Một ít kiến thức về module sale trên ERP

1. ERP - SALE
Nguyễn An Tài

2. 2
CHỨC NĂNG CỦA SALE
• Phát triển sản phẩm
• Xác định giá
• Quảng bá sản phẩm
• Nhận đơn đặt hàng của khách hàng
• Dự báo doanh thu
• Theo dõi khách , chăm sóc khách hang thường xuyên
• Quản lý tín dụng

3. Sơ đồ trao đổi thông tin của bộ
phận Bán hàng (Sale) với khách
hàng(customer), Nhân sự(HR),
kế toán (A/F), cung ứng (SCM)

4. •Master Data: bao gồm dữ liệu khách hàng, dữ liệu sản phẩm,nguyên vật liệu, quản lý giá và quản lý tín
dụng.
•Chức năng cơ bản: thiết lập các chức năng cơ bản : giá, kiểm tra tồn kho và quản lý tín dụng,..
•Bán hàng: xử lý các chi tiết của quy trình bán hàng, chẳng hạn như dữ liệu khách hàng, sản phẩm, giá cả
và phản hồi.
•Giao hàng: theo dõi các chi tiết của quá trình vận chuyển, bao gồm khi nào và làm thế nào đơn hàng được
giao hàng hoặc trả lại.
•Vận chuyển: theo dõi tất cả các dữ liệu vận chuyển liên quan đến lô hàng.
•Ngoại thương: giao dịch xuất nhập khẩu
•Thanh toán: quản lý dữ liệu thanh toán, bao gồm số lượng giao dịch và phương thức thanh toán.
•Hỗ trợ bán hàng: xử lý các tương tác giữa khách hàng và nhóm bán hàng.
•Quản lý hợp đồng:
MỘT SỐ THÀNH PHẦN CHÍNH TRONG BÁN HÀNG

5. Quy trình SALE

6. Cơ cấu tổ chức
Dữ liệu chính - Master Data
Quy trình
TỔNG QUAN

7. Khách hàng ( Client):
hàng là đơn vị tổ chức độc lập và đơn vị pháp lý.
Công ty (Company Code):
đơn vị tổ chức nhỏ nhất là đơn vị pháp lý độc lập trong một tổ chức.
Vùng kiểm soát tín dụng ( Credit Control Area):
• Một tổ chức thực thể có quyền giám sát, giới hạn tín dụng của khách hàng.
• Thực thể này có thể gồm một hoặc nhiều công ty.
Tổ chức bán hàng(Sales Organization)
• Một đơn vị tổ chức chịu trách nhiệm bán một số sản phẩm hoặc dịch vụ nhất định.
• Trách nhiệm của đơn vị tổ chức bán hàng bao gồm cả trách nhiệm pháp lý cho sản phẩm, dịch vụ và khiếu nại của
khách hàng
Kênh phân phối ( Distribution Channel)
- Cách thức sản phẩm hoặc dịch vụ tiếp cận khách hàng: bán buôn, bán lẻ,…
Bộ phận ( Division)
- nhóm các nguyên vật liệu, sản phẩm, dịch vụ,…
Vùng bán hàng (sales area)
- Kết hợp của Tổ chức bán hàng, Kênh phân phối, bộ phận
Đơn vị tổ chức khác : Shipping Point, Sales Office, Sales Group, Sales Person…
Cơ cấu tổ chức

8. Ví dụ: Cơ cấu Tổ chức bán hàng và phân phối

9. Dữ liệu chính của khách hàng:
Dữ liệu khách hàng:
• Chứa tất cả thông tin cần thiết để xử lý đơn hàng, giao hàng, hóa đơn và thanh toán của khách
hàng
• Mỗi khách hàng PHẢI có hồ sơ riêng.
Được tạo bởi khu vực bán hàng
• Tổ chức về bán hàng
• Kênh phân phối
• Phòng ban
Dữ liệu chính của sản phẩm, nguyên vật liệu
• Chứa tất cả thông tin mà công ty cần quản lý về tài liệu
• Nó được sử dụng bởi hầu hết các thành phần:
 Bán hàng và phân phối
 Quản lý vật tư, sản phẩm
 Sản xuất
 Kế toán / Kiểm soát
 Quản lý chất lượng
 …..
Dữ liệu chính - Master Data

10. Dữ liệu chính của giá
Dữ liệu chính bao gồm:
- Giá cả
- Phụ phí
- Giảm giá
- Vận chuyển
- Thuế
Thông tin gửi cho khách hàng qua các phương tiện: email, fax,.. Các thông tin như : báo
giá, xác nhận, hóa đơn,…

11. 11
Qui trình bán hàng
• Qui trình bán hàng bao gồm nhiều bước giữa
các bộ phận:
• Sales
• Warehouse
• Accounting
• Receiving

