kiểm soát nb

1. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Nhóm 6

2. VŨ ANH DUY TRẦN THỊ ANH ĐÀO HỒ VŨ VÂN ANH
TRẦN LÊ BẢO HÂN
PHÙNG THỊ BÍCH
TRÂM
TÔ THỊ TƯỜNG VI
VÕ THỊ THANH HIỀN
TRẦN THỊ MỸ LINH
TRẦN VŨ HOA ĐÔNG
Danh sách nhóm:

3. *Các bước trong chu trình mua hàng:

4. * Đặc điểm, sai phạm có thể xảy ra
Đặc điểm Sai phạm có thể xảy ra
- Rủi ro cao => dễ bị
tham ô, chiếm dụng.
- Hàng tồn kho thường là
khoản mục trọng yếu
(chiếm tỷ trọng lớn trong
tổng TS).
Nhận
hàng
Đặt
hàng
Đề nghị
mua
hàng
Chọnlựa
nhàcung
cấpvà xét
duyệt
muahàng

5. Đề nghị
mua
hàng

6. Chọn lựa
nhà cung
cấp và xét
duyệt
mua hàng
Nhân viên mua
hàng có thể
thông đồng với
nhà cung cấp
Nhân viên bộ phận xử
lý báo giá thông đồng
với nhà cung cấp nên
giấu bớt hồ sơ báo giá

7. Nv bộ phận xử lý
báo giá thông đồng
với nhà cung cấp
Đặt
hàng
Đặt quá trễ => thiếu hụt NVL cho SX
hoặc thiếu hàng hóa để bán
Đặt quá sớm => gây lãng phí chi phí lưu
kho hoặc nghiêm trọng hơn có thể làm giảm
phẩm chất của hàng hóa.

8. Nv bộ phận xử lý
báo giá thông đồng
với nhà cung cấp
Nhận
hàng
Nhận hàng không
đúng quy cách, chất
lượng, số lượng
hàng đã đặt.
g đã đặt.
Nhận và biển thủ
hàng, không
nhập kho.

9. Nv bộ phận xử lý
báo giá thông đồng
với nhà cung cấp
MỤC TIÊU KIỂM SOÁT
- Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động;
- Báo cáo đáng tin cậy;
- Tuân thủ pháp luật và các quy định.

10. I.
KIỂM SOÁT
QUÁ TRÌNH
ĐẶT HÀNG
II.
KIỂM SOÁT
QUÁ TRÌNH
NHẬN HÀNG

12. 1. Yêu
cầu mua
hàng
2. Phê
duyệt
việc mua
hàng
3. Lựa
chọn nhà
cung cấp
4. Đặt
hàng
5. Xác
nhận cam
kết mua
hàng

13. - Chức năng mua hàng nên giao cho một bộ phận độc
lập và cần giám sát chặt chẽ việc thực hiện.
- Kiếm soát quá trình đặt hàng và chọn nhà cung cấp là
trọng tâm khi kiểm soát quá trình mua hàng.
- Chu trình mua hàng xuất phát từ đề nghị mua hàng của
các bộ phận có nhu cầu, thông thường là kho hoặc phân
xưởng sản xuất thông qua giấy đề nghị mua hàng.

14. * Các thủ tục kiểm soát quan trọng
đối với đề nghị mua hàng:
• Phải có đầy đủ thông tin
• Phải được người có thẩm quyền ký và
lập ít nhất hai liên:
- Một liên lưu tại bộ phận yêu cầu
- Một liên chuyển cho bộ phận mua hàng
để làm căn cứ đặt hàng.
Giấy đề nghị
mua hàng
(đã được
phê duyệt)

16. Ai là người phê duyệt
việc đề nghị mua hàng?
Thường là người đứng đầu bộ
phận có nhu cầu sử dụng và
được sự ủy quyền của quản lý
cấp cao

17. Có cần tổ chức bộ phận mua hàng
độc lập với bộ phận sử dụng không?
Vì sao?
Cần tách bạch
chức năng giữa
người mua hàng
và người sử
dụng hàng.
- VÌ: Người sử dụng hàng đã “nhắm” một nhà cung
cấp nào đó vì mối quan hệ hay lợi ích nào đó.
- Mục đích: tạo sự độc lập, khách quan cần thiết để
đảm bảo mua đúng hàng, đúng chất lượng với điều
kiện tốt nhất cũng như chọn lựa nhà cung cấp phù
hợp.

