1. LAPORAN AUDIT
SISTEM AMALAN
PERSEKITARAN BERKUALITI
UNTUK
OLEH
PERBADANAN PRODUKTIVITI MALAYSIA (MPC)
2. 1.0 TUJUAN
1.1 Mengukur keberkesanan Amalan Persekitaran Berkualiti di organisasi yang
terlibat.
1.2 Memastikan organisasi berkenaan mengamal dan menghayati budaya ini secara
berterusan.
1.3 Memberi Sijil Pengiktirafan Persekitaran Berkualiti kepada organisasi yang
berjaya.
2.0 TEMPOH SAH SIJIL
2.1 Sijil adalah sah selama ’SETAHUN’ dari tarikh ianya dikeluarkan/diaudit.
2.2 Dalam tempoh tersebut panel audit akan mengadakan lawatan pemantauan
sekurang-kurangnya 1 kali mengikut keperluan di syarikat tersebut untuk
memastikan Persekitaran Berkualiti diamalkan.
2.3 Pembaharuan sijil akan dikeluarkan untuk tahun kedua setelah panel audit
berpuashati dengan pencapaian organisasi itu.
2.4 Standard bagi pembaharuan sijil adalah seperti sebelumnya.
3.0 LAIN-LAIN
3.1 Audit adalah berdasarkan kepada kriteria yang berkaitan dengan organisasi
berkenaan sahaja.
3.2 Pemberian markah adalah muktamad
3.3 Organisasi yang ingin mendapatkan Persijilan Persekitaran Berkualiti
dinasihatkan supaya membuat persediaan awal sebelum menjemput
MPC membuat audit.
3. PENILAIAN MARKAH
Nota berikut ialah untuk mengenalpasti format dan tanda markah yang terdapat dalam
laporan ini;
Markah yang bertanda ”” bermaksud tiada sistem diamalkan.
Markah yang bertanda ””bermaksud sebahagian daripada amalan 5S
dipraktikkan.
Markah yang bertanda ”” bermaksud amalan 5S adalah aktif dan menggalakkan.
Markah yang bertanda ”” bermaksud keseluruhan sistem 5S telah diamalkan di
tempat kerja, berkesan dan tersusun.
Markah yang bertanda ”” bermaksud tempat kerja yang selesa dan amat
berkesan.
Untuk memperolehi persijilan 5S, organisasi perlu mencapai jumlah markah minimum
70% atau 3.5.
4. BORANG AUDIT
SISTEM AMALAN 5S
Keperluan Utama Perlaksanaan 5S Jumlah Markah:
Markah Penuh = 140
Markah
Kategori No. Perkara Diaudit Catatan
1. Disediakan dalam keadaan yang
menarik dan memuaskan.
2. Dapat dilihat dan mudah difahami
oleh pekerja
3. Ditandatangan oleh Pengarah Urusan
Polisi 5S / Pengurus Besar dan mempunyai
tarikh.
4. Keadaannya bersih, tidak berdebu
dan ianya dipasang di beberapa
tempat yang sesuai
5. Maksud polisi ini memenuhi keperluan
mengikut aktiviti pelaksanaan Sistem
5S dan dijelaskan kepada pekerja.
6. Dapat dilihat pada sudut 5S dan
mudah difahami oleh pekerja.
Carta
Organisasi
7. Disediakan dengan kemas dan sesuai
5S
dengan keperluan program 5S
8. Terletak di tempat yang strategik dan
penggunaannya memuaskan
Sudut 5S
9. Bahan yang dilekatkan adalah terkini
dan menarik
5. Markah
Kategori No. Perkara Diaudit Catatan
10. Terdapat nama bagi tiap Kumpulan
5S dan gambar ahli kumpulan
Nama dengan jelas.
Kumpulan 5S
dan Sudut 5S
11. Kawasan/ruang kerja yang
untuk
Kumpulan ditugaskan kepada tiap-tiap
Kumpulan 5S.
12. Penggunaan Sudut 5S untuk
kumpulan masing-masing adalah
memuaskan
13. Telah disediakan oleh pengurusan
dan dilekatkan pada Sudut 5S.
