slides tentang pengurusan projek

1. 2.1.5 Analisis Perancangan Projek dan Jadual
Kerja
1
Analisis
Perancangan
Projek dan Jadual
Kerja
• Merujuk kepada segala aktiviti yang terlibat
semasa dalam pembangunan projek.
• Perkara utama ialah menyediakan jadual
kerja.

2. 2
Garis
Panduan
Menyediakan
Jadual
Kerja
Menentukan aktiviti jadual
Susunan aktiviti
Anggaran sumber diperlukan
untuk sesuatu aktiviti
Anggaran tempoh masa untuk sesuatu aktiviti
Pembangunan jadual
Anggaran kos dan penyediaan bajet

3. 3
1. Menentukan aktiviti jadual
• Menentukan skop kerja mengikut Struktur Pecahan Kerja yang telah
ditetapkan.
• Sebagai contoh, seorang pereka bentuk ditugaskan untuk mendapatkan lakaran,
mengukur, menanda, memotong dan mencantum.
2. Susunan aktiviti
• Menyusun aktiviti yang perlu dilakukan dahulu.
• Sebagai contoh, lakaran sesuatu projek perlu dibuat terlebih dahulu sebelum
menyediakan bahan untuk membuat projek.
3. Anggaran sumber diperlukan untuk sesuatu aktiviti
• Meneliti anggaran sumber yang diperlukan seperti sumber manusia, bahan dan
peralatan.

4. 4
4. Anggaran tempoh masa untuk sesuatu aktiviti
• Anggaran tempoh masa setiap aktiviti bergantung kepada mudah atau
kompleks sesuatu tugasan.
5. Pembangunan jadual
• Jadual kerja perlu disertakan dengan tempoh masa dalam bentuk mingguan
atau bulanan.
• Aktiviti atau proses kerja disusun mengikut keutamaannya.
6. Anggaran kos dan penyediaan bajet
• Melibatkan pengiraan kos modal yang diperlukan seperti kos bahan, alatan,
upah dan kos overhed.
• Bajet perlu disediakan bagi mengehadkan lebihan kos modal.

5. 2.1.6 Penyediaan Anggaran Kos
5
Penyediaan
Anggaran
Kos
• Proses ini dilakukan oleh perunding bahan.
• Perunding bahan bertanggungjawab untuk menyediakan peruntukan
kewangan kepada pereka bentuk sebelum mereka bentuk produk.
Kaedah Penyediaan
Anggaran Kos
Kaedah unit/kuantiti Konsep SMART

6. 6
Kaedah unit/
kuantiti
Anggaran kos mengikut kuantiti sesuatu barangan atau
perkhidmatan
Kaedah ini tidak berapa tepat dan tidak mengambil kira
keseluruhan kos barangan yang terlibat seperti kos penghantaran
Kaedah ini pantas dan mudah difahami
Contoh pengiraan:
Kos satu barangan = RM200.00
Jumlah permintaan = 50 buah
Kos anggaran awal = RM10 000 (RM200 x 50)

7. 7
Konsep SMART
• Specify
✓Iaitu penetapan tujuan atau objektif projek
S
• Measureable
✓Iaitu pengukuran pengagihan kewangan dalam kos-kos yang terlibat
M
• Attainable
✓Bermaksud projek itu boleh dilaksanakan dari sudut keupayaan kewangan dan tenaga
kerja
A
• Realistic
✓Mewakili kesesuaian dengan kehendak pengguna dan dianalisis sama ada kehendak
mereka mencapai tujuan projek
R
• Time-bound
✓Bermaksud masa dan sumber kewangan mencukupi untuk menyiapkan projek itu
T

8. 8
Contoh Aplikasi SMART
• Tujuan projek
S
Nama projek : Bakul serba guna
Tujuan : Hadiah Hari Guru
Bilangan : 100 unit
Sasaran : Guru Sekolah Menengah
• Pengukuran pengagihan kewangan
M
(a) Kos bahan dan alat

9. 9
Bil. Bahan Kuantiti Kos seunit (RM) Jumlah (RM)
1 Kertas warna 100 keping 1.50 150.00
2 Kertas warna lutsinar 50 keping 0.50 25.00
3 Glu 3 tiub 3.00 9.00
4 Cat penyembur 2 tin 6.00 12.00
5 Riben 2 gulung 3.00 6.00
6 Labuci 2 paket 3.00 6.00
7 Gunting 1 unit 3.00 3.00
8 Pengokot atau stapler 1 unit 4.80 4.80
9 Pembaris 1 batang 1.20 1.20
10 Pensel 1 batang 1.00 1.00
11 Getah gelung 1 paket 2.00 2.00
Jumlah: 220.00
(b) Kos bahan dan alat
Bilangan pekerja x masa x kadar upah sejam x bilangan hari
5 orang x 8 jam x RM5.00 x 2 hari
=RM400
Kos bahan + Kos upah + Kos overhed

