệu, dữ liệu chung: các tủ hồ sơ dùng chung, các tủ
tài liệu / thư viện dùng chung…
3. Khu vực hoạt động chung: máy in chung, máy photocopy, phòng họp,
khu vực sảnh, hành lang, phòng trà, tường-trần, bảng tin và các đồ vật
trang trí, tổng đài nội bộ, hệ thống thiết bị và dây mạng nội bộ, hệ thống tủ
điện, dây điện, ổ cắm, công tắc, khu vực hút thuốc, vệ sinh, nhà xe …
4. Khu vực kho lưu trữ: hồ sơ lưu lịch sử, văn phòng phẩm, công cụ và
thiết bị, cơ sở dữ liệu backup…

13. S2: Sắp xếp
 Dễ lấy, dễ trả lại vị trí đúng
 Dễ thấy, loại bỏ thời gian
tìm kiếm
 Giảm thiểu tồn kho =>
giảm chi phí
Sắp xếp tối ưu các đồ vật cần thiết theo
quy trình tác nghiệp để thao tác có hiệu
quả cao nhất.
Vị trí để đúng nhất của đồ vật này chỗ
nào?
“ Tìm vị trí đúng cho từng đồ vật và từng
đồ vật phải ở đúng vị trí của nó”

14. S2: Sắp xếp - Các bước thực hiện
Bao lâu một lần?
Thời gian truy cập?
Hiểu rõ tình trạng
hiện tại – quy trình
xử lý công việc
Cần gì?
Lấy từ đâu?
Áp dụng quản lý
trực quan
Kẻ vẽ các đường viền,
một cách hợp lý
Sắp xếp hồ sơ, tài
liệu, đồ dùng vị trí
phù hợp với quy
trình xử lý công việc
Có chỗ để cho tất cả
mọi thứ cần thiết
Có địa chỉ cụ thể và
ghi nhãn
Dễ trả lại vị trí ban
đầu
An toàn/ An ninh
thông tin
Phương pháp sắp
xếp đảm bảo dễ
thấy, dễ lấy, dễ trả
lại vị trí ban đầu, an
toàn và bảo mật
Dễ thấy
Dễ lấy

15. S2: Sắp xếp- Tầm quan trọng
SẮP XẾP
Môi
trường
lao động
Công việc
tiêu chuẩn
Năng
suất
Ý thức
An toàn
Trực
quan
Chất
lượng
Quản lý
tồn kho

16. S2: Sắp xếp-Ví dụ

17. Sắp xếp- nguyên tắc 3F
 Fixed Location – Vị trí được quy định rõ: Đồ vật có vị trí
để cụ thể, rõ ràng
 Fixed Items – Danh mục đồ vật cố định: có chỗ cho mọi
thứ cần thiết, mỗi thứ đều ở đúng vị trí quy định
 Fixed Quantity – Số lượng quy định cụ thể: Chỉ có số
lượng vừa đủ đáp ứng công việc tại thời điểm đó mới để
trong khu vực làm việc

18. S3: Làm sạch
Làm sạch với mục đích tìm và loại bỏ các nguyên nhân,
nguồn gốc gây bẩn:
 Làm sạch thiết bị, đồ dùng văn phòng, các bề mặt nằm
ngang,…
 Kiểm tra làm sạch hàng ngày
 Tìm và phát hiện nguồn gốc gây bẩn, loại bỏ nguồn gốc
đó bằng kaizen
 ‘Làm sạch’ thư rác, file lỗi thời,…

19. S3: Làm sạch – Nguyên tắc
Nguyên
tắc
Làm sạch
hằng ngày
khu vực làm
việc
Kiểm tra hằng
ngày – Đánh
giá định kỳ
Người bày,
người dọn
Tổng vệ sinh
định kỳ (cao,
khó, gầm,…)