Ianya dapat difahami dengan
mudah
Jadual
14. Butiran yang terdapat dalam
Perancangan
Perlaksanaan perancangan tersebut adalah
5S menyeluruh dan memuaskan
15. Pengurusan telah dapat
melaksanakan aktiviti yang
dirancang mengikut jadual.
Rekod mesyuarat / perbincangan
oleh AJKP disediakan.
16. Rekod hasil perbincangan
Kumpulan 5S yang disediakan tiap
2 minggu sekali disimpan oleh
Rekod Aktiviti pengurusan
Kumpulan 5S
17. Jadual giliran dan tarikh
perjumpaan/mesyuarat Kumpulan
5S terdapat pada Sudut 5S syarikat
18. Rekod aktiviti penambahbaikan
ditunjukkan dengan jelas.
6. Markah
Kategori No. Perkara Diaudit Catatan
19. Adakah terdapat tanda bahawa
pekerja mempunyai sikap positif
Disiplin/ dan disiplin yang tinggi di tempat
Sikap Pekerja kerja mereka melalui Amalan 5S
20. Cara pakaian pekerja – kasut dan
pakain keselamatan semasa
berada di tempat kerja
Program 21. Kursus/Bengkel 5S, kursus
Latihan Untuk Pengurusan yang lain, kursus
Pekerja Teknikal Asas dan Kekerapan
22. Ceramah/Brainstorming
Tayangan Video
Aktiviti Poster/Morning Marketing
Promosi
Gotong Royong/Perhimpunan
Mingguan/Bulanan.
Galakan dan 23. - Surat
Penghargaan
- Hadiah/Kopun
yang diberi
kepada - Pangkat
Pekerja
- Bonus/Elaun
- Dll.
24. Kekerapan Audit Dalaman Amalan
5S diadakan.
25. Mempunyai kriteria Audit yang
Penilaian
Keberkesanan lengkap dan sesuai untuk
digunakan.
26. Hasil audit dipamerkan untuk
memberi maklumat dan
pengetahuan kepada semua
pekerja.
7. Markah
Kategori No. Perkara Diaudit Catatan
27. Kekerapan kajian semula diadakan
oleh pengurusan mengenai Amalan
Kajian 5S.
Semula oleh
Pengurusan
28. Pelan tindakan bagi aktiviti
(Review)
pembetulan atau aktiviti masa
depan.
8. 2. Ruang Pejabat Jumlah Markah:
Markah Penuh = 90
Markah
Kategori No. Perkara Diaudit Catatan
1. Tidak berdebu dan kemas
2. Tiada sampah-sarap di sudut atau
Lantai di bawah peralatan perabot
3. Tiada berlubang/pecah/terkoyak
dsb.
4. Kemas dan tersusun dengan rapi
5. Cara menyusun boleh mewujudkan
Susunatur
Peralatan suasana yang selesa
6. Teknik susunan juga boleh
memendekkan masa memproses
sesuatu kerja dilaksanakan
7. Berkeadaan baik dan sentiasa
boleh digunakan
8. Tidak berdebu, bersih dan kemas
Peralatan
9. Alatulis kelihatan tidak berselerak di
atas meja atau dalam rak simpanan
10. Tidak terdapat peralatan rosak
9. Markah
Kategori No. Perkara Diaudit Catatan
11. Disusun dengan teratur dengan
menggunakan tanda/label/abjad supaya
mudah diperolehi.
Susunan
Fail
12. Terdapat notis board/papan putih yang
digunakan dengan baik
13. Terdapat hiasan seperti gambar, poster,
lukisan, bunga dan lain
14. Susunannya kemas, tersusun dan
menyenangkan
15. Tidak berdebu, kotor dan berkeadaan baik
Perhiasan 16. Terdapat tanda nama pegawai/kakitangan
pada bilik/meja/’partition’
17. Terdapat ’label’ menunjukkan nama
seksyen/unit yang berkaitan dengan
aktiviti pentadbiran
18. Persekitaran dalaman yang
selesa/kemas.
