Mentoroinnin parhaat käytännöt

1. © CxO
CxO
Professional
Oy Mentoroinnin
Best Practice

2. © CxO
CxO mentorointi
Viimeistään viikkoa ennen
tapaamista / suunnitelman
mukaan
•Aineiston keräys
•Kollegasparraus
•Kuvaaminen
•Tavoitteellinen
•Ad hoc -asiat
•Kehityksen analysointi
•Aineiston keräys
•Kollegasparraus
•Kuvaaminen
•Ad hoc -asiat
•Pikaselvitykset
•Tuki ja turva
A
B
D
E
2

3. © CxO
CxO mentorointi
B
D
E
3

4. © CxO
Aloitus: Tavoiteasetanta/suunnittelu
CxO Best Practice Toimivaksi koettua Ei niin toimivaksi koettua
1. Taustojen selvittäminen: Mikä on
johtanut mentorointiin, kuka on
toimeksiantaja, odotukset…
2. Mentori ja aktori määrittelevät
yhdessä mentoroinnin tavoitteet
ensimmäisessä tapaamisessa.
3. Tavoiteasetannassa voidaan
määritellä mentoroinnin osa-alueet,
mittarit joilla arvioidaan
tavoitteeseen pääsyä, niiden nyky- ja
tavoitetaso, stepit matkalla
tavoitetasoon sekä aikataulu.
Tavoitteet tarkentuvat ja muuttuvat
prosessin edetessä – ensimmäisellä
kerralla ei kannata suunnitella liian
tarkkaan.
4. Sopikaa mentoroinnin luonne eli
onko painopiste johtajassa vai
organisaatiossa ja onko tarpeen
pysähtyä vai laittaa vauhtia rattaisiin.
5. Selvitä aktorin odotukset mentorin
roolista mentorointiprosessin aikana.
Selvittäkää myös mentorin odotukset
aktorin roolista.
• Hyödyntäkää CxO:n profilointityökaluja
tavoiteasetannassa.
• Voitte hyödyntää myös aktorista tehtyjä
muita profilointeja, jos niitä on tehtynä.
• Jos aktorilla on kirjallinen
tavoiteasetanta, vuositavoitteet,
tuloskortti tms., kannattaa niitä
hyödyntää.
• SWOT aktorista
• Yrityksen vuosikello voi auttaa
karsimaan aiheita; oikea asia oikeaan
aikaan
• CxO:n aihelistat täydentävät mentorin
omaa kokemusta aihevalinnassa
• Huomioi aktorien vaihtelevat toiveet
sen suhteen, kuinka tiukasti
noudatettavan kehityssuunnitelman he
haluavat
• Riskien analysointi
• Kirjasuosituslista
• Jokin low-hanging fruit -ratkaisu toimii
erinomaisena luottamuksen
rakentajana
• Seurataan orjallisesti
suunnitelmaa ja malleja – tämä
koskee myös kahlitsevaksi
muuttuvan kehityssuunnitelman
tekemistä – tiukkaa
kehityssuunnitelmaa ei aina
kannata edes tehdä vaikka
tärkeimmät aiheet pitää
kartoittaa
• Mentoroinnin ja headhuntingin
sekoittaminen on vaarallista
4
Huom.Tämävoidaantehdäerillisessätapaamisessa,mutta
todennäköisestitämäonensimmäinsenmentorointitapaamisenpääaihe

5. © CxO
A: Aiheiden valinta
CxO Best Practice Toimivaksi koettua Ei niin toimivaksi koettua
1. Edellisessä tapaamisessa
kirjataan ajatukset ja ne
teemat/asiat, joihin keskitytään
seuraavaksi
2. Noin viikkoa ennen seuraavaa
tapaamista mentori varmistaa
tapaamisen aiheet ja agendan
(kannattaa kirjata ylös
väärinkäsitysten välttämiseksi)
3. Mentori varmistaa, että aiheet
tukevat laadittua
tavoiteasetantaa /
kehityssuunnitelmaa
4. Sisäistä tarve, pelkistä agenda.
• Usein kannattaa lähteä liikkeelle
akuuteimmista tarpeista – low
hanging fruits, quick wins
• Yrityksen vuosikello voi auttaa
karsimaan aiheita; oikea asia
oikeaan aikaan
• Tilannejohtamismallia kannattaa
käyttää hyväksi aiheita valittaessa
• CxO:n aihelistat täydentävät
mentorin omaa kokemusta
aihevalinnassa
• Riskien analysointi
• Kirjasuositukset
• Pitäydytään vain mentorin
suosikkiaiheissa
• Pitäydytään vain aktorin
suosikkiaiheissa
• Vältetään vaikeita aiheita
• Seurataan orjallisesti
suunnitelmaa ja malleja – tämä
koskee myös kahlitsevaksi
muuttuvaa kehityssuunnitelmaa
5
Huom.Ensimmäinenjaviimeinenmentorointikertaeroavat
luonnollisestitässäkuvatusta.

