2. ว ัตถุประสงค์ของการจ ัดการข้อมูล หน่วยข้อมูลและเขตข้อมูลคีย ์
้
1. การเก็บข ้อมูล ต ้องเก็บข ้อมูลเพือให ้สามารถนากลับมาใชได ้ในภายหลัง
่
้ ิ
2. การจัดข ้อมูล ต ้องจัดข ้อมูลให ้อยูในรูปแบบทีสามารถเรียกใชงานได ้อย่างมีประสทธิภาพ
่ ่
3. -การปรับปรุงข ้อมูล ต ้องปรับข ้อมูลให ้มีความถูกต ้องสมบูรณ์อยูเสมอ
่
4. การปกป้ องข ้อมูล ต ้องปกป้ องข ้อมูลจากการทาลาย ลักลอบใช ้ หรือแก ้ไขโดยมิชอบ รวมทัง
้
ปกป้ องข ้อมูลจากอุบัตเหตุทอาจเกิดจากวินาศภัย หรือความบกพร่องภายในระบบคอมพิวเตอร์
ิ ี่

3. ชนิดข้อมูลและประเภทของแฟมข้อมูล ้
ชนิดของข้อมูล
ข ้อมูลทีต ้องการจัดเก็บนันอาจจะมีรปแบบได ้หลายอย่าง รูปแบบสาคัญ ๆ ได ้แก่
่ ้ ู
3.1 ข้อมูลแบบรูปแบบ (formatted data) เป็ นข ้อมูลทีรวมอักขระซงอาจหมายถึงตัวอักษร
่ ึ่
ึ่
ตัวเลข ซงเป็ นรูปแบบทีแน่นอน ในแต่ละระเบียน ทุกระเบียนทีอยูในแฟ้ มข ้อมูลจะมีรปแบบทีเหมือนกัน
่ ่ ่ ู ่
หมด ข ้อมูลทีเก็บนันอาจเก็บในรูปของรหัสโดยเมืออ่านข ้อมูลออกมาอาจจะต ้องนารัหสนันมา
่ ้ ่ ้
่
ตีความหมายอีกครัง เชน แฟ้ มข ้อมูลประวัตนักศกษา
้ ิ ึ
3.2 ข้อมูลแบบข้อความ (text)เป็ นข ้อมูลทีเป็ นอักขระในแบบข ้อความ ซงอาจหมายถึงตัวอักษร
่ ึ
ตัวเลข สมการฯ แต่ไม่รวมภาพต่าง ๆ นามารวมกันโดยไม่มรปแบบทีแน่นอนในแต่ละระเบียน เชน ระบบ
ี ู ่ ่
การจัดเก็บข ้อความต่าง ๆ ลักษณะการจัดเก็บแบบนีจะไม่ต ้องนาข ้อมูลทีเก็บมาตีความหมายอีก
้ ่
ความหมายจะถูกกาหนดแล ้วในข ้อความ
่ ึ่
3.3 ข้อมูลแบบภาพล ักษณ์ (images) เป็ นข ้อมูลทีเป็ นภาพ ซงอาจเป็ นภาพกราฟทีถกสร ้างขึน ่ ู ้
จากข ้อมูลแบบรูปแบบรูปภาพ หรือภาพวาด คอมพิวเตอร์สามารถเก็บภาพและจัดสงภาพเหล่านีไปยัง ่ ้
่
คอมพิวเตอร์อนได ้ เหมือนกับการสงข ้อความ โดยคอมพิวเตอร์จะทาการแปลงภาพเหล่านี้ ซงจะทาให ้
ื่ ึ่
คอมพิวเตอร์สามารถทีจะปรับขยายภาพและเคลือนย ้ายภาพเหล่านันได ้เหมือนกับข ้อมูลแบบข ้อความ
่ ่ ้
ี ี
3.4 ข้อมูลแบบเสยง (audio) เป็ นข ้อมูลทีเป็ นเสยง ลักษณะของการจัดเก็บก็จะเหมือนกับการ
่
ี
จัดเก็บข ้อมูลแบบภาพ คือ คอมพิวเตอร์จะทาการแปลงเสยงเหล่านีให ้คอมพิวเตอร์สามารถนาไปเก็บได ้
้
ี
ตัวอย่างได ้แก่ การตรวจคลืนหัวใจ จะเก็บเสยงเต ้นของหัวใจ
