2. Pendekatan Audit
Format:
• Pelatihan yang dipimpin siswa & diskusi terbuka
Tujuan:
• Memahami bagaimana pendekatan positif yang harus diikuti untuk setiap audit.
• Memahami hubungan antara auditor dan auditee
• Memahami soft skill yang dibutuhkan seorang auditor untuk melakukan proses audit
yang sukses
• Memahami dan mengembangkan keterampilan wawancara untuk orang-orang di
berbagai tingkat hierarki
• Memahami berbagai masalah budaya, dan psikologis yang terlibat selama audit dan
mengembangkan aspek perilaku selama audit
3. Semangat tim & kerjasama = audit yang sukses
Auditor menetapkan “TONE” untuk audit.
Pendekatan Audit
Semangat tim & kerjasama = audit yang sukses?
Auditor menetapkan "TONE" untuk audit. Aspek-
aspek pendukung selama audit
4. HARUS POSITIF/VALUE-ADD
Saya benar -benar di sini untuk membantu.
Saya di sini bukan untuk mencari kesalahan.
Kami berada di tim yang sama .
Bersama -sama kita bisa menemukan peluang.
Ini menguntungkan bisnis.
Faktor Kunci Sukses: Sikap Auditor
Pendekatan Audit
5. Hubungan antara auditor dan auditee
sangat penting untuk keberhasilan audit. Itu
auditor mempengaruhi hubungan ini dengan:
1. Memahami proses komunikasi
2. Meminimalkan hambatan komunikasi
3. Menciptakan iklim untuk komunikasi yang baik
4. “MENDENGARKAN” dengan hati-hati kepada auditee
Hubungan antara auditor dan auditee sangat penting untuk
audit yang sukses. itu auditor mempengaruhi hubungan ini
dengan:
Memahami proses komunikasi
Meminimalkan hambatan komunikasi
yang menciptakan iklim untuk komunikasi yang baik
"MENDENGARKAN" hati-hati kepada auditee
Pendekatan Audit
7. Hambatan untuk komunikasi yang
efektif
Fisik
intelektual
Psikologis
Temukan contoh untuk masing-
masing dari mereka
Pendekatan Audit
Hambatan untuk komunikasi yang efektif
8. Ciptakan Iklim untuk Komunikasi yang Baik:
• Ruang angkasa (di mana Anda mengaudit?)
• Waktu (jam berapa hari ini?)
• Kontak mata (berapa harganya?)
• Bahasa tubuh (perhatikan dan kendalikan)
• Kepekaan budaya (penelitian jika perlu)
Pendekatan Audit
9. Pertimbangan Ruang dan Tempat:
Izinkan ruang "pribadi"
Lokasi yang tepat (ruang kerja auditee atau ruang
konferensi?) Rencana tempat duduk
Gangguan fisik minimal
Meja di antara orang-orang mungkin menjadi barikade
Auditor & auditee harus menjadi satu tim
Pendekatan Audit
Izinkan ruang "pribadi"
Lokasi yang tepat (ruang kerja auditee atau
ruang konferensi?)
Rencana tempat duduk
Gangguan fisik minimum
Meja antara orang-orang mungkin menjadi
barikade
Auditor & auditee harus menjadi satu tim
Pertimbangan ruang dan tempat
10. Pertimbangan Waktu:
Tinggalkan auditee beberapa saat sebelum Anda tiba
Hormati waktu auditee & tetap pada jadwal
Tidak pernah terlalu jauh dari jadwal
Tidak pernah terlambat
Mempertimbangkan:
