Giúp bạn nâng cao kỹ năng quản lý thời gian, làm chủ thời gian, công việc và cuộc sống của mình một cách dễ dàng. Hiểu đầy đủ và sử dụng thành thạo ma trận quản lý thời gian sẽ giúp bạn dung hòa công việc và cuộc sống

1. “Làm Chủ Thời Gian”
Bạn Đã Thực Hiện Đúng Cách?
Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả
9/10/2019 Editor: Ngan Huynh 1

2. Một ngày có 24 giờ, bạn làm việc miệt mài
và ước gì mình có thêm 24 giờ nữa để làm
xong công việc trong ngày hôm đó?
9/10/2019 Editor: Ngan Huynh 2
Bạn luôn cảm thấy mình thật bận rộn
và không thể sắp xếp thời gian cho
bản thân?

3. Tất cả mọi người đều có thời gian 24 giờ một ngày
như nhau. Nhưng cách họ sử dụng thời gian như thế
nào sẽ quyết định đến sự thành bại của mỗi người
trong cuộc sống.
9/10/2019 Editor: Ngan Huynh 3
Bạn đã có thể làm chủ và quản lý thời gian của mình chưa?

4. Liệu rằng mình ĐÃ làm
chủ thời gian của chính
mình hay CHƯA?
9/10/2019 Editor: Ngan Huynh 4
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower sẽ giúp bạn tìm ra câu trả lời:

5. Ma trận quản lý thời gian
9/10/2019 Editor: Ngan Huynh 5
KHẨN CẤP KHÔNG KHẨN CẤP
QUAN TRỌNG
I
Làm ngay
II
Làm sau nhưng kiên quyết
KHÔNG QUAN TRỌNG
III
Giao cho người khác
IV
Chỉ làm khi có thời gian

6. Phân biệt khái niệm Khẩn cấp – Quan trọng
9/10/2019 Editor: Ngan Huynh 6

7. 9/10/2019 Editor: Ngan Huynh 7
Khẩn cấp Quan trọng
- Những công việc sắp tới thời
hạn cuối, đòi hỏi ta phải chú ý
ngay lập tức, phải “làm ngay
bây giờ”
- Do những tác động bên ngoài,
người khác kiểm soát, chi phối
- Những công việc giúp ta thực
hiện các nhiệm vụ, mục tiêu,
tạo ra giá trị lâu dài cho cuộc
sống của chính chúng ta
- Do chính bản thân ta quyết
định
Phân biệt khái niệm Khẩn cấp – Quan trọng

8. Việc khẩn cấp
• Giải quyết các vấn đề khủng
hoảng
• Đến hạn nộp báo cáo
• Các vấn đề về sức khỏe
• …
Việc quan trọng
• Củng cố các mối quan hệ
• Lên kế hoạch cho bản thân,
công việc
• Rèn luyện sức khỏe
• …
9/10/2019 Editor: Ngan Huynh 8
Phân biệt khái niệm Khẩn cấp – Quan trọng

9. Ma trận quản lý thời gian
9/10/2019 Editor: Ngan Huynh 9
KHẨN CẤP KHÔNG KHẨN CẤP
QUAN TRỌNG
I
• Khủng hoảng
• Các vấn đề cấp bách
• Công việc đến hạn
II
• Công việc hướng đến
mục tiêu đã đề ra
• Xây dựng mối quan hệ
• Phát triển bản thân
KHÔNG QUAN TRỌNG
III
• Việc đột xuất
• Trả lời email,…
• Tham gia các cuộc họp
IV
• Tán gẫu
• Xem TV
• Sử dụng mạng xã hội

10.  Hãy làm ngay những việc ở ô I
 Dành thời gian mỗi ngày cho công việc ở ô II
 Giảm bớt thời gian ở ô III, chuyển sang ô II
 Chỉ làm những việc ở ô IV khi có thời gian
9/10/2019 Editor: Ngan Huynh 10
Ma trận quản lý thời gian

11. Ô I
Việc quan trọng và khẩn cấp
• Những việc liên quan đến vấn đề cấp bách, cần phải làm ngay: giải quyết
khủng hoảng, deadline đến hạn
• Không thể loại bỏ hoàn toàn các công việc ở ô I
• Nhưng có thể chủ động sắp xếp và lên kế hoạch để giảm thiểu các
công việc ở ô này bằng cách dành nhiều thời gian hơn cho ô II
9/10/2019 Editor: Ngan Huynh 11

12. Ô II
Việc quan trọng nhưng
không khẩn cấp
• Các công việc không có thời hạn nhất định
• Liên quan đến việc thực hiện những mục tiêu cá nhân, mang đến hạnh
phúc, giá trị và thành công trong cuộc sống
• Cần phải có nhận thức về tầm quan trọng của những công việc ở ô II
để lên kế hoạch thực hiện
9/10/2019 Editor: Ngan Huynh 12

13. Một số việc nên làm trong ô II
• Thiết lập mục tiêu đúng đắn và lên kế hoạch thực hiện
• Xây dựng các mối quan hệ
• Đọc sách nâng cao hiểu biết, rèn luyện tâm hồn
• Chơi thể thao rèn luyện sức khỏe
• Tham gia một lớp học để nâng cao kỹ năng
• …
9/10/2019 Editor: Ngan Huynh 13

