Mọi người có thể nâng cao kỹ năng quản lý thời gian thông qua 9 kỹ thuật sắp xếp công việc mang lại hiệu quả bất ngờ. Hãy áp dụng thử nhé.

1. 9 Kỹ Thuật Sắp Xếp Công Việc
Mang Lại Hiệu Quả Bất Ngờ
9/6/2019 Người thực hiện: Ngan Huynh 1
Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả

2. Quản lý thời gian
Nguyên lý 80/20
Ma trận quản lý thời gian
Kỹ thuật từ chối
Nhận biết những “kẻ cắp thời gian”
Một số công cụ quản lý thời gian hiệu quả
9/6/2019 Người thực hiện: Ngan Huynh 2

3. Phải biết phương
pháp quản lý và sử
dụng thời gian một
cách hiệu quả.
9/6/2019 Người thực hiện: Ngan Huynh 3
Làm thế nào để
sắp xếp thứ tự ưu
tiên công việc???

4. Quản lý thời gian = Quản lý bản thân
9/6/2019 Người thực hiện: Ngan Huynh 4

5. 9/6/2019 Người thực hiện: Ngan Huynh 5
Để quản lý bản thân, cần phải:
Thật sự
nghiêm túc
Tự kỷ luật
Đặt ra các
nguyên tắc
cho chính
mình
Cam kết
thực hiện
các nguyên
tắc
Áp dụng các
nguyên tắc
một cách
thông minh

6. 1. Nguyên lý 80/20 của Pareto
9/6/2019 Người thực hiện: Ngan Huynh 6
80% kết quả có được từ 20% nỗ lực hành động
80%
kết quả
20%
hành động

7. 2. Ma trận quản lý thời gian
9/6/2019 Người thực hiện: Ngan Huynh 7
KHẨN CẤP KHÔNG KHẨN CẤP
QUAN TRỌNG
I
• Khủng hoảng
• Các vấn đề cấp bách
• Công việc đến hạn
II
• Công việc hướng đến
mục tiêu đã đề ra
• Xây dựng mối quan hệ
• Phát triển bản thân
KHÔNG QUAN TRỌNG
III
• Việc đột xuất
• Trả lời email,…
• Tham gia các cuộc họp
IV
• Tán gẫu
• Xem TV
• Sử dụng mạng xã hội

8.  Hãy làm ngay những việc ở ô I
 Dành thời gian mỗi ngày cho công việc ở ô II
 Giảm bớt thời gian ở ô III, chuyển sang ô II
 Chỉ làm những việc ở ô IV khi có thời gian
9/6/2019 Người thực hiện: Ngan Huynh 8

9. 3. Kỹ thuật từ chối
9/6/2019 Người thực hiện: Ngan Huynh 9
Hãy nói “Không” một cách
hiệu quả và tích cực

10. Lặp lại lời yêu cầu bằng ngôn
ngữ của mình và sau đó từ chối
9/6/2019 Người thực hiện: Ngan Huynh 10

11. 9/6/2019 Người thực hiện: Ngan Huynh 11
Đưa ra lời từ chối
dứt khoát và kiên định

12. 9/6/2019 Người thực hiện: Ngan Huynh 12
Đưa ra lý do vì sao bạn không
thể thực hiện ngay lúc đó và
cung cấp phương án thay thế

13. 4. Nhận diện “kẻ cắp thời gian”
9/6/2019 Người thực hiện: Ngan Huynh 13
Các mối quan hệ
không cần thiết
Mạng xã hội
“Hội bà tám” Không biết cách từ chối Lối sống thiếu tổ chức

14. 9/6/2019 Người thực hiện: Ngan Huynh 14
Đối phó với những “kẻ cắp thời gian”
Hãy loại trừ những “kẻ cắp thời
gian” của bạn để làm việc hiệu quả