6. © CxO
B: Valmistautuminen
CxO Best Practice Toimivaksi koettua Ei niin toimivaksi koettua
1. Pidä agendaa mukanasi koko
ajan tapaamiseen asti
2. Etsi tai valmistele jokin malli /
artikkeli / viitekehys / tarina
jokaiseen aiheeseen
3. Kysele kollegoilta,
verkostostasi, googleta
4. Hyödynnä CxO:ta
tiedonhaussa, sparrauksessa ja
esitysten laadinnassa
5. Älä ylivalmistele, kalvoja vain
harkiten – kyse ei ole luento-
opetuksesta
6. Toimita asiakkaalle jotain jo
ennen tapaamista
7. Kirjaa aktorin kehitystavoite
seuraavalle tapaamiselle
• Tee aktorille selkeärakenteinen
kansio, johon keräät materiaalia
• Kertaa edellisen tapaamisen asiat
ja lue lähetetyt aineistot vielä
kerran
• Kokoa itsellesi tulevasta teemasta
3-5 asiaa, jotka vähintään pitää
käydä läpi; liikaa ei kannata olla,
jotta keskustelulle ja aktorin
omille aloitteille jää tilaa
• Kun joudut esittämään aktorille
ison aineiston, käy läpi vain sen
pääkohdat (esim ydinkalvot) ja
anna materiaali käyttöön ja
seuraavalla kerralla läpikäytäväksi
– näin vältät luennon
• Pidä aina jokin jokeri hihassa
• Suuri kalvojen määrä
• Liikaa valmistelua yhtä
tapaamista varten. OK vain siinä
tapauksessa, jos sillä on
todennäköistä käyttöä
myöhemmin muuallakin
• Aktorin osaamisen yliarviointi;
varsinkin alussa aktorin on tosi
vaikea tunnustaa mentorille, ettei
hän tunne jotain perusasiaa,
jonka kuvittelee kuuluvan
ammattinsa perusosaamiseen.
6

7. © CxO
C: Mentorointitapaaminen
CxO Best Practice Toimivaksi koettua Ei niin toimivaksi koettua
1. Ole ajoissa oikeassa paikassa
2. Varmista ajankäyttö ja työrauha (varaa
aina ylimääräinen tunti)
3. Kuulut 100 % aktorille tapaamisen
ajan!
4. Varmista tavoite ja agenda
5. Käytä sopivasti aikaa toteutuneen
arviointiin
6. Kuuntele, kuuntele, kysele ja
kommentoi
7. Esitä mielipiteitä, joita perustelet
kokemuksellasi ja tarinoilla
8. Sovi kummankin osapuolen
kotitehtävät, vastuut, viestintä ja
deadline
9. Sovi tapaamisia mahdollisimman
pitkälle etukäteen
10. Käy lopuksi tapaamisen
palautekeskustelu – fokus, hyöty, into.
Kirjaa palaute
11. Oppimispäiväkirjaa kannattaa
hyödyntää ahkerasti – tekee
onnistumisen näkyväksi.
• Kerro tarinoita, jotka auttavat aktoria
hänen haasteessaan
• Jos näytät koneelta jotain, huolehdi, että
aktori näkee vain hänelle tarkoitettua
tietoa
• Käytä monipuolisesti itsellesi luontevia
välineitä (PowerPoint, paperi, fläppitaulu,
puhe, …)
• Alkuun kuulumisten vaihto, sekä työ- että
siviiliasioista. Näistä voi napata aiheen
seuraaville kerroille.
• Vetovastuun voi antaa joskus aktorillekin
• Ole oma luonteva itsesi, älä esitä sellaista
mitä et ole.
• Vaihtele tarvittaessa tapaamispaikkoja
• Suunnittele ajankäyttö aiheiden mukaan,
mutta säilytä joustavuus
• Kill your darlings eli älä astu
mieliaiheidesi ansaan.
• Jos olet käynyt kännyköinesi eri
aikavyöhykkeellä, tarkista kalenterisi.
• Liikaa kerralla – asiakkaan
omaksumiskyky on yleensä
normaali-ihmisen tasolla
• Keskustelun ja ajankäytön
johtaminen liikaa – rönsyt voivat
olla tärkeitä, mutta toistuvat väärät
rönsyt vaarallisia
• Lopussa saattaa tulla liian kiire
toimenpiteiden ja seuraavan
mentoroinnin sopimisessa
• Liiallinen dokumentointi (luottamus
on tekniikkaa tärkeämpää)
• Et mieti oikeasti mitä tehtäviä
lupaat tehdä. Toimenpiteiden tulee
auttaa eteenpäin, mutta ne eivät
ole konsultointi-
projekteja
• Esität osaavasi
kaikesta kaiken!
7

