1. PROJECT MANAGEMENT
KELOMPOK 3 :
Eric Teguh ariyanto
Erlangga
Rika Ayu Hermawati
Gagat Bangun Karyadi
Anggi Ayu Meidamara
Masniari Harahap
Kukuh Wicaksono
Ryan
Anita Riska
Dwi Ayu
Fradyarana

2. Materi
• Menjelaskan tentang project dan project manager, dan perbedaan antara
project dan proses manajemen
• Menjelaskan penyebab gagalnya sistem informasi dan project teknologi
• Menjelaskan kompetensi dasar yang harus dimiliki oleh project manager
• Menjelaskan fungsi dari project management
• Perbedaan antara PERT and Gantt sebagai alat dari project management
• Menjelaskan tata cara project manajemen software
• Menjelaskan 8 kegiatan dalam project manajemen
• Menjelaskan joint project planning beserta aturannya dalam project
manajemen
• Menjelaskan scope dan mendokumentasikan statement of work ke document
scope
• menggunakan work breakdown structure untuk membagi suatu projek ke
dalam tugas yang lebih detail
• Memperkirakan waktu pekerjaan dan menemukan ketergantungan tiap
kegiatan (intertask dependencies)
• Membagi sumber daya dan menghasilkan jadwal project dengan Gantt chart.
• Menambahkan pihak yang terlibat ke dalam kegiatan dan mengarahkan tim
dengan beberapa cara
• Menggunakan critical path analysis untuk menyesuaikan jadwal dan resource
allocations sesuai jadwal and penyimpangan budget
• Memanage user expectations suatu project dan menyesuaikan project scope.

4. PROJECT DAN PROJECT MANAGER
• Project : serangkaian kegiatan yang unik,
kompleks, dan daling berhubungan untuk
mencapai suatu tujuan tertentu dan harus
diselesaikan sesuai dengan waktu tertentu,
budget yang tersedia, dan sesuai dengan
spesifikasi.
• Project manager : pelaku yang bertanggung
jawab atas jalannya suatu project dari awal
hingga selesai.

5. Project dan Proses Manajemen
• Project Manajemen : proses of scoping,
planning, staffing, organizing, directing, and
controlling perkembangan yang dapat
diterima suatu sistem dengan minimum
budget beserta keterangan waktu yang
ditetapkan.
• Proses Manajemen : kegiatan
mendokumentasi, memanage, dan secara
bertahap terus meningkatkan proses
pengembangan sistem

6. Project dikatakan Sukses apabila :
Hasil sistem informasi dapat diterima oleh
customer
Sistem selesai tepat waktu sesuai jadwal
Sistem selesai sesuai budget yang tersedia
Proses pengembangan sistem berdampak
kecil terhadap kegiatan bisnis yang sedang
berjalan

7. Penyebab Gagalnya Project
• Gagal menentukan komitmen upper
manajemen terhadap project
• Kurangnya komitmen dari organisasi terhadap
metodologi
• Mengambil jalan pintas dalam seluruh
metodologi
• Manajemen ekspektasi yang kurang baik
– Feature creep– penambahan fitur tertentu terhadap
sistem yang tidak terkontrol
– Scope creep – tidak memperkirakan penambahan
requirement bertahap selama pengerjaan sistem informasi

8. Penyebab Gagalnya Project (lanjt.)
• kurang terhadap budget and jadwal
• Teknik estimasi yang kurang baik
• Terlalu optimis (overoptimism)
• The mythical man-month (Brooks, 1975)
• Kurangnya skill untuk manajemen SDM
• gagal menyesuaikan perubahan bisnis
• Kurangnya sumberdaya
• Gagal “manage to the plan”

9. Kompetensi yang Harus dimiliki
Project Manager
• Business awareness •Anticipation of impact
• Business partner •Resourceful use of
orientation influence
• Commitment to quality •Motivating others
• Initiative •Communication skills
• Information gathering •Developing others
• Analytical thinking •Monitoring and controlling
• Conceptual thinking •Self-confidence
• Interpersonal •Stress management
awareness •Concern for credibility
• Organizational
awareness •Flexibility

