trien khai 5 s tai don vi

1. HƯỚNG DẪN
TRIỂN KHAI 5S TẠI ĐƠN VỊ
Hà Nội, ngày 16 tháng 6 năm 2018

2. TÀI LIỆU SỬ DỤNG TRONG CHƯƠNG
TRÌNH ĐƯỢC LẤY TỪ CHƯƠNG TRÌNH
HUẤN LUYỆN 5S TRONG Y TẾ CỦA JICA

4. 5S: Sort-Set-Shine-Standardize-Sustain
4
S1:
Sort
S2:
Set
S3:
Shine
S4:
Standardize
S5:
Sustain

6. 1. Không thay đổi/dao động nhiều trong
thực hiện công việc  giúp đa dạng hóa
dịch vụ/sản phẩm
2. Không tạo ra sản phẩm lỗi  chất lượng
cao hơn
3. Không lãng phí  chi phí thấp hơn
4. Không trì hoãn trong công việc đúng
thời gian hơn
MỤC TIÊU CỦA NGUYÊN TẮC 5S

7. 5. Không bị thương khi làm việc  an toàn
hơn
6. Không hư hỏng  công việc bảo dưỡng
được tốt hơn
7. Không có phàn nàn  bệnh nhân hài
lòng hơn
8. Không có tổn hại hình ảnh  thương
hiệu đơn vị tốt hơn
MỤC TIÊU CỦA NGUYÊN TẮC 5S

8. CÁC GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN 5S

9. Giai đoạn
Thời
gian dự
kiện
Bước Các hoạt động
GĐ1 Chuẩn bị 3 tháng Bước 1 Phổ biến
Bước 2 Tập huấn cho cấp quản lý
Bước 3 Hình thành Nhóm cải tiến chất lượng
(QIT)
Bước 4 Phân tích thực trạng
Bước 5 Lựa chọn khu vực/lĩnh vực cần làm
GĐ2 Giới
thiệu
6 tháng Bước 6 Tập huấn nhân viên
Bước 7 Thành lập Nhóm cải tiến công việc
(WIT)
Bước 8 Các hoạt động Sorting – Setting và
Shining
GĐ3 Áp dụng 2 năm Bước 9 Tiếp tục giám sát,
Tiêu chuẩn hóa các hoạt động
GĐ4 Duy trì 2-3 năm Bước Tái huấn luyện,
CÁC GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN 5S

10. Giai đoạn chuẩn bị nhằm:
- Giúp cho các nhà quản lý và nhân viên
• Hiểu,
• Làm quen với 5S-CQI-TQM,
• Biết rõ tình trạng hiện tại.
- Thời gian: khoảng 3 tháng.
GIAI ĐOẠN 1: CHUẨN BỊ

11. Gồm các bước
 Bước 1: Phổ biến khái niệm về 5S-CQI-
TQM
 Bước 2: Tập huấn cho đối tượng quản lý
 Bước 3: Hình thành Nhóm cải tiến chất
lượng (QIT)
 Bước 4: Phân tích thực trạng
 Bước 5: Chọn các khu vực mục tiêu
GIAI ĐOẠN 1: CHUẨN BỊ

12.  Phổ biến cho toàn thể nhân viên về khái
niệm 5S-CQI-TQM
 Cần lưu ý:
• 5S không phải chỉ làm LÀM SẠCH CÓ
CHUẨN HÓA
Bước 1: Phổ biến khái niệm về 5S-CQI-TQM

13. Các điểm cần nhấn mạnh khi phổ biến về 5S
 5S là để cải thiện môi trường làm việc để ứng
dụng các hoạt động cải tiến chất lượng tốt hơn
 5S không có mâu thuẫn với các định hướng cải
tiến chất lượng sẵn có
 5S không phải là SƯ KIỆN MỘT LẦN. Mà là công
việc thực hiện hàng ngày và tạo ra nét văn hóa
ở các cơ sở y tế
 Việc tập huấn định kỳ cần thiết cho cả cấp quản
lý và nhân viên
Bước 1: Phổ biến khái niệm về 5S-CQI-TQM

14. Bước 2: Tập huấn cho đối tượng quản lý
- Chìa khóa cho sự thành công của 5S là
• Sự cam kết
• Vai trò của lãnh đạo.
Bước đầu là tập huấn cho cấp quản lý về 5S-CIQ-
TQM
- Cấp quản lý cần phải
• Hiểu rõ về 5S-CQI-TMQ
• Áp dụng,
- Các bước áp dụng 5S cần được giải thích một cách
logic, rõ ràng.

