1. Een mogelijke oplossing voor relatiebeheer
In een school vinden veel activiteiten plaats die gericht zijn op contact met de
buitenwereld: beroepsgerichte en maatschappelijke stageactiviteiten, opdrachten uit
het bedrijfsleven, projecten met partnerorganisaties en sponsoren. Veelal hebben
verschillende personen vanuit de school contact met één externe partij.
Miscommunicatie ontstaat gemakkelijk. Bijvoorbeeld als gevolg van onduidelijkheid
over de proceseigenaar.
Google Apps Documenten kan een instrument voor efficiënt en effectief relatiebeheer
zijn. Het is een voorbeeld van cloud computingi
.
De voordelen die Google Inc. zelf aangeeftii
:
• snel maken, bewerken en uploaden van documenten
• openen en bewerken vanaf elke locatie
• wijzigingen delen in real time
• gratis i.g.v. Google Apps Educationiii
Voordelen t.o.v. het bijhouden van afzonderlijke Word- en Excel-documenten:
• structurering van activiteiten (meer inzicht)
• coördinatie van contacten met externen (geen doublures of hiaten)
• veiligheid: het over en weer sturen van opdrachten (URL’s) i.p.v. bestanden
Voordelen t.o.v. het opzetten van een database:
• geen kosten voor ontwerp & bouw
• minimale ondersteuning van IT-afdeling bij installatie
• geen speciaal personeel (dedicated) voor onderhoud nodig
Algehele nadelen:
1. afhankelijkheid van een externe partijiv
2. privacygevoelige informatie mogelijk makkelijker in handen van onbevoegdenv
Het eerste nadeel speelt ook bij het opzetten van een database, echter de school is
dan opdrachtgever en kan als zodanig meer invloed uitoefenen; gratis impliceert
doorgaans minder rechten, bijvoorbeeld in geval van herstelclaims bij corrupte data.
Daar staat tegenover dat Google bijzonder gevoelig is voor reputatieschade.
Overkomelijk wordt dit bezwaar doordat gebruikers regelmatig up- en downloads van
documenten zullen maken. Bij een eventuele calamiteit is de laatst gemaakte
download snel gevonden (via interne mail of telefonische navraag).
Het tweede nadeel komt voort uit het eerste en is meer fundamenteel van aard.
Gebruikers van Google Apps Documenten kunnen de gevolgen van schending van de
persoonlijke levenssfeer en eventueel misbruik voorkomen door in gezamenlijke
documenten geen kwalitatieve oordelen over relaties op te nemen. En personaliavi
alleen als dat schriftelijk en expliciet voor Google Apps is toegestaan.vii
In alle gevallen – separate MS Office-docs, een database, Google Apps Education - is
aanvullende instructie van gebruikers noodzakelijk. De instructie van superusers zal
in het (eerste en) laatste geval beperkt kunnen blijven tot twee uur. Supergebruikers
zijn de deeltijd-beheerder en gebruikers van een intern bureau plus enkele mentoren.
De instructie van de andere gebruikers vergt hooguit één dagdeel.
Voor de uitvoering zij verwezen naar de sectie Snel aan de slag met Google Appsviii
.

2. i
Cloud computing is the provisioning and management of applications, information, and data as a service.
(http://www.ignitionmsp.com/category/msp-blog/)
ii
http://tiny.cc/18t93
iii
Google Apps Education biedt grotendeels dezelfde functies als Google Apps Professional en is gratis beschikbaar
voor onderwijsinstellingen en non-profitorganisaties. Zie ook http://www.google.com/a/help/intl/nl/edu/index.html
iv
Zie http://www.google.com/a/help/intl/nl/edu/index.html: “...En het mooiste is dat alles wordt gehost door Google’
v
GOOGLE APPS EDUCATION EDITION AGREEMENT: 1.7. Data Transfer. As part of providing the Service, Google
may store and process Customer Data in the United States or any other country in which Google or its agents
maintain facilities. By using the Services, Customer consents to this transfer, processing and storage of Customer
Data.
vi
Religie, huidskleur, kleur ogen enz. Indien het gebruik van onveranderlijke persoonlijke gegevens - en kwalitatieve
oordelen - in gezamenlijke documenten evenwel gewenst zou zijn, dan biedt een database met strikte autorisaties
nauwelijks meer zekerheid. Beveiliging zal altijd op het niveau van de gebruiker moeten liggen. Overigens iets wat
ook binnen Google Apps Documenten mogelijk is: integratie met aangepaste aanmeldingsprocedures en/of
geavanceerde verificatie (SecureID).
vii
Opmerking red.: NAW-gegevens en feitelijke opmerkingen over relaties volstaan.
viii
http://www.google.com/a/help/intl/nl/admins/resources/setup/