Progressive Disciplinary Skill to improve employee's performance

1. Progressive Disciplinary Skills for
Leaders and Supervisors
Jakarta, April 12, 2016

3. .
PRYANGGANA DASADJATI
PROFESSIONAL FACILITATOR

5. TUJUAN DISIPLIN KARYAWAN
Disiplin karyawan
Sebuah alat yang digunakan oleh para
manajer untuk meningkatkan kinerja yang
buruk dan menegakkan perilaku yang sesuai
untuk memastikan tempat kerja yang
produktif dan aman

6. TUJUAN DISIPLIN KARYAWAN
 Menghilangkan perilaku yang tidak pantas
 Menciptakan situasi "win-win" untuk manajer
dan bawahan
 Tidak untuk menimbulkan dendam atau
keinginan “menghilangkan” karyawan
bermasalah

7. TUJUAN DISIPLIN KARYAWAN
Mengabaikan disiplin memiliki konsekuensi:
 Efek negatif pada produktivitas dan
semangat kerja
 Kesulitan dalam menegakkan standar lama
diabaikan nanti

8. EMPAT KESALAHAN YANG SERING DIBUAT MANAGER
SAAT MENDISIPLINKAN KARYAWAN
Ketika tindakan pendisiplinan gagal,
biasanya itu karena manajer telah
melakukan salah satu dari empat
kesalahan berikut

9. KESALAHAN 1
Mengabaikan perilaku yang tidak dapat
diterima dengan harapan bahwa :
Tidak ada orang lain akan melihat
Itu akan hilang dengan sendirinya, dan / atau
Karyawan akhirnya akan pergi berlalu begitu
saja

10. KESALAHAN 2
Mengumpulkan daftar kejadian
(kesalahan) dengan harapan bahwa ketika
diakumulasikan mereka (karyawan) akan
mendapatkan hukuman yang lebih besar

11. KESALAHAN 3
Menerapkan aturan secara inkonsisten
(tidak “fair”)

12. KESALAHAN 4
Menerapkan hukuman secara tidak konsisten

13. Progressive Discipline
proses menggunakan langkah atau tindakan yang
semakin serius seiring kegagalan karyawan memperbaiki
masalah setelah diberi kesempatan yang wajar untuk
melakukannya
Prinsip yang mendasari disiplin progresif adalah dengan
menggunakan tindakan serius yang diperlukan untuk memperbaiki
situasi yang tidak diinginkan. Meningkatkan keseriusan tindakan
dilakukan hanya jika kondisi ini tidak mengalami perbaikan

14. Keuntungan program Progressive Discipline
 Menggunakan disiplin progresif dapat membantu Anda
mendapatkan karyawan kembali ke jalur prestasinya
 Disiplin progresif juga membantu Anda menghindari konsekuensi
dari kemungkinan tidak termonitornya masalah di lingkungan kerja
 Menggunakan disiplin progresif secara tepat akan membantu
perusahaan Anda terhindar dari masalah hukum  membuat
karyawan tahu apa yang Anda harapkan, rasa keadilan, konsisten,
dan obyektif dalam menerapkan disiplin, untuk menyertakan
karyawan dalam proses perbaikan, dan untuk mendokumentasikan
tindakan dan keputusan Anda dengan benar

15. Seven Steps of Progressive Discipline
Step 1: Kumpulkan Informasi
Anda perlu tahu apa yang sebenarnya terjadi sebelum Anda dapat
memutuskan bagaimana untuk mengatasinya.
Step 2: Nilai keseriusan masalah
Bagaimana masalah karyawan yang mempengaruhi perusahaan?
Sangat penting untuk menentukan jawaban atas pertanyaan ini
sebelum Anda menerapkan disiplin
Step 3: Tentukan bagaimana merespon
Titik kritis disiplin progresif adalah respon proporsional: dalam memilih
ukuran disiplin yang mencerminkan seberapa serius masalah ini

16. Step 4: Persiapkan pembicaraan dengan karyawan
Rencanakan matang pertemuan Anda, sehingga Anda tidak merespon
secara emosional - dan Anda siap untuk menjelaskan masalah dan
mengapa harus berubah
Seven Steps of Progressive Discipline
Step 5: Bertemu dengan karyawan
Disinilah persiapan Anda terpaparkan dengan gamblang,, sebuah sesi
yang membuka jalan bagi perbaikan