15. Các nội dung cần quan tâm (1):
• Các khái niệm về 5S-CQI-TQM
• Phương pháp phân tích thực trạng
của đơn vị
• Các thành lập Nhóm cải tiến chất
lượng (QIT) và vai trò và nhiệm vụ của
Nhóm
• Đưa ra kế hoạch hành động

16. Các nội dung cần quan tâm (2):
• Cách thành lập Nhóm cải tiến công
việc (WIT) và mối quan hệ với QIT
• Theo dõi và đánh giá các hoạt động
5S
• Phương pháp huấn luyện cho nhân
viên
• Cần đưa ra Kế hoạch hành động 5S
dự thảo vào cuối đợt tập huấn

17. - Thành lập nhóm cải tiến chất lượng (QIT)
• Làm đầu mối ứng dụng các hoạt động
CTCL.
- Thành viên của nhóm phải bao gồm
• Lãnh đạo cấp cao
• Cấp trung
 Để phối hợp đưa ra kế hoạch ban đầu
 Giúp rút ngắn thời gian đưa ra quyết định
 Tăng tính cam kết cho CTCL.
Bước 3: Hình thành Nhóm cải tiến chất lượng
(QIT)

18. - Vai trò chính của QIT bao gồm (1):
 Tập huấn cho nhân viên bệnh viện về
5S-CQI-TQM
 Thực hiện phân tích thực trạng
 Triển khai các hoạt động 5S-CQL cho
các vấn đề thường gặp trong bệnh
viện.
 Thực hiện theo dõi định kỳ và cung
cấp kỹ thuật cho các nhóm WIT

19. - Vai trò chính của QIT bao gồm (2):
 Ghi lại tất cả các hoạt động CTCL
được thực hiện trong BV
 Đánh giá lại thực trạng và kế hoạch
hành động
 Cung cấp các nguồn lực cho các hoạt
động 5S-CQI-TQM

20.  Sau khi tập huấn cấp quản lý, QIT cần xác định
hiện trạng chất lượng tại nơi làm việc.
 Khi QIT thực hiện phân tích, cần trang bị
camera và chụp ảnh tình trạng hiện tại nơi làm
việc để ưu tiên ứng dụng 5S.
 Cần so sánh trước và sau các hoạt động.
 Quan sát hoạt động và phỏng vấn nhân viên
và cũng là phương pháp phân tích quan trọng.
Bước 4: Phân tích thực trạng (1)

21. Kết quả được phân tích nên được sử dụng
 Để hiệu chỉnh Kế hoạch hành động (Ver. 0) để
hiểu đúng về thực trạng
 Phát triển kế hoạch hành động (Ver. 1) để bắt
đầu các hoạt động 5S.
 Hơn nữa, cũng để cho nhân viên hiểu về “Môi
trường làm viện hiện tại là như thế nào”
Bước 4: Phân tích thực trạng (2)

22.  Việc lựa chọn khu vực cần được thực hiện để
đảm bảo cho thành công cho việc áp dụng các
hoạt động 5S.
 Việc áp dụng các hoạt động 5S tại các khu vực
mục tiêu để đưa ra trường hợp điển hình,
giúp nhân viên hiểu về 5S (Seeing is
believing!)
Bước 5: Chọn các khu vực mục tiêu (1)

23. Khi lựa chọn khu vực mục tiêu, KHÔNG NÊN
lựa chọn các đơn vị/khoa phòng có quá nhiều
vấn đề, vì:
 Mất nhiều thời gian để giải quyết vấn đề
 Khó khăn trong việc sử dụng như là “trường
hợp điển hình”.
Số lượng “khu vực mục tiêu” có thể được
quyết định dựa vào:
 Khả năng của QIT
 Các nguồn lực khác.
Bước 5: Chọn các khu vực mục tiêu (2)

24. Tiêu chuẩn lựa chọn khu vực mục tiêu:
 Có người chịu trách nhiệm về chương trình
cải tiến chất lượng.
 Thực trạng của khoa/phòng cần được cải
thiện để chăm sóc khách hàng tốt hơn.

25. Mở rộng khu vực triển khai
- Khi 5S được:
• Giới thiệu thành công cho “khu vực mục
tiêu”, và
• Cơ chế duy trì các hoạt động được thực
hiện tốt
 tiến hành mở rộng các khu vực mục tiêu

26. GIAI ĐOẠN 2: GIỚI THIỆU
Thời gian: 6 tháng
Gồm các bước
 Bước 6: tập huấn nhân viên
 Bước 7: Phát triển Nhóm cải tiến công
việc (WIT)
 Bước 8: thực hành Sort, Set và Shine

27.  Một trong các chìa khóa thành công
của việc áp dụng 5S là “sự tham gia
của tất cả mọi người”.
 Vì vậy, việc tập huấn cho toàn thể nhân
viên ở khu vực mục tiêu là tối cần thiết.
Bước 6: tập huấn nhân viên (1)

28. Trong suốt quá trình tập huấn, các nội
dung cần tập trung như sau:
 Khái niệm và 5S-CQI-TQM
 Hướng dẫn phân tích thực trạng cho
khoa/phòng
 Công cụ 5S
 Vai trò của QITs và thành lập WITs
 Phát triển kế hoạch hành động cho
khoa/phòng
 Tự kiểm tra và đánh giá.
Bước 6: tập huấn nhân viên (2)

29. “One big tree does not make a forest”
 WITs là thiết yếu cho việc ứng dụng các
hoạt động QI ở cấp độ khoa/phòng.
 Mục tiêu của WIT là cung cấp cho nhân
viên cơ hội tham gia có ý nghĩa và đóng
góp vào việc giải quyết vấn đề và thách
thức.
Bước 7: Phát triển Nhóm cải tiến công việc (WIT)