่
ี ี
3.5 ข้อมูลแบบภาพและเสยง (video) เป็ นข ้อมูลทีเป็ นเสยงและรูปภาพ ทีถกจัดเก็บไว ้ด ้วยกัน
่ ่ ู
ี
เป็ นการผสมผสานรูปภาพและเสยงเข ้าด ้วยกัน ลักษณะของการจัดเก็บข ้อมูล คอมพิวเตอร์จะทาการ
ี ่ ี
แปลงเสยงและรูปภาพนี้ เชนเดียวกับข ้อมูลแบบเสยงและข ้อมูลแบบภาพลักษณะซงจะนามารวมเก็บไว ้ ่ึ
ในแฟ้ มข ้อมูลเดียวกัน

4. ประเภทของแฟมข้อมูล
้
้
ประเภทของแฟ้ มข ้อมูลจาแนกตามลักษณะของการใชงานได ้ดังนี้
6.1แฟ้ มข ้อมูลหลัก (master file)แฟ้ มข ้อมูลหลักเป็ นแฟ้ มข ้อมูลทีบรรจุข ้อมูลพืนฐานทีจาเป็ นสาหรับระบบงาน และ
่ ้ ่
้ ่ ี ่ ่
เป็ นข ้อมูลหลักทีเก็บไว ้ใชประโยชน์ข ้อมูลเฉพาะเรืองไม่มรายการเปลียนแปลงในชวงปั จจุบัน มีสภาพค่อนข ้างคงทีไม่
่ ่
เปลียนแปลงหรือเคลือนไหวบ่อยแต่จะถูกเปลียนแปลงเมือมีการสนสุดของข ้อมูล เป็ นข ้อมูลทีสาคัญทีเก็บไว ้ใช ้
่ ่ ่ ่ ิ้ ่ ่
่ ึ
ประโยชน์ ตัวอย่าง เชน แฟ้ มข ้อมูลหลักของนักศกษาจะแสดงรายละเอียดของนักศกษา ซงมี ชอนามสกุล ทีอยู่ ผล ึ ึ่ ื่ ่
ึ
การศกษา แฟ้ มข ้อมูลหลักของลูกค ้าในแต่ละระเบียนของแฟ้ มข ้อมูลนีจะแสดงรายละเอียดของลูกค ้า เชน ชอสกุล ที่
้ ่ ื่
อยู่ หรือ ประเภทของลูกค ้า
6.2 แฟ้ มข ้อมูลรายการเปลียนแปลง (transaction file)แฟ้ มข ้อมูลรายการเปลียนแปลงเป็ นแฟ้ มข ้อมูลที่
่ ่
่ ึ่
ประกอบด ้วยระเบียนข ้อมูลทีมการเคลือนไหว ซงจะถูกรวบรวมเป็ นแฟ้ มข ้อมูลรายการเปลียนแปลงทีเกิดขึนในแต่ละ
่ ี ่ ่ ้
่
งวดในสวนทีเกียวข ้องกับข ้อมูลนัน แฟ้ มข ้อมูลรายการเปลียนแปลงนีจะนาไปปรับรายการในแฟ้ มข ้อมูลหลัก ให ้ได ้
่ ่ ้ ่ ้
่
ยอดปั จจุบัน ตัวอย่างเชน แฟ้ มข ้อมูลลงทะเบียนเรียนของนักศกษา ึ
่ ี ่ ึ่
6.3 แฟ้ มข ้อมูลตาราง (table file)แฟ้ มข ้อมูลตารางเป็ นแฟ้ มข ้อมูลทีมคาคงที่ ซงประกอบด ้วยตารางทีเป็ นข ้อมูล ่
หรือชุดของข ้อมูลทีมความเกียวข ้องกันและถูกจัดให ้อยูรวมกันอย่างมีระเบียบ โดยแฟ้ มข ้อมูลตารางนีจะถูกใชในการ
่ ี ่ ่ ้ ้
่
ประมวลผลกับแฟ้ มข ้อมูลอืนเป็ นประจาอยูเสมอ เชน ตารางอัตราภาษี ตารางราคาสนค ้า
่ ่ ิ
่ ิ
ตัวอย่างเชน ตารางราคาสนค ้าของบริษัทขายอะไหล่เครืองคอมพิวเตอร์ดังนี้ ่
ิ
รหัสสนค ้า ื่ ิ
รายชอสนค ้า ราคา
51 จอภาพ 4,500
52 แป้ นพิมพ์ 1,200