12. Sales Order Process

13. Hỗ trợ bán hàng chứa các chức năng sau:
- Tạo và theo dõi địa chỉ liên lạc và thông tin liên lạc của khách hàng (hoạt động bán hàng)
• Bản ghi cuộc gọi điện thoại
• Cuộc gặp khách hàng
• Thư
• Chiến dịch truyền thông
- Triển khai và theo dõi các chiến dịch gửi thư trực tiếp, internet và hội chợ thương mại dựa trên các thuộc
tính của khách hàng
Các tài liệu trước khi bán hàng cần được quản lý trong các hoạt động trước bán hàng: Yêu cầu và Báo giá.
Những tài liệu này giúp xác định hoạt động bán hàng có liên quan và xác định xác suất bán hàng
Mục tiêu cuối cùng của tất cả các hoạt động trước bán hàng là trang bị cho kỹ thuật viên bán hàng mọi
thông tin cần thiết để thương lượng và hoàn thành việc bán hàng tiềm năng. Thông tin cần thiết:
- Hoạt động bán hàng trước đây
- Giao tiếp trong quá khứ
- Thông tin liên lạc
- Thông tin chung về công ty
- Hạn mức tín dụng và mức sử dụng
- Quay lại đơn hàng hiện tại
Pre-Sales Activity - Hoạt động trước khi bán hàng

14. • Mục tiêu cuối cùng của tất cả các hoạt động bán hàng trước là trang bị cho kỹ thuật viên
bán hàng mọi thông tin cần thiết để thương lượng và hoàn thành việc bán hàng tiềm
năng.
• Thông tin cần thiết:
- Hoạt động bán hàng trước đây
- Giao tiếp trong quá khứ
- Thông tin liên lạc
- Thông tin chung về công ty
- Hạn mức tín dụng và mức sử dụng
- Quay lại hiện tại
Pre-Sales Activity - Hoạt động trước khi bán hàng

15. Inquiry – Yêu cầu
• Một cuộc thăm dò là yêu cầu của khách hàng đối với một công ty về thông tin hoặc báo
giá liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ của họ mà không có nghĩa vụ mua.
- Nó có giá bao nhiêu
- Tính khả dụng của Material / Service
- Có thể có số lượng và ngày cụ thể có
• Cuộc thăm dò được duy trì trong hệ thống và báo giá được tạo ra để giải quyết các câu
hỏi cho khách hàng tiềm năng.
Quotation - Bảng báo giá
Báo giá giới thiệu cho khách hàng một đề nghị ràng buộc về mặt pháp lý để phân phối các sản
phẩm cụ thể hoặc lựa chọn một số lượng sản phẩm nhất định trong một khung thời gian cụ thể
với mức giá được xác định trước.

16. Sales Order - Đơn đặt hàng
• Xử lý đơn đặt hàng có thể bắt nguồn từ nhiều tài liệu và hoạt động khác nhau
- Khách hàng liên hệ với chúng tôi để đặt hàng: điện thoại, internet, email
- Hợp đồng hiện tại
- Báo giá
• Tài liệu điện tử được tạo nên chứa các thông tin cơ bản sau:
- Thông tin khách hàng
• Chất liệu / dịch vụ và số lượng
• Giá cả (điều kiện) Giá cả (điều kiện)
- Ngày và số lượng giao hàng cụ thể
- Thông tin giao hàng
- Thông tin thanh toan
• Đơn đặt hàng chứa tất cả thông tin cần thiết để xử lý yêu cầu của khách hàng, thông tin sau
được xác định cho mỗi đơn đặt hàng:
- Lịch trình giao hàng
- Xác định điểm vận chuyển và tuyến đường
- Kiểm tra tính khả dụng
- Chuyển yêu cầu sang MRP
- Giá cả
- Kiểm tra hạn mức tín dụng

17. Delivery Scheduling - Lập kế hoạch phân phối
Khi đơn đặt hàng được tạo, bạn phải nhập ngày giao hàng được yêu cầu cho đơn đặt
hàng hoặc từng chi tiết đơn hàng.
Hệ thống sau đó sẽ xác định thời gian giao hàng, điều này sẽ được sử dụng khi xác
định tính khả dụng của sản phẩm hoặc ngày xác định giao hàng.
Hệ thống sẽ xác định ngày này bằng cách sử dụng quy tắc lập lịch đã xác định trước.

18. Shipping & Route Determination
• Trong quá trình tạo đơn đặt hàng, hệ thống phải xác định điểm vận chuyển mà từ đó vật liệu
sẽ được vận chuyển và tuyến đường mà vật liệu sẽ lấy từ kho của bạn đến vị trí của khách
hàng.
• Điểm vận chuyển được xác định cho từng chi tiết đơn hàng trong đơn đặt hàng.
• Xác định tuyến đường được sử dụng để xác định thời gian vận chuyển của
tài liệu mà chúng tôi đã sử dụng để lên lịch.
Availability Check
Kiểm tra tính khả dụng:
- Xác định ngày có sẵn của nguyên liệu
- Người vận chuyển tất cả các phong trào kiểm kê trong và ngoài
Các phương thức giao hàng:
- Giao hàng một lần
- Hoàn thành giao hàng
- Đề xuất trì hoãn
Quy tắc được tạo bởi người quản trị