8. © CxO
D: Kotitehtävien teko
CxO Best Practice Toimivaksi koettua Ei niin toimivaksi koettua
1. Varmista kotitehtävät suullisen
sopimisen lisäksi kirjallisesti
(kuka, mitä, milloin, viestintä)
2. Tee helpot ja nopeat tehtävät
heti alta pois
3. Voit toimittaa asiakkaalle
tehtäviä paloissa ja
keskeneräistäkin
4. Kyseenalaista tehtävien
mielekkyys, mutta älä
asiakkaan tietämättä
5. Hyödynnä verkostoasi
6. Hyödynnä CxO:n tukea / omaa
mentoriasi
• Helpot ja nopeat kotitehtävät voi
tehdä jo tapaamispaikalla /
autossa
• Mentorin kotityöt tehty =
laskutuslupa. Silloin tulee tehtyä
kotityöt pois vielä, kun asia on
tuoreena mielessä
• Jos on vaikea/isotöinen tehtävä
kannattaa selkeästi sanoa, että ei
tule tällä/ensi viikolla tms
• Anna jotain hyödyllistä, vaikka
siitä ei olisi sovittukaan
• Pyydä palaute toimittamasti
materiaalista – vastasiko tarvetta
• Unohdat lupauksesi
• Toimitat viime hetkellä tai jopa
myöhässä
• Et tehnyt kunnolla tai et
ymmärtänyt mitä aktori
halusi/tarvitsi
• Käytät liian monimutkaisia/
hienoja malleja,
joiden
omaksumiseen
aktorilla ei ole aikaa
• Olet liian akateeminen –
asiakkaat arvostavat
käytännön asioita!
8

9. © CxO
E: Yhteydenpito
CxO Best Practice Toimivaksi koettua Ei niin toimivaksi koettua
1. Pidä aktorin kanssa yhteyttä
hänelle ja sinulle luontevalla
tavalla
2. Sovi pelisäännöt selkeästi –
myös se, mitä ei kuulu
yhteydenpitoon
3. Älä anna asiakkaan unohtaa
sinua tapaamisten välissä
4. Kummankin puhelinnumerot
kummankin pikavalintoihin
5. Aktorille ei tarvitse vastata heti,
mutta aina
6. Asiakkuuden ja ystävyyden raja
saa hämärtyä, mutta
asiakkuutta ei saa unohtaa
• Jos aktorilla on tiedossa
kipeä/tärkeä asia/päätös, soita tai
kysy sähköpostitse miten meni
• Voit käydä aktorin kanssa silloin
tällöin vain kahvilla tai lounaalla
ilman sen kummallisempaa
agendaa tai tehdä jotain muuta,
joka osoittaa kiinnostuksesi
aktoria kohtaan
• Häiriköit asiakasta
• Unohdat asiakkaan täysin
• Varomattomat kommentit esim.
sosiaalisessa mediassa
9

10. © CxO
Yleisiä onnistumisen edellytyksiä
Muista, että et ole
aktoria parempi, olet
vain joissain asioissa
kokeneempi
Vältä vanhentuneita ja
kiisteltyjä malleja
Keskustele, vältä
luennointia
Käytä huumoria
positiivisesti – älä
vinoile
Älä panttaa tietoasi,
mutta annostele
sopivasti
Lupaa vain sellaista
minkä pystyt pitämään
ja pidä mitä lupaat
”Yksi Totuus” saattaa
johtaa umpikujaan
Älä kehu
saavutuksillasi tai
verkostoillasi
Älä vihjaa mitään
muista asiakkaistasi
Luottamus, luottamus, luottamus!
10

11. © CxO
Mentoroinnin
vaiheet
Mentorointia voidaan lähestyä jakamalla ilmiö neljään erilliseen kehitysvaiheeseen tai -
jaksoon. Kram (1988) oli ensimmäinen, joka esitteli mentoroinnin vuorovaikutussuhteen
kehittymisen neljä vaihetta, jonka jälkeen vain harvat tutkijat ovat pyrkineet
vahvistamaan Kramin teoriaa (ks. esim. Chao 1997). Mentoroinnin neljä vaihetta ovat
1. lähentyminen (initiation)
2. kehittyminen (cultivation)
3. irtautuminen (separation) ja
4. uudelleenmäärittely (redefinition).
(Kram 1988, 48; Chao 1997; Nakari ym. 1998, 21)

12. © CxO
Ensimmäinen kerta
• Ensimmäinen kerta
mentorina
• Ensimmäinen kerta
tämän aktorin
kanssa
• Ensimmäinen kerta
uudessa
tilanteessa aktorin
kanssa (esim.
tehtävä vaihtuu)
Don’t worry – Aktorisi
on tässä asiassa vielä
kokemattomampi
kuin sinä ja on hyvä,
että vähän
huolehditkin!
Don’t worry – Olet
maailman parhaiden
ammattimentoreiden
hellässä huomassa!
12

