Ringkasan dokumen tersebut adalah: (1) Dokumen tersebut membahas pengelolaan dokumen dan arsip di PT Pelindo I; (2) Terdapat beberapa masalah pengelolaan dokumen dan arsip seperti ruang penyimpanan yang sempit dan kesulitan mencari dokumen; (3) Diberikan beberapa solusi seperti penataan ulang dokumen, penyempurnaan klasifikasi dokumen, dan pembangunan sistem pengelolaan dokumen se

1. Pengelolaan Dokumen/Arsip PT.
Pelindo I
OLEH
RUMI PRATAMA
MEDAN
2011

2. A. PENDAHULUAN
O Lajunya pertumbuhan dokumen/arsip
yang dihasilkan dari proses administrasi
akan menyebabkan terjadinya
penumpukan dan menimbulkan masalah
yang serius, seperti meningkatnya
kebutuhan akan ruang penyimpanan
dokume/arsip, peralatan dan SDM serta
kesulitan penemuan kembali
dokumen/arsip apabila dibutuhkan. Oleh
karena itu, usaha-usaha untuk
mengantisipasi permasalahan tersebut
memang sudah waktunya untuk
dipersiapkan.

3. O Pemberlakuan undang-undang Nomor 8
Tahun 1997 tentang dokumen/arsip
perusahaan, mengharuskan penyesuaian
segala bentuk kebijakan yang berkaitan
dengan pengelolaan dan penyimpanan
dokumen/arsip perusahaan. Ada beberapa
perubahan mendasar yang harus dilakukan
sesuai dengan perkembangan teknologi di
bidang pengelolaan dokumen/arsip. Begitu
juga seharusnya dengan pengelolaan
dokumen/arsip di PT.(Persero) Pelabuhan
Indonesia I, sehingga pencapaian efisiensi
dan efektifitas dalam pengelolaan perusahaan
dapat dicapai secara maksimal.

4. Oleh karena itu, diperlukan usaha-usaha
pengorganisasian dokumen/arsip yang
nantinya dapat mendukung seluruh kegiatan
manajemen dalam meningkatkan
kualitas/mutu pelayanan di masa kini dan
yang akan datang

5. B. MAKSUD DAN TUJUAN
O Kegiatan pengelolaan dokumen/arsip yang
sesuai dengan prinsip-prinsip dan peraturan
perundang-undangan di bidang kearsipan,
dimaksudkan agar penyelenggaraan
pengelolaan dokumen/arsip sebagai sumber
informasi dan alat bukti hukum serta
penemuan kembali dokumen/arsip dapat
dilakukan dengan mudah, cepat, tepat dan
akurat serta lengkap untuk meningkatkan
kinerja PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I.
Sedangkan tujuan adalah untuk
meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja
dalam menghadapi persaingan usaha di masa
mendatang.
O

6. C. KONDISI PENGELOLAAN
ARSIP/DOKUMEN
O Berdasarkan hasil survey ke Kantor Pusat, Kantor Cabang
Belawan, dan UPTK pada hari Senin tanggal 3 September 2007
dapat dilaporkan kondisi dokumen/arsip di PT (Persero)
Pelabuhan Indonesia I, sebagai berikut:
O 1. PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I sudah mempunyai Standar
Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Dokumen/Arsip berupa
Sistem Administrasi Perusahaan, Klasifikasi Dokumen/Arsip serta
Jadwal Retensi Dokumen/Arsip. Akan tetapi, Jadwal Retensi
Dokumen/Arsip yang ada belum disesuaikan dengan Undang-
undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan.
O 2. Penyusutan dokumen/arsip sudah dilakukan secara teratur.
O 3. Di Kantor Pusat maupun Cabang pengelolaan dokumen/arsip
aktif secara umum sudah dilakukan dengan baik.