30.  Nhóm cần gặp nhau thường xuyên để xác
định, phân tích và giải quyết vấn đề và cải
thiện kết quả trong công việc của họ.
 Nhóm cũng có nhiệm vụ áp dụng các công
cụ đo lường cải tiến và khuyến cáo cho cấp
quản lý.
 Kết quả đầu ra ở tuyến nhân viên cơ sở bao
gồm kết quả chất lượng cao hơn và cải
thiện năng suất.
Bước 7: Phát triển Nhóm cải tiến công việc (WIT)

31. Sự cần thiết thành lập các nhóm WITs
WITs sẽ giúp cho:
 Các quan hệ được phát triển và gắn kết
thành viên
 Đồng thuận về các nguyên tắc và giới hạn
 Hợp tác làm việc
 Nhóm làm việc được xác định và các thành
viên thân thiết với nhau
 Cam kết cùng làm việc giải quyết khó khăn
và cho ra những phản hồi hướng dẫn.

32. Để nhóm làm việc đạt hiệu quả cao, cần:
 Thiết lập các công việc được cho là khẩn cấp,
 Xây dựng các hướng dẫn,
 Quan tâm các buổi gặp trao đổi,
 Thiết lập các nguyên tắc rõ ràng cho các thái
độ làm việc,
 Có nhiều thời gian cho nhau,
 Tận dụng các phản hồi tích cực,
 Ghi nhận và khen thưởng...

33. Họp nhóm
Cần diễn ra đều đặn theo kế hoạch.
Thời gian dành cho họp nhóm, bao gồm cả các
bản báo cáo của các thành viên tham gia cần
được:
 Duy trì hợp lý
 Và đánh giá đều đặn.

34. Họp nhóm
Một vài điểm cần thiết cho hoạt động nhóm:
 Lịch họp cần được chuẩn bị trước và gởi
cho các thành viên
 Quản lý thời gian và duy trì các thảo luận
tập trung
 Động viên và hỗ trợ sự tham gia của tất cả
thành viên...

35. Các hoạt động cần được quan tâm cải tiến:
 Dịch vụ khách hàng
 Dòng chảy công việc
 Sử dụng hiệu quả nguồn lực
 Môi trường làm việc
 An toàn
 Trưởng nhóm WIT và các thành viên cần thực
hiện đúng vai trò của mình và quen thuộc với
các điểm quan trọng trong khoa/phòng của
mình.

36. HOẠT ĐỘNG CỦA NHÓM WIT
Bước 1
Xác định các khu vực cần
cải thiện
Bước 7
Theo dõi và điều chỉnh
cho đúng các hoạt động
Bước 6
Áp dụng
Bước 5
Trao đổi các khuyến cáo
với cấp quản lý
Bước 4
Đưa ra các đề xuất/khuyến
cáo
Bước 3
Thu thập, khảo sát và phân
tích số liệu
Bước 2
Sắp thứ tự ưu tiên và chọn
khu vực cần cải tiến

37. Bước 8: thực hành Sort, Set và Shine
Bắt đầu triển khai các hoạt động S1-S3, bao gồm:
- S1: Sort
• Elimination
- S2: Set
• Material handling
• Workstation changes
• Labels, signs, color coding
- S3: Shine
• Regular maintenance and cleanliness

38. S1: Sort/loại bỏ
S1:
Sort
S2:
Set
S3:
Shine
S4:
Standardize
S5:
Sustain
38
Back to main
Ba nguyên tắc cơ bản
của S1
1. Tạo môi trường làm
việc không lộn xộn
2. Làm sạch các vách và
bảng thông báo
3. Sử dụng “Nhãn đỏ”

39. S1: Sort/loại bỏ
S1:
Sort
S2:
Set
S3:
Shine
S4:
Standardize
S5:
Sustain
39
Back to main
CÁCH THỰC HIỆN
• Xử lý các vật dụng không
cần thiết trên bàn, trong
ngăn kéo, trong tủ và trên
sàn nhà
• Gở bỏ các hướng dẫn và
poster không cần thiết
dán trên tường và bảng
thông báo
• Đính nhãn đỏ vào các vật
dụng chưa xác định được
cần thiết hay không

40. S1: Sort/loại bỏ
S1:
Sort
S2:
Set
S3:
Shine
S4:
Standardize
S5:
Sustain
40
Back to main
Gợi ý
• Loại bỏ tất cả các vật dụng
không cần thiết tại chỗ làm
việc và giảm sự bề bộn
• Kiểm tra tất cả các dụng cụ,
vật liệu và các vật khác ở nơi
làm việc
• Chỉ giữ lại những vật cần thiết
và loại bỏ những vật không
cần thiết, ưu tiên những vật có
tần suất sử dụng cao và để ở
nơi dễ tiếp cận
• Tất cả mọi vật phải được lưu

41. Trang thiết bị,
dụng cụ, vật tư…
tại chỗ làm việc
Cần thiết
Có thể cần
Không cần
thiết
Trang thiết bị, dụng cụ, vật tư… được phân loại dựa vào
nhu cầu sử dụng
Các vật dụng thường được sử dụng
Các vật dụng không được sử dụng cho công việc
hiện tại được cho vào nhóm này
Các vật dụng chỉ hiếm khi được sử
dụng cho vào nhóm này
S1: Hoạt động Sorting

42. S1: Sort
S1:
Sort
S2:
Set
S3:
Shine
S4:
Standardize
S5:
Sustain
42
Back to main
Điểm cần nhớ
Kiểm tra các vật dụng
không cần thiết. Loại bỏ
hoặc xử lý chung.

