SI-PI,Ranti Pusriana,Hapzi Ali,Sistem Pengendalian Internal,Universitas Mercubuana, 2017

1. IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI
PENGENDALIAN INTERNAL PADA PT.POS INDONESIA
DOSEN : PROF. DR. IR. HAPZI ALI, MM, CMA
DI SUSUN OLEH :
RANTI PUSRIANA ( 55517110058 )

2. PT POS INDONESIA (SISTEM INFORMASI AKUNTANSI))
Sejarah PT. POS Indonesia
Sejarah dan perkembangan berdirinya kantor pos, pada awalnya dari kegiatan surat
menyurrat yang dilakukan oleh orang Belanda ke Indonesia di bawah pimpinan ”
CORNELIS DE HOTMAN ” pada tahun 1756, dan telah diwujudkan oleh ” G.W BARON ”
dengan mendirikan kantor pos pertama kali di Batavia pada tanggal 26 agustus 1946
agar diperoleh kebebasan bergerak yang lebih luas agar dalan mengembangkan usaha
perusahaan , PN. POSTEL di pecah menjadi dua badan usaha yang berbeda masaing-
masing PN. POS dan GIRO berdasarkan PP. NO 29 tahun 1965 dan PN. Telekomunikasi
berdasarkan PP.
NO. 9 tahun 1978. menghadapi pertumbahan dunia yang semakin semarak dan penuh
persaingan, diperlukan penyesuaian status badan usaha yang lebih fleksibel dan
dinamis agar mampu mengembangkan pelayanan yang lebih baik . PT Pos Indonesia (
persero ) dilaksanakan berdasarkan PP No. 5 tahun 1995, tanggal 20 Juni 1995 sebagai
badan usaha milik Negara Kredo ” untuk anda kami ada ” merupakan wujud nyata dari
persepsi bahwa customer merupakan inti dari pasar adalah prioritas utama dalam
memilih sikap dan tanggung jawab sesuai dengan peraturan yang berlaku dalam
negara ini. Maka ditentukan Visi, Misi dan strategi pokok.

3. Visi dan Misi Perusahaan
VISI
Pos Indonesia senantiasa berupaya untuk menjadi penyedia sarana
komunikasi kelas dunia, yang peduli terhadap lingkungan yang dikelola
oleh sumber daya manusia yang profesional sehingga mampu memberikan
layanan terbaik bagi masyarakat serta tumbuh berkembang sesuai dengan
konsep bisnis yang sehat.
MISI
1) Menyediakan sarana komunikasi yang handal dan terpercaya bagi
masyarakat dan pemerintah guna meunjang pembangunan nasional serta
memperkuat kesatuan dan keutuhan bangsa dan negara
2) Mengembangkan usaha yang bertumpu pada peningkatan mutu pelayana
melalui penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi tepat guna untuk
mencapai kepuasan pelayanan serta memberikan penilaian tambah yang
optimal bagi karyawan, pemegang saham, masyarakat, dan mitra kerja.

4. Gambar Struktur Organisasi PT POS Indonesia bagian Pusat 2012 :
Struktur organisasi PT. Pos Indonesia Pusat, yang dimana PT. Pos Indonesia ini membawahi seluruh
kantor pos yang tersebar diseluruh Indonesia. Adapun pemegang jawabatan inti PT.Pos Indonesia.
Diantaranya adalah :
1. Komisaris Utama : Daddy Hariadi.
2. Direktur Utama : I Ketut Mardjana.
3. Wakil Direktur Utama / Direktur Keuangan : Sukatmo Padmosukarso.
4. Direktur Teknologi dan Jasa Keuangan : Rudiansyah Prawoto.
5. Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis : Setyo Riyanto.
6. Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum : Entis Sutisna.
7. Direktur Operasi Suratpos dan Logistik : Ismanto.

5. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
7
1. Kepala Wilayah Usaha Pos Bertugas memberi izin dalam suatu
kegiatan
2. Sekretariat Bertugas mencatat hal-hal yang penting.
3. Deputi Operasi Mengatur jalan keluar masuknya barang di
perusahaan
4. Deputi Umum Bertugas melayani masyarakat dalam
keluar masuknya surat
5. Reff Office Bertugas melayani suatu pelanggan
membayar rekening
6. Bagian jaringan Bertugas mengatur bagian pembayaran
Rekening yang ada di kantor pos
7. Bagian promosi Bertugas mempromosikan pelayanan baru
yang ada di kantor pos
8. Bagian produk regular Bertugas menetapkan biaya dalam suatu
kantor pos
9. Kantor Pos Berfungsi melayani masyarakat dalam
pembayaran rekening
10. SPP Berfungsi mengelola pusat pengelolaan
setiap kantor pos yang ada
11. Bagian keuangan Berfungsi untuk memproses transaksi
keuangan keluar masuknya uang dalam
kantor pos.
12. SDM Menerima orang yang sedang PKL,
karyawan baru
Berfungsi untuk menyediakan sarana dan

6. 7
Aktivitas Primer :
1. Business Acquisition
Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan kebutuhan dan keinginan dari pelanggan dengan data dan
informasi yang diperoleh dari pelanggan.
Misalnya :
- Permintaan layanan jasa pengiriman kartu ucapan, undangan pernikahan..
- Pengiriman surat dan barang
- Kerjasama dengan perusahaan jasa lain seperti Fedex untuk meningkatkan pelayanan
2. Problem Specification
Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan masalah-masalah apa saja yang bisa terjadi dalam memenuhi
kebutuhan pelanggan. Dan melihat apakah masalahmasalah dapat diatasi atau tidak
- Penentuan tarif jasa-jasa yang ditawarkan
- Masalah SDM dan tenaga kerja yang telah lama biker
- Skill SDM dan para tenaga kerja lama yang sudah tidak sesuai lagi dengan tuntutan kerja sekarang

7. 7
3. Knowledge Application
Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan masalah-masalah apa saja yang dihadapi perusahaan yang belum dapat
diselesaikan kemudian mencari solusinya dengan memperbaharui sistem knowledge application yang sedang berjalan
dan mengembangkan pemasaran dengan menggunakan teknologi internet seperti website. Jika perusahaan tidak
mampu membuat website maka perusahaan dapat meminta bantuan dari pihak luar.
Contoh data yang dipakai selain internet untuk knowledge application :
- Brosur
- Email, Fax
- Profil Pelanggan
- Profil Support
- Daftar Pemasok
- Daftar Produk
4. Allocation of Resources
Dalam kegiatan ini perusahaan melakukan analisis 5M(Man, Money, Material, Machin, Method) dan informasi.
Analisis ini dilakukan untuk mengetahui kemampuan perusahaan dalam menerapkan strategi yang baru. Perusahaan
dapat menggunakan dana dari kas perusahaan untuk pengembangan sistem. Jika perusahaan kekurangan dana maka
perusahaan dapat menggunakan solusi eksternal dengan meminjam dana ke bank ataupun meminta bantuan dari pihak
luar seperti software house.

8. 7
5. Marketing the Capability
Kegiatan Perusahaan dalam memperkenalkan produk-produk baru dari perusahaan kepada pelanggannya atau pada
masyarakat. Perusahaan harus mensosialisasikan kelebihan dan keunggulan yang dimilikinya dalam rangka memenuhi
kebutuhan pelangggannya sehingga pelanggan akan semakin loyal terhadap perusahaan. Dan masyarakat akan
mengetahui kelebihan yang dimiliki oleh perusahaan sehingga kemungkinan masyarakat untuk bekerjasama dengan
perusahaan menjadi lebih besar. Sebagai contoh pemasaran melalui brosur, website, dan lain-lain.
6. Configure Solution
Membuat perencanaan dalam mengimplementasikan solusi yang dihasilkan, menentukan prioritas yang akan dilakukan,
siapa yang akan bertanggung jawab dan waktu pengimplementasian.
- Pengadaan kerjasama dengan perusahaan lain untuk meningkatkan layanan dan kinerja perusahaan
- Perencanaan arsitektur jaringan yang baru
- Penempatan staff pengembangan SI/IT yang baru
- Pengawasan terhadap kinerja karyawan yang sudah ada
7. Execute Solution
Pada tahap ini perusahaan mulai mengaplikasikan solusi kepada para pelanggannya tetapi kegiatan rantai analisis tidak
berhenti sampai disini. Perusahaan harus tetap mencari tahu apakah solusi yang dihasilkan sudah cukup memuaskan
kebutuhan pelanggan dan memenuhi standar yang diinginkan pelanggan.

