Chu trình chi phí

1. LOGO
Chu trình nghiệp vụ
Chu trình chi phí
Chương 6.
1

2. Mục tiêu chương
Nhận biết được các hoạt động trong mỗi chu trình
Biết cách tổ chức kế toán trong chu trình chi phí
Mục
tiêu
Có khả năng xây dựng quy trình lập, luân chuyển
chứng từ cho mỗi chu trình
Hiểu biết về các rủi ro và các thủ tục kiểm soát liên quan
4
2

3. Chu trình chi phí
1
2
Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình
Tổ chức kế toán trong chu trình chi phí
Hoạt động kiểm soát trong chu trình
3
3

4. Chu trình chi phí
 Chu trình chi phí (hoặc chu trình chi tiêu) là tập hợp
các hoạt động liên quan đến quá trình mua hàng và
thanh toán với người bán.
 Chu trình chi phí giao tiếp với các đối tượng và hệ
thống bên ngoài sau:
. Nhà cung cấp
. Chu trình doanh thu, chu trình sản xuất, các bộ phận khác có
yêu cầu.
. Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho
. Hệ thống sổ cái và lập báo cáo
4

5. Chu trình chi phí
Sơ đồ dòng dữ liệu khái quát của
chu trình chi phí
Nhà cung Chu trình
doanh thu
cấp
Chu trình
Chi phí Kiểm soát
HTK
Ngân hàng
Ghi sổ - lập
báo cáo
Các bộ phận
sử dụng
Chu trình
sản xuất
5

6. Chu trình chi phí
Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình
1
 Quá trình mua hàng và thanh toán tiền sẽ trải qua bốn
hoạt động chính:
• Nhận yêu cầu mua hàng từ các bộ phận, tìm
kiếm người cung cấp và đặt hàng
• Nhận hàng và bảo quản hàng mua
• Ghi nhận nợ phải trả
• Thanh toán với người bán
 Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, trình
tự hoạt động có thể thay đổi
6

7. Chu trình chi phí
Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0
của chu trình chi phí
Các bộ phận
Kiểm soát
HTK sử dụng
Đặt hàng
1.0
Chu trình
sản xuất
Chu trình
doanh thu
Nhận và
bảo quản
Nhà cung HT ghi sổ -
lập báo cáo
cấp Chấp nhận
hóa đơn, theo
dõi nợ
2.0
3.0 Thanh
toán
4.0
Kho hàng
Ngân hàng
7

8. Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình
1 Đặt hàng với người cung cấp
 Dòng dữ liệu đi vào làm cơ sở thực hiện hoạt động: yêu cầu về
hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, tài sản cố định từ
các bộ phận hay chu trình liên quan.
 Yêu cầu này phải đảm bảo chính xác, xác thực nội dung
 Có các nội dung xử lý sau:
 1.1 Nhận yêu cầu mua hàng
 1.2 Tìm kiếm người bán và đặt hàng
8

9. Chu trình chi phí
3 Các hoạt động trong chu trình
1.0 Đặt mua hàng
Hàng tồn kho
Chu trình DT Chu trình SX
Kiểm soát HTK
Các BP sử dụng
Dữ liệu về NCC
Nhận yêu
cầu
Nhận hàng 2.0
1.1
Tìm người
bán/Đặt
hàng
Xử lý hoá đơn,
theo dõi nợ 3.0
1.2
BP yêu cầu hàng
Dữ liệu về ĐĐH
Nhà cung cấp
9

10. Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình
Nhận và bảo quản hàng hoá
2
 Trường hợp hàng đạt yêu cầu: hàng được chấp nhận và giao
thủ kho quản lý hoặc giao bộ phận sử dụng
 Trường hợp hàng không đạt yêu cầu sẽ từ chối nhận hàng và
sẽ có những thoả thuận tiếp theo như giảm giá, điều chỉnh lại
hoá đơn.
 Có các nội dung xử lý sau:
 2.1 Đối chiếu hàng giao và chấp nhận giao hàng
 2.2 Chuyển hàng bảo quản hay sử dụng
10