43. Các ví dụ “Sorting”
• Gắn nhãn đỏ để phân nhóm các vật dụng
cần xác định là cần thiết hay không
• Chuyển các vật dụng không cần thiết (như
các dụng cụ hư hỏng hoặc quá cũ, các vật
liệu thừa…) đến khu vực lưu trữ tập trung
• Dọn dẹp trống trải sàn nhà (tận dụng không
gian)
• Tìm kiếm các bất thường của các trang thiết
bị và dụng cụ (hư hỏng, thiếu linh kiện…)
43

45. 45

46. S2: Set - Material handling
4 nguyên tắc cơ bản của S2
1. Khoanh vùng/khu vực,
đường di chuyển thông;
2. Các kệ và ngăn chứa
nhiều tầng
3. Mỗi dụng cụ có vị trí phù
hợp
4. Dùng xe đẩy cho các vật
nặng
S1:
Sort
S2:Set
S3:
Shine
S4:
Standardize
S5:
Sustain
46

47. S1:
Sort
S2:Set
S3:
Shine
S4:
Standardize
S5:
Sustain
47
Back to main
Cách thực hiện
• Đường di chuyển an toàn,
không có chướng ngại vật, bằng
phẳng và không trơn trượt
• Cung cấp các kệ hoặc tủ nhiều
tầng gần khu vực làm việc cho
các dụng cụ y tế và thuốc
• Cung cấp vị trí cố định cho các
thiết bị y tế và các vật dụng và
đánh dấu vị trí rõ ràng
• Sử dụng xe đẩy và các thiết bị
có gắn bánh xe khi vận chuyển
dụng cụ
S2: Set - Material handling

48. S1:
Sort
S2:Set
S3:
Shine
S4:
Standardize
S5:
Sustain
48
Gợi ý
• Sắp xếp tất cả mọi thứ cần thiết
theo trật tự hợp lý để dễ sử
dụng
• Mọi thứ cần phải có vị trí riêng
và phải ở đúng vị trí
• Các vị trí cho mỗi vật dụng cần
được dán nhãn hoặc có ranh
giới rõ ràng
• Các vật dụng cần được sắp xếp
theo cách sao cho giúp công
việc diễn ra thuận tiện, các thiết
bị được sử dụng thường xuyên
nhất sẽ được tiếp cận dể dàng
nhất.
S2: Set - Material handling

49. • S2 là dựa vào việc tìm
nơi lưu trữ hiệu quả và
thuận tiện các vật cần
thiết
• Thực hiện triết lý “Dễ
thấy, dễ lấy và dể hoàn
trả” (“Can see, Can
take out, and Can
return”)
• Giúp tiết kiệm thời gian
và công sức cho việc
S1:
Sort
S2:Set
S3:
Shine
S4:
Standardize
S5:
Sustain
49
Back to main
S2: Set - Material handling

50. S1:
Sort
S2:Set
S3:
Shine
S4:
Standardize
S5:
Sustain
50
Back to main
Ghi nhớ
Chắc rằng các đồ vật
được quản lý sao cho “dễ
tìm, sử dụng và hoàn trả”
S2: Set - Material handling

52. S2: Set - Workstation changes
S1:
Sort
S2:Set
S3:
Shine
S4:
Standardize
S5:
Sustain
52
Back to main
Ba nguyên tắc cơ bản cho
việc thay đổi ở nơi làm
việc
1. Dễ tiếp cận
2. Chiều cao khuỷ tay
3. Ghế ngồi thoải mái

53. S2: Set - Workstation changes
S1:
Sort
S2:Set
S3:
Shine
S4:
Standardize
S5:
Sustain
53
Back to main
CÁCH THỰC HIỆN
• Để các dụng cụ thường xuyên
sử dụng trong tầm dễ lấy.
• Điều chỉnh chiều cao thực hiện
công việc của từng nhân viên ở
mức ngang hoặc thấp hơn
khuỷ tay 1 ít.
• Cho phép nhân viên thay đổi
đứng/ngồi càng nhiều càng tốt
và sử dụng ghế có thể điều
chỉnh và có tựa lưng tốt.

54. S2: Set - Workstation changes
S1:
Sort
S2:Set
S3:
Shine
S4:
Standardize
S5:
Sustain
54
Back to main
Gợi ý
• Các đồ vật nên được
sắp xếp sao cho giúp
dòng chảy công việc
hiệu quả, các thiết bị
được sử dụng thường
xuyên nhất thì dể tiếp
cận nhất
• Nhân viên không phải
cuối người nhiều lần để
lấy đồ.
• Mỗi công cụ, vật tư…

55. S2: Set - Workstation changes
S1:
Sort
S2:Set
S3:
Shine
S4:
Standardize
S5:
Sustain
55
Back to main
Ghi nhớ
Chắc rằng các đồ vật
được quản lý sao cho
“dễ tìm, sử dụng và
hoàn trả”