10. Fungsi Project Manajemen
• Scoping – setting batas/lingkup suatu project
• Planning – identifikasi kegiatan yang harus
dilakukan untuk menyelesaikan project
• Estimating – identifikasi sumber daya yang harus
ada untuk menyelesaikan project
• Scheduling – mengembangkan rencana untuk
menyelesaikan project
• Organizing – menjelaskan kepada anggota
tanggung jawab dan kewajiban masing-masing.
• Directing – koodinasi project dengan tim
• Controlling – monitoring progress
• Closing – penutupan

11. Project Management Tools
& Techniques
1. Menggunakan Grafik Gantt
2. Menggunakan Diagram PERT

12. Grafik Gantt
• suatu grafik untuk menjadwalkan tugas-tugas, dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili
setiap tugas atau kegiatan.
• Contoh :

13. Contoh lain :
Kegiatan
Melakukan Wawancara
Menyusun Kuisioner
Membaca Laporan Perusahaan
Menganalisis Aliran Data
Memperkenalkan Prototipe
Mengamati Reaksi
Menampilkan Biaya/Keuntungan
Mempersiapkan Proposal
Menyajikan Proposal
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
Ket : Kegiatan yang diselesaikan
Kegiatan yang sebagian telah diselesaikan
Kegiatan yang belum diselesaikan

14. Diagram PERT
• Program Evaluation and Review Techniques (Teknik-teknik revisi dan
evaluasi program).
• Project diwakili lewat simpul jaringan dan tanda panah  dievaluasi 
kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkan jadwal bila diperlukan dan
merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek telah dijalankan.
• PERT dikembangkan tahun 1950-an  proyek nuklir bawah laut Navy’s
polaris amerika serikat, berhasil menghemat waktu perkembangan AL AS
selama dua tahun.
• Efektif jika kegiatan dilakukan secara pararel daripada secara berurutan.
• proyek yang dipilah menjadi skala yang lebih kecil, anggota tim mengerjakan
kegiatan-kegiatan tertentu pada waktu yang sama saat anggota tim lain
mengerjakan tugas mereka sendiri.

15. Diagram PERT
• Contoh suatu kegiatan proyek dengan menggunakan grafik GANTT
A
B
C
D
E
2 4 6 8 10 12 14
• Jadwal diatas diubah ke diagram PERT
A.4 C.4
20 E.6
10 40 50
30 D.4
B.2

16. Diagram PERT
• Terkadang diagram PERT membutuhkan aktivitas-pseudo, yang disebut sebagai
aktivitas jalur kosong, untuk mempertahankan logika atau memperjelas diagram.
A.9 A.9 Jalur Kosong
20
20
10 40 40
Jalur Kosong 10
B.2 30
B.2 30 C.5 C.5
Proyek 2
Proyek 1

17. Project Management Life Cycle
• Metode  menggambarkan bagaimana sebuah
proyek direncanakan, dikontrol, dan diawasi
sejak proyek disepakati untuk dikerjakan hingga
tujuan akhir proyek tercapai.
• Ada 5 tahap kegiatan utama :
- inisiasi;
- perencanaan dan desain;
- pelaksanaan dan konstruksi;
- pemantauan dan sistem pengendalian;
- penyelesaian.

19. Joint Project Planning Strategy
• Joint project planning (JPP) – a strategy in
which all stakeholders attend an intensive
workshop aimed at reaching consensus on
project decisions.

20. Aktifitas 1 : Negotiate scope
Scope yaitu batasan-batasan proyek. Bidang bisnis
yang dimungkinkan memiliki beberapa pertanyaan
dasar diantaranya:
•produk
•kualitas
•waktu
•biaya
•sumber daya
Statement of work yaitu deskripsi dari pekerjaan
yang akan dilakukan sebagai bagian dari suatu
proyek. Memiliki sinonim umum termasuk
pernyataan ruang lingkup, definisi proyek,
gambaran proyek dan dokumen pemahaman.
4-20

