Presentatie architectuur themabijeenkomst digitale informatie en innoveren

1. Toekomstperspectief Informatie- en
archiefbeheer
Digitaal informatie- en archiefbeheer
Duurzame toegankelijkheid
Archivering by design
Digitale Archieven op orde
Jan Koers
Koen van Hoogstraten
Ivo Hendriks

2. Voorstellen
Ivo Hendriks
• Architect bij architectuur en standaarden
• VNG Realisatie

3. Doel van vandaag
• Toelichting architectuur informatie- en archiefbeheer
• Aanleidingen
• Architectuur
• Praktijk
• Discussie over haalbaarheid en wat jullie nodig hebben

4. Aanleiding

6. Ontwikkelingen informatiesamenleving

7. Ontwikkelingen nanosecond archiving
Nanosecond archiving
disrupts the traditional
fixed order for
archiving and
generates chaos
in the clouds

8. Verschuivende paradigma’s

9. Uitdagingen informatie en archiefbeheer
• Complex ICT landschap voor beheer digitale informatie
Papier naast digitaal
DMS/RMA
Procesapplicaties
E-depot
Zaaksysteem

10. Uitdagingen informatie- en archiefbeheer
• (Nieuwe) wet- en regelgeving
Wob/
Woo
AVG: Privacy/
Informatiebeveiliging
Auteursrecht
Archiefwet

11. Uitdagingen informatie en archiefbeheer
• Hoe te organiseren?
Samenwerking
I-organisatie
Toepassing kaders
Inrichtingsvraagstukken
Innoveren

13. By design: perspectieven
Informatieobject
Metadata gegevensobject
Informatie/Content/document
Gebruik
Bestuurder
Ambtenaar
Inwoner / ondernemer
By design
Informatiebeveiliging
Privacy / Openbaarheid
Rechthebbenden
Informatie-en archiefbeheer
Functie
Opslag
Selectie
Duurzaamheid
Toegang

14. • Herkennen jullie deze aanleidingen?
• Missen we onderwerpen/trends?

15. Architectuur

16. Nu
Van archiefbeheer Naar informatiebeheer
https://www.gemmaonline.nl/index.php/De_kanteling_van_archief-_naar_informatiebeheer

17. NuStraks

18. Kaders
• (Op dit moment) conceptueel voorstel, moet verder worden uitgewerkt
(zie Praktijk)
• Toekomstvisie waar stapsgewijs naartoe kan worden gewerkt
• Sluit aan bij uitgangspunten Common Ground

19. Common ground
https://youtu.be/eHjCYuons_o

20. Vernietigen
Publiceren
DMS I-schijf
Intern
E-Depot
Extern
E-Depot
Processenlaag
Serviceslaag
Datalaag
informatieobjecten
fysiek overbrengen intern
Bestaande architectuur informatiebeheer
fysiek overbrengen extern
Silo applicaite
Registratie 1
(geg )
Silo applicaite Silo applicaite
Registratie 2
(doc)
Silo applicaite
Interactielaag
Preserveren
in e-Depot

21. Interactielaag
NLX= logging & toegang
Creer
informatieobject
met metadata
Update
informatieobject
met metadata
Bevriezen
informatieobject
Vernietigen Publiceren
Creer
informatieobject
met metadata
Update
informatieobject
met metadata
Bevriezen
informatieobject
Vernietigen Publiceren
Registratie 1
(geg + doc)
Registratie 2
(geg en/of doc)
Processenlaag
Serviceslaag
Informatie
objecten
Preserveren bij de
bron
Transitie naar nieuwe architectuur, by design
E-Depot
Registratie , geen
preserverings
fucntionaliteit
fysiek
overbrengen
Preserveren bij de
bron
Preserveren in e-
Depot
Interactielaag

22. Automatisch
⚫ Creeren
⚫ Updaten
⚫ Gebruiken
van metadata in
⚫ Processen
via
⚫ Services
tbv compliance
⚫ Archiefwet
⚫ AVG
⚫ WOB/WHO/WOO
Common Ground & Archiveren by design

23. Eisen aan digitale data
⚫ Authenticiteit: data gelinkt aan geverifieerde bron (hash #)
⚫ Integriteit: data kan na procesgang en direct daarop aansluitend afsluiten/fixeren niet meer worden
gewijzigd (hash #)
⚫ Historie moet worden bijgehouden (versioned object of events)
⚫ Duurzaam beheren (preservering) bij de bron (daar waar mogelijk) en/of in additionele e-Depots
⚫ Integratie van beveiliging, privacy, openbaarheid in informatie-en archiefbeheer

24. Informatieobject
DocumentGegevensobject
Informatieobject = gegevensobject / document

25. Informatieobject = gegevensobject / document
Data 1: identificatie
Data 2: compliance data
Data 3: domein metadata
Data 4: vind data
Data 5: inhoud
Unieke identificatie
Type object
Geboortedatum
Bevriesdatum
Overlijdensdatum
Creator
Bewaartermijn
Vertrouwelijkheid
Doel creatie
Geautomatiseerd
Gegevensobject / Document
Variabel

26. Toekomstsperspectief informatie- en archiefbeheer
Uitgangspunten
⚫ Duurzame toegankelijkheid by design
⚫ Duurzame toegankelijkheid bij de bron
⚫ Fysiek overbrengen is geen noodzaak
⚫ Preservering kan anders en makkelijker worden geregeld; preservering in de bron
⚫ (Her)gebruik op basis van linked (open) data
Gevolgen
⚫ Nieuwe wetgeving noodzakelijk (inbreng in o.a. vernieuwe AW)
⚫ Nieuwe governance noodzakelijk (information governance)
⚫ Nieuwe architectuur noodzakelijk → GEMMA vernieuwing
⚫ Herontwerp informatiehuishouding/informatievoorziening-informatiebeheer nodig
⚫ Wie doet er mee? (design-sprints)

27. • Is dit een begrijpelijk verhaal?
• Sluit de gekozen oplossing volgens jullie aan bij
de benoemde aanleidingen?
• Hoe denken jullie over de consequenties en
uitvoerbaarheid?