57. S2: Set - Labels, signs, color
coding
S1:
Sort
S2:Set
S3:
Shine
S4:
Standardize
S5:
Sustain
57
Back to main
4 nguyên tắc cơ bản
1. Dán nhãn -Labeling
2. Chỉ dẫn an toàn - Safety
signs
3. Đánh dấu bằng
màu/đánh số - Color
coding/numbering
4. Bảng chỉ dẫn – Bảng đồ
Signboards/mapping

58. S2: Set - Labels, signs, color
coding
S1:
Sort
S2:Set
S3:
Shine
S4:
Standardize
S5:
Sustain
58
Back to main
CÁCH THỰC HIỆN
• Làm các nhãn, màu sắc, chỉ
dẫn dễ nhìn, dễ đọc và dễ
hiểu
• Cung cấp hướng dẫn rõ
ràng và thông tin cần thiết
giúp cho công việc an toàn
và hiệu quả.
• Sử dụng qui luật đánh dấu
bằng màu sắc như rác, chất
thải y tế, các loại vải…
• Sử dụng bảng với trực X-Y
để chia sẻ thông tin y tế,
góc 5S và sơ đồ nơi làm

59. S2: Set - Labels, signs, color
coding
S1:
Sort
S2:Set
S3:
Shine
S4:
Standardize
S5:
Sustain
59
Gợi ý
• Nơi để các đồ vật nên
dán nhãn và chia ranh
giới rõ ràng
• Các đồ vật nên được
sắp xếp sao cho giúp
dòng chảy công việc
hiệu quả, các thiết bị
được sử dụng thường
xuyên nhất thì dể tiếp
cận nhất

60. S2: Set - Labels, signs, color
coding
S1:
Sort
S2:Set
S3:
Shine
S4:
Standardize
S5:
Sustain
60
Ghi nhớ
Sử dụng nhãn, chỉ dẫn,
màu sắc và bản đồ giúp
“dễ tìm, sử dụng và hoàn
trả” và dễ hiểu

62. S2: Các hoạt động
• Các vật cần thiết
• Các vật thường
sử dụng
Cần có một sự thống nhất về
nơi và cách sắp xếp các vật
cần thiết
Sắp xếp các vật dụng theo triết lý “dễ
thấy, dễ lấy, dễ hoàn trả”
Sử dụng các công cụ 5S để
sắp xếp hợp lí vật dụng
• Dán nhãn
• Màu
• Số
• Khoanh vùng…
Không chỉ nghĩ là nhìn cho đẹp mắt.
Cần quan tâm đến dòng chảy công
việc (workflow) và sắp xếp các vật
dụng
(Với qui trình công
việc hiện tại)

63. Ví dụ về hoạt động Setting
• Dán nhã, đánh số, khoanh vùng nhằm xác
định rõ ràng ở khu vực lưu trữ vật cần
thiết
• Sắp xếp các vật cần thiết phù hợp với
dòng chảy công việc để giảm các di
chuyển không cần thiết và thời gian di
chuyển
63

64. Before
5S
HÀNH CHÁNH
MID.
YEAR
THỰC HIỆN
After
5S
64
TRƯỚC SAU

65. S3: Shine - Regular maintenance
and cleanliness
S1:
Sort
S2:
Set
S3:
Shine
S4:
Standardize
S5:
Sustain
65
Ba nguyên tắc cơ bản
của S3
1. Sạch sẽ
2. Thùng rác, dụng cụ
làm sạch
3. Bảo dưỡng hợp lý
các thiết bị

66. S3: Shine
S1:
Sort
S2:
Set
S3:
Shine
S4:
Standardize
S5:
Sustain
66
Back to main
CÁCH THỰC HIỆN
• Phân chia khu vực
cần làm sạch cho
từng nhân viên và
thực hiện đều đặn
• Đặt thùng rác và dụng
cụ làm sạch ở nơi phù
hợp
• Kiểm tra và bảo
dưỡng thiết bị y tế,
máy móc và dụng cụ
đều đặn

67. S3: Shine
Gợi ý
• Đặt thùng rác ở các nơi cần thiết
• Thường xuyên bảo dưỡng các
thiết bị y tế hoạt động tốt và an
toàn. Kiểm tra các thành phần máy
móc cẩn thận. Đặc biệt kiểm tra
các thành phần trục quay, các
phần bảo vệ và dây diện
• Đối với các máy móc có được với
giá thấp, cần kiểm tra cẩn thận
hơn về độ an toàn. Một khi có sự
cố, sẽ cố chi phí hơn.
• Đưa ra kế hoạch bảo trì dài hạn, Ví
S1:
Sort
S2:
Set
S3:
Shine
S4:
Standardize
S5:
Sustain
67
Back to main

68. S3: Shine
Ghi nhớ
Làm sạch và bảo
dưỡng định kỳ giúp
nâng cao an toàn
cho người bệnh và
thiết bị
S1:
Sort
S2:
Set
S3:
Shine
S4:
Standardize
S5:
Sustain
68
Back to main

69. S3: Các hoạt động Shining
• Lau chùi sàn nhà, cửa sổ, vách…
• Lau chùi và bảo dưỡng các máy tự động
trong văn phòng, thiết bị y tế, dụng cụ và
nội thất
• Đề ra và tuân theo lịch làm sạch định kỳ
và kế hoạch bảo dưỡng