10. 3. Ruang Pengeluaran Jumlah Markah:
Markah Penuh = 140
Markah
Kategori No. Perkara Diaudit Catatan
1. Tiada minyak di atas lantai
2. Tiada sampah-sarap atau sisa
bahan di atas lantai
3. Lantai adalah bersih dan kemas
4. Tanda garisan sempadan di atas
Lantai
lantai adalah jelas dan baik
5. Garis sempadan adalah sesuai bagi
laluan, temapt kerja dan kawasan
penyimpanan
6. Tiada barang yang tidak diperlukan
7. Tiada retak atau lubang di atas
lantai
8. Mempunyai tanda pengenalan bagi
setiap mesin
Mesin
(Workshop) 9. Mesin adalah bersih, tiada habuk,
berminyak, dsb.
10. Tiada barang diperlukan di letak di
atas/dibawah mesin
11. Markah
Kategori No. Perkara Diaudit Catatan
11. Tanda berhati-hati (Awas)
diletakkan pada bahagian yang
merbahaya
12. Mesin diletak di tempat yang sesuai
dan susunannya baik
13. Tiada mesin lama/rosak terdapat di
sini
14. Terdapat sistem penyelenggaraan
mesin
15. Berada di tempat yang
disediakan/ada tempat simpanan
yang khas
16. Berkeadaan baik dan selamat untuk
Peralatan
(Workshop) digunakan
17. Tiada kesan minyak dan kotor
18. Semua peralatan sentiasa
digunakan
19. Ditempatkan secara/kemas teratur
sebelum digunakan
Bahan 20. Tiada lebihan/sisa tumpah/baki
dipersekitaran kawasan
21. Terdapat kawasan khas untuk
meletak bahan
12. Markah
Kategori No. Perkara Diaudit Catatan
22. Tiada bahan mentah bercampur
dengan barangan siap/lain di
kawasan tersebut.
23. Kawasan barang siap sebelum
dimasukan ke stor
Barang siap
24. Carta panduan aliran proses
dan aliran
proses ditunjukkan
25. Tanda ’label’ barangan siap atau
separuh siap
26. Penggunaan tanda/label yang
sesuai untuk membezakan sesuatu,
contoh: label barang siap, dalam
proses, rosak dan lain-lain.
Visual
Control
27. Penggunaan poster/gambar untuk
meningkatkan produktiviti dan kualiti
di tempat kerja.
28. Pakaian keselamatan untuk pekerja
seperti kasut/topi/dll. yang
ditetapkan oleh Syarikat.
13. 4. Tempat Simpanan Jumlah Markah:
Markah Penuh = 80
Markah
Kategori No. Perkara Diaudit Catatan
1. Keadaan tersusun, kemas dan
Stor teratur
2. Kawasan lantai bersih dan tidak
berdebu
3. Terdapat tanda ’label’ bagi tiap-tiap
bahan / komponen
4. Mempunyai ruang/garisan untuk
memisahkan antara satu bahan
dengan bahan lain
5. Mempunyai sistem susunan yang
teratur dan mudah untuk diambil
(seperti rak-rak) bila diperlukan
6. Mempunyai sistem rekod yang
sesuai untuk merekod bahan
tersebut diambil
7. Tidak terdapat sampah/sisa/bahan
yang tidak diperlukan berada di
dalam stor ini
8. Terdapat poster/papan notis/papan
tulis untuk sesuatu catatan
9. Tidak bercampur bahan rosak dan
yang boleh diguna.
14. Markah
Kategori No. Perkara Diaudit Catatan
10. Susunan kemas dan teratur
Simpanan mengikut kawasan/garisan yang
barang telah ditetapkan
(toxic)
11. Mempunyai tanda ’label’ bagi tiap
barangan siap yang berbeza
12. Peralatan seperti rak/pallet/lain
untuk kegunaan simpanan
barangan ini digunakan dengan
baik
13. Sistem susunan yang berkesan dan
rekod pengeluaran daripada stor
dipraktikan
14. Kawasan lantai yang bersih tidak
berdebu dan tidak terdapat bahan
buangan
15. Peralatan yang digunakan untuk
mengangkat atau menyimpan
barangan itu didapati berkeadaan
baik
16. Tidak terdapat barangan lama yang
sudah rosak dan tidak digunakan
lagi
15. 5. Tempat Umum Jumlah Markah:
Markah penuh = 90
Markah
Kategori No. Perkara Diaudit Catatan
1. Suasana yang memuaskan seperti
Bilik Rehat peralatan / persekitaran bahan
i) Pekerja bacaan disediakan
2. Bersih, tersusun, kemas dan tempat
tersebut menyenangkan
3. Terdapat pelbagai maklumat kualiti
untuk diberitahu kepada pekerja.