waktu adat
makanan
tidur siang
waktu tutup
Pendekatan Audit
11. Berapa banyak kontak mata?
Budaya komunikasi Barat membutuhkan banyak
kontak mata
Di tempat lain kontak mata dekat mungkin
menyinggung atau tidak sopan
Kurangnya kontak mata tidak harus berarti
berusaha menyembunyikan informasi
Pendekatan Audit
Budaya komunikasi Barat membutuhkan banyak
kontak mata
Di tempat lain, kontak mata mungkin dekat atau
tidak sopan
Kurangnya kontak mata tidak akan berusaha
menyembunyikan informasi
12. 70% Komunikasi adalah NON-VERBAL
Bahasa tubuh
Postur, gerak tubuh, ekspresi wajah
Mengkomunikasikan banyak informasi
Pesan yang tidak terkontrol dapat mengganggu
auditee
Arti umum
Perbedaan budaya
Pendekatan Audit
Bahasa tubuh
Postur, gerak tubuh, ekspresi wajah
Komunikasikan massa informasi
Pesan yang tidak dapat dikontrol dapat
mengganggu auditee
Makna umum
perbedaan budaya
13. Sensitivitas Budaya
Audit dapat dilakukan di lingkungan multi-
budaya
Sadar akan perbedaan & kepekaan budaya
Meneliti isu-isu spesifik
Memahami cara menjalin hubungan baik dengan
audite
es
Pendekatan Audit
14. Sensitivitas Budaya - contoh
Apakah saya
berjabat tangan
dengan semua
orang?
Apa itu ruang
pribadi?
Waspadalah terhadap ofensif
gerakan!
Pendekatan Audit
15. Mendengarkan dengan Baik itu
PENTING
Hilangkan gangguan
Dengarkan kontennya
Tangguhkan penilaian
Dengarkan tema
Gunakan waktu luang
Mencari klarifikasi
Pendekatan Audit
16. Kebiasaan buruk yang harus dihindari (yaitu
tidak mendengarkan)
Memalsukan perhatian
Keasyikan
Reaksi berlebihan
Menginterupsi pembicara
Mendengar tanpa melihat
Mendengarkan hanya apa yang ingin kita dengar
Menggunakan mendengarkan
saya untuk mengumpulkan pikiran
¡NO!
¡NO!
Pendekatan Audit
17. Wawancara memberikan bukti objektif yang penting.
Komunikasi yang baik sangat penting untuk wawancara yang baik.
Jadi, tempatkan auditee AT EASE.
• Ramah.
• Jelaskan mengapa Anda berada di sini.
• Mintalah bantuan mereka.
• Tanyakan apakah mereka memiliki pertanyaan.
• Tunjukkan minat pada apa yang MEREKA lakukan.
• Jelaskan pengamatan Anda.
Wawancara – Langkah Audit KRITIS
Pendekatan Audit
18. Teknik Wawancara
Wawancara bukanlah interogasi.
Ajukan pertanyaan dengan cara percakapan.
Menenun pertanyaan ke dalam percakapan umum.
Jangan silang pertanyaan.
Hindari latihan tanya jawab.
Tujuan?!
Pendekatan Audit
19. Teknik Menanya untuk Wawancara
Pertanyaan harus:
menghasilkan informasi yang
relevan
tidak menyarankan jawaban
tidak mengandung kata-kata atau
implikasi emotif
Tiga jenis Pertanyaan:
pertanyaan-pertanyaan terbuka
pertanyaan tertutup dan
langsung
pertanyaan klarifikasi
Hindari pertanyaan yang mengarah
Jangan mengajukan pertanyaan yang
memusuhi
Pendekatan Audit
20. Pertanyaan Terbuka - teman auditor
Apa? Mengapa? Di mana? Siapa? Kapan?
Bagaimana?
► Hasilkan jawaban yang informatif
► Batasan - percakapan mungkin teralihkan!
► Salah satu cara untuk menghindari pengenceran:
Tunjukkan kepadaku!
Pendekatan Audit
21. Pertanyaan tertutup dan langsung
Pertanyaan tertutup - jawaban: Ya/Tidak
Pertanyaan langsung - jawaban: beberapa kata
Dimaksudkan untuk menghasilkan informasi yang sangat spesifik
Kekurangan:
tidak membawa banyak informasi
jika digunakan terlalu sering dapat menimbulkan kesan pemeriksaan silang
Pendekatan Audit
22. Pertanyaan Klarifikasi
Dimaksudkan untuk mengklarifikasi, mengambil informasi lengkap dan mencegah
kesalahpahaman
Memungkinkan untuk memahami gambar penuh
Kekurangan:
jika digunakan terlalu sering dapat menimbulkan kesan bahwa Anda tidak mendengarkan
memakan waktu
jika Anda tidak siap untuk mendengarkan secara penuh jangan tanya mereka
Pendekatan Audit