9. 7
Divisi Hardware Jumlah
Teknologi dan Sarana Processor Intel Pentium
IV 1,6 GHz
• Memory 128 MB DDR
• Hard disk 40 GB
• Monitor Flat 15"
• LAN card
3
Keuangan • Processor Intel Pentium
IV 1,6 GHz
• Memory 128 MB DDR
• Hard disk 40 GB
• Monitor Flat 15"
• LAN card
3
SDM • Processor Intel Pentium
IV 1,6 GHz
• Memory 128 MB DDR
• Hard disk 40 GB
• Monitor Flat 15"
• LAN card
3
Spesifikasi Hardware dan Software Perusahaan
Berikut ini adalah daftar spesifikasi hardware yang dimiliki PT. Pos Indonesia,
berdasarkan hasil survei dan observasi langsung :

10. 7
I. PENGENDALIAN SISTEM OPERASI
Manual :
 Penerimaan dan Pengeluaran pendapatan dicatat secara manual
 Penerimaan pendapatan hanya melalaui tunai dengan cara langsung datang ke kantor pos
 Pendapatan disimpan di bendahara perusahaan, disimpan di brankas
 Bukti transaksi dibuat dengan tulis tangan, atau diprint tapi dengan form yan belum
terstandarisasi
 Absensi karyawan dengan cara manual
 Informasi antar divisi dilakukan dengan bertatap muka langsung
 Tempat penyimpanan data tiap divisi berbeda-beda
 Otorisasi penerimaan atau pengeluaran kas dilakukan dengan tanda tangan manual
Berbasis Komputer/CBIS :
 Penerimaan dan Pengeluaran pendapatan dicatat dengan komputerisasi sehingga control
dapat dilakukan dengan mudah.
 Penerimaan pendapatan dapat dilakukan via transfer (ATM, Debit, Visa, check)
 Kas / pendapatan di simpan di bank sehingga control atas kas lebih terjamin
 Bukti transaksi yang terstandarisasi sehingga semua divisi dapat menerima informasi yang
sama dari bukti tersebut
 Absensi karyawan yang terkomputerize sehingga dapat terintegrasi ke bagian SDM
sebagai informasi kehadiran untuk penilai kinerja karyawan.
 Informasi antar divisi dapat dilakukan secara intranet/internet karena penyimpanan data
semua divisi dalam satu server storage, selain itu aplikasi antar divisi sudah terintegrasi
dengan aplikasi ERP

11. 7
I. PENGENDALIAN SISTEM OPERASI
KOMPUTERISASI
 Penerimaan dan Pengeluaran pendapatan dicatat dengan komputerisasi sehingga control dapat dilakukan dengan
mudah.
 Penerimaan pendapatan dapat dilakukan via transfer (ATM, Debit, Visa, check)
 Kas / pendapatan di simpan di bank sehingga control atas kas lebih terjamin
 Bukti transaksi yang terstandarisasi sehingga semua divisi dapat menerima informasi yang sama dari bukti tersebut
 Absensi karyawan yang terkomputerize sehingga dapat terintegrasi ke bagian SDM sebagai informasi kehadiran
untuk penilai kinerja karyawan.
 Informasi antar divisi dapat dilakukan secara intranet/internet karena penyimpanan data semua divisi dalam satu
server storage, selain itu aplikasi antar divisi sudah terintegrasi dengan aplikasi ERP
 Hardware dan software tiap divisi dirancang sesuai kebutuhan
 Otorisasi dapat dilakukan secara intranet dengan tanda tangan digital
 Hak akses gudang data dibatasi sesuai kebutuhan divisi dan setiap divisi diberi kata sandi agar lebih aman dalam
pencarian data
 Pencarian data, bukti transaksi dapat lebih mudah sehingga memudahkan dalam jejak audit

12. 7
PENGEMBANGAN SISTEM PADA PT POS
1. Penerapan ERP
Pada saat ini PT. Pos Indonesia menerapkan ER, dimana mempunyai aplikasi yang
terbagi
menjadi 3 modul, yaitu bagian finance yang mencakup bagian keuangan perusahaan,
bagian marketing dan promosi yang mencakup data – data pemasaran dan bagian
operasional yang mencakup mulai dari kegiatan operasional perusahaan. Aplikasi yang
telah dimiliki perusahaan saat ini telah terintegrasi satu dengan yang lainnya.
Penerapan ERP dilakukan karena memiliki berbagai macam keuntungan, antara lain
adalah terintegrasinya sistem satu dengan yang lainnya sehingga dapat meningkatkan
efektivitas dan efisiensi kerja serta dapat memperlancar proses bisnis dan menghemat
waktu. Aplikasi yang digunakan perusahaan adalah aplikasi menggunakan visual basic.
Penerapan ERP menggunakan software orlandsoft, aplikasi bagian finance, marketing
dan promosi
maupun operasional menggunakan aplikasi ERP tersebut.