4. Peralatan berada dalam keadaan
ii) Tetamu baik dan boleh digunakan
5. Bersih, kemas dan menyenangkan.
6. Peralatan di dalamnya boleh
Bilik digunakan dan memuaskan.
Sembahyang
7. Bersih, susunannya rapi dan kemas
serta menyenangkan.
8. Peralatannya memuaskan dan
berada dalam keadaan baik
9. Bersih tidak berdebu dan bahan
Bilik
Mesyuarat/ yang dilekatkan adalah ’up-to-date’.
Latihan 10. Terdapat hiasan seperti
gambar/maklumat mengenai
pelbagai pencapaian syarikat,
program kualiti dll.
11. Peralatan untuk mainan (indoor-
game) adalah memuaskan
Tempat
Rekreasi
12. Bersih, kemas dan tidak kotor.
Susunannya juga memuaskan
16. Markah
Kategori No. Perkara Diaudit Catatan
13. Peralatan adalah sesuai dan baik
Tempat keadaannya.
Makan/
Kantin
14. Terdapat pelbagai maklumat untuk
diketahui oleh Pekerja.
15. Bersih, tidak berdebu dan sentiasa
dalam jagaan/kawalan.
16. Peralatan/kemudahan berada dalam
Tandas keadaan memuaskan
17. Kebersihan, sistem paip/air/lampu
adalah memuaskan
18. Ada ditunjukkan kaedah/teknik/giliran
bagi membersihkan tandas ini.
17. 6. Kawasan Persekitaran Jumlah Markah:
Markah Penuh = 60
Markah
Kategori No. Perkara Diaudit Catatan
1. Berada dalam keadaan baik, tidak
Papantanda berdebu dan sentiasa bersih.
2. Saiz yang sesuai dan senang
difahami.
3. Mudah dilihat oleh orang dan
kedudukannya strategik.
4. Terdapat pokok di tanam di
Tanaman kawasan persekitaran kilang.
Pokok
5. Pokok berada dalam keadaan baik
dan di jaga kesuburannya.
6. Disediakan di tempat yang sesuai
samada untuk pekerja syarikat atau
Lot Letak pelawat.
Kereta
7. Ditanda dengan garisan yang jelas
antara lot-lot yang disediakan.
8. Berada dalam keadaan baik,
Pondok kemas, bersih dan memuaskan
Pengawal
9. Sistem kawalan keluar masuk
pelawat yang memuaskan
10. Mempunyai tempat pembuangan
sisa yang memuaskan mengikut
keperluan undang-undang.
Tempat
Buangan 11. Adakah tempat tersebut terkawal
Sisa daripada mencemar kawasan
persekitaran.
12. Ada mempunyai peraturan yang
patut dipatuhi oleh pekerja untuk
mengawal bahan tersebut.
18. (i) Contoh Laporan Audit
KEPUTUSAN AUDIT AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI
Kawasan Audit : Kumpulan Persekitaran Berkualiti
Tarikh Audit :..................................
Perlu Pembaikan Keadaan Tarikh
Bil. Kawasan/ruang/mesin atau peralatan Semasa tindakan
yang diaudit Seiri/ Seiton/ Seiso/ Examples of audit- pembaikan
Sisih Susun Sapu Excellent didapati paling lewat
Juruaduit : a) T.Tangan :
b) T.Tangan :
c) T.Tangan :
d) T.Tangan :
e) T.Tangan :
Notes :
Pemudahcara Kumpulan Persekitaran Berkualiti perlu memastikan tindakan pembaikan dilakukan. Sila berikan laporan ringkas
kepada juruaudit selepas dari tarikh pembaikan.
19. (j) Rekod Keseluruhan Keputusan Audit
Keputusan Audit Kumpulan Persekitaran Berkualiti Tahun 2008
Bil. Nama Kumpulan Persekitaran Berkualiti Bulan dan Markah (%)
J F M A J J Catatan
Nota:
Keputusan adalah muktamad.
Ketua Juruaudit :.........................................
Tandatangan :.........................................