18. Lưu ý:
• Phân công cụ thể cho một người chịu trách
nhiệm lập phiếu đề nghị mua hàng cho từng bộ
phận.
• Giấy đề nghị mua hàng phải được đánh số thứ
tự liên tục trước khi sử dụng và giao cho người
phụ trách đề nghị mua hàng bảo quản.
• Thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện đối
với giấy đề nghị mua hàng đã phát hành.
• Hồ sơ lưu các giấy đề nghị mua hàng chưa lập
đơn đặt hàng.
• Hồ sơ về giấy đề nghị mua hàng đã được lập
đơn đặt hàng.

19. XÉT
DUYỆT
Người
được ủy
quyền
Đơn đặt
hàng

20. - Sau khi nhận được giấy đề nghị mua hàng (đã được phê chuẩn) từ bộ
phận có nhu cầu, bộ phận mua hàng sẽ căn cứ vào loại hàng cần mua để
mời những nhà cung cấp gửi báo giá đến cho đơn vị
+ Đối với các đơn vị đã có những nhà cung cấp ổn định hoặc đơn vị
mua hàng thông qua trung gian: thủ tục kiểm soát khi lựa chọn nhà
cung cấp có thể đơn giản
+ Đối với các đơn vị hoạt động trong những lĩnh vực phải giao dịch
liên tục cùng lúc với nhiều nhà cung cấp: thủ tục kiểm soát để lựa
chọn nhà cung cấp cho từng lần mua hàng là hết sức quan trọng.

21. * Các thủ tục kiểm soát quan trọng:
Đề nghị
NCC báo
giá
Mua hàng
• Đối với hàng hóa có giá trị cao nên đấu thầu
• Cần có ít nhất 3 bảng báo giá từ 3 NCC độc
lập
• Luân chuyển các nhân viên mua hàng
• Kỷ luật nghiêm khắc nếu phát hiện nv nhận
tiền hoa hồng
• Ban hành quy tắc đạo đức
Rủi ro
Khắc
phục

22. Mọi thông tin (giá cả, chất lượng, điều kiện thanh toán, điều kiện giao
hàng,…) trong bảng báo giá đều phải được ghi chép, lưu trữ và tổng hợp
để báo cáo cho người chịu trách nhiệm phê duyệt
Việc phê duyệt để lựa chọn NCC có thể do nhà quản lý cao
cấp trực tiếp nhắm hạn chế tiêu cực có thể xảy ra do sự
thông đồng giữa nhân viên xử lý báo giá với NCC
Thực hiện nguyên tắc ”Bất kiêm nhiệm”
Cập nhật thường xuyên và quản lý
danh sách các NCC

23. Chứng từ trung tâm của việc
kiểm soát chu trình mua hàng
và lập ngay sau khi lựa chọn
được nhà cung cấp. Đơn đặt
hàng phải được lập bởi bộ
phận mua hàng căn cứ trên
giấy đề nghị mua hàng và kết
quả lựa chọn NCC.

24. * Các thủ tục kiểm soát:
Trưởng
bộ phận
mua hàng
PHÊ
DUYỆT
Bộ phận
mua hàng
Đặt
hàng
Rủi ro
• Đánh số thứ tự liên tục trước trên các đơn đặt
hàng chưa sử dụng và bảo quản cẩn thận
• Đơn đặt hàng phải lập thành nhiều liên gửi cho
các bộ phận có liên quan
Khắc
phục

25. • Tổ chức theo dõi chặt chẽ việc phát hành và sử
dụng các đơn đặt hàng được sẵn
• Thông báo cho các nhà cung cấp biết những người
đủ thẩm quyền đặt hàng đối với từng nhóm hàng
cụ thể
• Theo dõi những lô hàng đã quá hạn giao hàng
nhưng hàng vẫn chưa nhận được
Khắc
phục

26. - Để nhận diện chúng bộ phận mua hàng cần tổ chức
hồ sơ riêng để lưu:
• Các đơn đặt hàng chưa nhận được
báo cáo nhận hàng
• Hàng mua đang đi đường
• Các đơn đặt hàng đã nhận được báo
cáo nhận hàng

27. VD: Quy trình mua hàng của Vinamilk
- Bộ phận mua hàng sẽ phụ trách việc lập kế hoạch
mua NVL, sử dụng các đơn đặt hàng của khách hàng
do bộ phận bán hàng nhận được và gửi đến thống kê
kho hàng ngày để xác định nguyên liệu thô nào dưới
mức tồn kho an toàn cuối cùng.
* Quy trình mua hàng của công ty được thực hiện theo sơ đồ sau:

29. - Tất cả các giao dịch hàng hóa, dịch vụ mua vào
trong toàn công ty đều phải tuân thủ "Quy trình chọn
nhà cung cấp và ký kết hợp kinh tế" cụ thể như sau:
1.Kiểm tra mẫu hàng hóa và giới thiệu dịch vụ
2.Chào giá/ mời thầu
3.Duyệt chọn nhà cung cấp
4.Ký kết hợp đồng kinh tế
5.Nhận hàng/ Nghiệm thu

