Unit Sekretaris Dokumen General (USDG) yang memiliki tugas yaitu mengelola dokumen dan file di PT. KAI

1. Mei 2018 Hasil Observasi • Universitas Padjajaran
U N I T S E K R E T A R I S
D O K U M E N G E N E R A L
P T . K A I ( P E R S E R O )
Kantor Pusat Kereta Api yang beralamat
di Jalan Perintis Kemerdekaan No. 1
Bandung, didirikan pada tanggal 28
September 1945, pada tanggal tersebut
kemudian diperingati sebagai Hari
Kereta Api Indonesia.
PT Kereta Api Indonesia ini memiliki nilai
budaya perusahaan yaitu:
1) Intergitas
2) Profesional
3) Keselamatan
4) Inovasi
5) pelayanan prima
Dalam menerapkan nilai budaya
perusahaan tersebut, PT Kereta Api
Indonesia terus melakukan berbagai
progam dan inovasi yang diperuntukan
kepada pelanggan yang menggunakan
jasanya.
S o u r c e : C o m p a n y P r o f i l e P T . K A I
S o u r c e : C o m p a n y P r o f i l e P T . K A I
O l e h :
A l i v i a N o v i a n t i , N u r f i t r i K h o i r u n n i s a , O v i M u r r a y a P u t r i ,
R i d w a n S a e p u l l o h , R i t a N u r a i n n i

2. Unit Sekretaris Dokumen General
Unit Sekretaris Dokumen General
(USDG) atau Manager General
Document dan Files (ESDG)
merupakan bagian yang mengelola
dokumen dan file yang didirikan
tahun 2009. Dengan tujuan
pengelolaan dokumen dan arsip
sangat penting sekali untuk
menyimpan aset-aset sebagi kualitas
layanan dari lembaga yang ada
didalam PT Kereta Api Indonesia
maupun dari luar lembaga.
T U J U A N
T E R B E N T U K N Y A
USDG mempunyai tugas pokok dan
tanggung jawab yaitu melakukan
penatausahaan arsip surat menyurat
dan dokumen perusahaan lainnya.
Pada tahun 2009 ESDG dalam
pengelolaan dokumen hanya
dipimpin oleh pejabat atau setara
dengan asisten manager, awalnya
mempunyai dua manager
diantaranya ESDG dan Manager
Legal Document dan Files (ESDL)
kemudian ESDL merasa tugas pokok
dan fungsinya terlalu banyak, maka
ditambahkan satu lagi manager
yaitu Manager Asset Ownership
Document dan Files (ESDA).
USDG dibantu oleh empat staf
muda untuk memudahkan dalam
pengerjaan tugas yaitu: Staf muda
general document, staf muda
general archives, staf muda
elektronik dokumen.
T U G A S D A N
W E W E N A N G

3. Unit Sekretaris Dokumen General
Record Center berada di Jalan
Sukabumi No. 20 A, komplek Gudang
Persediaan Cikudapateuh dan
merupakan bangunan cagar budaya
yang dilindungi oleh UU No. 5 Cagar
Budaya tahun 1992.
Record Center merupakan sebuah
gedung pusat arsip untuk difungsikan
sebagai penyimpanan, pengolahan
dan perawatan arsip inaktif yang
dimiliki oleh PT Kereta Api Indonesia.
Koleksi di simpan di Cikudapateuh
karena dinilai lebih aman karena jauh
dari kehidupan masyarakat.
R E C O R D C E N T E R
Jumlah koleksi yang dimiliki PT. KAI
yaitu:
a. Tahun 2016: 8.101
b. Tahun 2011-2015: 1.313.203
c. Tahun 2013-2016: 208.050
Dari tahun 2011 hingga 2015, koleksi
telah tercatat oleh record center.
Sedangkan tahun 2013 hingga 2016
PT. KAI mulai telah menggunakan
sistem elektronik dan koleksi telah
tersimpan pada sistem RDS (Rail
Document System).
Tidak hanya koleksi berupa dokumen-
dokumen saja ada juga kaset video
yang merupakan kaset yang ada di
zaman dahulu yang masih tersimpan
dengan baik. Terdapat buku-buku
zaman Belanda yang mengenai
sejarah PT Kereta Api Indonesia yang
masih tersimpan di unit USDG.
J U M L A H K O L E K S I