15. Một số công cụ giúp quản lý thời gian
Sử dụng công cụ để quản lý
thời gian, sắp xếp công việc
hiệu quả, nhanh chóng
9/6/2019 Người thực hiện: Ngan Huynh 15

16. 9/6/2019 Người thực hiện: Ngan Huynh 16
Công cụ đòn bẫy
To-do list
Kỹ thuật Đá – sỏi – cát – nước
Nguyên tắc 4D
Nguyên tắc 5WH2C5M
Một số công cụ giúp quản lý thời gian

17. 5. Sử dụng đòn bẫy
9/6/2019 Người thực hiện: Ngan Huynh 17
Nguồn lực
• Các mối quan hệ
• Kỹ năng
• Tài năng
• Ý tưởng,…
Kiến thức,
giáo dục
• Lý thuyết được
học
• Đọc sách
Công nghệ
• Internet
• Tự động hóa,…
Thời gian của
người khác
• Phân công công việc,
giao quyền,...
• Mua thời gian của
người khác

18. 9/6/2019 Người thực hiện: Ngan Huynh 18
6. To-do list
Sử dụng To – do list để kiểm soát
công việc mỗi ngày
Công việc quan trọng nhất
Công việc kém quan trọng nhất

19. 9/6/2019 Người thực hiện: Ngan Huynh 19
7. Kỹ thuật Đá – sỏi – cát – nước
Sử dụng kỹ thuật Đá-sỏi-
cát-nước giúp cân bằng
các hoạt động trong cuộc
sống

20. 9/6/2019 Người thực hiện: Ngan Huynh 20
Đá: Những mục tiêu lớn, quan trọng
Sỏi: Các công việc yêu thích, đam mê
Cát: Những công việc vụn vặt buộc phải làm mỗi ngày
Nước: Các hoạt động vui chơi, giải trí, thư giãn
Kỹ thuật Đá – sỏi – cát – nước

21. 8. Nguyên tắc 4D
9/6/2019 Người thực hiện: Ngan Huynh 21
Do
(Làm)
• Hãy làm ngay những công việc có thể hoàn thành trong 15
phút hoặc ít hơn
Delete
(Bỏ)
• Những việc nào không cần thiết hãy bỏ đi
Defer
(Tạm hoãn)
• Nếu công việc tốn nhiều thời gian và không được ưu tiên
hoặc không nằm trong kế hoạch thì hãy tạm để sang một bên
Delegate
(Trao
quyền)
• Nếu công việc mà đồng nghiệp có thể thực hiện tốt hơn thì
hãy trao quyền cho họ

22. 9. Nguyên tắc 5WH2C5M
Giúp xác định đầy đủ các khía cạnh trước khi tiến hành công việc
9/6/2019 Người thực hiện: Ngan Huynh 22
Có cái nhìn bao
quát, rõ ràng
Có kế hoạch,
hướng đi phù hợp
Tiết kiệm thời gian

23. 9/6/2019 Người thực hiện: Ngan Huynh 23
WHY Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
WHAT Xác định nội dung công việc
WHERE Xác định công việc thực hiện ở đâu
WHEN Khi nào tiến hành
WHO Ai chịu trách nhiệm, giám sát, kiểm tra
HOW Xác định cách thức thực hiện
CONTROL Cách thức kiểm soát
CHECK Phương pháp kiểm tra hiệu quả
MAN, MONEY, MATERIAL, MACHINE,
METHOD
Nguồn lực thực hiện (nhân lực, tiền bạc,
nguyên liệu, công nghệ, phương pháp)
Nguyên tắc 5WH2C5M

24. Xem thêm chi tiết tại
https://www.trainingstore.vn
https://www.workingskills.net
9/6/2019 Người thực hiện: Ngan Huynh 24

25. Thông tin liên hệ
Huynh Kim Ngan (Ms) – HR Executive
Email: nganhuynh@talentmind.edu.vn
Mobile: 056 382 0207
Tel: (028) 6258 4389
9/6/2019 Người thực hiện: Ngan Huynh 25