11. Chu trình chi phí
3 Các hoạt động trong chu trình
2.0 Nhận hàng nhập kho
Người bán
Xử lý đặt hàng
1.0
Chấp nhận
giao hàng
2.1
Hàng tồn kho
Nhập kho
2.2
Nhà cung cấp
Kho hàng
Tới xử lý chấp nhận hoá đơn
và theo dõi nợ 3.0
11

12. Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình
Hoạt động chấp nhận hoá đơn, theo dõi
3
công nợ
 Có các nội dung xử lý sau:
 3.1 Chấp thuận hoá đơn mua hàng
 3.2 Ghi chép theo dõi công nợ
 Trường hợp sử dụng hệ thống chứng từ thanh toán “voucher
system” kế toán phải trả lập kế hoạch thanh toán và theo dõi
thanh toán trên chứng từ thanh toán “disbursement voucher”.
 Bộ hồ sơ theo dõi công nợ gồm: chứng từ thanh toán, hóa
đơn mua hàng được chấp nhận, chứng từ nhận hàng và đặt
hàng
12

13. Chu trình chi phí
3 Các hoạt động trong chu trình
Nhận hóa đơn – theo dõi nợ phải trả
3.0
Dữ liệu về NCC
Xử lý đặt hàng
1.0
Chấp thuận
Xử lý nhận hàng nhận hàng HĐ được
chấp thuận
hóa đơn
2.0 Nợ phải trả NCC
3.1
Nhà cung cấp
DL mua
Ghi nhận nợ
hàng và
công nợ 3.2
Xử lý thanh toán 4.0
Hệ thống ghi sổ cái
13

14. Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình
Hoạt động thanh toán
4
 Có các nội dung xử lý sau:
 4.1 Lập chứng từ xét duyệt thanh toán
 4.2 Thanh toán
 Thủ tục:
 Kế toán phải trả chuyển hồ sơ mua hàng cùng đề nghị thanh
toán (phiếu chi hoặc disbursement voucher) cho ban giám
đốc duyệt và sau đó bộ phận tài vụ làm thủ tục thanh toán
tiền.
 Một số doanh nghiệp để cho kế toán thanh toán lập phiếu chi
và trình duyệt thanh toán sau đó chuyển tài vụ chi tiền.
14

15. Chu trình chi phí
3 Các hoạt động trong chu trình
4.0 Hoạt động thanh toán
Xử lý theo dõi nợ 3.0
Nhà cung cấp
Lập chứng từ,
xét duyệt thanh
Thông báo
nợ
Phải trả NCC
toán
4.1
Thanh toán
Thanh toán
4.2
Ngân hàng
Thanh toán/ tiền
Hệ thống ghi sổ cái
15

16. Chu trình chi phí
Tổ chức kế toán trong chu trình chi phí
2
 Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình
 Tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin
trong chu trình
 Theo dõi chi tiết công nợ phải trả
 Hệ thống báo cáo quản lý
16

17. Tổ chức kế toán trong chu trình chi phí
Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình
1
 Xác định nhu cầu hàng hoá, dịch vụ cần đặt với thời gian phù
hợp
 Thông tin về nhà cung cấp
 Thông tin về mua hàng cần chính xác và có thực
 Thông tin về công nợ người bán và kế hoạch thanh toán
 Giám sát việc thanh toán
 Thông tin đánh giá hiệu quả hoạt động mua hàng
 ……………………
17

18. Tổ chức kế toán trong chu trình chi phí
Tổ chức thu thập ,lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông
tin
2
 Mỗi hoạt động khi thực hiện sẽ tạo ra dòng dữ liệu mang nội
dung, chức năng và chuyển đến hoạt động có liên quan
 Việc luân chuyển chứng từ phụ thuộc vào đặc điểm kinh
doanh, yêu cầu kiểm soát, yêu cầu thông tin của người dùng.
 Dòng dữ liệu được thu thập bằng chứng từ, lưu trữ trên tập
tin dữ liệu trong môi trường máy tính
 Thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu phải dựa trên:
 Nội dung hoạt động
 Dòng dữ liệu của hoạt động
 Phương thức xử lý từng hoạt động
 Chức năng của các bộ phân tham gia
18