30. II.
Kiểm soát quá trình
nhận hàng

31. Khi nhận đơn đặt hàng và các tài liệu điều chỉnh đơn
đặt hàng (nếu có) từ bộ phận đặt hàng, bộ phận mua
hàng sẽ lưu chúng theo thứ tự ngày nhận hàng.
Hàng tuần, bộ phận nhận hàng căn cứ vào các đơn
đặt hàng sẽ nhận để lập kế hoạch nhận hàng. Khi
nhận, bộ phận nhận hàng căn cứ vào các thỏa thuận
trong đơn đặt hàng hay hợp đồng về số lượng, chất
lượng, quy cách hàng mua để kiểm nhận hàng.

32. VD: 1 DN nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài, hàng
nhập khẩu về tới cảng trong nước, từ cảng chuyển về
công ty vì số lượng hàng hóa nhiều phải vận chuyển
bằng 10 xe container nhưng bộ phận nhận hàng không
lập kế hoạch rõ ràng trước đó. Đến khi 10 xe hàng về
tới công ty, thì tận 3 ngày sau số hàng hóa trên xe mới
giải phóng được.
(Lý do: vì lúc đó chỉ có chỉ có 1 xe nâng, cứ chạy ra
chạy vô thì không thể nào đủ thời gian để nâng hết số
hàng hóa của 10 xe container trong vòng 1 ngày.)

33. Không đúng
thỏa thuận
Đúng thỏa
thuận
Khi giao hàng
BPBH có thể từ chối nhận
hàng hoặc lập biên bản ghi
nhận sự khác biệt để làm bằng
chứng xử lý sau này
BPBH sẽ nhận và lập báo
cáo nhận hàng
Báo cáo nhận hàng ghi rõ số
lượng, chủng loại và chất
lượng, (không ghi giá) hàng
thực nhận, phải có chữ ký của
đại diện bộ phận nhận hàng và
được lập thành 03 liên

35. * Các thủ tục kiểm soát quan trọng đối với
khâu nhận hàng:
- Việc nhận hàng nên được giao cho 1 bộ phận độc lập thực
hiện, bộ phận này tách biệt với bộ phận đặt hàng.
VD: Bộ phận kho => Căn cứ vào đơn đặt hàng, hợp đồng => NHẬN

36. - Đối với đơn vị có quy mô trung bình, chức năng này có
thể được giao hẳn cho bộ phận kho nếu tất cả hàng mua đều
được nhập kho. Cần quy định thủ kho chỉ được nhận hàng
khi có đơn đặt hàng hay hợp đồng hợp lệ do bộ phận mua
hàng gửi đến.
- Đối với hàng hóa phức tạp (ví dụ như đá quý,
kim cương…) cần phải có một số người có hiểu biết
về chúng (chẳng hạn như chuyên gia) => bắt buộc
phải có 1 bộ phận riêng biệt để nhận hàng.

37. Đối với hàng mua không qua kho
hoặc hàng mua nhập qua nhiều kho
thì xử lý như thế nào?
Bộ phận nhận hàng độc lập (nếu có) sẽ
kiểm nhận tất cả hàng mua rồi bàn giao
lại cho kho hoặc cho các bộ phận khác.

38. - Khi nhận hàng, cần phải lập báo cáo nhận hàng. Nếu
phát hiện mất báo cáo nhận hàng, bộ phận nhận hàng
phải thông báo ngay cho các bộ phận có liên quan.

39. - Nhân viên nhận hàng phải kiểm tra nhằm đảm bảo
hàng thực nhận phù hợp với đơn đặt hàng.
- Nếu hàng giao không đúng với đơn đặt hàng hay hợp
đồng đã được phê duyệt => TỪ CHỐI NHẬN.

40. - Đối với mặt hàng có quy cách, phẩm chất phức tạp
khiến cho nhân viên nhận hàng không thể đánh giá chính
xác được. Bộ phận nhận hàng cần tổ chức hồ sơ riêng để
theo dõi:
+ Các đơn đặt hàng chưa nhận được hàng
+ Các đơn đặt hàng đã nhận được hàng

41. - Thiết kế các bảng kiểm tra (checklist) bao quát tất cả
các đặc điểm quan trọng của hàng mua cần kiểm tra khi
nhận hàng (như quy cách, số lượng, chất lượng).
- Yêu cầu bộ phận nhận hàng phải hoàn thiện các bảng
kiểm tra này và gửi kèm với báo cáo nhận hàng cho bộ
phận mua hàng.

