Внешний документооборот с контрагентами

1. Внешний документооборот
с контрагентами

2. Зачем нужно автоматизировать
обмен документами

Переход к электронному документообороту.

Сокращение действий, выполняемых вручную человеком.

Ускорение доставки документов до адресата.

Визуальный контроль состояния доставки.

Автоматизированная проверка ЭЦП поступивших документов.

Автоматизированное создание входящих документов.

Автоматическое построение дерева переписки по документу.

Например, сейчас в «1С» десятки тысяч входящих документов
создаются вручную. Можно было сильно упростить жизнь
секретарям, если бы был автоматический обмен документами с
партнерами.
2

3. Что предлагает
«1С:Документооборот 8»

В ДО встроена подсистема СВД (Система внешнего
документооборота).

ДО может выступать как в качестве клиента, так и сервера внешнего
документооборота:
 клиент отправляет, получает документы, выполняет подписание
и проверку ЭЦП,
 сервер выполняет маршрутизацию сообщений между клиентами СВД.

Передача документов может выполняться посредством электронной
почты или web-сервисов.

Формат передаваемых сообщений соответствует ГОСТ Р 53898-2010.
3

4. Схема работы
системы внешнего документооборота

Далее будет рассматриваться такая схема взаимодействия двух
организаций.
Прием документов от сервера
и отправка сообщений серверу
•Web-сервис
Сервер СВД
Прием документов от сервера
и отправка сообщений серверу
•Электронная почта
Клиент 2
ОАО «Плазма»
Клиент 1
ООО «Меркурий проект»
Проверка ЭЦП
Удостоверяющий центр
4

5. Настройка сервера внешнего
документооборота

Клиенты внешнего документооборота общаются только через
сервер.

Сервер внешнего документооборота осуществляет
маршрутизацию сообщений между клиентами:
 он знает, какому клиенту, каким способом и в каком формате
передать сообщение.
5

6. Настройка сервера
системы внешнего документооборота
Порядок настройки сервера

Для удобства настройки все команды расположены в том
порядке, в котором необходимо настраивать сервер.
6

7. Настройка сервера
системы внешнего документооборота.
Шаг 1 из 5

Клиенты хранятся в справочнике «Пользователи».
Клиент 2

Клиент 1
Для клиентов, которым сообщения будут
отправляться по электронной почте,
необходимо указать адрес e-mail в контактной информации.
7

8. Настройка сервера
системы внешнего документооборота.
Шаг 2 из 5

Если обмен сообщениями будет выполняться через почту, то необходимо
продолжить настройку.
8

9. Настройка сервера
системы внешнего документооборота.
Шаг 3 из 5

Транспорт приема указывает, откуда и в каком формате
сервер будет получать сообщения.
9

10. Настройка сервера
системы внешнего документооборота.
Шаг 4 из 5

Транспорт отправки указывает, каким образом и в каком
формате сервер будет отправлять сообщения.
10

11. Настройка сервера
системы внешнего документооборота.
Шаг 5 из 5

Правила пересылки говорят, какому клиенту каким способом
должно быть перенаправлено сообщение.

Если для какого-то клиента правило пересылки не указано,
сервер будет ожидать, что клиент сам обратится к нему
за сообщением.
11

12. Настройка клиента
системы внешнего документооборота

Клиент отправляет и принимает сообщения от сервера:

Через web-сервис или через электронную почту.

Другие клиенты, с которыми планируется обмен документами,
должны быть заведены в системе в качестве корреспондентов.

Возможности работать в качестве клиента СВД включается
в настройках программы.
12

13. Настройка клиента
системы внешнего документооборота.
Шаг 1 из 2
2
1
13

14. Настройка клиента
системы внешнего документооборота.
Шаг 2 из 2
14

15. Завершение всех настроек

Все настройки выполнены:



на сервере заведены пользователи, настроены транспорты приемапередачи, правила пересылки,
на клиентах настроены транспорты приема-передачи, правила отправки
сообщений.
Настроено расписание регламентных заданий:

на сервере:



прием сообщений сервером СВД,
пересылка сообщений сервером СВД.
на клиентах:

отправка сообщений по СВД,

прием сообщений по СВД.
15

16. Отправка документа по СВД.
Шаг 1 из 2

Отправка исходящего документа происходит:



автоматически после регистрации документа,
вручную по команде.
Если выбран формат
сообщения с ЭЦП,
то документ обязательно
должен быть подписан.
16

17. Отправка документа по СВД.
Шаг 2 из 2

Документы в очереди на отправку обрабатываются регламентным заданием.
Отправка сообщений по СВД
17

18. Получение документов по СВД

Если клиент СВД работает через почту, сообщения ему отправляет сам
сервер:


(на клиенте СВД)
регламентное задание «Прием сообщений по СВД»,


(на сервере СВД)
регламентное задание «Пересылка сообщений сервером СВД»,
этот вариант работает для ОАО «Плазма».
Если клиент СВД работает через web-сервис, он сам периодически
опрашивает сервер на предмет наличия новых сообщений для себя:

(на клиенте СВД)
регламентное задание «Прием сообщений по СВД»,

этот вариант работает для ООО «Меркурий проект».
18

19. Получение документов по СВД

Полученные документы отражаются в списке входящих документов:


их также можно посмотреть и в специальной форме «Проверка
загруженных данных».
В списке отображается статус проверки ЭЦП принятого документа:

проверка может осуществляться автоматически, такая функция
есть в настройках.

Если ЭЦП не прошла проверку, то документ нельзя будет зарегистрировать.

С помощью настройки бизнес-событий можно настроить автоматический
запуск процесса обработки входящего документа.
19

20. Получение документов по СВД

Для проверки загруженных документов предусмотрено
специальное рабочее место.

В одном месте можно рассмотреть все автоматически
загруженные документы.
20

21. Отправка и получение
уведомления о доставке

После получения документа ОАО «Плазма» информация о факте доставки
отобразится у отправителя ООО «Меркурий проект».

Можно ознакомиться
с историей изменения
состояния документа
в СВД.
21

22. Отправка и получение
уведомления о регистрации

После регистрации документа ОАО «Плазма» информация об этом факте
отобразится у отправителя ООО «Меркурий проект».
2
1
22

23. Отправка и получение
ответного документа

После обработки документа в ОАО «Плазма»
готовится ответный исходящий документ для ООО «Меркурий проект».

Его жизненный цикл такой же, как и у документа, направленного
из ООО «Меркурий проект».

В ООО «Меркурий проект» привязка полученного документа и исходного
документа происходит автоматически.
23

24. Отправка и получение
ответного документа
2
1
24

25. Итоги

Документы «ходят» между организациями практически
самостоятельно.

Доставка документа занимает считанные минуты:



в зависимости от настройки расписания регламентных заданий,
но точно гораздо быстрее, чем при помощи обычной почты.
Карточки документов заполняются сами:

ничего не нужно заполнять вручную, можно сразу работать.

Документы сами проверяют свою правильность с помощью ЭЦП.

Документы сами увязываются в дерево переписки (связи между ними
устанавливаются автоматически).
25

26. Доработки на местах

По требованиям заказчика может быть расширен состав:

Форматов сообщений:


Транспортов приема-передачи:


так велась разработка в типовой конфигурации – сначала было
реализовано сообщение строго по ГОСТ Р 53898-2010, а затем был
добавлен новый формат для передачи документов с ЭЦП.
новые транспорты (например, файловый) также добавляются
аналогично существующим.
Мы готовы помогать!
26

27. Внешний документооборот
с контрагентами