Työelämässä tulostavoitteet ja deadlinet painavat päälle. Palavereita on liikaa ja ne ovat tehottomia. Sähköposteihin ja sosiaalisen median tietovirtaan hukkuu. Missä olikaan viimeisin versio raportista tai tarjouksesta? Kuinka saada ote omista työpäivistä ja työtehtävistä?
Ajanhallinta on yksi työelämän ja itsensä johtamisen keskeisimmistä taidoista. Ajanhallinnan avulla saa enemmän tuloksia, ja hallittu ajankäyttö lisää työhyvinvointia, kun kontrollin ja aikaansaamisen tunne lisääntyy.
Tässä esityksessä käsitellään ajanhallintaa yleisesti sekä tarjotaan runsaasti käytännönläheisiä vinkkejä ajanhallinnan tehostamiseksi.
2. 3
Työn tuottavuuden parantamisen keskiössä pitäisi
olla työn sujuvuus ja sisältö
ja mittareina tulisi olla työn tulokset,
ei aika.
Työtehoseura
3. TAVOITTEET
• Antaa vinkkejä ajanhallinnan suunnitteluun ja
seurantaan
• Antaa vinkkejä keskittymiseen ja
tavoitteelliseen työskentelyyn
• Antaa vinkkejä viestintään ja ryhmätyöhön
4
5. MICROSOFT O365
• https://portal.office.com
• Outlook (sähköposti, kalenteri, henkilöt eli
osoitekirja, tehtävät)
• Word, Excel, PowerPoint, OneNote (ns.
toimisto-ohjelmat)
• OneDrive, Sivustot, Delve (dokumenttien
tallennus, jakaminen ja haku, intra)
• Sway (esitykset)
• Yammer (yhteistyöalusta)
6
6. VINKKIEN HYÖDYNTÄMINEN
• Tässä ei käydä yksityiskohtaisesti läpi ohjelmia ja niiden käyttöä
• Kalvojen kuvissa ja teksteissä on käytetty sanastoa, jonka avulla voit tarvittaessa itse hakea
tarkempia ohjeita
• Hyödynnä ohjelmien omaa ohjetta
• Hae ohjeita ja lisävinkkejä hakukoneella
7
7. HARJOITTELE
• Mieti, mitkä ovat omat kehityskohteesi
• Valitse sopiva vinkki tai kaksi, harjoittele niitä
vähintään pari viikkoa sitkeästi
• Valitse sen jälkeen seuraavat vinkit ja
harjoittele
9
8. HÄIRIÖT: TUOTTAVUUSKYYKKY
• Tutkimuksen mukaan keskeytykset vievät 20-
30% toimihenkilön työpäivästä.
• Puolet keskeytyksistä oli häiriöitä, jotka eivät
edistä työtä.
• Häiriöitä vähentämällä on mahdollisuus lisätä
tehollista työaikaa.
10
• Tehokas ja tuottava työ on tehottoman ja
tuottamattoman työn vastakohta.
• Tehoton työ on ponnistelua ilman tuloksia eli
resurssien tuhlausta.
9. #1 VÄHENNÄ HÄIRIÖITÄ
• Ota hälytykset ja merkkiäänet pois käytöstä
• Sähköposti, pikaviestimet, sosiaalinen media
• Käytä pikaviestimen eri tiloja
• Kerro milloin olet tavoitettavissa ja milloin haluat olla rauhassa
• Kunnioita työkaverin työrauhaa
• Sopikaa työyhteisössä säännöt esimerkiksi avokonttorissa
puheluille tai pikapalavereille
11
Häiriöt
10. 12
Outlook:Tiedosto > Asetukset >
Sähköposti
File > Options > Mail > Message Arrival
Skype for Business: Ratas >Työkalut >
Asetukset > Soittoäänet ja äänet
Tools > Options > Ringtones and Sounds
11. 13
Aivot huijaavat meitä luulemaan, että monen asian tekeminen yhtä
aikaa on tehokasta ja palkitsevaa. Todellisuudessa moniajo
(multitasking) alentaa ongelmanratkaisu- ja päätöksentekokykyä.
Vaikutukset vastaavat huonosti nukuttua yötä.
Vaikutukset aivoihin voivat olla pysyviä.
12. #2 VARAA TYÖAIKAA KALENTERIIN
• Älä anna palavereiden täyttää kaikkea työaikaa, varaa kalenteriin työaikaa erilaisten tehtävien
valmisteluun ja viimeistelyyn
• Keskity saamaan valmiiksi tavoittelemasi tehtävät
• Missä tilassa ja olosuhteissa keskityt parhaiten?
• Voitko valita paikan, missä työskentelet?
14
Häiriöt
14. #3 KÄSITTELE SÄHKÖPOSTEJA
• Joiden tutkimuksien mukaan jo moniajon
(multitasking) mahdollisuus, esimerkiksi ajatus
siitä, että inboxissa on uusia sähköposteja;
vähentää älykkyysosamäärää 10 pisteellä
• McKinseyn tutkimuksen mukaan työntekijät
käyttävät 28% työviikostaan sähköpostien
lukemiseen ja käsittelyyn
• Varaa päivästä tietyt ajat sähköpostin
käsittelyyn
• Panosta otsikkoon, kirjoita napakasti, tee
selväksi mitä odotat, mieti kelle lähetät
• Luo sääntöjä, jotka vievät sähköposteja
tiettyyn kansioon, esimerkiksi uutiskirjeet tai
viestit, jotka eivät vaadi reagointia (nice to
know) tai viestit, joissa olet cc:-kentässä
• Kansiot käsiteltäville viesteille
• Deletoi viestit, joihin ei tarvitse reagoida
16
Häiriöt
15. 17
Säännöt > Luo Sääntö > Ok tai
Lisäasetukset >Valmis
Rules > Create Rule
16. #4 HYÖDYNNÄ VIRKEÄ AIKA
Työpäivä
Virkeä aika
(flow)
Tärkeimmät
tehtävät ja
päätökset
Tärkeimmät
tapaamiset
Vähemmän
virkeä aika
Rutiinitehtävät
Tauot Älä unohda!