17. MENGENAL KARAKTER ORANG

18. TIPE KEPRIBADIAN
Orientasi
Pada
Tugas
Cenderung cepat
memutuskan
Orientasi
Pada
hubungan
(Compliance / Analis)
(Dominance / Penggerak) (Influence / Ekspresif)
(Steadiness / Teman )
I
SC
D
Cenderung lambat
memutuskan

19. PROFIL KARAKTER D
INDIKATOR OBSERVASI UNTUK ORANG BERKARAKTER “D”
Extrovert / Introvert Extrovert
Orientasi Tugas / Orang Tugas
Fokus ( Lebih menyukai) Hasil
Gestur Banyak gerakan, terutama gerakan tangan
Dekorasi Ruang Kerja Meja Besar, Jam Tangan Besar, Penghargaan
Komunikasi Telephone Langsung to the point dan singkat, jarang
berbasa - basi
Ekspresi Temperamental
Gaya berpakaian Cenderung berwarna gelap
Cara berjalan Cenderung cepat dan fokus pada tujuan

20. MENGHADAPI D
 Komunikasi :
 Langsung ke tujuan dan
sederhana
 Fokus pada hasil, jangan
proses
 Persiapan yang cukup, ada
fakta
 Jangan :
 Buang waktu
 Bangun hubungan personal
 Memerintah
 Pertanyaan yang retorik

21. PROFIL KARAKTER I
INDIKATOR OBSERVASI UNTUK ORANG BERKARAKTER “I”
Extrovert / Introvert Extrovert
Orientasi Tugas / Orang Orang
Fokus ( Lebih menyukai) KESENANGAN
Gestur Banyak gerakan, termasuk ekspresi wajah
Dekorasi Ruang Kerja Dekoratif, Banyak menampilkan foto dengan
selebrity
Komunikasi Telephone Senang berbasa-basi dan bicara kesana-
kemari, banyak topik
Ekspresi Selalu optimis
Gaya berpakaian Mengoleksi berbagai warna dan berani
memadukan
Cara berjalan Cenderung cepat tetapi memperhatikan orang-
orang yang ditemui

22. MENGHADAPI I
 Komunikasi :
 Bangun hubungan
 Dukung ide mereka,
perhatian
 Beri pujian
 Jangan :
 Bersikap dingin, acuh tak
acuh
 Berpegang pada fakta,
menghakimi
 Berdebat, Menantang

23. PROFIL KARAKTER S
INDIKATOR OBSERVASI UNTUK ORANG BERKARAKTER “S”
Extrovert / Introvert Introvert
Orientasi Tugas / Orang Orang
Fokus ( Lebih menyukai) Kepercayaan
Gestur Sedikit gerakan tangan
Dekorasi Ruang Kerja Dibuat senyaman layaknya rumah, banyak
aksesoris, foto – foto keluarga
Komunikasi Telephone Hangat dan bersahabat
Ekspresi Cenderung tanpa ekspresi
Gaya berpakaian Cenderung berwarna netral
Cara berjalan Cenderung lambat dan berkesan rendah diri

24. MENGHADAPI S
 Komunikasi :
 Sok Akrab
 Tulus
 Halus, jangan mengancam
 Bersikap normal saja
 Jangan :
 Langsung ke pokok
persoalan
 Memaksa mereka membuat
keputusan
 Debat tentang fakta
 Meninggalkan mereka
tanpa dukungan

25. PROFIL KARAKTER C
INDIKATOR OBSERVASI UNTUK ORANG BERKARAKTER “C”
Extrovert / Introvert Introvert
Orientasi Tugas / Orang Tugas
Fokus ( Lebih menyukai) Prosedur / Proses
Gestur Sedikit cenderung tidak ada
Dekorasi Ruang Kerja Tabel-tabel, struktur, proses bisnis, rumus-
rumus, buku peraturan, dan dekorasi yang
memiliki fungsi
Komunikasi Telephone To the point dengan banyak pertanyaan yang
cenderung mendetail
Ekspresi Curiga
Gaya berpakaian Cenderung berwarna gelap, modis, matching
dan rapi
Cara berjalan Cenderung lambat dan menganalisa
lingkungan sekitar

