Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Dynamisch informatiebeheersplan

1,220 views

Published on

Dynamisch informatiebeheersplan - Willy vallaey

Published in: Data & Analytics
  • Login to see the comments

  • Be the first to like this

Dynamisch informatiebeheersplan

  1. 1. Dynamisch informatiebeheersplan Willy Vallaey
  2. 2. De dingen moeten op maat van de mens zijn 2
  3. 3. Alles is structuur 3
  4. 4. Vanuit de Mens • Structuur aanbrengen is een menselijk kenmerk • Structuur versus controle • Structuur en keuzevrijheid • Structuur versus multitasken • On-zin van “plan do check act” Conclusie: Structuur aanbrengen is natuurlijk moet singletasken bevorderen moet flexibel zijn, meeveranderen alles is structuur: documenten en hun context 4
  5. 5. processen samenwerken Records management kennisdeling Hergebruik van informatie Veranderings- management Oplossings- integratie Beheer van de volledige levenscyclus Bedrijfs- architectuur 5negen werkterreinen
  6. 6. Doel van het DIBP op korte termijn • Een eenvoudig systeem creëren voor het beheer van documenten vanaf de creatie en dit voor de ganse levensduur 6
  7. 7. Essentiële functies • Het systeem is meer dan een tool • Documentbeheer staat centraal • Masterdata beheren en inzetten • Documentsjablonen maken en beheren (eenvoudige werkset voor een overheid) • Beheer van de processen • Beheer van de depots (analoog en digitaal) • Documenten waarderen en selecteren (zowel digitaal als analoog) • Vlot en exact kunnen zoeken en vinden • Gebruiksvriendelijk (gebaseerd op de ervaring en praktijken in een echte werkomgeving) 7
  8. 8. Doel op de lange termijn • De gemaakte beschrijvingen van de documenttypen uit het DIBP inzetten als masterdata: • Sjablonen/processen ontwikkelen - als werkset • Werkset van sjablonen verrijken met de context uit het DIBP • De digitale objecten losmaken van procesapplicaties en software • (van silo naar visvijver via metadatering en beheer masterdata) • De digitale objecten en (databases over analoog archief) op het moment van vastlegging verzamelen in een e-depot 8
  9. 9. Databases with the Crucial Master Data of the organisation Processes/ applications nr. 1 to 1000 and more… where templates with basic master data (T) are shared and processed and are enriched with extra master data to produce products/documents (D) E- Master Data Managers productworkers Records managers User interface: pull nr.1 nr.2 E-depot authenticity Check of information Ingest of fixed information/documents T D T D
  10. 10. Document in zijn context processen tijd Organisatiestructuur en cultuur “Officiële” mappenstructuur (pad) Interne structuur (sjablonen) Depotbeheer voor papieren stukken Wie: organisatieonderdelen Wie: medewerkers, functies en rollen Wie: klanten Thesaurus, trefwoorden Archiefschema virtuele mappenstructuur Waardering en selectie Duurzaam beheer Beheer van de toegang (intern en extern) 10
  11. 11. Van een 2 dimensionele naar een multidimensionele ruimte 11
  12. 12. Stand van zaken 12 informatiebeheersplan Procesbeheer Depotbeheer OverdrachtWaardering Inventarisatie Mappenstructuur E-depot Mate van realisatie: verst gevorderd staat links, in ontwikkeling rechts Definitiesinformatiebeheer Masterdata Integratie databases SPiCKSelectie
  13. 13. Demo van het DIBP 13 • Met dank aan mijn collega’s van de afdeling documentbeheer • Els Van de Velde consulent documentbeheer • Sari Hennaert, • Virginie Verrecas, • Elisabeth Blancke • En de leden stuurgroep van STiCK: • Sofie Deforce, Veronique Degryse, Dieter Delbecke, Tom Segaert, Andries Sioen en de projectleiders van STiCK
  14. 14. Bedankt Willy Vallaey, willyvallaey@hotmail.com

×