19. Pricing
• Hệ thống hiển thị thông tin về giá cho tất cả các tài liệu bán hàng trên màn hình đặt giá ở cả cấp tiêu
đề và cấp chi tiết đơn hàng.
- Giá tiêu đề có giá trị cho toàn bộ đơn đặt hàng, đó là tích lũy của tất cả các chi tiết đơn hàng trong
đơn đặt hàng
- Giá mục hàng là cho từng tài liệu cụ thể.
• Hệ thống sẽ tự động tìm kiếm giá, giảm giá, phụ thu, tính thuế và cước vận chuyển. Bạn có khả năng
điều chỉnh giá theo cách thủ công ở cả tiêu đề và chi tiết đơn hàng cấp trong đơn đặt hàng bằng cách
nhập loại điều kiện và số tiền.
• Thuế và phí vận chuyển có thể được thiết lập để chúng tôi không thể nhập theo cách thủ công

20. Credit Check
• Cho phép công ty của bạn quản lý rủi ro tín dụng và rủi ro cho mỗi khách hàng bằng cách xác
định giới hạn tín dụng.
• Trong quá trình đặt hàng, hệ thống sẽ thông báo cho đại diện bán hàng về tình hình tín dụng của
khách hàng phát sinh, nếu cần thiết, hệ thống có thể được định cấu hình để chặn các đơn đặt
hàng và giao hàng
Shipping & Transportation
• Quá trình giao hàng bắt đầu khi bạn tạo tài liệu giao hàng cho đơn đặt hàng. Tài liệu này kiểm soát,
hỗ trợ và theo dõi nhiều quy trình phụ để xử lý giao hàng:
- Chọn
- Đóng gói
- Vấn đề bài hàng
• Tích hợp với Quản lý Vật liệu (MM) và Tài chính (FI) module module

21. Delivery Document - Tài liệu giao hàng
• Tài liệu giao hàng bắt đầu quá trình phân phối và cơ chế điều khiển cho quá trình này:
- Chọn
- Đóng gói
- Tải
- Xuất hàng
• Thay đổi giao hàng được cho phép - sản phẩm, số lượng
Picking – Chọn
Số lượng dựa trên lưu ý giao hàng
Ngày được chỉ định khi chọn bắt đầu
Phân bổ vị trí lưu trữ tự động
Hỗ trợ theo dõi, quản lý số lô / đợt theo lô sự
Tích hợp với Quản lý kho hàng (WM)

22. Loading and Packing - Tải và đóng gói
Xác định bao bì sẽ được sử dụng cho các sản phẩm cụ thể
Xác định và cập nhật các tài khoản được liên kết với đóng gói trả lại
Theo dõi các sản phẩm đóng gói bằng container
Thực thi các hạn chế về khối lượng / số lượng
Tất cả các mặt hàng đóng gói được giao cho các phương tiện giao thông xác định trước
Goods issue – xuất hàng hóa
Sự kiện cho biết thay đổi pháp lý về quyền sở hữu sản phẩm
Giảm hàng tồn kho và vào Chi phí hàng bán
Tự động cập nhật các tài khoản General Ledger (G / L)
Kết thúc quá trình giao hàng và cập nhật trạng thái của các tài liệu giao hàng

23. Billing - Thanh toán
Tài liệu thanh toán được tạo bằng cách đối phó dữ liệu từ đơn đặt hàng và / hoặc tài liệu giao hàng.
- Thanh toán theo đơn đặt hàng
- Thanh toán dựa trên giao hàng
Quy trình thanh toán được sử dụng để tạo hóa đơn của khách hàng.
Nó sẽ cập nhật trạng thái tín dụng của khách hàng.
Billing Documents - Tài liệu thanh toán
Tài liệu thanh toán sẽ tự động tạo một ghi nợ cho tài khoản sổ cái phụ của khách hàng và ghi có vào tài
khoản doanh thu.
Vào thời điểm này quy trình bán hàng được chuyển sang Kế toán tài chính để chờ thanh toán.

24. Payment – thanh toán
Thanh toán là bước cuối cùng trong quy trình đặt hàng, bước này được quản lý bởi phòng Kế toán
tài chính.
Thanh toán cuối cùng bao gồm:
- Đăng thanh toán bằng hóa đơn.
- So sánh sự khác biệt giữa thanh toán và hóa đơn
Thanh toán sẽ xóa trong tài khoản A / R và tăng tài khoản ngân hàng của bạn.
Luồng tài liệu
Luồng tài liệu và tính năng trạng thái đơn đặt hàng cho phép bạn tìm trạng thái của đơn đặt hàng
tại bất kỳ thời điểm nào. Hệ thống cập nhật trạng thái đơn hàng mỗi lần thay đổi được thực hiện cho
bất kỳ tài liệu nào được tạo trong chu kỳ quản lý đơn hàng của khách hàng (Order-to-Cash).