70. Ví dụ về các hoạt động “Shining”
• Mỗi ngày quét và lau chùi sàn nhà, phòng vệ
sinh, hành lang…
• Lau chùi thường xuyên và bảo dưỡng máy
móc và dụng cụ
• Kiểm tra định kỳ những thay đổi trên máy
móc và khu vực dịch vụ như: rò rỉ, rơ, không
ngay ngắn, vỡ...
• Các hoạt động ngăn ngừa nhiễm khuẩn như
rửa tay, phân loại rác cũng là 1 phần của
Shine 70

72. 72

73. Thời gian: # 2 năm
Gồm bước 9: Thực hành đúng S1 – S3
và thiết lập hệ thống duy trì, phát triển
các tiêu chuẩn và nguyên tắc.
Trong giai đoạn này, mục đích là:
- Thực hiện S1-S3 một cách đúng đắn.
- Tạo ra một hệ thống duy trì cho S1-S3.
GIAI ĐOẠN 3: ÁP DỤNG

74. S4 - Sự chuẩn hóa (Standardization)
Các hoạt động trong bước này
 Phát triển các qui trình chuẩn SOP
 Thực hiện các ký hiệu, đánh dấu an toàn
 Hệ thống thu thập rác thải theo qui định
 Dùng mã màu cho hệ thống giặt ủi
 Khoanh vùng cho việc lưu trử các trang thiết bị
Bảng kiểm cần được thực hiện cho mỗi hoạt
động/khu vực và sử dụng chúng để “tiêu chuẩn
hóa” các hoạt động.
Bước 9: Thực hành đúng S1 – S3 và thiết lập hệ thống
duy trì, phát triển các tiêu chuẩn và nguyên tắc

75. Điều quan trọng khác trong giai đoạn này là giúp
cho điều chỉnh về các nội dung:
 Năng lực cá nhân: SOPs, chia sẻ thông tin
 Chất lượng, năng suất và sự an toàn: SOPs,
hướng dẫn vận hành chuẩn
 Thông tin: Chia sẻ chính sách, chiến lược cho
hoạt động Cải tiến chất lượng (QI) và thực trạng
của các hoạt động cải tiến liên tục (CQI)
 Tư duy của nhân viên về các hoạt động cải tiến
liên tục: Đánh giá công bằng và khen thưởng
cho các thực hành tốt, công bằng trong các cơ
hội tập huấn

76. S4: Standardize - Improving quality of
care (small KAIZEN)
S1:
Sort
S2:
Set
S3:
Shine
S4:
Standardize
S5:
Sustain
76
Back to main
Năm nguyên tắc cơ bản
của S4
1. Chuẩn hoá các qui
trình chăn sóc
2. Qui trình sử dụng trang
thiết bị
3. Bảo đảm riêng tư của
người bệnh
4. Rửa tay
5. Giảm thời gian chờ
của người bệnh

77. S4: Standardize
S1:
Sort
S2:
Set
S3:
Shine
S4:
Standardize
S5:
Sustain
77
CÁCH THỰC HIỆN
• Chuẩn hóa các qui trình chăm
sóc như: thai sản, tiêm ngừa,
khám sức khỏe…
• Đưa ra qui trình sử dụng trang
thiết bị và dán nhãn rõ ràng
• Sử dụng các vách ngăn, màn …
để bảo đảm riêng tư của người
bệnh
• Thiết lập qui trình vệ sinh tay và
điều kiện thực hiện dễ dàng.
• Giảm thời gian chờ cho bệnh
nhân ngoại trú, phòng xét
nghiệm, nhà thuốc

78. S4: Standardize
S1:
Sort
S2:
Set
S3:
Shine
S4:
Standardize
S5:
Sustain
78
Gợi ý
• Lập danh sách các qui
trình lâm sàng cơ bản
giúp dễ tìm kiếm văn bản
các qui trình chuẩn khi
cần thiết
• Sử dụng nhãn và các chỉ
dẫn giúp các hướng dẫn
qui trình rõ ràng.
• Thu thập ý kiến bệnh
nhân để cải tiến chất
lượng chăm sóc

79. S4: Standardize
• Duy trì môi trường ở nơi
S1-S3 được áp dụng
theo cách giống nhau
thông qua việc tổ chức
công việc
• Tạo cơ hội cho nhân viên
được tham gia vào việc
phát triển các tiêu chuẩn.
S1:
Sort
S2:
Set
S3:
Shine
S4:
Standardize
S5:
Sustain
79

80. S4: Standardize
GHI NHỚ
Sử dụng SETTING,
SORTING và SHINING
như là tiêu chuẩn ở nơi
làm việc chính là bước
đầu tiên của Tiêu
chuẩn hóa
S1:
Sort
S2:
Set
S3:
Shine
S4:
Standardize
S5:
Sustain
80
Back to main

81. S4: Các hoạt động Standardizing
S1
S2
S3
Đưa ra cơ chế để chuẩn hóa việc áp
dụng S1-S3 được duy trì
Việc chuẩn hóa sẽ giúp cân bằng các hoạt động =
= “công việc sẽ được cân bằng và trôi chảy”
Chuẩn hóa hữu ích cho:
• Dễ dàng áp dụng các hoạt động S1-S3
• Cân bằng các qui trinh hoạt động
• Sự tham gia của tất cả mọi người

