Гизар Рустумханов, ФЖС Республики Башкортостан Как сделать, чтобы все работали в информационной системе?

1. Как сделать,
чтобы все работали в
информационной системе?
Гизар Рустумханов
Заведующий сектором
информационных технологий,
PMP

2.  Фонд образован Указом Президента Республики Башкортостан 18 сентября
1997 года.
 Фонд работает с более 60-тью подрядными организациями и 56
предприятиями заказчиками.
 Строительство в 21 городе республики – это более 15% в общем объеме
строительства республики.
 Введено в эксплуатацию более 3,7 млн. кв. м. жилья.
 Построено порядка 56,5 тыс. квартир.
 Инвестировано в строительство около 46,3 млрд. рублей,
 Реализовано свыше 1000 строительных проектов.
«Инструмент руководства
республики для решения острых
социальных задач»
2

3. Причины внедрения ИСУП
 Необходимость в оптимизации расходов на управление.
 Недостаточный уровень исполнительской дисциплины в рамках
документооборота предприятия.
 Отсутствие видения стратегических целей на местах и их измеримых
показателей достижения .
 Замкнутость функциональных руководителей на интересы и
оперативную деятельность собственного подразделения.
 Отсутствие прозрачности в деятельности подразделений по проектам.
 Отсутствие возможности планирования управления рисками.
 Отсутствие возможности on-line контроля бюджета и сроков проектов.
3

4. Как внедряли. Стратегия
«Долина слез» неизбежна. Роль каждого из нас в этот момент —
постараться избежать отрицательных эмоций, а также поддержать
своих коллег на пути к изменениям.
Кривая принятия изменений.
4

5. Как внедряли. Стратегия
Стратегия внедрения:
«Автоматизация операционной деятельности
предприятия в привязке к проектам, как изменение
мышления сотрудников».
Из чего исходили?
1
• «Едим слона по кусочкам». Все должно быть просто.
2
• Проектное управление для «обычных людей» - это пустой звук.
3
• Лучший способ обучения – это игра.
5

6. Как внедряли. Принципы
Воля Руководителя предприятия +
Настойчивость Руководителя/ей проектов
Правило здравого смысла
(Зачем? Почему? Кому выгодно?)
Выгодно (Руководителю) +
Выгодно (Сотруднику) =
Выгодно (Предприятию)
6

7. Как внедряли.
Шаги, которые сработали
1. Запуск ИСУП с
участием Адванта
Консалтинг
2. Папка
«Вне проектные
задачи»
3. Обучение
базовым
возможностям +
тестирование
4. Паспорта 50%
объектов
строительства
инвест. программы
5.Документооборот
6. Договора,
Закупки
7. Service Desk
ИТ, АХО
8. Паспорта 100%
объектов инвест.
программы
9. Контроль
стратегических
показателей
7

8. Как внедряли.
Шаги, которые сработали
3. Обучение базовым возможностям + тестирование
Группа процессов исполнения. Развитие команды.
Приказ о проведении обучения и тестирования.
2. Папка «Вне проектные задачи»
Еженедельный отчет о наиболее значимых результатах
работы. Планирование работ.
1. Запуск ИСУП с участием Адванта Консалтинг
Группа процессов инициации.
Приказ о закреплении сотрудников (временная
методология)
Проектная деятельность Операционная деятельность
8

9. Как внедряли.
Шаги, которые сработали
6. Договора, Закупки
Процессы области знаний «Управление закупками».
Автоматизация процессов инициации и проведения
закупок, согласования и учета договоров.
5.Документооборот
Документооборот с привязкой к объектам
строительства.
4. Паспорта 50% объектов строительства инвест.
программы
Группы процессов планирования.
Создание ИСР. Разработка расписания. Определение
бюджета.
Проектная деятельность Операционная деятельность
9

10. Как внедряли.
Шаги, которые сработали
9. Контроль стратегических показателей
Базовые процессы управления проектами. Разработка
постоянной методологии.
Управление по показателям. Регулярный менеджмент.
8. Паспорта 100% объектов инвест. программы
Шаг 4 + Группа процессов М и К. Интегрированный контроль
изменений. Приказа по закреплению обязанностей по работе
в ИСУП. (временная методология)
7. Service Desk ИТ, АХО
Автоматизация управления запросами в службы поддержки,
повышение навыка работы в Дискуссиях.
Опыт интеграции с бухгалтерской системой учета 1С
Проектная деятельность Операционная деятельность
10

11. Как внедряли.
Выученные уроки
1. Внедряем ИСУП как проект в ИСУП.
Осязаемый результат как минимум 1 раз в
квартал.
2. Разработайте Инструкции по использованию
системы в условиях пользователя (Инструкция
от производителя слишком большая)
3. Инструктаж с отметкой присутствующих и
приемкой изученных материалов.
4. MAX «интегрируемся» с существующими
системами.
5. Планирование «Как будто все будет хорошо».
6. Всегда помните о стратегии внедрения.
11

12. Результаты
1. Документооборот – своевременное исполнение 100% документов.
2. Повышение уровня исполнительской дисциплины. Наличие 1
ответственного за 1 поручение.
3. Удобная реализация правила управления: «План-Учет-Контроль».
4. Прозрачность работы каждого сотрудника.
5. Оптимизация расходов на управление. Защита интересов исполнительных
сотрудников.
6. Контроль достижения стратегических целевых показателей в режиме on-
line.
7. Объективная картина по портфелю проектов (бюджет, статьи, сроки).
8. Накопление опыта компании.
9. Почва для дальнейшего внедрения практик проектного управления.
12

13. Гизар Рустумханов
E-mail: gizarir@gmail.com
Моб.тел.: +7(917) 75 31 889
Спасибо за внимание!
13