19. Tổ chức thu thập ,lưu trữ và luân chuyển dữ
liệu, thông tin
 Hoạt động đặt hàng
 Chứng từ
 Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển
chứng từ
 Dữ liệu lưu trữ
19

20. Hoạt động đặt hàng
 Chứng từ: thu thập và lưu trữ dữ liệu cho
hoạt động đặt hàng
 Thông tin về nhu cầu hàng hoá, dịch vụ
 Thông tin nhà cung cấp
. Yêu cầu mua hàng (purchase requisition)
. Đặt mua hàng (purchase order)
. Hợp đồng mua bán (contract)
20

21. Hoạt động đặt hàng
 Dữ liệu lưu trữ
 Thông tin đặt hàng: mã người bán, mã hàng, số
lượng, gía, thời gian giao hàng, địa điểm…
 Thông tin người bán: mã người bán, tên, số dư
hiện hành…
 Thông tin hàng tồn kho: mã hàng, tên hàng,
đơn vị tính, định mức dự trữ, số lượng tồn…
21

22. Hoạt động nhận hàng hàng hoá, dịch vụ
 Chứng từ:
 Phiếu nhập kho hoặc báo cáo nhận hàng
(receiving report): xác nhận nội dung hàng hoá
thực tế nhận. Cần có chữ ký của người nhận
hàng và thủ kho nếu hàng chuyển cho kho.
 Trong trường hợp không chấp nhận hàng: bộ
phận nhận hàng lập biên bản kiểm tra và từ chối
nhận hàng (debit memo).
 Phiếu giao hàng (delivery note) hay đóng gói
hàng (packing list): do người bán hoặc đơn vị
vận tải lập.
22

23. Hoạt động nhận hàng hoá, dịch vụ
 Dữ liệu lưu trữ
 Gồm các thông tin như trong hoạt động đặt
hàng
 Thông tin nhận hàng: số phiếu nhập kho, số
phiếu nhận hàng, mã hàng, số lượng, mã người
bán….
23

24. Hoạt động chấp nhận hoá đơn và theo dõi
công nợ
 Chứng từ:
 Hoá đơn mua hàng (invoice)
 Chứng từ thanh toán (disbursement voucher)
 Dữ liệu lưu trữ: Hoá đơn mua hàng (số hoá
đơn, ngày, người bán, mặt hàng, số lượng,
đơn giá…)
24

25. Hoạt động thanh toán công nợ
 Chứng từ:
 Bộ chứng từ thanh toán: phiếu chi (payment
voucher), sec thanh toán, hoặc chứng từ thanh
toán
 Xem chi tiết trong tr 229 – 230.
 Dữ liệu lưu trữ: dữ liệu thanh toán tiền (số
chứng từ thanh toán, số đặt hàng, số hoá
đơn, tên người bán, số tiền,…)
25

26. Chứng từ thanh toán
 Là chứng từ lập kế hoạch thanh toán cho 1
hoặc nhiều hóa đơn dự định thanh toán cùng 1
thời điểm
 Sử dụng hệ thống Voucher system là thủ tục
kiểm soát thanh toán và chi tiền rất hiệu quả
(đặc biệt hưởng ưu đãi liên quan chính sách
chiết khấu thanh toán)
 Thường dùng trong đơn vị quy mô lớn hoặc
doanh nghiệp có quản lý nước ngoài.
26

27. Tổ chức kế toán trong chu trình chi phí
Theo dõi chi tiết công nợ phải trả
3
 Hệ thống dùng sổ chi tiết người bán
 Hệ thống voucher – hệ thống chứng từ thanh toán
 Hình thức kết hợp sổ chi tiết phải trả và voucher
27