26. MENGHADAPI C
 Komunikasi :
 Persiapan, Teratur
 Langsung ke tujuan
 Gunakan waktu, tetap gigih
 Sediakan bukti yang kuat
 Jangan :
 Tidak teratur
 Mengacaukan proses
pengambilan keputusan
 Berbasa-basi

27. COACHING SKILL
1. Effective
Listening
2. Asking
Powerful
question
3.
Empowering
coachee
4. Inspiring
coachee
5. Giving
Feedback

28. Effective Listening
1. “Leave the seat ”“Open the
door”—
Reverse role, Open Minded
3. Avoid
distraction and
disruption
6. Ask question
and rephrase the
Sentence.
2. “Close your own voice”——Put
away judgment - opinion
4. Listen to the
spoken and
unspoken
5. Listen to
emotion and
respond to it
7. Be aware of our own spoken words and body language

29. EFFECTIVE COMMUNICATION
How You Deliver is As Important As What You Deliver
VOCAL
(Contributions:
38%)
What you hear
Tone
Clarity
Verbal Expressions
Words
What you see and
feel
Facial Expressions
Dressings
Postures
Eye Contact
Gestures
VISUAL
(contributions:
55%)
VERBAL
(contributions:
7%)
Albert Mehrabian -
UCLA

30. A Future oriented
2. Powerful
Positive oriented
Open questions
To seek obstacles
To seek driving force

31. G.R.O.W. MODEL

32. • What do we want to achieve?G – Goal
• What is the reality now ? Is it in
the way to success?R – Reality
• What paths - ways can we
take to help achieve our
goals?
O – Options
• What actions and timeline will
we agree on to move forward?
W – Wrap up
(Will power)
GROW Model for Coaching
Raise
Awareness
Generate
responsibility
Develop self-
motivation

33. The GROW Model
• Commit to action
• Identify possible obstacles
• Make steps specific and define timing
• Agree support
Wrap up
Options
• Cover the full range of options
• Agree topic for discussion
• Agree specific objective of session
• Set long-term aim if appropriate
Goal
Reality
• Invite self-assessment
• Offer specific examples or feedback
• Invite suggestions from the coachee
• Offer suggestions carefully
• Ensure choices are made
IS&C Indonesia - April 2008
• Discard irrelevant history
27

34. THE GROW MODEL
WILL
•What are you going to
do as a result of this
discussion? When?
•What obstacles do you
anticipate and how you
will overcome them?
•What kind of support
will you need?
•How committed are you
to do this?
•When do we need to
talk again?
OPTIONS
•How can we got there?
•How could you move
on?
•What else could you
have done?
•How could we
guarantee success in
the future
REALITY
•What is the current
situation?
•How do others see this
situation?
•What have you tried?
•What did work and why?
•What did not work and
why?
GOAL
•What would you like to
discuss?
•What is the issue?
•What do you want to focus?
G R
O
W

35. 3. Coaching Coachee
What made us better ?

36. Empowering Coachee
Who is the owner in your career?
SOP Model
Ownership
strength
passion
What strengths took you here?
What field have you found your
passion?
(Source: Jenny Zhang)

37. THE POWER OF POSITIVE WORDS
1. Lanjutkan
2. Jangan menyerah
3. Saya yakin kamu bisa
4. Kamu pasti bisa
5. Saya percaya kamu
6. Tim percaya kepadamu
7. Kamu sudah tepat
8. Progres yang bagus
9. Jangan gentar
10. Jangan ragu
11. Semua akan baik-baik saja

38. 4. INSPIRING COACHEE
My definition of leadership is communicating to people their worth
and potential so clearly that they are inspired to see it in
themselves.

39. 4. INSPIRING COACHEE
 Learn – scrutinize about strength and qualities of the coachee
 Let coachee do his/her SWOT and evaluate together
 Communicate clearly the strength and good qualities of the coachee
 Motivate and support coachee to concentrate and give big effort to
work on his/her strength /qualities (change and personal
development)
 Be as role model and walk the talk.

40. 5. Giving Feedback
What feedback do we need?