53 แรม 4 M 4,500
54 แรม 8 M 7,000
55 กระดาษต่อเนือง 500
่
56 แฟ้ มคอมพิวเตอร์ 200

5.  ิ
แฟ้ มข ้อมูลนีจะประกอบด ้วยระเบียนแฟ้ มข ้อมูลตารางของสนค ้าทีมฟิลด์ตาง ๆ ได ้แก่ รหัสสนค ้า รายชอ สนค ้า
้ ่ ี ่ ิ ื่ ิ
ิ ิ ้
และราคาสนค ้าต่อหน่วย แฟ้ มข ้อมูลตารางรายการสนค ้า จะใชร่วมกับแฟ้ มข ้อมูลหลายแฟ้ มข ้อมูลในระบบสนค ้า ิ
ิ ั่ ื้
ได ้แก่ แฟ้ มข ้อมูลคลังสนค ้า (inventory master file) แฟ้ มข ้อมูลใบสงซอของลูกค ้า (customer order
ิ
master file) และแฟ้ มข ้อมูลรายการสตค ้าของฝ่ ายผลิต (production master file) มีข ้อควรสงเกตว่า ั
แฟ้ มข ้อมูลตาราง แฟ้ มข ้อมูลรายการเปลียนแปลง และแฟ้ มข ้อมูลหลัก ทัง 3 แฟ้ ม จะมีฟิลด์ทเกียวกับตัวสนค ้า
่ ้ ี่ ่ ิ
ิ ื่
ร่วมกัน คือ ฟิ ลด์รหัสสนค ้า (product code) ฟิ ลด์รวมกันนีจะเป็ นตัวเชองโยงระหว่างแฟ้ มข ้อมูลตารางกับฟ้
่ ้
้ ื่ ิ
มข ้อมูลอืน ๆ ทังหมดทีต ้องการจะใชค่าของฟิ ดล์รายชอสนค ้า (product description) และราคาสนค ้า
่ ้ ่ ิ
(product price) จากแฟ้ มข ้อมูลตาราง การจัดแฟ้ มข ้อมูลแบบนีจะทาให ้ประหยัดเนือทีในอุปกรณ์เก็บข ้อมูล
้ ้ ่
ิ
ของแฟ้ มข ้อมูลหลัก กล่าวคือในแฟ้ มข ้อมูลหลักไม่ต ้องมี 2 ฟิ ลด์ คือ ฟิ ลด์รายการสนค ้าและฟิ ลด์ราคาสนค ้า มี ิ
ิ ้ ิ
แต่เพียงฟิ ลด์รหัสสนค ้าก็เพียงพอแล ้ว เมือใดทีต ้องการใชฟิ ลด์รายการสนค ้าในการแสดงผลก็อานค่าออกมา
่ ่ ่
จากแฟ้ มข ้อมูลตารางได ้ นอกจากนันยังเป็ นการลดความซ้าซอนของข ้อมูลและเมือผู ้ใชระบบต ้องการ
้ ้ ่ ้
่ ิ ิ
เปลียนแปลงรายการสนค ้าหรือราคาสนค ้าก็ จะเปลียนในแฟ้ มข ้อมูลตารางทีเดียว โดยไม่ต ้องไปเปลียนแปลงใน
่ ่
แฟ้ มข ้อมูลอืน ่
6.4 แฟ้ มข ้อมูลเรียงลาดับ (sort file)แฟ้ มข ้อมูลเรียงลาดับเป็ นการจัดเรียงระเบียนทีจะบรรจุในแฟ้ มข ้อมูล
่
นั นใหม่ โดยเรียงตามลาดับค่าของฟิ ลด์ข ้อมูลหรือค่าของข ้อมูลค่าใดค่าหนึงในระเบียนนั นก็ได ้ เชน จัด
้ ่ ้ ่
เรียงลาดับตาม วันเดือนปี ตามลาดับตัวอักขระเรียงลาดับจากมากไปหาน ้อยหรือจากน ้อยไปหามาก เป็ นต ้น
แฟ้ มข ้อมูลรายงาน (report file)เป็ นแฟ้ มข ้อมูลทีถกจัดเรียงระเบียบตามรูปแบบของรายงานทีต ้องการ
่ ู ่
่