82. Ví dụ các hoạt động
“Standardize”
• Hướng dẫn công việc, Qui trình chuẩn
• Phát triển bảng kiểm và sử dụng qui định cho
SOPs
• Phát triển các cơ chế và biểu mẫu cho việc
đăng ký vật tư y tế, báo cáo…
• Màu sắc để phân loại rác thải
• Tiêu chuẩn hóa các ký hiệu thông thường
82

84. 84

85. S5 : Sustain - Teamwork
Ba nguyên tắc cơ bản
của S5
1. Các cuộc họp đầu giờ -
Tool box meeting
2. Ghi nhận các sự cố và
thương tích
3. Nhóm cải tiến công việc
(WIT), tập huấn 5S
S1:
Sort
S2:
Set
S3:
Shine
S4:
Standardize
S5:
Sustain
85
Back to main

86. S5 : Sustain
S1:
Sort
S2:
Set
S3:
Shine
S4:
Standardize
S5:
Sustain
CÁCH THỰC HIỆN
• Tổ chức cuộc họp ngắn
trước khi thực hiện phân
việc và tránh gây quá tải
cho một vài thành viên.
• Ghi nhận các sự cố y khoa,
tổn Thương và bệnh nghề
nghiệp để bảo đảm an toàn
cho cả bệnh nhân và nhân
viên
• Động viên các hoạt động
WITs và tạo cơ hội bình
đẳng cho toàn thể nhân

87. S5 : Sustain
S1:
Sort
S2:
Set
S3:
Shine
S4:
Standardize
S5:
Sustain
87
Back to main
GỢI Ý
• Ghi nhận tất cả các tai
nạn, bệnh lý và các vấn
đề khác liên quan
• Lên kế hoạch công việc
hàng năm, bao gồm các
giai đoạn tập huấn phù
hợp

88. S5 : Sustain
• Duy trì S1-S4 thông
qua các nguyên tắc,
cam kết và sự cho
phép
• Tập trung vào xác
định các tư duy và
tiêu chuẩn mới ở nơi
làm việc
S1:
Sort
S2:
Set
S3:
Shine
S4:
Standardize
S5:
Sustain
88
Back to main

89. S5 : Sustain
S1:
Sort
S2:
Set
S3:
Shine
S4:
Standardize
S5:
Sustain
89
Back to main
GHI NHỚ
SUSTAIN có nghĩa là
thiết lập môi trường
làm việc nhóm để cải
tiến chất lượng chăm
sóc

90. S5: Các hoạt động Sustainability
Ngăn lùi trở lại
Cải tiến
Cải tiến hơn nữa
Đo lường cải tiến với theo dõi định kỳ
hợp lý
Mọi người sẽ buồn chán
nếu không có gì thay đổi
Cần phát triển 1 cơ chế để
tạo động lực cho nhân viên

91. Ví dụ các hoạt động “Sustain”
• Báo cáo tiến độ đều đặn
• Tập huấn bổ túc thường xuyên
• Đánh giá định kỳ các hoạt động 5S với
việc đưa ra lời khuyên hợp lý cho việc duy
trì và cải tiến
• Cảm kích, ghi nhận và khen thưởng cho
các hoạt động 5S tốt
• Nhắc nhở sử dụng góc 5S, bản tin, bảng
kiểm… 91

93. 93

94. Gồm bước 10: Làm cho hoạt động 5S trở
thành nét văn hóa
Giai đoạn này nhằm giúp nhân viên
- Duy trì các thói quen công việc tốt và
- Duy trì nguyên tắc trong công việc
 S1-S4 thành nét văn hóa trong toàn thể
nhân viên và cấp quản lý
GIAI ĐOẠN 4: DUY TRÌ

95. Hoạt động chính trong giai đoạn này là tiếp tục S5
 S5 là nguyên lý duy trì cho việc thực hành 5S.
 Các chương trình huấn luyện được thực hiện cho
toàn thể nhân viên.
 Cần tổ chức các cuộc thi và ghi nhận, trao giải cho các
thực hành tốt.
 5S là các hoạt động nhỏ, nhân viên có thể không chú
trọng vào 5S sau khi bắt đầu áp dụng.
 Việc kiểm tra thông qua đội giám sát và đánh giá liên
tục là tối cần thiết để duy trì chương trình 5S.
Bước 10: Làm cho hoạt động 5S trở thành nét
văn hóa

96. Các hoạt động cần thực hiện:
 Tập huấn định kỳ cho nhân viên
 Theo dõi định kỳ thông qua đội giám sát ở
các cấp
 Các cuộc thi về chất lượng và khen
thưởng các thực hành tốt
 5S poster
 Góc 5S trong khoa/phòng
 Biểu đồ/bảng... Tiến độ thực hiện 5S