13. 7
PENGEMBANGAN SISTEM PADA PT POS
2. Teknologi dalam aktivitas operasi
Sistem Informasi Pembelian
Sistem informasi ini digunakan oleh bagianTeknologi dan sarana untuk
mencatat barang apa saja yang dibeli seperti kertas, lem, alat tulis, amplop, dan
komputer. Sistem informasi ini sudah terintegrasi dengan bagian keuangan.
Sistem Informasi SDM
Sistem informasi ini digunakan pada bagian personalia untuk pengaturan
sumber daya manusia seperti pendataan karyawan, absensi, pelatihan karwan,
pemberian Sistem informasi ini belum terintegrasi dengan bagian lain.
Website
PT. Pos Indonesia sudah memiliki website sendiri. Pada website ini
menyediakan informasi seputar fasilitas yang disediakan kantor pos seperti paket
pos, wesel, hybrid mail, serta layanan-layanan lain yang disediakan juga
informasi seputar tarif-tarif yang diperlukan.

14. 7
PENGEMBANGAN SISTEM PADA PT POS
3. Penggunaan teknologi dalam produk yang ditawarkan
a. Hybrid-mail
Hybrid-mail/surat elektonik/ratron, adalah salah satu layanan berupa layanan pengiriman berita dan spesifikasi hybrid
karena dapat diakses pengguna jasa baik melalui internet berbasis web (sedang dalam proses pembangunan) dan Short
Message Service (SMS) melalui nomor 8161 (saat ini hanya untuk Telkomsel dan Indosat) yang kemudian dapat
diterima oleh tujuan dalam bentuk surat maupun kartu.
b. Admail
Admail (value added mail) merupakan layanan PT Pos yang ditujukan kepada perusahaan yang ingin
mengirimkanbaik surat maupun katalog iklan kepada
pelanggannya. Dengan layanan admail, PT Pos melakukan proses dari mulai mencetak,menyortir, hingga
mengirimkan surat sesuaidengan alamat pelanggan yang dituju.Pertumbuhan admail hingga saat ini hanya4%,
mengindikasikan bahwa masih besarnya peluang PT Pos untuk mengoptimalkan
bisnis ini.

15. 7
PENGEMBANGAN SISTEM PADA PT POS
4. Digitalisasi
PT.Pos Indonesia, yakni pasar digital atau e-Commerce, yang memungkinkan sebuah perusahaan untuk melakukan
perdagangan elektronik bisnis ke bisnis (B2B) dan bisnis ke pelanggan (B2C). TransaksieCommerce melibatkan
pelanggan, pemasok, vendor, distributor, dan sebagainya. Pola transaksi terjadi antara dua sistem, dari satu perusahaan
ke perusahaan yang lainnya. Peran e-Commerce, dalam hal ini adalah mengotomasikan keseluruhan rantai pasokan
(Supply Chain Management), yakni suatu proses yang memadukan berbagai macam pemasok barang untuk menciptakan
produk akhir. Keuntungan e-Commerce, jika dilakukan dengan benar, akan membantu perusahaan dalam upaya
penghematan biaya pembelian, peningkatan penjualan, peningkatan revenue, meningkatkan market intelligence,
informasi yang lebih akurat, pengurangan biaya administrasi, peningkatan pelayanan terhadap pelanggan, serta
meningkatkan waktu respon dan mengurangikesalahan. Akan tetapi dengan berbagai kemudahan dan keuntungan yang
ditawarkan, e-Commerce juga menimbulkan beberapa kekhawatiran pasar, khususnya dalam

16. 1.Restylarisha,2012,http://restylarisha.blogspot.co.id/2012/12/struktur-pengendalian-
internal.html, 13 Januari 2017, Jam 12.00
DAFTAR PUSTAKA