แล ้วจัดเก็บไว ้ในรูปของแฟ้ มข ้อมูล ตัวอย่าง เชน แฟ้ มข ้อมูลรายงานควบคุมการปรับเปลียนข ้อมูลทีเกิดขึน่ ่ ้
ในขณะปฏิบัตงานแต่ละวัน
ิ

6.  ล ักษณะการประมวลผลข้อมูล
 ี ่ ้
การประมวลผลข ้อมูล เป็ นวิธการทีใชในการจัดการกับข ้อมูลทีได ้เก็บรวบรวมมา แล ้วประมวลผลข ้อมูลดังกล่าว
่
่ ่ ่ ้
เพือให ้ได ้ข ้อมูลใหม่ให ้อยูในลักษณะทีสามารถนาไปใชประโยชน์ หรือเป็ นสารสนเทศนั่ นเอง
 ขันตอนการประมวลผลข ้อมูล มีขันตอนการประมวลผล 3 ขันตอน คือ การรวบรวมข ้อมูลเข ้า การ
้ ้ ้
ประมวลผลข ้อมูล และการนาเสนอข ้อมูล ดังแสดงในแผนภูม ิ
แผนภูม ิ แสดงขนตอนการประมวลผลข้อมูล
ั้

7.  แฟมโปรแกรมและแฟมข้อมูล
้ ้
 ถ ้าจะแบ่งประเภทของแฟ้ มในคอมพิวเตอร์อกนัยหนึง อาจแบ่งเป็ นแฟ้ มโปรแกรม และ แฟ้ มข ้อมูล แฟ้ ม
ี ่
่ั ่ ่
โปรแกรมประกอบด ้วยชุดคาสงต่างๆ ทีทางานอย่างใดอย่างหนึงเชน โปรแกรมประมวลคา (word processor)
่
้ ้
ใชสาหรับพิมพ์เอกสารและจัดรูปแบบข ้อความ และโปรแกรมบีบอัดข ้อมูล (compression utility) ใชสาหรับบีบ
อัดข ้อมูลทีมขนาดเล็กลง เป็ นต ้น
่ ี
ึ่ ่
แฟ้ มทีจัดเก็บหรือบันทึกโดยโปรแกรมเหล่านี้ จัดเป็ นประเภทแฟ้ มข ้อมูล ซงตามปกติจะมีสวนขยาย (file
่
่
extension) เป็ นตัวบอกประเภทเชน เอกสารทีสร ้างด ้วยโปรแกรมประมวลคา Microsoft Word จะมีสวนขยาย
่ ่
่ ่
หลักเป็ น .doc สวนแฟ้ มข ้อมูลทีสร ้างด ้วยโปรแกรมบีบอัดข ้อมูล Winzip จะมีสวนขยายเป็ น .zip เป็ นต ้น ที่
่
่ ่ ี ่
กล่าวว่าสวนขยายหลักหมายความว่า โปรแกรมหนึงอาจสร ้างแฟ้ มข ้อมูลทีมสวนขยายได ้หลายหย่าง ตัวอย่าง
่
ึ่ ่ ี ่
โปรแกรมลักษณะนีได ้แก่ Microsoft Word2000 ซงสามารถสร ้างแฟ้ มข ้อมูลทีมสวนขยายเป็ น .doc .htm
้
่
.html .rtf .txt .mcw และ .wps แต่ จะเป็ นสวนขยายหลักเป็ น .doc
่ ่
แฟ้ มข ้อมูลบางประเภทสร ้างและเปิ ดด ้วยโปรแกรมใดโปรแกรมหนึงโดยเฉพาะ เชนแฟ้ มทีสร ้างด ้วย
่
ึ่ ่
โปรแกรมแต่งภาพ Adobe Photoshop ซงมีสวนขยายเป็ น .psd ในขณะทีแฟ้ มข ้อมูลบางประเภทเป็ นประเภทที่
่
ู ่ ่
มีรปแบบมาตรฐานทีสามารถสร ้างและเปิ ดได ้โดยโปรแกรมต่างๆ เชน ประเภทแฟ้ ม Bitmap ( BMP) Graphics
Interchange Format (GIF) และ Joint Photographic Experts Group (JPEG) สามารถสร ้างและเปิ ดแก ้ไข