10. 10
(c) Kos overhed
Jumlah kos modal
Kos bahan + Kos upah + Kos overhed
RM220.00 + RM400.00 + RM26.00 = RM646.00
Kos pengeluaran untuk sebuah bakul serba guna = RM646.00 ÷ 100
= RM6.46
Kos jualan
Kos modal + Peratus keuntungan
RM6.46 + RM6.46 (100% keuntungan)
Kos jualan = RM12.92
Perkara Kos/hari (RM) Jumlah (RM)
Bil elektrik 7.00 14.00
Bil air 4.00 8.00
Bil telefon 2.00 4.00
Jumlah 26.00

11. 11
• Boleh dilaksanakan dan dicapai
A
Kos jualan − kos modal = keuntungan
RM12.92 − RM6.46 = RM19.38
• Kesesuaian dengan kehendak pengguna
R
Pastikan projek selari dengan tujuan dan keperluan pelanggan telah dibuat analisis melalui
perbandingan harga dengan produk yang seakan-akan sama dalam pasaran. Ini adalah untuk
memastikan produk itu memenuhi keperluan pelanggan dan harga tidak terlalu tinggi.
• Tempoh masa dan sumber kewangan
T
Tempoh masa dan sumber kewangan untuk menyiapkan sesuatu projek berada dalam skop
tugasan. Antara maklumat yang memberi panduan tempoh masa ialah Tarikh mula dan tarikh
akhir.

12. 2.1.7 Pembentukan Kumpulan Kerja
Berdasarkan Tugas dan Peranan
12
Kumpulan
Kerja
• Merujuk kepada ahli pasukan yang bekerjasama dalam
sesuatu unit untuk menyiapkan pembinaan projek.
• Setiap ahli akan memainkan peranan penting dalam
melaksanakan tugasan masing-masing.

13. 13
Individu
• Kurang tekanan
• Memikul tanggungjawab bersama ahli
kumpulan yang lain
• Tanggungjawab sesuatu tugas
dibahagikan mengikut kepakaran
masing-masing
• Pengiktirafan dikongsi bersama-sama
• Setiap ahli pasukan boleh
mempengaruhi ahli lain
• Pengetahuan dan pengalaman boleh
dikongsi bersama-sama
Pasukan
• Mendapatkan hasil yang optimum
• Hubungan silaturahim sesame ahli
semakin utuh
• Berlaku komunikasi secara terbuka
• Kerjasama yang menyeluruh
• Menggunakan sumber dengan
berhemah dan secara maksimum
• Meningkatkan motivasi ahli pasukan
Kelebihan Pembentukan Kumpulan Kerja

14. 14
• Tugasan untuk setiap bahagian adalah berbeza-beza dan tidak bertindih.
• Mengandungi elemen-elemen tugasan dan peranan setiap ahli kumpulan.
• Dapat mewujudkan nilai kerjasama, menjimatkan masa dan mengurangkan
kos.
Jadual
Struktur
Pecahan
Kerja
Perkara yang Perlu Diberi Perhatian dalam Membentuk Kumpulan
• Tugas yang mencabar perlu diberikan kepada ahli pasukan supaya ahli
pasukan dapat memberikan sumbangan yang optimum.
• Pihak pengurusan harus mengenal pasti identiti individu dan memberi
tugasan yang selaras dengan kemampuan mereka.
(A)
Memberi
tugas
yang
mencabar

15. 15
(B)
Pembentukan
Individu
Pemilihan
Memilih seorang individu yang mempunyai
kemahiran yang tepat dalam menjalankan tugasnya.
Individu tersebut haruslah memainkan peranan
penting dalam pasukan.
Latihan
Latihan perlu diberikan kepada setiap individu
dalam pasukan. Latihan ini bertujuan untuk
meningkatkan lagi kemahiran, komunikasi dan lain-
lain kemahiran yang diperlukan dalam pembinaan
sesuatu produk.
Ganjaran
Merupakan satu bentuk pengiktirafan kepada
individu di atas kesungguhan yang ditunjukkan
terhadap sesuatu kerja. Pengiktirafan di antara
individu akan menggalakkan persaingan sihat di
kalangan ahli pasukan.

16. 16
Langkah
Pembentukan
Pasukan
yang
Berkesan
Bilangan ahli pasukan yang tidak terlalu ramai
Pelaksanaan latihan yang berterusan
Menjelaskan matlamat pasukan
Sistem ganjaran yang menarik dan sistematik
Menggunakan pengukur prestasi yang sesuai
Menggalakkan penyertaan ahli pasukan
Melaksanakan aktiviti pembentukan pasukan
Kepelbagaian ahli dalam pasukan
Memilih ahli pasukan dengan teliti