28. Tổ chức kế toán trong chu trình chi phí
Hệ thống báo cáo quản lý
4
 Báo cáo hoạt động kinh doanh
 Bảng kê hoạt động kinh doanh
 Báo cáo phân tích hoạt động kinh doanh
 Báo cáo quản lý các nguồn lực, đối tượng
 Bảng kê/danh mục các đối tượng, nguồn lực
 Báo cáo tình trạng các đối tượng, nguồn lực
28

29. Chu trình chi phí
Hoạt động kiểm soát trong chu trình
5
 Kiểm soát hoạt động
 Kiểm soát hệ thống thông tin
29

30. Chu trình chi phí
Mục tiêu kiểm soát
 Kiểm soát nghiệp vụ
. Tất cả các hoạt động trong chu trình đều được xét duyệt
. Tất cả các nghiệp vụ xét duyệt đều được thực hiện đúng nhà
cung cấp, mặt hàng, giá mua
. Bảo vệ được hàng hóa và tiền
. Các hoạt động hữu hiệu và hiệu quả
 Kiểm soát ghi nhận, xử lý thông tin
. Ghi chép, nhập liệu đầy đủ nội dung các hoạt động hợp lệ
. Ghi chép, nhập liệu chính xác các hoạt động
. Cập nhật thông tin đúng nhà cung cấp, hàng hóa
30

31. Các hoạt động kiểm soát
Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục KS
Hoạt động yêu cầu hàng hóa/dịch vụ
Các yêu cầu mua hàng
bởi người không có thẩm không đúng mục
quyền, hoặc không xuất đích,
Phát sinh chi phí Xét duyệt YC mua hàng
Đánh số trước, thứ tự các
yêu cầu mua hàng
phát từ nhu cần thực tế Bảo quản các giấy YC
hàng chưa sử dụng
Lãng phí
Hoạt động đặt hàng
Đặt hàng cho yêu cầu
mua hàng không hợp lệ
Phát sinh chi phí YC hàng phải được xét
duyệt
Đặt hàng nhà cung cấp Mua hàng giá cao, Phân tích tình trạng NCC
không hợp lệ, không đủ chất lượng kém Xét duyệt ĐĐH
khả năng Lập và hạn chế tiếp cận Ds
nhà cung cấp hợp lệ
Đặt hàng sai mặt hàng, số Đình trệ kinh doanh Lập ctừ yêu cầu hàng
lượng

32. Các hoạt động kiểm soát
Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục KS
Hoạt động nhận hàng
Nhận hàng không đặt mua Phát sinh chi phí lưu trữ Đối chiếu ĐĐH khi nhận
hàng tồn kho hàng
Nhận sai mặt hàng,SL
Mất hàng
Thanh toán cho mặt
hàng không đúng
Lập chứng tù nhận hàng
Đối chiếu ĐĐH
Mất TS, sổ sách kế toán Quy định các cá nhân liên
không chính xác quan
Kiểm kê kho định kì
Hoạt động nhận hóa đơn – ghi nhận nợ
Hóa đơn không đúng nội
dung của NVụ ( SL,
MH…), chấp nhận hóa đơn
khống.
Ghi nhận nợ sai, chi Phân chia trách nhiệm
phí sai Đối chiếu HĐ, ĐĐH, giấy
nhập hàng
Mất các khoản ưu đãi do
thanh toán ko kịp thời
Sai nợ phải trả, hàng Lập kế hoạch thanh toán và
hóa mua ghi chép hóa đơn theo ngày
cần thanh toán.

33. Các hoạt động kiểm soát
Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục KS
Hoạt động thanh toán
Thanh toán cho hàng
chưa được nhận
Mất tiền, chi phí
tăng
Đối chiếu ĐĐH, PNH, HĐ
trước khi xét duyêt thanh
toan
Không hưởng chiết
khấu do thanh toán
không đúng thời điểm
Tăng chi phí mua
hàng
Lưuntrữ hóa đơn theo ngày
thanh toán
Thanh toán 1 hóa đơn
nhiều lần
Chi phí PS tăng
Mất tiền
Đánh dấu ctừ đã sử dụng
Lưu ctừ thanh toán cùng với
hóa đơn
Kiểm soát nhập liệu
Ghi nhận thanh toán sai Nợ Ptrả không phản Kiểm soát nhập liệu
ánh chính xác Đối chiếu định kì với NCC
Thanh toán cho nhà CC Mất tiền
không có thật
Lập bộ chtừ thanh toán
Lập DS NCC thường xuyên