7. LANJUTAN
4. Pengelolaan dokumen.arsip inaktif pada
umumnya belum dilakukan dengan baik. Untuk
Kantor Pusat penataan dokumen/arsip inaktif
sudah tertata dengan baik dan disimpan di ruang
pusat dokumen/arsip serta sarana penyimpanan
yang mencukupi.
5. Untuk Kantor Cabang, dokumen/arsip inaktif
belum dikelola sebagaimana ketentuan/prosedur
baku. Kantor Cabang belum mempunyai pusat
penyimpanan dokumen/arsip inaktif sarana
penyimpanan yang standar

8. LANJUTAN
O 6. Belum dikelolanya dokumen/arsip
PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I
secara elektronik.
O 7. Keterbatasan SDM pengelola
dokumen/arsip.
O 8. Jumlah fisik dokumen/arsip inaktif di
Kantor Pusat, Cabang Belawan dan
UPTK berjumlah 3639 ML.
O

9. D. SOLUSI YANG DITAWARKAN
O 1. Pembenahan, penataan dan penyimpanan
dokumen/arsip yang akan disesuaikan dengan
prinsip-prinsip pengelolaan dokumen/arsip yang
berlaku.
O 2. Penyempurnaan SOP Pengelolaan
Dokumen/Arsip khususnya Klasifikasi
Dokumen/Arsip dan Jadwal Retensi
Dokumen/Arsip PT. (Persero) Pelabuhan
Indonesia I.
O 3. Pembangunan software aplikasi Record Center
Information System (RECIS), aplikasi pengelolaan
dokumen/arsip inaktif secara elektronik.
O

10. E. PRODUK YANG DIHASILKAN
1. Daftar Pertelaan Dokumen/Arsip
(DPD/A)
Adalah hasil dari kegiatan pembenahan,
penataan dan penyimpanan
dokumen/arsip. DPD/A yaitu daftar yang
berisi seluruh jenis-jenis dokumen/arsip
di lingkungan PT.(Persero) Pelabuhan
Indonesia I

11. 2. Aplikasi Program Storage System di Pusat
Dokumen/Arsip (Records Center)
Adalah program pengelolaan arsip yang
menekankan pengelolaan arsip inaktif .
O 3. Klasifikasi Dokumen/Arsip dan Jadwal
Retensi Dokumen/Arsip
O Klasifikasi dokumen/arsip adalah pedoman yang
digunakan untuk filing/pemberkasan
dokumen/arsip aktif. Klasifikasi dokumen/arsip
disusun berdasarkan analisis fungsi organisasi.

12. F. TAHAPAN KEGIATAN
O 1. Pembenahan dan Penataan Dokumen/Arsip
O a. Identifikasi dokumen/arsip;
O b. Pemilahan dokumen/arsip dan non dokumen/arsip;
O c. Pendeskripsian;
O d. Entri data;
O e. Manuver data;
O f. Manuver fisik dokumen/arsip;
O g. Pengambilan fisik dokumen/arsip;
O h. Penataan Kembali dokumen/arsip secara fisik dan
informasi;
O i. Labeling.
O j. Pembuatan Daftar Pertelaan Dokumen/arsip;
O

13. 2. Penyempurnaan Klasifikasi
Dokumen/Arsip dan Jadwal Retensi
Dokumen/Arsip
O a. Survei dalam rangka memperoleh data
masukkan dari seluruh unit kerja dan analisis
seluruh produk hukum yang mengatur
pengelolaan dokumen/arsip di lingkungan
PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I;
O b. Penyusunan dan Pembahasan draft;
O c. Presentasi dan pembahasan dengan tim
counterpart;
O d. Penyempurnaan draft;
O e. Sosialisasi draft final;
O f. Penyerahan.

14. 3. Pembangunan Aplikasi Storage
System di Pusat Dokumen/arsip
(Records Center)
a. Identifikasi;
b. Desain system;
c. Coding;
d. Instalasi dan Setup;
e. Uji coba program;
f. Penyempurnaan program;
g. Instalasi;
h. Pelatihan/Pendampingan;

15. G. SISTEM ATHENEAUM LIGHT VERSI 8.5 UNTUK
TAKAH DAN ARSIP SURAT KELUAR MASUK PT.
PELINDO I MEDAN.
O Pengenalan Athenaeum Light 8.5
O Athenaeum Light 8.5 merupakan versi modofikasi dari
Athenaeum Light 6.0 yang telah melalui proses konversi
menggunakan Filemaker 8.5 dengan kemampuan lebih
baik. Kata “Athenaum” diambil dari Bahasa Yunani yang
artinya perpustakaan atau reading room. Yang pada
awalnya digunakan untuk sistem perpustakaan dengan
modifikasi sebagai sistem temu balik informasi arsip
TAKAH dan Surat Masuk Keluar di PT. PELINDO I.
O Athenaum Light 8.5 hanya dapat bekerja pada OS
Windows XP dan 2000 service pack 4, dengan
processor minimal Pentium 3 atau yang lebih tinggi.