97. Khoa/phòng Kết quả mong đợi
Khoa Khám Giảm thời gian chờ
Xét nghiệm Các xét nghiệm thực hiện được nhanh chóng và chuẩn hóa
Duợc Thuốc được quản lý tốt và phân phối chính xác
Nội trú Môi trường nằm viện thoải mái cho người bệnh nội trú
Phòng sanh Các ca sinh thường được thực hiện với hệ thống an toàn, sạch sẽ
và hiệu quả
Phòng mổ Các ca phẫu thuật được thực hiện với hệ thống an toàn, sạch sẽ
và hiệu quả
Đơn vị tiệt khuẩn Hệ thống tiệt khuẩn và vật tư hỗ trợ công tác làm sạch và an toàn
Văn phòng BGĐ/Quản lý Thực hiện với vai trò quản lý và đưa ra quyết định phù hợp và
nhanh chóng
Bộ phận Quản trị Văn phòng làm việc với chức năng là trung tâm vận hành
Phòng Điều dưỡng Thực hiện với vai trò trung tâm quản lý công việc điều dưỡng và
các công việc khác trôi trải và hiệu quả
Phòng nhân viên Giúp cho nhân viên thư giãn và sẵn sàng cho công việc
Bộ phận bảo trì Các nhân viên kỹ thuật sẵn sàng cho công việc sữa chữa với các
công cụ và vị trí làm việc được tổ chức tốt
Bộ phận An ninh Nhân viên bảo vệ có thể làm việc theo cách chuẩn hóa và đúng
nguyên tắc
CÁC VÍ DỤ VỀ ỨNG DỤNG 5S

98. SORT
SET
SHINE
STANDARDIZESUSTAIN
Mô hình 5S
98

99. 5S đang trở nên phổ biến với 7 lý do sau
1. Các kết quả thấy được khuyến khích đưa ra
các ý tưởng mới
2. Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp
3. Công việc vận hành bệnh viện và văn phòng
trở nên dễ dàng và an toàn hơn
4. Các kết quả rõ ràng cho mọi người – cả bên
trong và bên ngoài đơn vị
5. Mọi người tuân thủ các nguyên tắc một cách
tự nhiên
6. Mọi người nhận được thành quả từ nơi làm
việc sạch sẽ và tổ chức tốt
7. Kết quả: hình ảnh của bệnh viện ngày càng tốt99

100. Giai đoạn
chuẩn bị
3 tháng
Giai đoạn
giới thiệu
6 tháng
Giai đoạn áp dụng
2 năm
Giai đoạn duy
trì
•Phân tích
thực trạng
•Tập huấn
cho cấp
quản lý
•Tập huấn
nhân viên
•Sorting S1
•Setting S2
•Shining S3
•Standardizing S4
•Sustaining S5
•Mở rộng các khu vực/lĩnh
vực triển khai các hoạt động
5S
• Tiếp tục chu
trình 5S
Các giai đoạn 5S
100

101. Ghi nhớ
• Việc ứng dụng 5S có thể giúp cải thiện cả
cho
Môi trường làm việc
Và các dịch vụ tại đơn vị
Các lợi ích sẽ dễ thấy hơn khi tham gia
các lớp tập huấn 5S
101

102. Ghi nhớ
• Cần ứng dụng S1-S5 một các hệ thống
 Phân loại vật dụng cần thiết và không
cần thiết;
Sắp xếp các vật dụng theo dòng chảy
công việc;
Làm cho môi trường làm việc và các
dụng cụ được sạng sẽ (làm sạch mỗi
ngày);
Tiêu chuẩn hóa các bước S1, S2 và S3
Nhân viên cần có thái độ tích cực để duy102

103. Hiệu quả của 5S trong việc cải thiện các dịch vụ
y tế:
• Hỗ trợ cho việc xây dựng An toàn người bệnh
Giảm nguy cơ cung cấp sai thuốc, điều trị nhầm
người bệnh bằng việc sắp xếp hợp lý (hồ sơ,
tài liệu) và dán nhãn phù hợp (thuôc, phòng
mổ) cũng như sử dụng bảng kiểm để tránh bỏ
sót dụng cụ (gạc, kéo) bằng việc sử dụng bảng
kiểm an toàn phẫu thuật
• Góp phần vào việc chăm sóc liên tục tốt hơn
 Sử dụng bảng kiểm xuất viên để chắc chắn
bệnh nhân được cung cấp các dịch vụ cần103
Ghi nhớ

104. Các ví dụ
Trước 5S
Các đồ vật lưu trử mất tổ chức. Mất thơi
gian để tìm kiếm vật cần thiết
Sau 5S
Dán nhãn và sắp xếp lại giúp giảm thời
gian tìm kiếm và kiểm soát tồn kho tốt
104

105. Các ví dụ
Trước 5S Sau 5S
105

106. Sử dụng màu sắc cho kiểm soát trực quang
Green means
“enough stock”
Yellow means giving warning on
“stock is getting less”
Red means giving warning on
“close to stock out and refill ”

107. Tóm tắt
Thái độ tích cực rất quan trọng cho việc ứng
dụng các hoạt động 5S
5S không phải là một “chiến dịch làm sạch”
Các hoạt động 5S là để tạo ra môi trường
làm việc tốt thông qua việc giảm quá tải,
không đồng đều và lãng phí
5S có thể giúp xác định và làm giảm các bất
thường và lãng phí, cải thiện làm việc nhóm,
sạch sẽ, an toàn và hiệu quả.
Là nền tảng của việc quản lý đơn vị