21. Statement of work
I. Tujuan
II. Latar Belakang
A. permasalahan, kesempatan
B. sejarah yang mengarah ke permintaan proyek
C. Tujuan dan sasaran proyek Perhatikan
D. deskripsi produk penggunaan blok
III. Batasan bangunan sistem
A. Stakeholders informasi
B. Data
C. proses
D. lokasi
IV. Pendekatan proyek
A. Rute
B. Deliverables
V. Manajerial pendekatan
A. pertimabangan tim
B. manager dan pengalaman
C. pelatihan persayaratan
4-21
(continued)

22. Statement of work
V.
(menyimpulkan)
Manajerial pendekatan (lanjutan)
D. jadwal rapat
E. metode laporan dan frekuensi
F. manajemen konflik
G. batasan manajemen
VI. kendala
A. tanggal mulai
B. Deadline
C. budget
D. teknologi
VII. Perkiraan ballpark
A. jadwal
B. Budget
VIII. Kondisi Satisfaction
A. kriteria sukses
B. Asumsi
C. Resiko
IX. lampiran
4-22

23. Activity 2 – Mengidentifikasi Tugas
Work breakdown
structure (WBS) –sebuah
diagram grafis yang digunakan
untuk menggambarkan para
dekomposisi hirarkis dari proyek ke
dalam fase, kegiatan, dan tugas.
Milestone – adalah kejadian
yang sangat diperlukan pada suatu
project. Milestone menyatakan
suatu peristiwa atau kondisi yang
menandai penyelesaian proyek
utama atau deliverable tugas.
4-23

24. Activity 3 – Perkiraan Jangka Waktu Tugas
• Waktu yang telah berlalu yang diambil untuk
menjadi pertimbangan :
– Efficiency - tidak ada pekerja yang dilakukan pada
100% efisiensi
• Coffee breaks, lunch, e-mail.
• Perkiraan 75%
– Interruptions
• Phone calls, visitors.
• 10-50%
4-24

25. Activity 3 – Perkiraan Jangka Waktu Tugas
1. Memperkirakan jumlah waktu minimum yang diperlukan
untuk melakukan tugas – the optimistic duration (OD).
2. Memperkirakan jumlah maksimum waktu yang
dibutuhkan untuk melakukan tugas – the pessimistic
duration (PD).
3. Memperkirakan expected duration (ED) yang akan
diperlukan untuk melakukan tugas.
4. Menghitung rata-rata tertimbang dari durasi kemungkinan
(D) sebagai berikut:
D = (1 x OD) + (4 x ED) + (1 x PD)
6
OD ED PD
3.33 days = (1 x 2 days) + (4 x 3 days) + (1 x 6 days)
4-25 6

26. Menentukan Intertask Dependensi
• Finish-to-start (FS)— Akhir dari satu tugas
ditenggarai menjadi pemicu mulai lain tugas.
• Start-to-start (SS)— Awal satu tugas memicu
awal lain tugas.
• Finish-to-finish (FF)— Dua tugas harus selesai
pada waktu yang sama
• Start-to-finish (SF)— Awal satu tugas
menandakan akhir dari tugas lain.

27. Memasuki intertask dependensi

28. Strategi Penjadwalan
• Forward scheduling – pendekatan
penjadwalan proyek yang menetapkan sebuah
proyek tanggal mulai dan kemudian jadwal
tugas ke depan dari tanggal mulai.
• Reverse scheduling – sebuah proyek
penjadwalan strategi yang menetapkan
tenggat waktu proyek dan kemudian jadwal
tugas mundur dari tanggal selesai.

29. Jadwal proyek di tampilan kalender

30. Kegiatan 6: Mengerahkan Usaha Tim
• Sumber Pengawasan
• The Deadline: a book by Tom DeMarco.
• The People Side of Systems: a book by Keith R.
London.
• The One Minute Manager: a book by Ken
Blanchard and Spencer Johnson
• The One Minute Manager Meets the Monkey: a
book by Kenneth H. Blanchard , William
Oncken, Hal Burrows.