4. Unit Sekretaris Dokumen General
Jumlah staf yang ada di unit USDG
yaitu ada 18 orang yang terdiri dari
manager, asisten manager, pelaksana,
dan di bantu oleh 4 orang outshorsing
jadi ada 22 orang. Tetapi, sekarang
ada kekosongan staf di unit USDG
karena 3 orang di mutasi dan 1 orang
pensiun. Jadi sekarang ada 14 orang
dan dibantu oleh outshorsing 4 orang
menjadikan jumlahnya 18 orang.
S T A F F U S D G
Fasilitas teknologi digunakan oleh
USDG dalam penyimpanannya
disimpan di unit IT agar dokumen bisa
tersimpan dengan aman. Fasilitas lain
yang tersedia komputer, printer,
scanner, laci cabinet, rak arsip, boks
arsip, springkel, plastik, tabung
pemadam, lemari, meja, kursi dan AC.
Fasilitas penunjang yang dimiliki
record center yang ada di
Cikudapateuh sama seperti yang ada
di kantor pusat tetapi ada tambahan
seperti craine, masker, sarung tangan,
jas kerja, gordeng dan blower.
Pada kantor USDG juga terdapat
banyak banner bertuliskan motivasi
hingga program yang dimiliki oleh tim
USDG, dengan tujuan agar setiap
pegawai selalu mengingat program
yang sedang dijalankan serta dapat
memotivasi staf USDG untuk selalu
mengembangkan kualitas kerja yang
dimiliki.
F A S I L I T A S U S D G

5. Program
Unit Sekretaris Dokumen General
Railway Document System (RDS)
merupakan sistem pengelolaan
dokumen dengan sistem online,
dengan tujuan agar
pengorganisasiaan dan pemanfaat
dokumen lebih maksimal dan efisien.
RDS hanya dapat diakses oleh staf
USDG, sedangkan perusahaan lain
yang memiliki RDS juga dapat
mengirim surat elektronik yang
ditunjukkan langsung oleh PT. KAI.
R A I L W A Y
D O C U M E N T
S Y S T E M ( R D S )
Dalam upaya mengembangkan
dokumen berbasis elektronik PT. KAI
membuat suatu inovasi yang
bertujuan untuk mempermudah
pengorganisasian dokumen mulai dari
proses pembuatan hingga
penyimpanannya melalui sistem RDS
(Railway Document System).
Banyaknya dokumen fisik yang harus
dialih bentukan ke dalam elektronik,
agar koleksi terus bertambah dan
memberikan kemudahan dalam
proses penyimpanan, pencarian
kembali dan penyajian informasi yang
dibutuhkan.
Begitu pula dengan PT KAI yang mulai
mengembangkan RDS untuk
mempermudah pengelolaan
dokumen fisik menjadi bentuk
elektronik, demi tercapainya
pemanfaatan dokumen yang
maksimal.
T U J U A N
P E M A N F A A T A N R D S

6. Unit Sekretaris Dokumen General
P E M B U A T A N B A R C O D E
P R O S E S A L I H M E D I A

7. Unit Sekretaris Dokumen General
R A I L W A Y D O C U M E N T S Y S T E M ( R D S )
E - O F F I C E

8. Unit Sekretaris Dokumen General
K O L E K S I U N I T D I U S D G

9. Unit Sekretaris Dokumen General
P I A G A M
P E N G H A R G A A N
Juara II Arsiparis Non PNS
B A N N E R D A N P O S T E R D I U S D G

10. Unit Sekretaris Dokumen General
N A R A S U M B E R
Pak Rubianto
W A W A N C A R A D E N G A N
N A R A S U M B E R

11. Unit Sekretaris Dokumen General
D A F T A R P U S T A K A
PT Kereta Api Indonesia. “Company Profile.” PT Kereta Api Indonesia (Persero).
2016. https://kai.id/static/company-profile/company_profile_2016.pdf (diakses
April 16, 2018).
—. “Keputusan Direksi PT Kereta Api Indonesia (Persero).” PT Kereta Api
Indonesia (Persero). 2015. http://kip.kereta-
api.co.id/files/43b4e4ad385a817eceb45fbce631ec3f.pdf (diakses April 16, 2018).
Robianto, wawancara oleh Alivia, Rita, Nurfitri, Ovi dan Ridwan. Wawancara PT
Kereta Api Indonesia unit ESDG (9 April 2018).