Digihuolesi kaikki heitä! 5 käytännön digihaastetta ja ratkaisua / Karoliina Kettukari / Alma Talent Assistentti Forum 2020 / 28.9.2020

1. 60.1699°N
24.9384°E
Karoliina Kettukari
Modern Work Lead, Meltlake
Assistentti Forum 28.9.2020
Digihuolesi kaikki heitä!
5 käytännön digihaastetta ja ratkaisua

2. meltlake°
KAROLIINA KETTUKARI
Sisäisen viestinnän, tiimityöskentelyn ja
johtoryhmätyöskentelyn kehittäminen
@kettukari
a company by

3. meltlake°
Karoliina Kettukari / Assistentti Forum 2020
TERVETULOA!
1) Mitä tehdä, kun työkalujen paljous ahdistaa ja
käyttöönotto on jäänyt puolitiehen?
2) Miten ja missä hallinnoin fiksusti omia tehtäviäni?
3) Miten selätän sähköpostikaaoksen?
4) Miten voisin helpottaa yhteisten materiaalien
päivittämistä ja jakamista?
5) Kuinka pysyn itse mukana digitaalisessa kehityksessä?

4. 60.1699°N
24.9384°E
meltlake°
Mitä tehdä, kun työkalujen paljous
ahdistaa ja käyttöönotto on jäänyt
puolitiehen?
Karoliina Kettukari / Assistentti Forum 2020
01°

5. meltlake°
Karoliina Kettukari / Assistentti Forum 2020
Tyypillinen tilanne syksyllä 2020

6. meltlake°
Karoliina Kettukari / Assistentti Forum 2020
Tyypillinen tilanne syksyllä 2020
• Työ siirtynyt osittain tai kokonaan pois toimistolta
• Etätyötavat ja –välineet otettiin käyttöön suunnittelematta
• Käytössä on sekä vanhoja että uusia välineitä
• Vanhat ja uudet tavat tehdä töitä sekoittuvat
• Yhteisiä pelisääntöjä ei ole

7. meltlake°

8. meltlake°

9. meltlake°
Karoliina Kettukari / Assistentti Forum 2020
Mitä voin tehdä?
• Tartu toimeen!
• Mikä työvälineissä on hankalinta?
• Kysy apua työkaverilta, IT-osastolta
• Googleta ohjeita, katso videoita
• Luovu ylimääräisistä kanavista ja välineistä,
jos voit
• Auta ja ohjeista kollegoitasi
• Ole kärsivällinen – tilanne on uusi kaikille
Mitä voimme tehdä?
• Koulutukset ja ohjeet
• Yhteiset pelisäännöt
• Oma tiimi
• Koko organisaatio
• Kuka vastaa työvälineistä?

10. 60.1699°N
24.9384°E
meltlake°
Miten ja missä hallinnoin fiksusti
omia tehtäviäni?
Karoliina Kettukari / Assistentti Forum 2020
02°

11. meltlake°

12. meltlake°
Karoliina Kettukari / Assistentti Forum 2020
Kynä ja paperi
• Saatavilla vain yhdessä
paikassa
• Ei voi yhdistellä tai
monistaa helposti
• Ei versiohistoriaa
• Ei voi jakaa helposti
• Luova: teksti, piirrokset,
viivat, laatikot, kuvat…
• Fyysinen muistijälki
• Fyysinen merkki
valmistumisesta
• Muistivihot
• Post it –laput
• Bullet Journal
• Miellekartat

13. meltlake°
Karoliina Kettukari / Assistentti Forum 2020
Sähköinen kalenteri
• Työstövarauksista
luopuu helposti, mikä
johtaa kiireeseen
• Tehtäviä ei voi jakaa
muille
• Voit yhdistää monta
kalenteria samaan
näkymään
• Ajankäyttö hahmottuu
konkreettisesti
• Sähköposteista voi
tehdä tehtäviä
• Outlook
• Google
• iCal

14. meltlake°
Karoliina Kettukari / Assistentti Forum 2020
Sähköiset muistikirjat
• Sähköinen kaaos syntyy
vielä helpommin kuin
fyysinen kaaos
• Vaatii hetken, jotta
löytää oman tavan
tehdä muistiinpanoja
sähköisesti
• Mukana missä tahansa
(jos tallennettu pilveen)
• Versiohistoria
• Helppo muokata, voi
hyödyntää myös
kosketusnäyttöä
• Helppo jakaa koko
muistio tai osa siitä
• OneNote
• EverNote
• Sticky Notes
• Word-dokumentti

15. meltlake°
Karoliina Kettukari / Assistentti Forum 2020
Tehtävälistasovellukset
• Tehtävälistan
hallinnointi saattaa
jäädä puolitiehen
• Monta sovellusta =
monta listaa joista
huolehtia
• Esim. To Do: samassa
ekosysteemissä omat tehtävät,
tiimin tehtävät, työtehtävät ja
henkilökohtaiset tehtävät
• Sama näkymä kännykässä ja
mobiilissa
• Älyä: paikkasidonnaiset
muistutukset
• Microsoft To Do
• Google Tasks
• Mac Reminders
• Lukuisia sovelluksia

16. meltlake°
Karoliina Kettukari / Assistentti Forum 2020
Testaa rohkeasti ja
löydä oma valintasi!