18
Suunnittelu
17. #5 TEHTÄVÄLISTAT
• Ruutuvihko, muistilaput tai Outlookin tehtävälista pitää asiat muistissa, jotta voit keskittyä
muuhun
• Käytä erilaisia tehtävälistoja
• Vuoden / kuukauden / viikon 3 tärkeintä tavoitetta – panosta näihin!
• Juoksevien tehtävien tehtävälista – tee muutama pois, kun on hetki aikaa
• Epämieluisat tehtävät – varaa tälle oma aika kalenterista ja neuvottele itsesi kanssa sopiva palkkio
19
Suunnittelu
18. 20
Outlookin tehtävälistalle voi poimia
muistettavia asioita eri tavoin
- Sähköposti, kalenterimerkintä
- OneNote-muistikirja
OneNote > Outlook-tehtävät
OneNote > Outlook-tasks
Tehtävät tulevat näkyviin Outlookin
sähköposti- ja kalenterinäkymiin
haluamallasi tavalla
19. 21
Sähköposti: Näytä >
Tehtävät-palkki >
Tehtävät
View >To-Do Pane >Tasks
Kalenteri: Näytä >
Päivittäinen
tehtäväluettelo >
Normaali
View > DailyTask List >
Normal
20. #6 SUUNNITTELE JA SEURAA
• Mihin käytät työaikasi?
• Kohtaako ajankäyttö, tavoitteet ja tulokset?
• Milloin ja miten saat parhaiten tuloksia aikaan?
• Ajankäytön seurantaan on erilaisia tapoja
• Nopean, visuaalisen näkymän saa käyttämällä
kategorioita kalenterimerkinnöissä
• Myynti, asiakasprojektit, sisäinen työ
• Opetus, tutkimus, hankkeet, hallinto
22
Suunnittelu
23. AGENDA
• Valmistautuminen: lähetä materiaalia, pyydä
materiaalia
• Puheenvuorot: kuka, miten pitkään
• Ollaanko päättämässä, tiedottamassa,
keskustelemassa vai ideoimassa?
• Ketä kutsutaan?
• Kokoushuone, skype vai kävelykokous?
• Tule ajallaan, lähde ajallaan
• Keskity, kuuntele, kunnioita
• Kuka tekee ja jakelee muistion?
• Miten seurataan tehtäviä?
• Varaa aikaa siirtymiin palaverista toiseen
PELISÄÄNNÖT
25
#7 TEHOKAS PALAVERI
Viestintä
24. #8 ONENOTE YHTEISTYÖN TUKENA
• OneNote tukee muistiinpanojen tekemistä,
tiedon jakamista ja työstämistä
• Ryhmittele eri asiakokonaisuuksia
• Muistikirja – välilehti - sivut
• Ei tarvetta avata erillisiä tiedostoja eri kansioista –
kaikki ovat yhdessä paikassa
• Visuaalisuus ja monipuolisuus
• Korosta tehtävät, tärkeät tai avoimet asiat
• Liitä kuvia, videoita, taulukoita, linkkejä
• Henkilökohtainen käyttö
• Jaettu käyttö
• Muistikirjojen jakaminen
• Yhteinen asioiden valmistelu
• Näe mitä muut ovat kirjoittaneet
26
Viestintä
26. #9 DELVE: OMAT JA MUIDEN TYÖT
• https://portal.office.com
• Delve näyttää omat sekä verkostosi
viimeisimmät käsitellyt dokumentit sekä
keskustelut
• Hyvät haku- ja filtteröintimahdollisuudet
• Toimii parhaiten organisaatioissa, joissa
aktiivisesti käytetään tiedostojen jakamista ja
yhteiskäyttöä
28
Viestintä
27. 23.8.2016 www.pajuconsulting.fi | @Pajuconsulting 29
Jos ihminen ei malta levätä välillä, ensimmäinen asia,
joka rupeaa rapautumaan, on luova ongelmanratkaisu.
Neurologi Kiti Müller
28. #10 TAUKO
• Pidä taukoja
• Juo vettä
• Hengitä
• Jaloittele, venyttele
• Tee jotain kivaa
30
Tauot
29. YHTEENVETO
Häiriöt 1 2 3
Suunnittelu 4 5 6
Viestintä 7 8 9
Tauot 10
• Ajanhallinnan tavoitteena on tukea suunnittelua
ja viestintää niin, että voit keskittyä paremmin,
työskennellä sujuvasti ja saada aikaan keskeiset
tulokset
• Käytä tärkeimpiin tehtäviin hyväksi ne
vuorokauden ajat, kun olet virkeä, keskittynyt ja
innostunut.
• Harjoittele ajanhallintaa itsesi ja työyhteisön
kanssa
• Aina ei voi eikä tarvitse olla tehokas.
• Pidä taukoja.
31
30. LÄHTEITÄ
• Tuominen, Saku ja Pohjakallio, Pekka. Työkirja – työelämän vallankumouksen perusteet.
WSOY 2012.
• Multitasking is killing your brain http://observer.com/2016/02/multitasking-is-killing-your-
brain/
• http://yle.fi/uutiset/onko_tyokaverisi_muuttunut_joustamattomaksi_kyynikoksi_han_voi_oll
a_ylirasittunut/8730610
• http://www.kauppalehti.fi/uutiset/tehoja-tyohon--keskeytykset-pois---tuottavuushyppy-
syntyy-helposti/LvYfmMQ8
32