13. © CxO
Ensimmäinen kerta tämän aktorin kanssa
Lähtökohta
• Haasta myyjää, omaa mentoriasi ja CxO:ta
tarjoamaan sinulle edellytykset onnistua!
• Lue yrityksestä ja aktorista. Tulosta mukaasi
lukemaasi.
• Tutustu toimialaan.
• Kuvaa/ hahmottele jotain, jolla pääsette
liikkeelle
13

14. © CxO
Ensimmäinen kerta tämän aktorin kanssa
Keskustelun mahdollinen kulku – tämä ei siis ole vielä ole ensimmäinen
mentorointitapaaminen
1. Pyydä aktoria kertomaan oma tarinansa.
2. Kerro oma tarinasi korostaen samanlaisia asioita kuin asiakas. Käytä tarinaasi korkeintaan ½ aktorin
käyttämästä ajasta. Ole mieluummin nöyrä kuin itsekehuinen. Älä kuitenkaan ole liian vaatimaton.
3. Viittaa lyhyesti myynnin antamiin aiheisiin, mutta kysy, mikä oikeasti on ajankohtaista.
4. Ota omista vahvuuksistasi aihe tai pari, jotka sopivat mahdollisesti asiakkaalle.
5. Tarkenna kutakin aihetta tekemällä tarkentavia kysymyksiä.
6. Jos koet vähäistäkin heikkoutta jossakin aiheessa, kerro se aktorille (samalla vahvuutesi muissa kasvaa
ikään kuin itsestään). Sano että palataan tähän myöhemmin tai katsotaan siihen toinen mentori.
7. Kysele asiakkaan toiveista prosessin suhteen: aiheiden varmistus, valmistelu, tapaamiset, kotitehtävät ja
yhteydenpito.
8. Sopimuksen allekirjoitus – jos ei jo tehty – ja mentorointiaikojen ja ensimmäisten aiheiden sopiminen
14

15. © CxO
Roolien määritys – Ruksaa ja priorisoi
Mitä haet mentorista?
 Valmentajaa
 Toivon selkeitä tavoitteita
 Sitoudun tavoitteiden saavuttamiseen
 Haluan palautetta
 Esikuvaa
 Kaipaan neuvoja
 Annan mentorin ohjata, mukaudun
 Verkostoa
 Haluan apua kontaktien luomisessa
 Ehdotan itse asioita, josta haluan
keskustella
 Esitän omia näkemyksiäni
 Sparrausta
 Haluan näkemyksilleni vahvistusta
 Olen avoin aiheiden valinnan suhteen
 Olen halukas käsittelemään omia
tunnetilojani
 Muuta, mitä?
 __________________________
 __________________________
Mitä haet mentorista?
15

16. © CxO
Kysymyksiä mentoroinnin apuna
1. Mitä kuuluu? Miksi?
2. Missä olet onnistunut? Miksi?
3. Missä et ole onnistunut? Miksi?
4. Mistä olet ylpeä? Miksi?
5. Mistä olet johdettaviesi osalta ylpeä?
6. Oletko muistanut kehua kollegoitasi? Oletko
huomannut vuorovaikutuksen lain toimivan?
7. Oletko stressaantumattomassa tilassa?
8. Mitä olet tehnyt stressisi vähentämiseksi?
9. Mistä huomaat, että olet stressissä?
10. Mitä tunnuslukunne/mittarinne/KPI:nne
näyttävät? Miksi?
11. Minkälaista palautetta olet saanut
johdettaviltasi/kollegoiltasi/esimieheltäsi/asi
akkailtasi?
12. Oletko pyytänyt palautetta? Miksi et?
13. Oletko rohkaissut palautteen antamiseen?
Miten?
14. Mikä on perustehtäväsi? Johtajana?
15. Miten toteutat perustehtävääsi päivittäin?
Paljonko aikaa käytät siihen päivittäin?
1. Tietävätkö johdettavasi
perustehtävänsä? Miten se näkyy?
Paljonko aikaa he käyttävät siihen?
2. Mikä tekeminen on poissa
perustehtävän tekemisestä? Miksi?
Mitä voit tehdä tilanteen
korjaamiseksi?
3. Mikä on yrityksesi/organisaatiosi
missio? Miten niin et tiedä työelämäsi
2. tärkeintä lausetta?
4. Mikä on yrityksesi/organisaatiosi
visio? Kerro konkreettiset mitattavat
tavoitteet!
5. Miten aiotte edetä vision kuvaamaan
tilaan missio mielessänne? Miten niin
ette ole miettineet
16