17. 60.1699°N
24.9384°E
meltlake°
Miten selätän sähköpostikaaoksen?
Karoliina Kettukari / Assistentti Forum 2020
03°

18. meltlake°
Karoliina Kettukari / Assistentti Forum 2020
”Apua!
Sähköposteja
tulee ihan liikaa!”

19. meltlake°
Karoliina Kettukari / Assistentti Forum 2020
Poistu turhista uutiskirjeistä ja
postituslistoilta.

20. meltlake°
Karoliina Kettukari / Assistentti Forum 2020
Luo sääntöjä (Rules), joilla ohjaat
sähköposteja automaattisesti eri kansioihin
tai valitset muita toimintoja.

21. meltlake°
Karoliina Kettukari / Assistentti Forum 2020
Kokoa sähköpostin kautta tulevat
tehtävät samaan paikkaan, missä
muutkin tehtäväsi ovat.

22. meltlake°
Karoliina Kettukari / Assistentti Forum 2020
Keskitä viestintä esimerkiksi
Teamsiin tai Slackiin.
Keskustele kollegoiden kanssa
viestinnän kanavista.

23. meltlake°
Poistu turhista
uutiskirjeistä ja
postituslistoilta.
”Apua! Sähköposteja tulee ihan liikaa!”
Luo sääntöjä (Rules),
joilla ohjaat
sähköposteja
automaattisesti eri
kansioihin tai valitset
muita toimintoja.
Keskitä viestintä
esimerkiksi Teamsiin
tai Slackiin.
Keskustele
kollegoiden kanssa
viestinnän kanavista.
Kokoa sähköpostin
kautta tulevat
tehtävät samaan
paikkaan missä
muutkin tehtäväsi
ovat.
Karoliina Kettukari / Assistentti Forum 2020

24. 60.1699°N
24.9384°E
meltlake°
Miten voisin helpottaa yhteisten
materiaalien päivittämistä ja
jakamista?
Karoliina Kettukari / Assistentti Forum 2020
04°

25. meltlake°
Karoliina Kettukari / Assistentti Forum 2020
Yhdestä tiedostosta
Yksi versio
Yhdessä paikassa
Tiedostonhallinnan ykkössääntö:

26. meltlake°
Karoliina Kettukari / Assistentti Forum 2020
Tallenna tiedostot paikkaan, jonne
muillakin on pääsy.
Suosi pilvitallennusta, jos se on
mahdollista.
• Teams-tiimit, M-Files, Google Drive, Dropbox
• Jaettu verkkolevy
• Noudata aina organisaation sääntöjä tiedon tallentamiseen!

27. meltlake°
Karoliina Kettukari / Assistentti Forum 2020
Jaa sähköpostissa linkkejä
tiedostoihin, älä itse tiedostoja.
• Linkeillä voit määritellä esimerkiksi kuka tiedoston pystyy
avaamaan, saako sitä muokata, saako tiedostoa ladata ja
kauanko linkki on voimassa

28. meltlake°
Karoliina Kettukari / Assistentti Forum 2020
Työstäkää tiedostoja yhdessä,
yhtä aikaa.
• Onnistuu pilveen tallennetuilla tiedostoilla
• Esitysten ja kokousmuistioiden tekeminen ja muokkaaminen
on helpompaa ja nopeampaa yhdessä!
• Jakakaa vastuualueet selkeästi

29. meltlake°
Askeleita helpompaan
tiedostojen hallintaan
Tallenna tiedostot paikkaan,
jonne muillakin on pääsy.
Suosi pilvitallennusta, jos se
on mahdollista.
Jaa sähköpostissa linkkejä
tiedostoihin, älä itse
tiedostoja.
Työstäkää tiedostoja yhdessä,
yhtä aikaa.
Karoliina Kettukari / Assistentti Forum 2020
Bonusvinkki: monen
hyväksyntätyönkulun
pystyy automatisoimaan!

30. 60.1699°N
24.9384°E
meltlake°
Kuinka pysyn itse mukana
digitaalisessa kehityksessä?
Karoliina Kettukari / Assistentti Forum 2020
05°

31. meltlake°
Karoliina Kettukari / Assistentti Forum 2020
Niin paljon uutta, niin vähän aikaa
• Monessa ohjelmassa on oma ”uutuudet”-osio
• Esimerkiksi Teamsissa Ohje: Uutta / Help: What’s new
• Ilmaisia webinaareja, blogeja ja YouTube-videoita löytyy valtavasti
• Teams-maailmasta selkeästi englanniksi esim. Matt Wade ja
Tracy van der Schyff
• Twitter on nopein ja tehokkain tietopankki, mutta vaatii totuttelua
Bonusvinkki: luokaa Teams-tiimi (tai Yammer-ryhmä, Slack-kanava,
Facebook Workplace –ryhmä) jossa keskustelette ja jaatte tietoa
aiheen ympärillä koko organisaation kesken. #sharingiscaring

32. meltlake°
60.1699°N
24.9384°E
Thank you!
Karoliina Kettukari
karoliina.kettukari@meltlake.com
Kiitos! 🖤