41. Giving Feedback
Clear
Specific
Neutral
Timing
Non-judgmental
Based on observation
Best wishes
What feedback do we need?
Tips:
Tell a Story
Ask for Permission:
“May I give you a feedback?”

42. ROLE PLAY – COACHING PRACTICES
One group consist of 3 people, 1 coach-mentor, 1
coachee and 1 observers
1. Please choose the roles ( coach-mentor, coachee
and observer) and choose the scenario 1 or 2
2. Start to coach using GROW
3. If you finished your coaching, please start with
second round, change the roles and the scenario
too
4. Sharing your coaching experiences to other
group after that.

43. PERFORMANCE COACHING (SCENARIO1)
COACH
You have challenge to coach your Coachee.
 Your Coachee has problem in leading his/her team
member, he/she is just new in the position.
 Around 40 % of his/her team member do not follow
his/her instruction.
 Please coach him/her using GROW

44. PERFORMANCE COACHING (SCENARIO1)
COACHEE
You are since 3 months in your new position, you have
problem in leading your team.
 You feel that around 40 % of your team member do not
follow your instruction and guidance
 Your team member some of them more experienced than
you in technical aspect and time of service
 You are challenged to improve it, and you want to discuss
and look for the solution with your coach

45. CAREER COACHING (SCENARIO2)
COACH
You have challenge to coach your team member.
 Your coachee has problem with in presentation skill, he/she
is nervous and not focused in delivering his/her result to the
audiences.
 You have sent him/her to the training 2 months ago but the
change can not be seen
 Please coach him/her using GROW

46. CAREER COACHING (SCENARIO 2)
COACHEE
You are good performer, but have problem in delivering
your result in the big meeting.
 You are still nervous and not focused in delivering your
work to your boss and other big meeting, although you
have prepared it well.
 You see your coach as good speaker and you want to
change your self.
 You have a time now to discuss it with your coach, use
the time to look for best solution

47. OBSERVER
You are observer, you have to evaluate the process of
coaching using GROW.
 Please evaluate the discussion-coaching step by step –
use GROW.
 Evaluate about the opening, rapport, questioning, from
the coach
 Evaluate the reaction and answer etc from coachee -
coachee
 Give your opinion how to improve clearly.

48. Progressive Discipline Steps After Coaching
 Written Warning (Surat Peringatan)
Setelah pertemuan ini, persiapkan peringatan tertulis. Yang terdiri atas
informasi, tanggapan, dan komitmen yang dibuat dalam diskusi
 Suspension (Skorsing)
Catatan tertulis dari suspensi (skorsing) disiapkan setelah diskusi
dengan karyawan. Ini menentukan tanggal awal dan akhir, menekankan
bahwa itu adalah peringatan terakhir, menyatakan alasannya, dan
diberikan kepada karyawan pada awal suspensi sehingga alasan untuk
tidak bekerja dipahami dengan jelas
 Termination (PHK)
Ini adalah langkah terakhir dari sistem disiplin progresif dan digunakan
ketika langkah-langkah sebelumnya belum mencapai hasil yang
diinginkan

49. Seven Steps of Progressive Discipline
Step 6: Dokumentasikan
Ada banyak alasan penting mengapa Anda harus membuat keputusan
disiplin secara tertulis. Sangat diperlukan jika masalah nantinya harus
berakhir di pengadilan
Step 7: Tindak lanjut
Tujuan akhir dari disiplin adalah untuk memperbaiki masalah dan
meningkatkan kinerja karyawan. Anda harus sering memeriksa pada
status rencana tindak lanjut dan bekerja sama dengan karyawan untuk
memastikan hasil yang positif

50. Kebanyakan perusahaan besar menggunakan beberapa
bentuk disiplin progresif, meskipun mereka tidak selalu
menyebutnya dengan nama itu.
Apakah mereka disebut program positif disiplin, rencana
peningkatan kinerja, prosedur tindakan perbaikan, atau
judul lainnya, sistem ini semua sama di inti mereka,
meskipun mereka mungkin bervariasi dalam rincian.
Semua didasarkan pada prinsip bahwa respon disiplin
perusahaan harus sesuai dan proporsional dengan
perilaku karyawan