www.vlaamsbrabant.be
Een schijf om
U tegen te zeggen
Informatie aan Zee
13 september 2013, Oostende
Een semi-dynamisch dig...
 Context
 Doelstelling en uitgangspunten
 Procedure
 Gerealiseerd?
Context
 Vlaams-Brabant is een jonge organisatie
 Dienst Document- en Informatiebeheer (DIB)
 Netwerk van archiefverant...
Digitaal archief?
Doelstelling
Digitaal archief in goede, geordende en
toegankelijke staat
 Voorwaarden
 Kleinschalig en goedkoop
 Beheer...
Procedure: eerste poging
Papieren procedure vertaald voor digitale
overdrachten
Procedure: eerste poging
 Complexe procedure
 Grote kans op fouten
Overleg met IT
Waarom zou gebruiker dit in godsnaam
gebruiken?
Twee uitgangspunten
 Gebruiksvriendelijk en laagdrempelig
 Voor wie archiefdossiers overdraagt
 Voor wie archiefdossier...
Maar hoe?
 Feedback op procedure door eDAVID
 Uitwerken van het instrumentarium ism
eDAVID (Records Management Tool)
 2...
Dossiers op G-schijf/H-schijf
Dossiers naar overdrachtsruimte
Dossiers op U-schijf
Dossiers op G- of H-schijf
 Begeleiding door DIB
 Selectievoorschriften
 Metadatamodel bepalen
 Richtlijnen voor klass...
Overdrachtsruimte
 Map op de organisatiebrede schijf
 Onderverdeling per dienst
 Schrijfrechten archiefverantwoordelijk...
U-schijf
 Indeling per dienst
 Doorlopende nummering
 Nummer per overgedragen dossier
 Koppeling vernietigingsjaar - d...
Doorlopende nummering
Scheiding logistiek en inhoudelijk beheer
 Toegankelijkheid op langer termijn
 Beheer van alle soo...
Terugvinden?
 Snelkoppelingen op originele locatie
 Archievenoverzicht
 Rechtstreekse toegang
Vernietigen?
 Overzicht van de te vernietigen dossiers
 Vernietiging door DIB
 Geautomatiseerd uit te voeren
 Overzich...
Een semi-dynamisch digitaal depot
 Geordend digitaal archief
 Gecontroleerde vernietiging
 Technische metadata
 Inhoud...
Voldaan aan uitgangspunten?
 Gebruiksvriendelijkheid
 Voor degene die archief moet overdragen
 Voor degene die archief ...
Doelstelling gerealiseerd?
 Technisch klaar
 Analyse klassement testdienst afgerond
 Te archiveren mappen geïdentificee...
Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot

899 views

Published on

Soizik Van Huele, Provincie Vlaams-Brabant

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
899
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
274
Actions
Shares
0
Downloads
10
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot

  1. 1. www.vlaamsbrabant.be Een schijf om U tegen te zeggen Informatie aan Zee 13 september 2013, Oostende Een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
  2. 2.  Context  Doelstelling en uitgangspunten  Procedure  Gerealiseerd?
  3. 3. Context  Vlaams-Brabant is een jonge organisatie  Dienst Document- en Informatiebeheer (DIB)  Netwerk van archiefverantwoordelijken  Traject ‘maximaal digitaal’ werken => Vraag van diensten groeide
  4. 4. Digitaal archief?
  5. 5. Doelstelling Digitaal archief in goede, geordende en toegankelijke staat  Voorwaarden  Kleinschalig en goedkoop  Beheer door DIB
  6. 6. Procedure: eerste poging Papieren procedure vertaald voor digitale overdrachten
  7. 7. Procedure: eerste poging  Complexe procedure  Grote kans op fouten
  8. 8. Overleg met IT Waarom zou gebruiker dit in godsnaam gebruiken?
  9. 9. Twee uitgangspunten  Gebruiksvriendelijk en laagdrempelig  Voor wie archiefdossiers overdraagt  Voor wie archiefdossiers zoekt  Het digitaal archief moet op (midden)lange termijn beheersbaar zijn  Geautomatiseerd  Flexibel  Simpel
  10. 10. Maar hoe?  Feedback op procedure door eDAVID  Uitwerken van het instrumentarium ism eDAVID (Records Management Tool)  2e overleg met IT => U-schijf
  11. 11. Dossiers op G-schijf/H-schijf Dossiers naar overdrachtsruimte Dossiers op U-schijf
  12. 12. Dossiers op G- of H-schijf  Begeleiding door DIB  Selectievoorschriften  Metadatamodel bepalen  Richtlijnen voor klasseren  Dienst / archiefverantwoordelijke  Metadata toekennen  Schonen van dossiers en klassement  Schijfrechten ganse dienst  Leesrechten DIB
  13. 13. Overdrachtsruimte  Map op de organisatiebrede schijf  Onderverdeling per dienst  Schrijfrechten archiefverantwoordelijke  Schrijfrechten DIB
  14. 14. U-schijf  Indeling per dienst  Doorlopende nummering  Nummer per overgedragen dossier  Koppeling vernietigingsjaar - dossiernummer  Schrijfrechten voor DIB  Leesrechten voor ganse dienst
  15. 15. Doorlopende nummering Scheiding logistiek en inhoudelijk beheer  Toegankelijkheid op langer termijn  Beheer van alle soorten archief  Geautomatiseerde opnameprocedure  Geautomatiseerde vernietigingsprocedure
  16. 16. Terugvinden?  Snelkoppelingen op originele locatie  Archievenoverzicht  Rechtstreekse toegang
  17. 17. Vernietigen?  Overzicht van de te vernietigen dossiers  Vernietiging door DIB  Geautomatiseerd uit te voeren  Overzicht vernietigde nummers
  18. 18. Een semi-dynamisch digitaal depot  Geordend digitaal archief  Gecontroleerde vernietiging  Technische metadata  Inhoudelijke metadata  Geen archiefkopies
  19. 19. Voldaan aan uitgangspunten?  Gebruiksvriendelijkheid  Voor degene die archief moet overdragen  Voor degene die archief moet terugvinden  Beheersbaarheid  Geautomatiseerd  Flexibel  Simpel
  20. 20. Doelstelling gerealiseerd?  Technisch klaar  Analyse klassement testdienst afgerond  Te archiveren mappen geïdentificeerd  Demo archiefverantwoordelijken gegeven  Eerste overdracht?

×