31. Tahap-Tahap Mematangkan TIM
• Forming
(Orientation Stage)
• Storming
(Internal Problem-Solving Stage)
• Norming
(Growth and Productivity Stage)
• Performing
(Evaluation and Control Stage)

32. 10 Petunjuk dalam Memimpin Proyek
1. Selalu konsisten.
2. Berikan dukungan.
3. Jangan membuat janji yg tidak bisa ditepati.
4. Memuji di depan umum; mengkritik secara pribadi.
5. Waspada terhadap titik bahaya moral.
6. Tetapkan tenggat waktu yang realistis.
7. Tetapkan target yang mudah dipahami.
8. Menjelaskan dan menunjukan daripada hanya
melakukan.
9. Jangan hanya mengandalkan laporan status.
10. Selalu mendorong semangat tim.

33. Kegiatan 7: Monitor dan
Pengendalian
• Laporan perkembangan
• Perubahan manajemen
• Harapan manajemen
• Penyesuaian jadwal

34. Contoh Outline untuk Laporan
Kemajuan
 Halaman Sampul
 Nama proyek
 Project Manager
 Laporan
 Ringkasan Progres
 Jadwal analisis
 Analisis anggaran
 Lingkup analisis
 Proses analisis
 Progres grafik Gantt
 Kegiatan analisis
 Pekerjaan selesai sejak laporan terakhir

35.  Masalah Terdahulu dan Lainnya
 Produk dan status
 Membuat produk baru atau merevisi yg
terdahulu
 Rekomendasi
 Penugasan tanggung jawab
 Tenggat waktu
 Masalah baru dan Lainnya
 Solusi
 Rekomendasi
 Penugasan tanggung jawab
 Tenggat waktu
 Lampiran
(termasuk printouts yang relevan dari proyek
manajemen perangkat lunak)

36. Laporan Perkembangan pada
Grafik Gantt

37. Change Management
Strategi formal di mana proses didirikan untuk
memfasilitasi perubahan yang terjadi selama
proyek berlangsung.

38. Change Management
Perubahan dapat merupakan hasil dari berbagai peristiwa dan
faktor seperti:
 Sebuah kelalaian dalam pendefinisian scope awal
 Sebuah kesalahpahaman dari scope awal
 Suatu peristiwa eksternal seperti peraturan pemerintah yang
menciptakan persyaratan baru
 Perubahan Organisasi
 Ketersediaan teknologi yang lebih baik
 Pergeseran di bidang teknologi yang direncanakan yang memaksa
perubahan pada organisasi bisnis, budaya, dan / atau proses
 Keinginan manajemen agar sistem melakukan fungsi yang lebih
 Mengurangi pendanaan untuk proyek atau pengenaan batas waktu
lebih awal

39. Expectations management
• Expectations management matrix
merupakan alat yang digunakan untuk
memahami dinamika dan dampak dari
perubahan parameter proyek.

40. Expectations management
The most important The second most important
The least
important
Can have only
one X in each
row and each
column
4-40

41. Lunar Project Expectations
Management

42. Typical, Initial Expectations
for a Project

43. Adjusting Expectations

44. Changing Priorities

45. Schedule Adjustments -
Critical Path Analysis
• Menggunakan intertask dependensi,
menentukan setiap jalur yang mungkin
melalui proyek.
• Untuk setiap jalur, menjumlahkan durasi
semua tugas yang ada pada jalur.
• Jalur dengan total durasi terpanjang adalah
jalur kritis.

46. • Jalur kritis adalah urutan tugas dengan jumlah
durasi terbesar. Jalur kritis menentukan
tanggal penyelesaian paling awal proyek.
• Waktu slack untuk setiap tugas non-kritis
adalah jumlah delay yang dapat ditoleransi
antara mulai dan waktu penyelesaian tugas
tanpa menyebabkan keterlambatan dalam
seluruh proyek.

47. Jalur kritis ditampilkan dalam warna merah. Hal ini penting karena merupakan
jalan terpanjang dari awal sampai akhir

48. Kegiatan 8 - Menilai Hasil Proyek dan
Pengalaman
• Apakah produk akhir memenuhi atau melebihi
harapan pengguna?
Mengapa atau mengapa tidak?
• Apakah proyek selesai sesuai jadwal?
Mengapa atau mengapa tidak?
• Apakah project selesai sesuai anggaran?
Mengapa atau mengapa tidak?