20. S3: Làm sạch - Các bước tiến hành
 Phục hồi như mới
 Tìm nguyên nhân, nguồn gốc gây
bẩn
 Loại bỏ các nguyên nhân, nguồn
gốc gây bẩn
 Giảm thiểu yêu cầu lau chùi
nhưng vẫn tăng cường tìm, loại
bỏ các nguyên nhân, nguồn gốc
gây bẩn  Phân công trách nhiệm cụ thể cho
từng khu vực
 Thiết lập chuẩn
 Giữ đúng thời lượng làm công tác
lau chùi, làm sạch
 Luôn bắt đầu công tác lau chùi,
làm sạch cùng một thời điểm
Điều kiện để tiến hành
hiệu quả
Các bước tiến hành

21. S4: Tiêu chuẩn hóa
Kết quả của việc thực hiện tốt
3 hoạt động: Phân loại, Sắp
xếp và Làm sạch
Nơi nào không có tiêu
chuẩn thì nơi đó không
thể cải tiến được

22. S4: Tiêu chuẩn hóa - Mục đích
Trực quan hóa những công việc phải làm
 Trực quan hóa thường dùng để chỉ ra thế nào là chuẩn
mực
 Chuẩn mực, tiêu chuẩn có thể được cải tiến
 Chuẩn mực phải được trực quan hóa để được tuân thủ

23. S4: Tiêu chuẩn hóa – Ví dụ quản lý trực quan

24. S5: Duy trì (Sẵn sàng)
Cam kết và tự giác duy trì bốn hoạt động
Phân loại, Sắp xếp, Làm sạch, Tiêu chuẩn
hóa
Maintaining established procedures

25. S5: Duy trì - Biện pháp
5S và các chỉ số KPIs
(Key performance
indicators)
Hiện trường hiện
vật
5 phút hàng ngày
Tham quan học tập Sẵn sàng đón khách

26. Kiểm tra & Đánh giá 5S
QUẢN LÝ HÀNG NGÀY
Gắn với hoạt động hằng ngày của
nhân viên và các cấp quản lý nhằm
đảm bảo việc thực hiện các tiêu
chuẩn về phân loại, sắp xếp và làm
sạch đã được quy định.
ĐÁNH GIÁ ĐỊNH KỲ
Nhằm đánh giá mức độ hiệu quả của
việc thiết lập chuẩn và quản lý hằng
ngày với 5S, hướng đến cải tiến tiêu
chuẩn và so sánh chuẩn đối sách
(Bench marking) với thời gian.
Lập tiêu chuẩn
(Sơ đồ mặt bằng/ Công việc tiêu
chuẩn/ Danh mục đồ vật, Trực quan hóa,
Checklist kiểm tra)
Huấn luyện/đào tạo nhân viên
Kiểm tra hằng ngày & củng cố
Lập danh mục kiểm tra
Đánh giá định kỳ & Báo cáo
Đối sách và khen thưởng

27. Mục đích hướng tới
NỀN TẢNG CHO MỌI CẢI TIẾN!
Không
sai lỗi
Không
lãng
phí
Không
tai nạn
Không
buồn
phiền
Chất lượng
Năng suất
An toàn
Tinh thần
ĐỪNG CHỈ TẬP TRUNG VÀO
SỰ “SẠCH SẼ & GỌN GÀNG”!
OFFICE
5S

28. Đảm bảo nhận thức đúng về 5S
Quản lý rủi ro
Cách sống & làm
việc
Nỗ lực liên tục
Cơ sở của mọi
Công cụ chất lượng
• Tiếp cận theo quản lý rủi ro nhằm loại bỏ
các mối nguy về lãng phí & an toàn
• Các hành vi có ý thức được định hướng bởi
sự lãnh đạo và cam kết mạnh mẽ, được củng
cố bởi các biện pháp quản lý hiệu quả. Cần
giải quyết các yếu tố kỹ thuật và quản lý.
• Các nỗ lực kiên trì và nhất quán dựa trên
một bố trí tốt về kế hoạch và cơ cấu
• Cơ sở của tiêu chuẩn hóa như là điểm xuất
phát của mọi nỗ lực quản lý chất lượng và
cải tiến liên tục - Kaizen

29. Các yếu tố quan trọng của chương trình 5S
.
Kế hoạch rõ ràng và cụ thể
Đào tạo & Tuyên truyền thỏa
đáng
.
Sự lãnh đạo & Cam kết
Củng cố một cách hiệu quả
Chương
trình 5S

30. Thực hành 5S trong văn phòng
Thank you!