Berkaitan dengan bagaimana administrasi di bidang kemahasiswaan dapat diefisienkan sehingga memudahkan mahasiswa mengelola adminstrasi kegiatan kemahasiswaan.

1. MANAJEMEN ADMINISTRASI
KEMAHASISWAAN
Najihmuh@trisakti.ac.id
Disampaikan dalam HMTE
8 Desember 2023

2. Administrasi organisasi mahasiswa
• Perencanaan: Kegiatan perencanaan meliputi penyusunan
program kerja, anggaran, dan jadwal kegiatan.
• Pelaksanaan: Kegiatan pelaksanaan meliputi pelaksanaan
program kerja, anggaran, dan jadwal kegiatan.
• Evaluasi: Kegiatan evaluasi meliputi penilaian terhadap
pelaksanaan program kerja, anggaran, dan jadwal kegiatan.
Kegiatan administrasi organisasi mahasiswa sangat
penting untuk dilakukan agar organisasi mahasiswa
dapat berjalan dengan lancar dan efektif. Kegiatan
administrasi organisasi mahasiswa dapat membantu

3. contoh kegiatan administrasi organisasi
mahasiswa:
• Penyusunan program kerja: Program kerja adalah dokumen yang
berisi rencana kegiatan yang akan dilakukan oleh organisasi
mahasiswa dalam jangka waktu tertentu. Program kerja disusun
berdasarkan tujuan dan sasaran organisasi mahasiswa.
• Penyusunan anggaran: Anggaran adalah dokumen yang berisi
perkiraan biaya yang akan dikeluarkan oleh organisasi mahasiswa
untuk melaksanakan program kerja. Anggaran disusun berdasarkan
program kerja dan sumber daya yang tersedia.
• Penyusunan jadwal kegiatan: Jadwal kegiatan adalah dokumen
yang berisi daftar kegiatan yang akan dilaksanakan oleh organisasi
mahasiswa beserta waktu pelaksanaannya. Jadwal kegiatan disusun
berdasarkan program kerja dan anggaran.

4. contoh kegiatan administrasi organisasi
mahasiswa: (lanjutan)
• Pencatatan keuangan: Pencatatan keuangan adalah kegiatan yang
dilakukan untuk mencatat semua transaksi keuangan yang dilakukan
oleh organisasi mahasiswa. Pencatatan keuangan dilakukan dengan
menggunakan buku kas atau software akuntansi.
• Pelaporan keuangan: Pelaporan keuangan adalah kegiatan yang
dilakukan untuk melaporkan semua transaksi keuangan yang
dilakukan oleh organisasi mahasiswa kepada anggota organisasi
mahasiswa. Pelaporan keuangan dilakukan secara berkala, yaitu
setiap bulan, semester, atau tahun.
• Pengelolaan sekretariat: Sekretariat adalah ruangan yang
digunakan oleh organisasi mahasiswa untuk melakukan kegiatan
administrasi. Sekretariat harus dikelola dengan baik agar organisasi
mahasiswa dapat bekerja dengan nyaman dan efektif.

5. contoh kegiatan administrasi organisasi
mahasiswa: (lanjutan)
• Pengelolaan inventaris: Inventaris adalah barang-barang yang
dimiliki oleh organisasi mahasiswa. Inventaris harus dikelola
dengan baik agar organisasi mahasiswa dapat bertanggung
jawab atas barang-barang yang dimilikinya.
• Pengelolaan dokumentasi: Dokumentasi adalah kumpulan
dokumen yang berisi informasi tentang kegiatan organisasi
mahasiswa. Dokumentasi dapat berupa foto, video, laporan,
dan lain-lain. Dokumentasi harus dikelola dengan baik agar
organisasi mahasiswa dapat menyimpan informasi tentang
kegiatannya.

6. Diagram Alir Pengurusan Proposal di Usakti

11. Himpunan  Parlemen  Himpunan  disetujui/diketahui Kajur  WD3 ikuti
FlowChart
BEM  Parlemen  WD3 ikuti FlowChart
Parlemen  WD3 ikuti FlowChart
Undangan ke Kajur/Kaprodi/Dekanat/Dekan:
1) Secara resmi melalui surat terkait dengan kegiatan yang ada.
2) Sebagai pengingat perlu juga menyampaikan undangan menggunakan
Whatsapp
Prosedur Peminjaman Ruangan/Perlengkapan:
1) Untuk internal FTI:Setelah proposal disetujui di tingkat Fakultas,
peminjaman ruangan ditujukan ke WD2, dengan mengetahui & disetujui
WD3
2) Untuk Eksternal (di luar FTI) namun masih di dalam Universitas Trisakti:
untuk peminjaman Gedung/lahan setelah keluar SIK surat peminjaman
ditujukan ke BAMA. GEMA ijin Ke BAMA,

12. Terkait Keuangan Kegiatan:
1) DKM ke Parlemen
2) DPM jika disetujui maka pencairan ke Bendahara ORMAWA, kecuali
PARLEMEN ke Ketua Parlemen

14. Peranan Teknologi Informasi
dalam Masalah Organisasi
Kemahasiswan
Najihmuh@trisakti.ac.id

17. Saat ini Perkembangan Organisasi tidak terlepas
dari Perkembangan Teknologi Informasi

30. Pemanfaatkan Email untuk Mailing List untuk
mendukung Administrasi & Komunikasi Organisasi

31. Pemanfaatkan Aplikasi Survei untuk mengenali
kebutuhan Mahasiswa: Google Form

32. Penggunaan layanan Cloud yang mendukung
kinerja organisasi seperti Google Docs untuk
kolaborasi pembuatan dokumen & Google Form
untuk Survei

34. Penggunaan medsos sebagai sarana belajar hal
baru, berinteraksi dan menerima umpan balik dari
Netizen

35. Peran Mahasiswa untuk Memberdayakan
Masyarakat

36. Contoh: Kampanye Digital

37. Mengelola Media Sosial
Buffer.com

38. Berkomunikasi dengan Newsletter
Contoh: mailchimp.com

40. Kolaborasi

41. Manajemen Organisasi
Trello.com