ได ้โดย Windows PaintBrush , Adobe Photoshop หรือ Microsoft Photo Editor ก็ได ้ แฟ้ มทีมรปแบบ
่ ี ู
มาตรฐานเหล่านีมประโยชน์มากในการแลกเปลียนข ้อมูลระหว่างโปรแกรมต่างๆ
้ ี ่
ั่ ่
แฟ้ มโปรคแกรมทีประกอบด ้วยชุดคาสงทีทางานได ้ ได ้แก่ประเภท .exe , .com , .bat , .dll เป็ นต ้น
่



8.  แฟมโปรแกรมและแฟมข้อมูล
้ ้
 ถ ้าจะแบ่งประเภทของแฟ้ มในคอมพิวเตอร์อกนัยหนึง อาจแบ่งเป็ นแฟ้ มโปรแกรม และ แฟ้ มข ้อมูล แฟ้ ม
ี ่
่ั ่ ่
โปรแกรมประกอบด ้วยชุดคาสงต่างๆ ทีทางานอย่างใดอย่างหนึงเชน โปรแกรมประมวลคา (word processor)
่
้ ้
ใชสาหรับพิมพ์เอกสารและจัดรูปแบบข ้อความ และโปรแกรมบีบอัดข ้อมูล (compression utility) ใชสาหรับบีบ
อัดข ้อมูลทีมขนาดเล็กลง เป็ นต ้น
่ ี
ึ่ ่
แฟ้ มทีจัดเก็บหรือบันทึกโดยโปรแกรมเหล่านี้ จัดเป็ นประเภทแฟ้ มข ้อมูล ซงตามปกติจะมีสวนขยาย (file
่
่
extension) เป็ นตัวบอกประเภทเชน เอกสารทีสร ้างด ้วยโปรแกรมประมวลคา Microsoft Word จะมีสวนขยาย
่ ่
่ ่
หลักเป็ น .doc สวนแฟ้ มข ้อมูลทีสร ้างด ้วยโปรแกรมบีบอัดข ้อมูล Winzip จะมีสวนขยายเป็ น .zip เป็ นต ้น ที่
่
่ ่ ี ่
กล่าวว่าสวนขยายหลักหมายความว่า โปรแกรมหนึงอาจสร ้างแฟ้ มข ้อมูลทีมสวนขยายได ้หลายหย่าง ตัวอย่าง
่
ึ่ ่ ี ่
โปรแกรมลักษณะนีได ้แก่ Microsoft Word2000 ซงสามารถสร ้างแฟ้ มข ้อมูลทีมสวนขยายเป็ น .doc .htm
้
่
.html .rtf .txt .mcw และ .wps แต่ จะเป็ นสวนขยายหลักเป็ น .doc
่ ่
แฟ้ มข ้อมูลบางประเภทสร ้างและเปิ ดด ้วยโปรแกรมใดโปรแกรมหนึงโดยเฉพาะ เชนแฟ้ มทีสร ้างด ้วย
่
ึ่ ่
โปรแกรมแต่งภาพ Adobe Photoshop ซงมีสวนขยายเป็ น .psd ในขณะทีแฟ้ มข ้อมูลบางประเภทเป็ นประเภทที่
่
ู ่ ่
มีรปแบบมาตรฐานทีสามารถสร ้างและเปิ ดได ้โดยโปรแกรมต่างๆ เชน ประเภทแฟ้ ม Bitmap ( BMP) Graphics
Interchange Format (GIF) และ Joint Photographic Experts Group (JPEG) สามารถสร ้างและเปิ ดแก ้ไข
ได ้โดย Windows PaintBrush , Adobe Photoshop หรือ Microsoft Photo Editor ก็ได ้ แฟ้ มทีมรปแบบ
่ ี ู
มาตรฐานเหล่านีมประโยชน์มากในการแลกเปลียนข ้อมูลระหว่างโปรแกรมต่างๆ
้ ี ่
ั่ ่
แฟ้ มโปรคแกรมทีประกอบด ้วยชุดคาสงทีทางานได ้ ได ้แก่ประเภท .exe , .com , .bat , .dll เป็ นต ้น
่