14. Ô II
Việc quan trọng nhưng
không khẩn cấp
• Đặt mục tiêu theo nguyên tắc SMART, nguyên tắc 3P
• Lập kế hoạch thực hiện hàng tháng, hàng tuần và hàng ngày.
• Mỗi ngày hãy dành nhiều thời gian cho những việc ở ô II
• Phải thật nghiêm túc và kỷ luật với bản thân
9/10/2019 Editor: Ngan Huynh 14

15. 9/10/2019 Editor: Ngan Huynh 15
Nếu không dành nhiều thời gian và thực hiện điều đặn mỗi ngày
những việc ở ô II, một lúc nào đó nó sẽ chuyển qua ô I

16. 9/10/2019 Editor: Ngan Huynh 16
VD: Rèn luyện sức khỏe là việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, bạn cần thực
hiện mỗi ngày.
Tuy nhiên, nếu bạn không làm, đến một lúc nào đó cơ thể không còn khỏe nữa, khi
đó, vấn đề về sức khỏe sẽ trở thành một việc quan trọng và khẩn cấp khiến bạn
phải tìm cách giải quyết ngay lập tức

17. Trong cuộc sống, chúng ta thường
chạy theo những việc khẩn cấp nhiều
hơn là việc quan trọng. Do đó mà
chúng ta luôn cảm thấy cuộc sống của
mình thật bận rộn và không có nhiều
thời gian.
9/10/2019 Editor: Ngan Huynh 17

18. • Chúng ta cũng thường xuyên dành nhiều thời gian cho ô III mà quên mất ô II
• Ô III chứa những việc khẩn cấp (do người khác mang đến cho bạn) nhưng lại
không quan trọng và không giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.
9/10/2019 Editor: Ngan Huynh 18
Ô III
Việc khẩn cấp nhưng
không quan trọng

19. Những việc thường gặp ở ô III như:
- Kiểm tra và phản hồi email
- Được bạn bè, đồng nghiệp nhờ giúp đỡ
- Những công việc đồng nghiệp có thể thực hiện thay bạn
- …
9/10/2019 Editor: Ngan Huynh 19
Ô III
Việc khẩn cấp nhưng
không quan trọng

20. Hãy giảm thời gian ở ô III và chuyển qua ô II bằng cách:
- Học cách từ chối đúng lúc
- Trao quyền cho nhân viên, đồng nghiệp thực hiện công việc thay bạn
- Giảm bớt các cuộc họp không cần thiết mà mất nhiều thời gian,…
9/10/2019 Editor: Ngan Huynh 20

21. Ô IV
Việc không khẩn cấp cũng
không quan trọng
• Đây là những việc giúp bạn cảm thấy thư giãn, thoải mái
• Tuy nhiên, đây cũng là những “kẻ cắp thời gian” của bạn, làm bạn
quên đi những mục tiêu quan trọng mà mình đang theo đuổi
9/10/2019 Editor: Ngan Huynh 21

22. Làm các việc ở ô IV khi nào?
“Kẻ cắp thời gian”
Những công việc thường gặp ở ô IV bao gồm:
- Tán gẫu với bạn bè
- Xem TV
- Lướt web
- Sử dụng các trang mạng xã hội: Zalo, Facebook, Instagram,…
- Chơi game,…
Hãy làm những việc ở ô IV khi bạn đã hoàn thành các ô còn lại
9/10/2019 Editor: Ngan Huynh 22

23. Dựa theo mức độ Khẩn cấp và Quan trọng, có 3 nhóm công việc
được thực hiện mỗi ngày
A: PHẢI LÀM (Việc vừa khẩn cấp vừa quan trọng)
B: NÊN LÀM (Hoặc khẩn cấp hoặc quan trọng)
C: CÓ THỂ LÀM (Các công việc thường nhật)
Sắp xếp các nhóm công việc này vào kế hoạch làm việc hàng ngày của
bạn và phân chia thời gian cho những công việc đó.
9/10/2019 Editor: Ngan Huynh 23

24. 9/10/2019 Editor: Ngan Huynh 24
A
PHẢI LÀM
B
NÊN LÀM
C
CÓ THỂ LÀM
Hẹn gặp khách hàng Chuẩn bị tài liệu cho cuộc
họp ngày mai
Hẹn gặp bạn bè để trò
chuyện
Nộp báo cáo trước 12g
trưa nay
Học mới 5 từ vựng tiếng
Anh
Dọn dẹp phòng
… … …
3 nhóm công việc được thực hiện mỗi ngày
Ví dụ:

25. Điều duy nhất bạn cần làm là phải thật sự quyết tâm, kỷ luật và nghiêm
khắc với chính mình – có như vậy bạn mới hoàn toàn làm chủ thời gian và
đi trên con đường thành công của chính mình.
9/10/2019 Editor: Ngan Huynh 25
Những ai có thể nắm bắt và sử dụng Ma
trận quản lý thời gian một cách thành
thạo, người đó có thể làm chủ được thời
gian, công việc và cuộc sống của mình
một cách dễ dàng.

26. Thông tin tham khảo
9/10/2019 Editor: Ngan Huynh 26
https://www.trainingstore.vn
https://www.workingskills.net

27. Người thực hiện
9/10/2019 Editor: Ngan Huynh 27
Huynh Kim Ngan (Ms) – HR Executive
Email: nganhuynh@talentmind.edu.vn
Mobile: 056 382 0207
Tel: (028) 6258 4389