42. - Nhanh chóng chuyển hàng đã nhận được đến đúng vị
trí tồn trữ đã được xác định (hoặc chuyển ngay đến nơi
cần sử dụng) để tránh tình trạng đề nghị mua hàng lần
thứ 2 đối với hàng đã nhận được.

44. Câu 1: Văn bản nào được sử dụng để thiết lập
hợp đồng mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ nhà
cung cấp?
a. Hóa đơn của nhà cung cấp (vendor invoice)
b. Yêu cầu mua hàng/ chứng từ nội bộ (purchase requisition)
c. Đơn đặt hàng (purchase order)
d. Bảng kê chứng từ thanh toán (disbursement voucher)

45. Câu 1: Văn bản nào được sử dụng để thiết lập
hợp đồng mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ nhà
cung cấp?
a. Hóa đơn của nhà cung cấp (vendor invoice)
b. Yêu cầu mua hàng/ chứng từ nội bộ (purchase requisition)
c. Đơn đặt hàng (purchase order)
d. Bảng kê chứng từ thanh toán (disbursement voucher)

46. Câu 2: Kiểm soát tốt nhất để giảm thiểu nguy cơ
trả giá quá cao đối với hàng hóa đặt mua là:
a. Sử dụng công nghệ mã vạch để loại bỏ lỗi nhập liệu
b. Chỉ thanh toán cho hóa đơn có đầy đủ chứng từ thanh toán
c. Yêu cầu bộ phận nhận hàng xác minh về sự tồn tại của đơn
đặt hàng hợp lệ
d. Chỉ đặt hàng ở các NCC đã được phê duyệt và kêu gọi các
đấu giá canh tranh.

47. Câu 2: Kiểm soát tốt nhất để giảm thiểu nguy cơ
trả giá quá cao đối với hàng hóa đặt mua là:
a. Sử dụng công nghệ mã vạch để loại bỏ lỗi nhập liệu
b. Chỉ thanh toán cho hóa đơn có đầy đủ chứng từ thanh toán
c. Yêu cầu bộ phận nhận hàng xác minh về sự tồn tại của đơn
đặt hàng hợp lệ
d. Chỉ đặt hàng ở các NCC đã được phê duyệt và kêu gọi các
đấu giá cạnh tranh

48. Câu 3: Lỗ hổng thường gặp và không được chấp
nhận nhất trong việc kiểm và nhận hàng là gì?
a. Hàng bị thất thoát
b. Hàng nhập về không được ghi chép
c. Mặt hàng nhập sai số lượng nhưng vẫn được nhập kho
d. Mặt hàng giao không đúng nhưng vẫn được nhập kho.

49. Câu 3: Lỗ hổng thường gặp và không được chấp
nhận nhất trong việc kiểm và nhận hàng là gì?
a. Hàng bị thất thoát
b. Hàng nhập về không được ghi chép
c. Mặt hàng nhập sai số lượng nhưng vẫn được nhập kho
d. Mặt hàng giao không đúng nhưng vẫn được nhập kho.

50. Câu 4: Khi nhận hàng từ nhà cung cấp, bộ phận
nhận hàng nên dựa trên chứng từ nào sau đây để
kiểm tra tính đúng đắn của hàng giao:
a. Phiếu nhập kho
b. Vận đơn
c. Đơn đặt hàng đã được xét duyệt và hóa đơn mua hàng
d. Phiếu đề nghị mua hàng

51. Câu 4: Khi nhận hàng từ nhà cung cấp, bộ phận
nhận hàng nên dựa trên chứng từ nào sau đây để
kiểm tra tính đúng đắn của hàng giao:
a. Phiếu nhập kho
b. Vận đơn
c. Đơn đặt hàng đã được xét duyệt và hóa đơn mua hàng
d. Phiếu đề nghị mua hàng

52. Câu 5: Khi nhận hàng, nhân viên nhận hàng cần
đối chiếu hàng hóa thực nhận với:
a. Báo cáo nhận hàng
b. Hóa đơn của người bán và đơn đặt hàng
c. Đơn đặt hàng và chứng từ vận chuyển của người bán
d. Báo cáo nhận hàng và phiếu giao hàng của người bán

53. Câu 5: Khi nhận hàng, nhân viên nhận hàng cần
đối chiếu hàng hóa thực nhận với:
a. Báo cáo nhận hàng
b. Hóa đơn của người bán và đơn đặt hàng
c. Đơn đặt hàng và chứng từ vận chuyển của người bán
d. Báo cáo nhận hàng và phiếu giao hàng của người bán

54. Cảm ơn cô và
các bạn đã lắng
nghe!