16. Athenaeum Light 8.5 dikemas secara runtime (exe) dan
bekerja pada OS Windows XP Dengan mengcopy seluruh file
ke dalam perangkat keras (copy paste). Aplikasi ini bisa
dibuka dengan meng “klik” 2x. Menjalankan AT 8.5:
Klik aplikasi Athenaeum Light 8.5.
Akan Tampil permintaan password.

17. O Kosongkan Account Name.
O Ketik Password:
O Merdeka= untuk administrator
O User=untuk pengguna
O Klik OK
O Menu Utama untuk Administrator

18. • Administrator dapat mencantumkan nama alamat
perusahaan serta moto perusahaan jika ada
• Administrator dapat melakukan kegiatan sirkulasi,
seperti transaksi peminjaman, pengembalian,
keanggotaan, serta administrasi berkaitan dengan
kegiatan sirkulasi
• Administrator dapat melakukan kegiatan
inventarisasi, pendeskripsian, cetak label atau
barcode koleksi melalui menu browser catalog.

19. Konfigurasi AT 8.5
Konfigurasi AT 8.5. berfungsi untuk merubah beberapa
setting seperti memasukkan data organisasi, memasukkan
Nama administrator,merubah setting athenaeum
menjadi multi-user, penggunaan barcode,
menetapkan jumlah maksimal dokumen yang dapat
dipinjam, membuat batasan masa atau waktu peminjam
dan juga merubah default kertas yang akan dicetak

20. Konfigurasi AT 8.5 dilakukan dengan cara sabagai
berikut:
• Klik menu Administrasi
• Akan muncul Menu sebagai berikut:

21. Nama Organisasi diisi sesuai dengan
nama perusahaan, Logo perusahaan
dapat disertakan pada kotak Logo
Organisasi
Isi nama penanggung jawab perusahaan
dan jabatan
Tentukan maksimum dokumen yang boleh
dipinjam
Tentukan jangka waktu peminjaman
Klik Home untuk kembali ke menu utama

22. O 1. Klasifikasi koleksi
Koleksi yang telah dicatat dalam dokumen
induk, proses selanjutnya adalah
penentuan nomor klasifikasi. Penentuan
klasifikasi diperlukan untuk memudahkan
proses temu kembali koleksi,
mengumpulkan pengetahuan yang sama
dalam satu subjek dan penyusunan
koleksi di tiap-tiap box arsip TAKAH dan
Arsip Surat Keluar PT. PELINDO I.

23. Entri Data
Prosesnya adalah sebagai berikut:
• Pada menu utama klik entri data
• Selanjutnya akan tampil form untuk entri
data.
Contoh tampilan form untuk entri data
terhadap TAKAH PT.PRLINDO I terdiri
dari;
-.perihal naskah - no barcode
- Asal naskah. - tahun/tanggal
- - subjek - deskripsi arsip
- Nomor file - no box
- -lokasi -sifat arsip
- - tipe/format arsip

25. Contoh tampilan form untuk entri data
terhadap Arsip Surat Keluar
PT.PRLINDO I terdiri dari;
-Perihal - penerima surat
-- nomor - ringkasan surat
-- klasifikasi - tembusan
-- no barcode - nomor box
-- lampiran - lokasi
-- tanggal/tahun - sifat
-- dikeluarkan oleh - tipe/format arsip

27. • Selanjutnya klik “isi data” pada bar menu, akan
muncul form kosong dengan posisi kursor pada
baris “item id”, artinya setiap entri data baru item id
harus dientri terlebih dahulu.
• Setelah pengisian data selesai, selanjutnya untuk
menambahkan nomor induk untuk judul yang
sama, lakukan perintah copy data atau duplicate
record
• Pada lembar isian yang telah selesai dikerjakan
klik icon duplicate record
• Ketik nomor induk berikutnya
• Demikian seterusnya
• Untuk mengisi data baru klik kembali isi data atau
icon

28. Proses/cara penelusuran/pencarian terhadap temu balik
informasi Takah dan Arsip Surat Keluar PT. PELINDO I
O Dengan mengetik keyword yang
bersangkutan terhadap arsip yang ingin di
cari, bisa mengetik di dalam khusus fitur
tempat pencarian arsip yang sudah ada di
dalam sistem athenaeum light 8.5
misalnya dengan mengetik keyword
perihal, tahun, lokasi, no barcode ataupun
lain-lain

30. TERIMA KASIH