28. Praktijk

29. Beheer
API-Lab
API-Lab
Legenda
Demo
Epic
Roadmap API’s ZGW
13
20-6
Contacten
𝛂
14
18-7
Release
Candidate
𝛃
11
25-4
Autorisatie
𝛂
10
28-3
Notificaties
𝛂
9
28-2
Archivering
𝛂
8
31-1
Laaghangend
fruit
𝛂
12
23-5
Historie- en
versiebeheer
𝛂
versie
9
28-2
Archivering
𝛂

30. Als archiefbeheerder wil ik dat bij afhandeling van een
zaak de vernietigings- of overbrengingsdatum wordt
berekend #345
Sommige afleidingswijzen
waren nog niet mogelijk.
Hier zijn issues voor
aangemaakt.

31. Als archiefbeheerder wil ik alle zaken met een bepaalde
vernietigingsdatum of ouder opvragen #347
GET /zrc/api/zaken/
GET /zrc/api/zaken/ ?
archiefnominatie=vernietigen & archiefactiedatum=2019-01-01
GET /zrc/api/zaken/ ?
archiefnominatie=vernietigen & archiefactiedatum__lt=2019-01-01

32. Als archiefbeheerder wil ik alle zaken met een bepaalde
overbrengingsdatum of ouder opvragen #348
GET /zrc/api/zaken/
GET /zrc/api/zaken/ ?
archiefnominatie=blijvend_bewaren & archiefactiedatum=2019-01-01
GET /zrc/api/zaken/ ?
archiefnominatie=blijvend_bewaren & archiefactiedatum__lt=2019-01-01
blijvend bewaren
blijvend_bewaren

33. Als archiefbeheerder wil ik een lijst aan zaken kunnen
vernietigen #349
DELETE /zrc/api/v1/zaken/8f12a
Verwijdert: Zaak, Statussen, ZaakObjecten, Rollen, KlantContacten, ZaakInformatieObjecten en
ZaakEigenschappen
DELETE /drc/api/v1/enkelvoudiginformatieobject/f823c
Verwijdert: EnkelvoudigInformatieObject, Gebruiksrechten, ObjectInformatieObjecten
DELETE /brc/api/v1/besluiten/9aa23
Verwijdert: Besluit, BesluitInformatieObjecten
DELETE ...

34. Interactielaag
NLX= logging & toegang
Creer
informatieobject
met metadata
Update
informatieobject
met metadata
Bevriezen
informatieobject
Vernietigen Publiceren
Creer
informatieobject
met metadata
Update
informatieobject
met metadata
Bevriezen
informatieobject
Vernietigen Publiceren
Registratie 1
(geg + doc)
Registratie 2
(geg en/of doc)
Businessrules
Services
Informatie
objecten
Preserveren bij de
bron
Transitie naar nieuwe architectuur, by design
E-Depot
Registratie , geen
preserverings
fucntionaliteit
fysiek
overbrengen
Preserveren bij de
bron
Preserveren in e-
Depot
Creer
informatieobject
met metadata
Update
informatieobject
met metadata
Bevriezen
informatieobject
Vernietigen

35. Als teamlid wil ik een duidelijke en gedetailleerde
beschrijving van het archiveringproces #751
• Lees eens RGBZ 2.0.2 in Concept (eind 2018)
• Lees eens ImZTC 2.2 in Concept (eind 2018)
• Lees eens Wijzigingsvoorstel Gemeentelijke Selectielijst (2017)
• Lees eens NEN 2082
• …
• Betrokkenheid informatie- en archiefexperts is nodig bij
ontwikkeltrajecten die aan deze disciplines raken.

36. Meer informatie over de ZGW-API’s
• https://ref.tst.vng.cloud/
• https://github.com/VNG-Realisatie/gemma-zaken

37. Reacties?
• Is dit een realistisch/haalbare/werkbare lijn?
• Zijn er al andere voorbeelden?
• Wat hebben gemeenten nodig?
• Meer….?

38. Vervolg en tijdslijn
• November 2018 / maart 2019: eerste toets leveranciers
• April 2019: 4 themabijeenkomsten samenwerken en innoveren
• Vanaf Q2: design sprints -> PoC -> pilot gemeenten / leverancier
• Compliance Metadata (set)
• Mei 2018: Dialoog doorontwikkelen architectuur met leverancier
• Acceptatie door
• Architectuurboard VNG Realisatie / AdviesCie Archieven
• Cie Informatiesamenleving
• Standaardisatieraad
• Vaststellen in NORA/GEMMA / Publicatie in softwarecatalogus