34. Kiểm soát hệ thống thông tin
Kiểm soát chung
 Kiểm soát chung trong chu trình chi phí đảm bảo kiểm
soát truy cập, sử dụng dữ liệu, thông tin, báo cáo.
 Cần tách biệt việc nhập liệu, xử lý của từng hoạt động
cho từng đối tượng thực hiện – kiểm soát truy cập
 Trong viêc ghi nhận dữ liệu cần tách biệt chức năng
khai báo TK, đối tượng quản lý chi tiết với chức năng
nhập liệu nội dung của hoạt động.
 Lưu trữ và tạo các tập tin dự phòng. Thực hiện mã hoá
(encrypt) các dữ liệu quan trọng, bí mật.
 Báo cáo kiểm soát giúp kiểm soát hệ thống thông tin
34

35. Kiểm soát hệ thống thông tin
Kiểm soát nhập liệu
 Đảm bảo các nội dung dữ liệu ghi nhận đầy đủ, chính
xác, hợp lệ vào hệ thống. Xem bảng 6.2: các thủ tục
kiểm soát nhập liệu trong chu trình chi phí
 Xây dựng ma trận kiểm soát dữ liệu nhập(input controls
matrix) giúp người sử dụng nhìn rõ các thủ tục kiểm
soát. Xem bảng 6.3
35

36. Kiểm soát nhập liệu trong CTCP
Tên chứng từ /
dữ liệu nhập
Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu
Yêu cầu mua Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự Kiểu dữ Ktra số
hàng DS lý
X
X
X
X
hạn đủ
X
X
X
X
X
X
X
X
X
dấu định động liệu học
Số yêu cầu X
Ngày yêu cầu
Ngày cần hàng
Mã BPyêu cầu
Tên Bộ phận
Địa chỉ giao
Người duyệt
Mã hàng
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Tên hàng X
Số lượng
Đơn giá
X X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Thành tiền X

37. Kiểm soát nhập liệu trong CTCP
Tên chứng từ /
dữ liệu nhập
Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu
Đơn đặt hàng Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự
DS lý hạn đủ dấu định động liệu
Kiểu dữ Ktra số
học
mua
Số ĐĐH
Ngày ĐH
Mã nhà NCC
Tên nhà CC
Ngày cần hàng
Địa chỉ giao
Người duyệt
Số YC hàng
Điều khoản TT
Mã hàng, tên
hàng, SL, đơn
giá, thành tiền
Tương tự như giấy yêu cầu hàng

38. Kiểm soát nhập liệu trong CTCP
Tên chứng từ / dữ
liệu nhập
Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu
Giấy nhận hàng, Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự Kiểu dữ Ktra số
học
phiếu NK DS lý hạn đủ dấu định động liệu
Số phiếu
Ngày lập
ĐĐH
Mã kho hàng
Tên kho
Người nhận/ thủ
kho
Mã hàng
Tên hàng
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền

39. Kiểm soát nhập liệu trong CTCP
Tên chứng từ /
dữ liệu nhập
Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu
Hóa đơn BH Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự
DS lý hạn đủ dấu định động liệu
Kiểu dữ Ktra số
học
Số Hóa đơn
Ngày Hóa đơn
Nhà CC
Tên NCC
Số ĐĐH
Số phiếu Nkho
TK Nợ/Có

40. Kiểm soát nhập liệu trong CTCP
Tên chứng từ /
dữ liệu nhập
Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu
Phiếu chi Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự
DS lý hạn đủ dấu định động liệu
Kiểu dữ Ktra số
học
Số phiếu
Ngày Ctừ
Nhà CC
Tên NCC
Số Hđơn
Số tiền nợ
Số tiền TT
TK Nợ/Có